المهام الأساسية في Access 2010

قواعد البيانات الارتباطية في Access

في بعض الأحيان تحتاج إلى قاعدة بيانات ارتباطية لتعقب هذه المعلومات - مخزن للبيانات تم فصله إلى مجموعات أصغر من البيانات (تسمى الجداول) لإزالة التكرار، ثم يرتبط معا استنادا إلى بتات المعلومات الشائعة (تسمى الحقول). على سبيل المثال، قد تحتوي قاعدة بيانات ارتباطية لتخطيط الأحداث على جدول يحتوي على معلومات العميل وجدول يحتوي على معلومات المورد وجدول يحتوي على معلومات الحدث. قد يحتوي الجدول الذي يحتوي على معلومات الحدث على حقل لربطه بجدول العميل وحقل لربطه بجدول المورد. بهذه الطريقة، على سبيل المثال، إذا تغير رقم هاتف المورد، يمكن تغيير المعلومات مرة واحدة في جدول المورد، بدلا من كل حدث يتضمن المورد.

Access هو أداة يمكنك استخدامها لتطوير تطبيقات قاعدة البيانات الارتباطية بسرعة وسهولة التي تساعدك على إدارة المعلومات. يمكنك إنشاء قاعدة بيانات لمساعدتك على تعقب أي نوع من المعلومات تقريبا، مثل المخزون أو جهات الاتصال المهنية أو العمليات التجارية. في الواقع، يأتي Access مزودا بقوالب يمكنك استخدامها على الفور لتتبع مجموعة متنوعة من المعلومات، ما يجعل الأمور سهلة حتى بالنسبة للمبتدئين.

عند فتح Access

عند البدء Access 2010 ، سترى طريقة عرض Microsoft Office Backstage، حيث يمكنك الحصول على معلومات حول قاعدة البيانات الحالية، وإنشاء قاعدة بيانات جديدة، وفتح قاعدة بيانات موجودة، وعرض المحتوى المميز من Office.com.

تحتوي طريقة عرض Backstage أيضا على العديد من الأوامر الأخرى التي يمكنك استخدامها لضبط قواعد البيانات أو صيانتها أو مشاركتها. تنطبق الأوامر في طريقة عرض Backstage بشكل عام على قواعد البيانات بأكملها، وليس على العناصر الموجودة داخل قاعدة بيانات.

أعلى الصفحة

إضافة جدول

يمكنك إضافة جدول جديد إلى قاعدة بيانات موجودة باستخدام الأدوات الموجودة في المجموعة جداول في علامة التبويب إنشاء .

بغض النظر عن طريقة العرض التي تبدأ فيها، يمكنك دائما التبديل إلى طريقة العرض الأخرى باستخدام أزرار العرض على شريط المعلومات في نافذة Access.

إنشاء جدول فارغ في طريقة عرض ورقة البيانات    في طريقة عرض ورقة البيانات، يمكنك إدخال البيانات على الفور، والسماح ل Access بإنشاء بنية الجدول خلف الكواليس. يتم تعيين أسماء الحقول رقميا (Field1 وField2 وما إلى ذلك)، ويقوم Access بتعيين نوع بيانات الحقل، استنادا إلى نوع البيانات التي تقوم بإدخالها.

1. على علامة التبويب إنشاء ، في المجموعة جداول ، انقر فوق جدول .

2. ينشئ Access الجدول، ثم يضع المؤشر في الخلية الفارغة الأولى في العمود انقر لإضافة .

3. لإضافة بيانات، ابدأ الكتابة في الخلية الفارغة الأولى - أو يمكنك لصق البيانات من مصدر آخر، كما هو موضح لاحقا في هذه المقالة.

   • لإعادة تسمية عمود (حقل)، انقر نقراً مزدوجاً فوق رأس العمود، ثم اكتب الاسم الجديد.

     تلميح: امنح اسما ذا معنى لكل حقل، بحيث يمكنك معرفة ما يحتوي عليه دون الحاجة إلى إلقاء نظرة على البيانات.

