بواسطة جين ساسان، PMP
تتعلق إدارة المشاريع بمعرفة ما تريد إنجازه، وإنشاء قائمة مهام للعمل التي يجب القيام بها للحصول عليك هناك، وتحديد المدة التي سيستغرقها، وحساب مقدار التكلفة. يبدو الأمر بسيطا؟ ولكن الجزء الصعب حقا هو تتبع كل شيء. هل المشروع قيد التشغيل في الوقت المحدد؟ هل سيتم ذلك قبل الموعد المحدد؟ هل هو تحت الميزانية؟ هل ستظل تحت الميزانية عند إنجاز كل العمل؟
تتمثل إحدى طرق تقييم صحة المشروع في تتبع الفرق بين خطة المشروع الأصلية وما يحدث بالفعل. وتعرف هذه الفجوة بشكل أفضل باسم التباين، ومقارنة المبلغ المقصود أو المحدد في الميزانية والمبلغ الفعلي الذي تم إنفاقه. تحليل التباين هو ممارسة مقارنة نتائج المشروع الفعلية بما تم التخطيط له أو توقعه. إنها طريقة لتحديد مدى جودة - أو مدى سوء تقدم المشروع.
التخطيط للتباينات: إنشاء خطوط أساسية
لتحديد تباينات المشروع، تحتاج إلى وضع مصلحة في الأرض كنقطة بداية: هذا هو الأساس الخاص بك. بدون هذا، أنت تطارد وتحاول السيطرة على هدف متحرك. خطان أساسيان رئيسيان يجب تأسيسهما قبل أن تتمكن من تشغيل تعقب التباين وإعداد التقارير هما التكلفة والجدول الزمني. ولكن قبل أن تتمكن من الوصول إلى هناك، ستحتاج إلى تحديد نطاق المشروع.
استخدام بنية تقسيم العمل لإنشاء نطاق
يتضمن أساس النطاق جميع تسليمات المشروع؛ على هذا النحو، فإنه يحدد جميع العمل الذي يجب القيام به. تتمثل إحدى طرق نطاق المستند في إنشاء بنية تقسيم العمل (WBS)، وهي طريقة عرض هرمية لتسليمات المشروع. يمثل كل مستوى أسفل التسلسل الهرمي وصفا مفصلا بشكل متزايد للتسليمات. على سبيل المثال، تشمل WBS لبناء منزل جديد الأساس والتأطير والسقوف وأنظمة الكهرباء والسباكة، بالإضافة إلى خطط المناظر الطبيعية والرسومات المعمارية وتصاريح التفتيش.
إنشاء أساسات الجدول الزمني والتكلفة
يتم إنشاء أساسات الجدول الزمني والتكلفة فقط بعد تحديد النطاق. بدون صورة واضحة لما سينتجه المشروع، لا يمكنك تحديد المدة التي سيستغرقها أو كم سيكلف.
خط الأساس للجدول الزمني هو جدول المشروع المعتمد، وهو أساس قياس أداء الجدول والإبلاغ عنه. خط أساس التكلفة هو الميزانية المعتمدة على مراحل زمنية، والتي سيتم قياس أداء التكلفة على أساسها. يتم تحديده عن طريق إضافة التكاليف لفترة أو مرحلة مشروع محددة، ما يتطلب تعيين تكاليف لمهام المشروع. قد يستغرق تخصيص التكاليف لمكونات المشروع وقتا طويلا، ولكنه سيمكنك من إجراء تقارير أكثر تفصيلا ودقة عن أداء التكلفة، وهو أمر سيهتم به أصحاب المصلحة وراعي المشروع.
لإنشاء أساسات الجدول الزمني والتكلفة:
-
تطوير الجدول الزمني من خلال تحديد الأنشطة والمهام لإنتاج كل تسليم في WBS.
-
تحديد الموارد لكل مهمة. ضع في اعتبارك القيود أو مقدار الوقت الذي يمكن لكل شخص تخصيصه واقعيا لهذا المشروع.
-
تقدير المدة (بالساعات أو الأيام) التي سيستغرقها إكمال كل مهمة.
-
تقدير تكلفة كل مهمة، باستخدام متوسط سعر كل ساعة أو يوميا لكل مورد، بالإضافة إلى أي تكاليف ثابتة مرتبطة بالمهمة.
-
حدد المهام التي تعتمد على الآخرين ثم قم بتطوير المسار الهام.
-
تطوير أساس التكلفة؛ هذه ميزانية على مراحل زمنية لقياس أداء تكلفة المشروع. للقيام بذلك، أضف التكاليف المقدرة، حسب المهمة أو حسب الفترة الزمنية.
الاستجابة للتباينات: تغيير عنصر التحكم
بعد إنشاء أساسات النطاق والجدول والتكلفة، قم بإنشاء الخطوات التي سيتخذها الفريق لإدارة التباينات لهذه الخطط. تصبح هذه المعلومات خطة إدارة تغيير المشروع. تحدد هذه الخطة متى تحدد طلب تغيير المشروع (PCR) المطلوب، وكيفية توثيق التباينات وإرسالها للموافقة عليها، وما يحدث بعد الموافقة على طلب التغيير.
تستخدم حسابات التباين لتحديد ما إذا كانت هناك حاجة إلى PCR وما إذا كان سيتم تغيير جدول المشروع أو خطوط أساس التكلفة. قد تكون التباينات إما إيجابية أو سلبية:
-
يشير التباين الإيجابي إلى أن المشروع متقدم عن الجدول الزمني أو أقل من الميزانية. قد تمكنك السيناريوهات الإيجابية من إعادة تخصيص الأموال والموارد لأولئك الموجودين في المنطقة السلبية.
