عند فرز البيانات في جدول أو استعلام أو نموذج أو تقرير في Access، يمكنك حفظ ترتيب الفرز باستخدام العنصر . إذا قمت بفرز البيانات في أحد هذه الكائنات ثم حفظت الكائن، فسيتم حفظ ترتيب الفرز الساري عند حفظ الكائن تلقائيا مع الكائن. يمكنك تحديد ما إذا كان ترتيب الفرز المحفوظ سيكون ساري المفعول عند فتح الكائن بعد ذلك.
بالنسبة للاستعلامات والتقارير، يمكنك أيضا تحديد ترتيب فرز افتراضي. يتم تطبيق ترتيب الفرز الافتراضي على البيانات الموجودة في الاستعلام أو التقرير عند عدم تحديد ترتيب فرز آخر.
ماذا تريد أن تفعل؟
فهم أوامر الفرز المحفوظة
هناك نوعان من أوامر الفرز المحفوظة:
-
آخر تطبيق ترتيب الفرز الذي تم تطبيقه مؤخرا هو ترتيب الفرز الذي كان ساري المفعول عندما تم حفظ العنصر آخر مرة. يمكن أن تحتوي جميع الجداول والاستعلامات والنماذج والتقارير على أوامر فرز تم تطبيقها مؤخرا.
-
الافتراضي يتم تضمين ترتيب الفرز الافتراضي في تصميم استعلام أو تقرير. يتم تطبيق ترتيب فرز افتراضي عند عدم تحديد ترتيب فرز آخر.
طلبات الفرز التي تم تطبيقها مؤخرا
عند حفظ جدول أو استعلام أو نموذج أو تقرير أثناء فرز البيانات، يتم حفظ ترتيب الفرز تلقائيا عند حفظ الكائن. يسمى هذا ترتيب فرز تم تطبيقه مؤخرا. عند إنشاء ترتيب فرز، فإنك تقوم بالفعل بتغيير تصميم العنصر.
إذا كنت تريد تطبيق ترتيب الفرز الذي تم تطبيقه مؤخرا تلقائيا في المرة التالية التي تفتح فيها الكائن، فقم بتعيين الخاصية Order By On Load للعنصر إلى Yes. لتعيين هذه الخاصية، قم بتنفيذ الخطوات التالية أثناء فتح الكائن في طريقة عرض التصميم.
-
اضغط على F4 لعرض ورقة الخصائص.
هذه الخطوة غير ضرورية إذا كانت ورقة الخصائص معروضة بالفعل.
-
نفّذ أحد الإجراءات التالية:
-
إذا كان العنصر عبارة عن جدول أو استعلام، في علامة التبويب عام في ورقة الخصائص، قم بتعيين الخاصية ترتيب حسب عند التحميل إلى نعم.
-
إذا كان العنصر عبارة عن نموذج أو تقرير، في علامة التبويب بيانات في ورقة الخصائص، قم بتعيين الخاصية ترتيب حسب عند التحميل إلى نعم.
-
ملاحظة: يمكنك منع تطبيق ترتيب الفرز الذي تم تطبيقه مؤخرا عن طريق تعيين الخاصية Order By On Load إلى No.
أوامر الفرز الافتراضية
نظرا لأن ترتيب الفرز الذي تم تطبيقه مؤخرا يمكن أن يتغير كلما قام شخص ما بفرز كائن ثم حفظه، فقد تحتاج إلى تعريف ترتيب فرز افتراضي. يعد ترتيب الفرز الافتراضي جزءا من تصميم العنصر، ولا يتغير عند تطبيق ترتيب فرز مختلف.
يمكنك فقط تحديد ترتيب فرز افتراضي لاستعلام أو تقرير. على الرغم من أن ترتيب الفرز الافتراضي لا تتم الكتابة فوقه بترتيب الفرز الحالي أو الأخير، إلا أنه لا يدخل حيز التنفيذ إلا عند إزالة ترتيب الفرز الحالي أو الأخير المطبق.
