استخدم مربع الحوار تجميع البيانات باستخدام خيارات البريد الإلكتروني لعرض الخيارات التي تتحكم في كيفية معالجة Access للردود على رسالة بريد إلكتروني لجمع البيانات وتغييرها. تنطبق الإعدادات على جميع الردود المستقبلية على رسالة البريد الإلكتروني المحددة حاليا أو التي يتم إنشاؤها.
لاحظ أن التغييرات التي تجريها على هذه الإعدادات لا تؤثر على الردود الموجودة بالفعل في علبة بريد Outlook.
لعرض مربع الحوار
-
افتح قاعدة البيانات التي تحتوي على الرسالة التي تريد تغيير الخيارات لها.
-
على علامة التبويب بيانات خارجية ، في المجموعة تجميع البيانات ، انقر فوق إدارة الردود.
-
في مربع الحوار إدارة رسائل جمع البيانات ، حدد الرسالة التي تريد تغيير الإعدادات لها، ثم انقر فوق خيارات الرسالة.
استيراد الإعدادات
معالجة الردود تلقائيا وإضافة بيانات إلى قاعدة البيانات
يسمح هذا الخيار Access بمعالجة الردود بمجرد وصولها إلى Microsoft Office Outlook 2007 أو علبة الوارد Microsoft Outlook 2010. يعمل Access 2007/2010 وOutlook 2007/2010 معا لتصدير محتويات النموذج لكل رد من الردود إلى جداول الوجهة في Access. إذا لم يتم تحديد خانة الاختيار هذه، فيجب عليك معالجة الردود يدويا.
تعرف على المزيد حول المعالجة التلقائية واليدوية للردود
يتم تصدير الردود تلقائيا من Outlook إلى Access إذا تم استيفاء الشروط التالية في الوقت الذي تصل فيه الردود إلى علبة بريد Outlook:
-
Outlook 2007 أو Outlook 2010 يجب تثبيت Outlook 2007 أو Outlook 2010 على الكمبيوتر. إذا لم يكن البرنامج قيد التشغيل عند وصول رد، فستبدأ المعالجة في المرة التالية التي تبدأ فيها تشغيل Outlook.
-
Access 2007 أو Access 2010 يجب تثبيت Access 2007 أو Access 2010 على الكمبيوتر.
-
قاعدة بيانات يجب ألا تكون قاعدة البيانات محمية بكلمة مرور، ويجب ألا تكون مفتوحة في الوضع الحصري. يجب ألا يتغير اسم قاعدة البيانات أو موقعها منذ إرسال رسالة البريد الإلكتروني.
-
الجدول والاستعلامات يجب ألا تتغير أسماء الجداول أو الاستعلامات التي حددتها وخصائص الحقول الأساسية منذ إرسال رسالة البريد الإلكتروني. على سبيل المثال، إذا قمت بتغيير نوع بيانات حقل من رقم إلى ترقيم تلقائي بعد إرسال الرسالة، يفشل التصدير.
-
اذونات يجب أن يكون لديك الأذونات المطلوبة لإضافة محتويات الجداول والاستعلام الأساسيين أو تحديثها.
إذا لم يتم استيفاء شرط واحد أو أكثر، فستفشل المعالجة التلقائية. قم بإصلاح المشكلات، ثم قم بتصدير الردود التي فشلت يدويا. ستستمر معالجة أي ردود تصل إلى علبة البريد بعد حل المشكلات تلقائيا.
المعالجة اليدوية إذا كنت تريد التحكم في كل من الردود التي تتم معالجتها ومتى تتم معالجتها، فاختر المعالجة اليدوية. في هذه الحالة، ستصل الردود إلى علبة الوارد في Outlook، ولكن لن يتم تصديرها إلى قاعدة البيانات حتى تقوم بتحديد كل رد في Outlook والنقر بزر الماوس الأيمن فوقه يدويا، ثم انقر فوق تصدير البيانات إلى Microsoft Office Access لكل منها.
قد تحتاج أيضا إلى معالجة أي ردود تفشل في معالجتها تلقائيا يدويا. بعد حل المشكلة التي تسببت في الفشل، يجب تصدير كل رد من الردود يدويا.