   • لنقل عمود، حدده بالنقر فوق عنوان العمود الخاص به، ثم اسحبه إلى المكان الذي تريده. يمكنك أيضا تحديد عدة أعمدة متجاورة وسحبها جميعا إلى موقع جديد معا.

     لإضافة المزيد من الحقول إلى الجدول، يمكنك إما البدء بالكتابة في العمود انقر لإضافة في طريقة عرض ورقة البيانات، أو يمكنك إضافة حقول جديدة باستخدام الأوامر الموجودة في المجموعة إضافة & حذف في علامة التبويب حقول .

إنشاء جدول يبدأ في طريقة عرض التصميم    في عرض "التصميم"، يجب عليك أولاً إنشاء بنية الجدول الجديد. ثم يمكنك إما التبديل إلى طريقة عرض ورقة البيانات لإدخال البيانات، أو إدخال البيانات باستخدام طريقة أخرى، مثل نموذج.

طريقة عرض التصميم غير متوفرة للجداول في قاعدة بيانات ويب.

1. في علامة التبويب إنشاء، في المجموعة جداول، انقر فوق تصميم جدول.

2. اكتب اسماً لكل حقل في الجدول في العمود اسم الحقل، ثم حدد نوع بيانات من القائمة أنواع البيانات.

3. يمكنك إدخال معلومات إضافية لكل حقل في عمود الوصف . يتم عرض الوصف الذي تدخله في شريط المعلومات عندما تكون نقطة الإدراج في هذا الحقل، ويتم استخدامه كنص شريط الحالة لأي عناصر تحكم تقوم بإنشائها عن طريق سحب الحقل من جزء قائمة الحقول إلى نموذج أو تقرير، وأي عناصر تحكم تم إنشاؤها لهذا الحقل بواسطة معالج النماذج أو معالج التقارير.

4. وبعد إضافة جميع الحقول، احفظ الجدول:

   • في علامة التبويب ملف، انقر فوق حفظ.

5. يمكنك البدء في إدخال البيانات في الجدول في أي وقت عن طريق التبديل إلى طريقة عرض ورقة البيانات والنقر في الخلية الفارغة الأولى والكتابة. يمكنك أيضا لصق البيانات من مصدر آخر، كما هو موضح في القسم التالي.

إنشاء جدول استنادا إلى قائمة SharePoint    باستخدام قائمة SharePoint، يمكن للأشخاص الذين ليس لديهم Access استخدام بياناتك. علاوة على ذلك، يتم تخزين بيانات القائمة على خادم، والذي يوفر بشكل عام حماية أفضل ضد فقدان البيانات من الملفات المخزنة على كمبيوتر سطح المكتب. يمكنك إما البدء بقائمة جديدة، أو يمكنك إنشاء ارتباط بقائمة موجودة. يجب أن يكون لديك أذونات كافية على موقع SharePoint حيث تريد إنشاء القائمة؛ يمكن أن يختلف ذلك حسب الموقع، لذا اتصل بمسؤول SharePoint للحصول على تفاصيل حول خياراتك.

هذه الميزة غير متوفرة في قاعدة بيانات ويب.

1. على علامة التبويب إنشاء، في المجموعة جداول، انقر فوق قوائم SharePoint.

2. يمكنك استخدام أحد قوالب القائمة لإنشاء قائمة SharePoint قياسية، مثل جهات الاتصال أو الأحداث.

   يمكنك أيضا اختيار إنشاء قائمة مخصصة، أو الارتباط بقائمة موجودة أو استيرادها. انقر فوق الخيار الذي تريده.

3. إذا اخترت أيا من قوالب القائمة أو لإنشاء قائمة مخصصة، يتم فتح مربع الحوار إنشاء قائمة جديدة لإرشادك خلال العملية. إذا اخترت استخدام قائمة موجودة، يتم فتح مربع الحوار الحصول على بيانات خارجية لمساعدتك.

للحصول على مزيد من المعلومات حول الجداول، راجع المقالة مقدمة حول الجداول.