-
التباين السلبي هو مؤشرك على أن المشروع متخلف عن الجدول الزمني أو أكثر من الميزانية وأنك بحاجة إلى اتخاذ إجراء. قد تضطر إلى زيادة ميزانيتك أو قبول هوامش الربح المنخفضة.
تعد حدود التباين مكونا مهما في أي خطة لإدارة تغيير المشروع. وهي تشكل التغييرات المادية التي تطرأ على المشروع، وبالتالي تتطلب الوثائق والموافقة في معاهدة التعاون بشأن البراءات. لن تؤدي جميع PCRs إلى إعادة إنشاء النطاق أو الجدول أو الموازنة. هذه مهمة مهمة، يمكن أن تتطلب وقتا كبيرا لإكمالها، وستضطر إلى الحصول على الموافقة على مؤسسة المشروع صعودا وهبوطا.
يساعدك تعقب التكلفة وجدولة التباينات طوال دورة حياة المشروع على تحديد نقاط الضعف ― المناطق ذات التغييرات المتكررة ― والاستجابة وفقا لذلك. على سبيل المثال، إذا رأيت أن فريق الاختبار يواجه تأخيرات مستمرة، فقد تحتاج إلى تعيين موارد إضافية للبقاء في الموعد المحدد.
اتخاذ خطوة أخرى: تحليل القيمة المكتسبة
لم تكتمل أي مناقشة حول تباينات المشروع دون الإشارة إلى القيمة المكتسبة، وهي تقنية لإدارة المشروع لتقدير التكلفة والجدول الزمني في وقت معين. يقارن تحليل القيمة المكتسبة العمل المنتهي بالخطوط الأساسية المحددة. يساعدك على تقييم أداء المشروع الحالي وإجراء تصحيحات للدورة التدريبية عند الحاجة.
لإجراء تحليل القيمة المكتسبة، يجب أن يكون لديك WBS وجدول زمني مفصل للمشروع وميزانية (حسب المرحلة أو الفترة الزمنية) للعمل المخطط له.
طرح أسئلة القيمة المكتسبة
في أي وقت، يقيس تحليل القيمة المكتسبة صحة المشروع من خلال طرح ثلاثة أسئلة رئيسية:
-
القيمة المخطط لها: ما هو المبلغ المطلوب للعمل؟
-
القيمة المكتسبة: ما الذي أكملته بالفعل؟
-
التكلفة الفعلية: كم كلفك إكمال العمل؟
القيمة المخطط لها (PV) هي التكلفة المدرجة في الموازنة للمهام المخطط لها. القيمة المكتسبة (EV) هي مجموع جميع التكاليف المدرجة في الميزانية للعمل المكتمل. التكاليف الفعلية (AC) هي ما تم إنفاقه على العمل المنتج.
التعرف على تحليل القيمة المكتسبة
أسهل طريقة لوصف القيمة المكتسبة هي من خلال المثال. لنفترض أنك تدير مشروعا لمدة أربعة أشهر بميزانية تبلغ 100,000 دولار. أنت على بعد ثلاثة أشهر من ذلك، وتدرك أن الفريق قد أكمل نصف العمل فقط، وبالتالي فإن EV هو 50,000 دولار. بناء على جدول المشروع، يجب أن يتم حوالي 75 بالمائة من العمل حتى الآن، وبالتالي PV هو 75000 دولار. أنت تعرف أيضا أن الفريق قد أنفق 90,000 دولار حتى الآن، وبالتالي فإن AC هو 90,000 دولار.
باستخدام هذه الأرقام، يمكنك حساب التكلفة وجدولة التباينات. يقيس تباين التكلفة (CV) الفرق بين التكاليف الفعلية للعمل المنجز وميزانية المشروع:
CV = EV – AC
يقيس تباين الجدول (SV) التقدم الفعلي مقابل جدول المشروع:
SV = EV – PV
باستخدام المثال أعلاه، فإن تباين التكلفة لهذا المشروع هو 50,000 دولار – 90,000 دولار = 40,000 دولار. تباين الجدول الزمني هو 50,000 دولار – 75,000 دولار = 25,000 دولار.
يمكن لأي مدير مشروع أن يرى أن المشروع قد أنفق 90 بالمائة من ميزانيته وأنهى 50 بالمائة فقط من العمل. المشروع متخلف عن الجدول الزمني وسيكون أكثر من الميزانية بحلول وقت اكتماله، لذلك يلزم التغيير. يجب على مدير المشروع تقليل النطاق أو توسيع الجدول الزمني أو الحصول على مزيد من التمويل لإكمال العمل.
بدء استخدام تعقب التباين
يعد دمج تعقب التباين في إدارة مشروعك أمرا بسيطا إلى حد ما، ولكنه يتطلب نهجا منهجيا. بعد تعيين مشروعك، اعمل مع الراعي لإنشاء النطاق والميزانية والجدول الزمني. ثم اعمل مع فريقك لإنشاء خطة قوية لإدارة التغيير، والتي تحدد حدود التباين وتصف كيفية التعامل مع التباينات إذا تجاوزت قيم الحد. بعد تطوير WBS وتحديد جدول المشروع التفصيلي، يمكنك إنشاء جدول المشروع والميزانية. بعد أن تكون جميع المكونات في مكانها، تكون مستعدا لبدء تعقب التباينات ووضع خطط إدارة التغيير موضع التنفيذ.
|
حول الكاتب جين ساسان هي مديرة برامج تتمتع بخبرة في إدارة مبادرات الأعمال التجارية للمؤسسات وتطوير منهجيات إدارة المشاريع. تعيش جين في سياتل، واشنطن. |