قبل بدء عملية تصدير، تذكر الاعتبارات التالية:
-
Access 2007 أو Access 2010 يجب تثبيت Access 2007 أو Access 2010 على الكمبيوتر.
-
قاعدة بيانات إذا كانت قاعدة البيانات محمية بكلمة مرور، فستتم مطالبتك بإدخال كلمة المرور عند بدء عملية التصدير. أيضا، يجب ألا تكون قاعدة البيانات مفتوحة في الوضع الحصري، ولا يمكن تغيير اسم قاعدة البيانات أو موقعها منذ إرسال رسالة البريد الإلكتروني.
-
الجداول والاستعلامات لا يمكن تغيير أسماء الجداول والاستعلامات التي حددتها ولا خصائص الحقول الأساسية منذ إرسال رسالة البريد الإلكتروني.
-
اذونات يجب أن يكون لديك الأذونات المطلوبة لإضافة محتويات الجداول والاستعلام الأساسيين أو تحديثها.
تجاهل الردود من أولئك الذين لم ترسل الرسالة إليهم
يسمح هذا الخيار فقط بمعالجة الردود التي يرسلها المستلمون الأصليون لرسالتك تلقائيا. سيتم تخزين الردود من أي مستلمين آخرين في المجلد الوجهة في Outlook، ولكن لن تتم معالجتها تلقائيا. إذا أردت، يمكنك معالجة هذه الردود يدويا.
قبول ردود متعددة من كل مستلم
يسمح هذا الخيار للمستلمين بإرسال ردود متعددة إلى نفس رسالة البريد الإلكتروني. إذا حددت هذا الخيار، يمكن لكل مستلم الرد على الرسالة عدة مرات، ويتم معالجة كل رد تلقائيا. إذا لم تحدد هذا الخيار، فلا يزال بإمكان كل مستلم إرسال ردود متعددة، ولكن تتم معالجة الرد الأول فقط من كل مستلم تلقائيا. سيتم تخزين أي ردود لاحقة من هذا المستلم في المجلد الوجهة في Outlook، ثم يمكنك إما معالجتها يدويا أو حذفها.
ملاحظة: يتحكم هذا الإعداد في عدد الردود فقط، وليس عدد السجلات داخل رد واحد، التي تتم معالجتها. بمعنى آخر، إذا أرسلت نموذج InfoPath 2007 أو InfoPath 2010، فسيتمكن المستلم من إرسال سجلات متعددة إليك في رد واحد. سيقوم Access تلقائيا بمعالجة جميع السجلات في الرد، لأن جميع السجلات موجودة في نموذج في رسالة واحدة.
السماح بصفوف متعددة لكل رد
عند استخدام نموذج InfoPath لإرسال البيانات، يمكن للمستلم إضافة المزيد من السجلات بالنقر فوق إدراج صف في أسفل رسالة البريد الإلكتروني. إذا كنت تريد معالجة سجل واحد فقط لكل رد، فقم بإلغاء تحديد خانة الاختيار هذه.
السماح بتحديثات البيانات الموجودة فقط
عند استخدام نموذج InfoPath لتحديث البيانات، يمكن للمستلم إرسال سجلات جديدة إليك، بالإضافة إلى تحديثات السجلات الموجودة. لمنع المستلم من إضافة سجلات جديدة باستخدام نموذج InfoPath، حدد خانة الاختيار هذه.
إعدادات المعالجة التلقائية
عدد الردود التي ستتم معالجتها
اكتب العدد الإجمالي للردود (من جميع المستلمين) التي تريد معالجتها تلقائيا. إذا كنت تريد معالجة جميع الردود تلقائيا، أدخل قيمة كبيرة في مربع النص. سيتم تخزين الردود التي يتم تلقيها بعد الوصول إلى القيمة المحددة في المجلد الوجهة، ولكن لن تتم معالجتها تلقائيا.
تاريخ ووقت الإيقاف
حدد تاريخا ووقتا يجب أن تتوقف فيه المعالجة التلقائية للردود لرسالة البريد الإلكتروني هذه. سيتم تخزين الردود المستلمة بعد هذا التاريخ والوقت في المجلد الوجهة في Outlook، ولكن لن تتم معالجتها تلقائيا.