أعلى الصفحة

لصق البيانات من مصدر آخر في جدول Access

إذا كانت بياناتك مخزنة حاليا في برنامج آخر، مثل Excel، فيمكنك نسخ بياناتك ولصقها في جدول Access. بشكل عام، تعد هذه هي الطريقة الأفضل خاصة وإذا كانت البيانات مقسومة بالفعل إلى أعمدة، كما هو الحال في ورقة عمل Excel. إذا كانت بياناتك في برنامج معالجة الكلمات، فيجب أولا فصل أعمدة البيانات باستخدام علامات التبويب، أو تحويل البيانات إلى جدول في برنامج معالجة الكلمات، ثم نسخ البيانات. إذا كانت بياناتك بحاجة إلى أي تحرير أو معالجة (على سبيل المثال، فصل الأسماء الكاملة إلى أسماء أولى وأسماء العائلة)، فقد ترغب في القيام بذلك قبل نسخ البيانات، خاصة إذا لم تكن على دراية ب Access.

عند لصق البيانات في جدول فارغ، يتم تعيين نوع بيانات كل حقل في Access وفقاً لنوع البيانات التي يتم العثور عليه. على سبيل المثال، إذا كان أحد حقول الملصقة لا يحتوي إلا على قيم تواريخ، فسيتم تطبيق نوع البيانات التاريخ/الوقت على ذلك الحقل في Access. وإذا لم يتضمن الحقل الملصق سوى كلمتي "نعم" و"لا"، فسيتم تطبيق نوع البيانات "نعم/لا" على الحقل في Access.

تتم تسمية الحقول في Access بناءً على ما يتم العثور عليه في الصف الأول من البيانات الملصقة. إذا كان الصف الأول من البيانات التي تم لصقها مشابها من حيث النوع للصفوف التالية، يحدد Access أن الصف الأول هو جزء من البيانات ويعين الحقول أسماء عامة (Field1 وField2 وما إلى ذلك). إذا لم يكن الصف الأول من البيانات التي تم لصقها مشابها للصفوف التالية، يستخدم Access الصف الأول كأسماء حقول، ويستبعد الصف الأول في البيانات الفعلية.

وفي حالة تم تعيين أسماء عامة للحقول في Access، يجب إعادة تسمية الحقول في أسرع وقت ممكن لتجنب حدوث أي إرباك. استخدم الإجراء التالي:

1. على علامة التبويب ملف ، انقر فوق حفظ لحفظ الجدول.

2. في طريقة عرض ورقة البيانات، انقر نقرا مزدوجا فوق كل عنوان عمود، ثم اكتب اسما للعمود.

3. احفظ الجدول مرة أخرى.

أعلى الصفحة

استيراد بيانات من مصدر آخر أو إنشاء ارتباط إليها

قد يكون لديك بيانات كنت تجمعها في برنامج آخر ترغب في استخدامه في Access. ربما تعمل مع أشخاص يخزنون بياناتهم في برامج أخرى، وتريد العمل مع بياناتهم في Access. أو، ربما لديك مصادر بيانات متباينة متعددة، وتحتاج إلى "لوحة هبوط" حيث يمكنك جمعها جميعا معا لتحليل أعمق.

يسهل Access استيراد البيانات أو ربطها من برامج أخرى. يمكنك إحضار البيانات من ورقة عمل Excel أو من جدول في قاعدة بيانات Access أخرى أو من قائمة SharePoint أو من أي من مصادر أخرى متنوعة. تختلف العملية قليلا اعتمادا على مصدر البيانات، ولكن هذه الإرشادات سوف تساعدك على البدء:

1. على علامة التبويب بيانات خارجية ، في المجموعة استيراد & ارتباط ، انقر فوق الأمر لنوع الملف الذي تقوم بالاستيراد منه.

   على سبيل المثال، إذا كنت تقوم باستيراد بيانات من ورقة عمل Excel، فانقر فوق Excel. إذا لم تتمكن من رؤية نوع البرنامج الصحيح، فانقر فوق المزيد.

