مع نمو قاعدة البيانات الخاصة بك، سيتضمن تحديد مواقع سجلات معينة أكثر من نظرة سريعة على ورقة بيانات. في هذه المقالة، تعرف على خمس طرق لتحديد موقع سجلات محددة استنادا إلى احتياجاتك.
ماذا تريد أن تفعل؟
استعراض جميع السجلات
يمكنك استعراض السجلات باستخدام المفتاح TAB عندما تريد التنقل عبر سجل واحد في كل مرة، بالترتيب، لتحديد موقع سجل معين. يمكنك أيضا استعراض السجلات في جدول في طريقة عرض ورقة البيانات باستخدام أزرار التنقل بين السجلات. تتوفر أزرار التنقل في السجلات في أسفل الجدول أو النموذج.
1. الانتقال إلى السجل الأول
2. الانتقال إلى السجل السابق
3. مربع السجل الحالي
4. الانتقال إلى السجل التالي
5. الانتقال إلى السجل الأخير
6. فتح سجل جديد (فارغ)
7. مؤشر التصفية
8. مربع البحث
ملاحظات:
-
عند النقر في المربع السجل الحالي ، يمكنك كتابة رقم سجل، ثم الضغط على ENTER للانتقال إلى هذا السجل. يتم حساب رقم السجل بالتتابع من بداية النموذج أو ورقة البيانات. لا يتوافق مع أي قيمة حقل.
-
لمعرفة ما إذا تم تطبيق عامل تصفية، راجع زر مؤشر عامل التصفية. إذا لم يتم تطبيق عامل تصفية أو تم مسح جميع عوامل التصفية، فإنه يعرض بلا عامل تصفية. عندما يعرض Filtered، يمكنك النقر فوق هذا الزر لإزالة عامل التصفية. وبالمثل، عندما يعرض بدون تصفية، يمكنك النقر فوق هذا الزر لتطبيق عامل التصفية الأخير الذي استخدمته، إن وجد.
-
عند إدخال نص في مربع البحث ، يتم تمييز القيمة المطابقة الأولى في الوقت الحقيقي أثناء إدخال كل حرف. يمكنك استخدام هذه الميزة للبحث بسرعة عن سجل بقيمة مطابقة.
الانتقال إلى سجل معيّن
يمكنك الانتقال إلى سجل معين في Access عندما تعرف السجل الذي تريد العثور عليه. يتيح لك المربع الانتقال إلى اختيار سجل معين من قائمة منسدلة وعادة ما تتم إضافته إلى النماذج.
-
للانتقال إلى سجل معين، انقر فوق السهم الموجود على يمين المربع الانتقال إلى ، ثم حدد سجلا من القائمة المنسدلة.
ملاحظة: إذا كنت تعرف الأحرف القليلة الأولى من السجل الذي تريد التنقل إليه، يمكنك كتابة هذه الأحرف في المربع الانتقال إلى لمساعدتك في العثور على هذا السجل بسرعة.
يعرض المربع الانتقال إلى بيانات كافية فقط لتعريف كل سجل بشكل فريد. عند تحديد سجل من القائمة، يعرض Access بقية بيانات هذا السجل في المنطقة الرئيسية للنموذج.
البحث عن سجل معين
يمكنك البحث عن سجل معين في جدول أو نموذج باستخدام علامة التبويب بحث في مربع الحوار بحث واستبدال . يعد هذا خيارا فعالا لتحديد موقع سجل معين عندما يفي السجل الذي تريد تحديد موقعه بمعايير محددة، مثل مصطلحات البحث وعوامل المقارنة، مثل "يساوي" أو "يحتوي".
ملاحظة: لا يمكنك استخدام مربع الحوار بحث واستبدال إلا إذا كان الجدول أو النموذج يعرضان البيانات حاليا. هذا صحيح حتى إذا لم تكن هناك سجلات مرئية لأنه تم تطبيق عامل تصفية.
-
افتح الجدول أو النموذج، ثم انقر فوق الحقل الذي تريد البحث فيه.
-
على علامة التبويب الصفحة الرئيسية، ضمن المجموعة بحث، انقر فوق بحث أو اضغط على Ctrl+F.