تعريف ترتيب الفرز الافتراضي لاستعلام
-
افتح الاستعلام في طريقة عرض التصميم.
-
انقر نقرا مزدوجا فوق الحقل الذي تريد استخدامه للفرز.
يظهر الحقل في شبكة التصميم.
-
في شبكة التصميم، قم بإلغاء تحديد المربع في الصف إظهار للحقل الذي أضفته.
-
في الصف فرز ، حدد ما إذا كنت تريد فرز الحقل بترتيب تصاعدي (أصغر القيم أولا؛ A-to-Z) أو بترتيب تنازلي (أكبر القيم أولا؛ من ي إلى أ).
-
إذا كنت تريد الفرز حسب أكثر من حقل واحد، أضف حقول فرز إضافية عن طريق تكرار الخطوات من 2 إلى 4.
ملاحظة: عندما تقوم بالفرز حسب أكثر من حقل واحد، يتم فرز النتائج في البداية حسب الحقل الأول الذي حددته، ثم حسب الحقل التالي الذي حددته، وهكذا. على سبيل المثال، إذا قمت بالفرز حسب اسم العائلة ثم حسب تاريخ الميلاد، فستظهر جميع السجلات التي لها قيمة اسم العائلة ل Dow قبل السجلات التي لها قيمة اسم العائلة من ستيفنز، بغض النظر عن قيمة تاريخ الميلاد. ثم يتم فرز السجلات داخل كل حقل اسم العائلة وفقا للقيمة الموجودة في حقل تاريخ الميلاد.
-
اضغط على CTRL+S لحفظ الاستعلام.
ملاحظة: لإزالة ترتيب فرز افتراضي من استعلام، قم بإزالة حقول الفرز من شبكة تصميم الاستعلام.
تحديد ترتيب الفرز الافتراضي لتقرير
-
افتح التقرير في طريقة عرض التقرير أو طريقة عرض التخطيط.
-
على علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، في المجموعة فرز & تصفية ، انقر فوق خيارات متقدمة ثم انقر فوق تصفية/فرز متقدم من القائمة المختصرة.
تظهر علامة تبويب مستند جديدة، تحتوي على شبكة تصميم ونافذة يمكنك فيها تحديد حقل للفرز عليه.
-
في النافذة، انقر نقرا مزدوجا فوق الحقل الذي تريد استخدامه للفرز.
يظهر الحقل في شبكة التصميم.
-
في شبكة التصميم، في الصف فرز ، حدد ما إذا كنت تريد فرز الحقل بترتيب تصاعدي (أصغر القيم أولا؛ A-to-Z) أو بترتيب تنازلي (أكبر القيم أولا؛ من ي إلى أ).
-
إذا كنت تريد الفرز حسب أكثر من حقل واحد، أضف حقول فرز إضافية عن طريق تكرار الخطوات من 2 إلى 4.
ملاحظة: عندما تقوم بالفرز حسب أكثر من حقل واحد، يتم فرز النتائج في البداية حسب الحقل الأول الذي حددته، ثم حسب الحقل التالي الذي حددته، وهكذا. على سبيل المثال، إذا قمت بالفرز حسب اسم العائلة ثم حسب تاريخ الميلاد، فستظهر جميع السجلات التي لها قيمة اسم العائلة ل Dow قبل السجلات التي لها قيمة اسم العائلة من ستيفنز، بغض النظر عن قيمة تاريخ الميلاد. ثم يتم فرز السجلات داخل كل حقل اسم العائلة وفقا للقيمة الموجودة في حقل تاريخ الميلاد.
-
على علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، في المجموعة فرز & تصفية ، انقر فوق تبديل عامل التصفية.
ملاحظة: لإزالة ترتيب فرز افتراضي من تقرير، قم بإزالة حقول الفرز من شبكة التصميم.