   ملاحظة: إذا لم تتمكن من العثور على نوع التنسيق الصحيح في مجموعة استيراد & Link ، فقد تحتاج إلى بدء تشغيل البرنامج الذي أنشأت فيه البيانات في الأصل، ثم استخدام هذا البرنامج لحفظ البيانات بتنسيق ملف يدعمه Access (مثل ملف نص محدد )، ثم استيراد البيانات أو إنشاء ارتباط إليها.

2. في مربع الحوار الحصول على بيانات خارجية ، انقر فوق استعراض للاستعراض للوصول إلى ملف البيانات المصدر، أو اكتب المسار الكامل لملف البيانات المصدر في المربع اسم الملف .

3. انقر فوق الخيار الذي تريده ضمن تحديد كيفية ومكان تخزين البيانات في قاعدة البيانات الحالية. يمكنك إنشاء جدول جديد باستخدام البيانات المستوردة، أو إنشاء جدول مرتبط يحتفظ بارتباط بمصدر البيانات.

4. انقر فوق موافق.

   بناء على اختيارك، يتم فتح مربع الحوار ربط الكائنات أو مربع الحوار استيراد الكائنات .

5. استخدم مربع الحوار لإنهاء العملية. يعتمد الإجراء الدقيق الذي تتبعه على خيار الاستيراد أو الارتباط الذي اخترته.

6. في صفحة المعالج الأخيرة، انقر فوق إنهاء.

   إذا اخترت الاستيراد، فسيسألك Access عما إذا كنت تريد حفظ تفاصيل عملية الاستيراد التي أكملتها للتو.

7. إذا كنت تعتقد أنك ستقوم بتنفيذ نفس عملية الاستيراد هذه مرة أخرى، فانقر فوق حفظ خطوات الاستيراد، ثم أدخل التفاصيل.

   يمكنك بعد ذلك إعادة إنتاج عملية الاستيراد بسهولة بالنقر فوق عمليات الاستيراد المحفوظة في المجموعة استيراد على علامة التبويب بيانات خارجية ، والنقر فوق مواصفات الاستيراد، ثم النقر فوق تشغيل.

8. إذا كنت لا ترغب في حفظ تفاصيل العملية، فانقر فوق إغلاق.

يقوم Access باستيراد البيانات إلى جدول جديد، ثم يعرض الجدول ضمن الجداول في جزء التنقل.

لمعرفة المزيد حول كيفية استيراد البيانات إلى Access، اتبع الارتباطات الموجودة في القسم انظر أيضا من هذه المقالة.

أعلى الصفحة

الخطوات التالية

تختلف بقية عملية التصميم بناء على أهدافك، ولكنك ربما تريد التفكير في إنشاء الاستعلامات والنماذج والتقارير ووحدات الماكرو. لا توفر هذه المقالة معلومات حول إنشاء كائنات قاعدة بيانات إضافية.

لمزيد من المعلومات، راجع هذه المقالات:

• مقدمة حول الاستعلامات

• مقدمة حول النماذج

• مقدمة حول التقارير في Access

أعلى الصفحة

استيراد ورقة عمل Excel إلى Access

يبدأ العديد من الأشخاص في استكشاف Access بعد إنشاء قائمة في Excel لأول مرة. يعد Excel مكانا رائعا لبدء قائمة، ولكن مع نمو القائمة، يصبح من الصعب تنظيمها وتحديثها باستمرار. عادة ما يكون نقل القائمة إلى Access الخطوة المنطقية التالية.

يتشابه جدول قاعدة البيانات في البنية مع ورقة العمل، حيث يتم تخزين البيانات في صفوف وأعمدة. ونتيجة لذلك، عادة ما يكون من السهل استيراد ورقة عمل إلى جدول قاعدة بيانات. يتمثل الفرق الرئيسي بين تخزين بياناتك في ورقة عمل وتخزينها في قاعدة بيانات في كيفية تنظيم البيانات. لن يؤدي استيراد ورقة العمل بالكامل كجدول جديد في قاعدة بيانات إلى حل المشاكل المرتبطة بتنظيم بياناتك وتحديثها، خاصة إذا كانت ورقة العمل تحتوي على بيانات زائدة عن الحاجة. لحل هذه المشكلات، يجب تقسيم بيانات جدول البيانات إلى جداول منفصلة، كل منها يحتوي على بيانات ذات صلة. لمزيد من المعلومات حول كيفية ترتيب البيانات في الجداول، راجع المقالة أساسيات تصميم قاعدة البيانات.