يظهر مربع الحوار بحث واستبدال ، مع تحديد علامة التبويب بحث .
-
في المربع بحث عن ، اكتب القيمة التي تريد البحث عنها.
-
لتغيير الحقل الذي تريد البحث فيه أو للبحث في الجدول الأساسي بأكمله، انقر فوق الخيار المناسب في القائمة بحث في .
تلميح: تمثل القائمة Match عامل المقارنة (مثل "equals" أو "contains"). لتوسيع نطاق البحث، في القائمة مطابقة ، انقر فوق أي جزء من الحقل.
-
في القائمة بحث، حدد الكل، ثم انقر فوق بحث عن التالي.
-
عند تمييز العنصر الذي تبحث عنه، انقر فوق إلغاء الأمر في مربع الحوار بحث واستبدال لإغلاق مربع الحوار. يتم تمييز السجلات التي تطابق شروطك
لمزيد من المعلومات حول كيفية استخدام مربع الحوار بحث واستبدال ، راجع المقالة استخدام مربع الحوار بحث واستبدال لتغيير البيانات.
تصفية لمشاهدة عدد محدود من السجلات
يمكنك التصفية لرؤية عدد محدود من السجلات عندما تريد رؤية السجلات التي تفي بمعايير محددة وعوامل المقارنة فقط. على سبيل المثال، لتضييق نطاق السجلات المعروضة بسرعة، انقر بزر الماوس الأيمن فوق حقل تريد مطابقته، ثم حدد يساوي أو لا يساوي أو يحتوي على أو لا يحتوي على في أسفل القائمة المختصرة. يمكن تشغيل عامل التصفية أو إيقاف تشغيله، مما يسهل التبديل بين طرق العرض التي تمت تصفيتها وغير المصفاة لنفس البيانات. على عكس البحث، يحد عامل التصفية فقط من السجلات التي يتم عرضها.
-
لتطبيق عامل تصفية يستند إلى تحديد، افتح جدولا أو نموذجا.
-
للتأكد من عدم تصفية الجدول أو النموذج بالفعل، على علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، في المجموعة فرز & تصفية ، انقر فوق خيارات متقدمة، ثم انقر فوق مسح كافة عوامل التصفية، إذا كان هذا الأمر متوفرا.
-
انتقل إلى السجل الذي يحتوي على القيمة التي تريد استخدامها كجزء من عامل التصفية، ثم انقر داخل العمود (في طريقة عرض ورقة البيانات) أو عنصر التحكم (في طريقة عرض النموذج أو التقرير أو التخطيط). للتصفية استنادا إلى تحديد جزئي، حدد الأحرف التي تريدها فقط.
-
على علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، في المجموعة فرز & تصفية ، انقر فوق تحديد، ثم انقر فوق عامل التصفية الذي تريد تطبيقه.
-
لتصفية الحقول الأخرى استنادًا إلى تحديد، كرر الخطوتين 3 و 4.
لمزيد من المعلومات حول كيفية تطبيق عامل تصفية، راجع المقالة تطبيق عامل تصفية لعرض سجلات محددة في قاعدة بيانات Access.
إنشاء استعلام للعثور على سجل معين
التقنيات التي يمكنك استخدامها للبحث عن السجلات وتصفيتها مفيدة جدا للعثور على سجلات محددة للحالة المطروحة. ومع ذلك، قد ترغب في إجراء نفس عملية البحث أو التصفية بانتظام. بدلا من إعادة إنتاج مجموعة من خطوات البحث والتصفية في كل مرة، يمكنك إنشاء استعلام. يعد الاستعلام طريقة قوية ومرنة لتحديد موقع سجلات معينة لأنه يتيح لك إجراء عمليات بحث مخصصة وتطبيق عوامل تصفية مخصصة وفرز السجلات. يمكنك إنشاء استعلاماتك الخاصة لمساعدتك على التركيز على سجلات محددة والإجابة على أسئلة محددة. بمجرد الإنشاء، يمكن حفظ استعلام وإعادة استخدامه، ويمكن استخدامه أيضا في إنشاء النماذج والتقارير.