يتميز Access بمعالج Table Analyzer، والذي يمكن أن يساعدك على إكمال هذه العملية. بعد استيراد البيانات إلى جدول، يساعدك المعالج على تقسيم الجدول إلى جداول منفصلة، يحتوي كل منها على بيانات غير مكررة في أي من الجداول الأخرى. ينشئ المعالج أيضا العلاقات الضرورية بين الجداول.

أعلى الصفحة

استيراد ورقة عمل Excel كجدول في قاعدة بيانات جديدة

1. في علامة التبويب ملف، انقر فوق جديد، ثم انقر فوق قاعدة بيانات فارغة.

2. اكتب اسما لقاعدة البيانات الجديدة في المربع اسم الملف ، ثم انقر فوق إنشاء.

   يتم فتح قاعدة البيانات الجديدة، وينشئ Access جدولا فارغا جديدا، Table1.

3. إغلاق الجدول 1.

   عند سؤالك عما إذا كنت تريد حفظ التغييرات في تصميم Table1، انقر فوق لا.

4. على علامة التبويب بيانات خارجية ، في المجموعة استيراد & ارتباط ، انقر فوق Excel.

5. في مربع الحوار الحصول على بيانات خارجية ، انقر فوق استعراض.

6. استخدم مربع الحوار فتح الملف لتحديد موقع الملف.

7. حدد الملف، ثم انقر فوق فتح.

8. في مربع الحوار الحصول على بيانات خارجية ، تأكد من تحديد الخيار استيراد البيانات المصدر إلى جدول جديد في قاعدة البيانات الحالية .

9. انقر فوق موافق.

   يبدأ تشغيل "معالج استيراد جدول البيانات"، ويطرح عليك بعض الأسئلة حول بياناتك.

10. اتبع الإرشادات، وانقر فوق التالي أو الخلف للتنقل عبر الصفحات. في صفحة المعالج الأخيرة، انقر فوق إنهاء.

    ملاحظة: يسأل Access ما إذا كنت تريد حفظ تفاصيل عملية الاستيراد التي أكملتها للتو. إذا كنت تعتقد أنك ستقوم بتنفيذ نفس عملية الاستيراد هذه مرة أخرى، فانقر فوق نعم، ثم أدخل التفاصيل. يمكنك بعد ذلك إعادة إنتاج العملية بسهولة في المستقبل بالنقر فوق عمليات الاستيراد المحفوظة في المجموعة استيراد في علامة التبويب بيانات خارجية . إذا كنت لا ترغب في حفظ تفاصيل العملية، فانقر فوق إغلاق.

يقوم Access باستيراد البيانات إلى جدول جديد، ثم يعرضها ضمن كافة الجداول في جزء التنقل.

أعلى الصفحة

استخدام معالج Table Analyzer لتنظيم بياناتك

بعد استيراد بياناتك إلى جدول Access، يمكنك استخدام معالج محلل الجداول لتحديد البيانات المكررة بسرعة. ثم يوفر المعالج طريقة بسيطة لتنظيم البيانات في جداول منفصلة، بحيث يتم تخزينها بالطريقة الأكثر كفاءة. يحتفظ Access بالجدول الأصلي كنسخة احتياطية، ثم ينشئ جداول جديدة يمكنك استخدامها كأساس لتطبيق قاعدة البيانات.

1. افتح قاعدة بيانات Access التي تحتوي على الجدول الذي تريد تحليله.

2. على علامة التبويب أدوات قاعدة البيانات ، في المجموعة تحليل ، انقر فوق تحليل الجدول.

   يبدأ معالج محلل الجداول.

   تحتوي الصفحتان الأوليان من المعالج على برنامج تعليمي قصير - كامل بالأزرار التي يمكنك النقر فوقها لمشاهدة الأمثلة. إذا لم تتمكن من رؤية الصفحات التمهيدية، ولكنك ترى بدلا من ذلك خانة اختيار تسمى إظهار الصفحات التمهيدية؟، فحدد خانة الاختيار، ثم انقر فوق رجوع مرتين لمشاهدة المقدمة. إذا كنت لا تريد رؤية الصفحات التمهيدية مرة أخرى بعد قراءة المقدمة، فيمكنك إلغاء تحديد خانة الاختيار إظهار الصفحات التمهيدية؟

3. في الصفحة أي جدول يحتوي على حقول ذات قيم مكررة في العديد من السجلات؟ حدد الجدول الذي تريد تحليله، ثم انقر فوق التالي.

4. يمكنك السماح للمعالج بتحديد الحقول التي تدخل في الجداول، أو يمكنك اتخاذ هذا القرار بنفسك. إذا اتبعت اقتراحات المعالج، فلا يزال بإمكانك إجراء تغييرات على تخطيط الجدول في الصفحة التالية من المعالج.

   ملاحظة: إذا سمحت للمعالج بتحديد الحقول التي يجب وضعها في الجداول، فقد لا تكون خياراته مناسبة دائما لبياناتك، خاصة إذا لم يكن هناك الكثير من البيانات للعمل معها. يجب عليك التحقق من نتائج المعالج بعناية. من ناحية أخرى، قد يقترح المعالج تنظيما أكثر كفاءة من المؤسسة التي تفكر فيها، لذلك من الجيد تجربة قرارات المعالج مرة واحدة على الأقل. إذا لم تعجبك الاقتراحات، فلا يزال بإمكانك إعادة ترتيب الحقول يدويا، ويمكنك دائما النقر فوق رجوع وترتيب جميع الحقول بنفسك.

5. انقر فوق التالي. في هذه الصفحة، يمكنك تحديد الجداول التي تحتوي على الحقول. إذا اخترت السماح للمعالج بأن يقرر، يجب أن ترى جداول متعددة متصلة بخطوط العلاقات. وإلا، ينشئ Access جدولا واحدا فقط يحتوي على كافة الحقول. في كلتا الحالتين، يمكنك إجراء تغييرات على هذه الصفحة.

   • يمكنك سحب الحقول من جدول إلى ناحية فارغة من الصفحة لإنشاء جدول جديد يحتوي على هذه الحقول. يطالبك Access باسم جدول.

   • يمكنك سحب الحقول من جدول إلى جدول آخر إذا كنت تعتقد أنه سيتم تخزينها هناك بشكل أكثر كفاءة.

   • سيتم منح معظم الجداول معرفا أو حقل معرف فريد تم إنشاؤه . لمعرفة المزيد حول حقول المعرف، انقر فوق تلميحات في الزاوية العلوية اليسرى من المعالج.

   • للتراجع عن تغيير، انقر فوق الزر تراجع .

   • لإعادة تسمية جدول، انقر نقرا مزدوجا فوق شريط العنوان الخاص به، واكتب الاسم الجديد، ثم انقر فوق موافق.

6. بعد ترتيب الحقول بالطريقة التي تريدها، انقر فوق التالي.

7. إذا عثر المعالج على السجلات التي تحتوي على قيم متشابهة جدا، فسيحدد هذه القيم كأخطاء مطبعية محتملة ويقدم شاشة حيث يمكنك تأكيد ما يجب فعله حيالها. قم بالتمرير عبر القائمة للعثور على أي قيم في عمود التصحيح ، ثم انقر فوق العنصر المناسب في القائمة المنسدلة. حدد (اترك كما هي) لمنع المعالج من إجراء أي تغييرات على القيمة. عند الانتهاء، انقر فوق التالي.