عند استخدام استعلام للبحث أو التصفية، يمكنك استخدام معايير استنادا إلى نوع البيانات التي تبحث عنها. يتم تخزين أنواع مختلفة من المعلومات لأنواع مختلفة من البيانات. على سبيل المثال، يتم تخزين تواريخ الميلاد كبيانات تاريخ/وقت، بينما يتم تخزين الأسماء كبيانات نصية.
في بعض الأحيان، لا يمكنك العثور على سجل معين تعرف أنه موجود. يمكن أن يحدث هذا إذا كنت تعرض سجلات في نموذج أو استعلام لا يعرض سجلات معينة بسبب قيمة حقل معين. يوضح المثال التالي كيفية استخدام استعلام للعثور على السجلات.
لنفترض أنك تستخدم قاعدة بيانات تم إنشاؤها باستخدام قالب مشكلات الوصول لتعقب المشكلات. يحتوي جدول المشاكل على حقل يسمى الحالة، والذي يشير إلى ما إذا كانت مشكلة معينة نشطة أو تم حلها أو مغلقة. يمكنك إنشاء استعلام يعرض المشكلات التي يتم إغلاق حالتها باتباع الخطوات التالية:
-
على علامة التبويب إنشاء، في المجموعة استعلامات، انقر فوق تصميم الاستعلام.
-
انقر نقرا مزدوجا فوق المشاكل، ثم انقر فوق إغلاق.
-
في مصمم الاستعلام، انقر نقرا مزدوجا فوق العلامة النجمية (*) في جدول المشكلات . يساعد هذا في التأكد من أن الاستعلام سيعرض جميع الحقول من السجلات التي يرجعها.
تظهر المشكلات.* في العمود الأول من شبكة التصميم، في صف الحقل. يشير هذا إلى أنه يجب إرجاع كافة الحقول من جدول المشكلات.
-
في مصمم الاستعلام، انقر نقرا مزدوجا فوق الحالة في جدول المشكلات .
تظهر الحالة في العمود الثاني في شبكة التصميم، في صف الحقل.
-
في العمود الثاني من شبكة التصميم، قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار في الصف إظهار . يساعد هذا في التأكد من أن الاستعلام لا يعرض حقل الحالة.
إذا لم تقم بإلغاء تحديد خانة الاختيار إظهار في عمود الحالة، فسيتم عرض حقل الحالة مرتين في نتائج الاستعلام.
-
في العمود الثاني من شبكة التصميم، في الصف معايير، اكتب ="مغلق". هذا هو معيار البحث الخاص بك. هذه هي الطريقة التي تتأكد بها من أن الاستعلام سيعيد السجلات التي تكون فيها قيمة الحالة "مغلقة".
ملاحظة: في هذا المثال، يتم استخدام معيار بحث واحد فقط. يمكنك استخدام العديد من معايير البحث لأي بحث معين عن طريق إضافة معايير إلى المزيد من الحقول، وباستخدام الصف أو والصفوف الإضافية أدناه أو.
استعلامك جاهز للتشغيل، ويبدو كما يلي:
-
على علامة التبويب تصميم، في مجموعة النتائج، انقر فوق تشغيل.
ملاحظة: ما لم تكن قد بدأت بالفعل في تعقب المشكلات وبالتالي لديك بيانات في جدول المشكلات — وقمت بتعيين حالة مشكلة واحدة على الأقل إلى "مغلقة"، فلن يرجع الاستعلام أي نتائج. ومع ذلك، يمكنك حفظ الاستعلام واستخدامه في أي وقت في المستقبل.
-
اضغط على CTRL+S لحفظ الاستعلام.
-
في مربع الحوار حفظ باسم ، اكتب اسما للاستعلام في حقل اسم الاستعلام ، مثل المشاكل المغلقة، ثم انقر فوق موافق.
لديك الآن استعلام يعرض المشكلات التي تم إغلاق حالتها.
لمعرفة المزيد حول كيفية إنشاء استعلامات لمساعدتك في العثور على السجلات، راجع المقالة إنشاء استعلام تحديد بسيط.
لمعرفة المزيد حول معايير البحث والتصفية، راجع المقالة أمثلة على معايير الاستعلام.