8. يسأل المعالج ما إذا كنت تريد إنشاء استعلام يشبه الجدول الأصلي. إذا قمت بالفعل بإنشاء نماذج وتقارير تستند إلى الجدول الأصلي، فإن إنشاء مثل هذا الاستعلام فكرة جيدة. إذا اخترت نعم، قم بإنشاء الاستعلام، فسيعيد المعالج تسمية الجدول الأصلي عن طريق إلحاق "_OLD" باسم الجدول، ثم يقوم بتسمية الاستعلام الجديد باستخدام اسم الجدول الأصلي. تستخدم النماذج والتقارير التي تستند إلى الجدول الآن الاستعلام لبياناتها، وتستمر في العمل كما كان من قبل.

9. انقر فوق إنهاء.

   ينشئ المعالج الجداول الجديدة كما هو محدد، ثم يفتحها. أغلقها عند الانتهاء من فحص النتائج.

أعلى الصفحة

العمل مع البيانات من برامج أخرى

يوفر Access 2010 ميزات للعمل مع البيانات المخزنة في برامج أخرى.

إنشاء قاعدة بيانات Access جديدة ترتبط بالبيانات بتنسيق ملف آخر    يمكنك استخدام Access لفتح ملف بتنسيق ملف آخر مثل نص أو dBASE أو جدول بيانات. ينشئ Access تلقائيا قاعدة بيانات Access ويربط الملف نيابة عنك.

1. بدء الوصول.

2. على علامة التبويب ملف، انقر فوق فتح.

3. في مربع الحوار فتح ، انقر فوق نوع الملف الذي تريد فتحه في القائمة. إذا لم تكن متأكدا من نوع الملف، فانقر فوق كافة الملفات (*.*).

4. إذا لزم الأمر، استعرض للوصول إلى المجلد الذي يحتوي على الملف الذي تريد فتحه. عند العثور على الملف، انقر نقرا مزدوجا فوقه لفتحه.

5. اتبع التعليمات الواردة في المعالج. في صفحة المعالج الأخيرة، انقر فوق إنهاء.

استيراد البيانات أو ربطها بقاعدة بيانات Access موجودة    يمكنك إما استيراد البيانات من مصادر وبرامج أخرى إلى جداول Access بحيث يتم تضمين البيانات داخل ملف Access، أو يمكنك الارتباط بالبيانات من Access بحيث تظل البيانات في الملف الأصلي (خارج ملف Access).

1. على علامة التبويب بيانات خارجية ، في المجموعة استيراد & ارتباط ، انقر فوق التنسيق الذي يتم تخزين البيانات به.

   يمكنك استيراد البيانات أو ربطها من المصادر التالية:

   • Excel    يمكنك إحضار البيانات من ورقة عمل أو نطاق مسمى في مصنف Excel. يجب استيراد كل ورقة عمل أو نطاق مسمى أو ربطه بشكل منفصل.

   • Access    هذا مفيد جدا لفصل العملية الخاصة بك عن بياناتك، وإنشاء قاعدة بيانات منقسمة. أي أنه يمكنك استخدام قاعدة بيانات واحدة لاحتواء جميع النماذج والتقارير ووحدات الماكرو والاحتفاظ ببياناتك في قاعدة بيانات أخرى. يمكنك بعد ذلك تطوير تحسينات دون مقاطعة عمل أي شخص. يمكنك أيضا دمج البيانات من العديد من قواعد بيانات Access المختلفة في واحدة، ما يسهل تلخيص البيانات عبر الأقسام أو بين شركاء الأعمال.

   • قاعدة بيانات ODBC    تدعم العديد من البرامج هذا التنسيق، بما في ذلك العديد من منتجات خادم قاعدة البيانات. يساعدك هذا في إنشاء قواعد بيانات "لوحة الهبوط"، حيث تقوم بدمج البيانات من أنظمة مختلفة.

   • ملف نصي    يمكنك الاتصال بملف نصي بسيط، وحتى يمكنك استخدام Access لتغيير محتويات هذا الملف. يمكن أن يساعد هذا في تسهيل استهلاك بيانات Access بواسطة مجموعة واسعة من البرامج.

   • ملف XML    يوفر هذا التنسيق أيضا التوافق مع مجموعة متنوعة من البرامج الأخرى، بما في ذلك بعض خوادم الويب.

   • قائمة SharePoint    وهذا يجعل بياناتك قابلة للاستخدام مع مستعرض ويب، وهي الطريقة القياسية لاستخدام قائمة SharePoint.

   • Data Services    يمكنك الاتصال بخدمات بيانات الويب داخل مؤسستك.

   • مستند HTML   

   • مجلد Outlook    يمكنك الاتصال بمجلدات Outlook، بحيث يمكنك دمج معلومات جهة الاتصال الخاصة بك بسهولة أكبر مع بقية بياناتك.

   • dBase file    dBase هو نظام قاعدة بيانات بديل شائع يدعمه Access

     يظهر مربع الحوار الحصول على بيانات خارجية .

2. اتبع الإرشادات الموجودة في مربع الحوار.

   سيقوم Access باستيراد البيانات أو ربطها بقاعدة البيانات الخاصة بك. بالنسبة لمعظم التنسيقات، يجب تحديد موقع البيانات، ثم اختيار الطريقة التي تريد تخزين البيانات بها في قاعدة البيانات.

أعلى الصفحة

استخدام ملف قاعدة بيانات Access في عدة إصدارات من Access

إذا كانت جميع الجداول والنماذج والكائنات الأخرى لقاعدة بيانات Access ذات الإصدار السابق موجودة في ملف واحد، وتريد استخدام قاعدة البيانات في عدة إصدارات من Access، يمكنك إنشاء قاعدة بيانات أمامية جديدة في إصدار لاحق وربطها بالملف الأصلي. لا يزال المستخدمون الذين لديهم الإصدار السابق من Access قادرين على استخدام قاعدة البيانات الأصلية. يمكن للمستخدمين الذين لديهم الإصدار الأحدث استخدام قاعدة البيانات الأمامية الجديدة للارتباط بنفس البيانات. يمكنك إنشاء العديد من إصدارات الواجهة الأمامية إذا كنت بحاجة إلى استيعاب إصدارات متعددة من Access.

أعلى الصفحة

استخدام تطبيق الواجهة الأمامية/الخلفية في عدة إصدارات من Access

إذا كانت قاعدة بيانات Access بالفعل التطبيق الموجود على الكمبيوتر العميل/الخادم ، يمكنك تحويل الواجهة الأمامية إلى تنسيق الملف الجديد. لا توجد تغييرات ضرورية لقاعدة البيانات الخلفية.

يوضح لك الإجراء التالي كيفية استخدام الأمر حفظ قاعدة البيانات باسم لتحويل قاعدة البيانات الأمامية إلى أي من أحدث ثلاثة تنسيقات: Access 2000 أو Access 2002-2003 أو Access 2007. يحافظ هذا الأمر على قاعدة البيانات الأصلية بتنسيقها الأصلي وينشئ نسخة بالتنسيق الذي تحدده.

1. أغلق قاعدة بيانات الواجهة الأمامية. إذا كان الملف عبارة عن قاعدة بيانات Access متعددة العوامل موجودة على خادم أو في مجلد مشترك، فتأكد من عدم فتحها من قبل أي شخص آخر.

2. بدء تشغيل Access 2010.

3. على علامة التبويب ملف، انقر فوق فتح.

4. استعرض وصولا إلى موقع قاعدة البيانات الأمامية، ثم انقر نقرا مزدوجا فوقها لفتحها.

   إذا ظهر مربع الحوار تحسين قاعدة البيانات ، يسألك عما إذا كنت تريد تحسين قاعدة البيانات، فانقر فوق لا.

5. إذا ظهر نموذج عند فتح قاعدة البيانات، فقم بإغلاق النموذج.

6. على علامة التبويب ملف ، انقر فوق حفظ قاعدة البيانات باسم.

7. في مربع الحوار حفظ باسم ، اكتب اسما لقاعدة البيانات الجديدة.

8. انقر فوق حفظ.

يمكنك الآن تحسين قاعدة البيانات الأمامية الجديدة لدعم الميزات الجديدة.

أعلى الصفحة