كيفية إغلاق السنة المالية في Small Business Accounting 2006 وفي Accounting Express وفي Accounting Professional

الخطوة 1: تنفيذ بعض مهام نهاية السنة يدويا

قبل إغلاق السنة المالية، يمكنك تنفيذ المهام التالية يدويا:

• مسح المصاريف المدفوعة مسبقا

• التوفيق بين الحسابات المصرفية

• التوفيق بين حسابات بطاقات الائتمان

• تسجيل الإهلاك

• ضبط المخزون

الخطوة 2: ضبط إدخالات دفتر اليومية

قم بإجراء التعديلات التالية على إدخالات دفتر اليومية:

• تصحيح أي أخطاء حدثت عند تسجيل معاملة.

• تعيين الإيرادات إلى الفترة التي تم فيها اكتساب الإيرادات.

• تعيين المصاريف إلى الفترة التي حدثت فيها المصاريف.

لإجراء تعديلات على إدخالات دفتر اليومية، انقر فوق إدخال دفتر يومية جديد في قائمة الشركة.

الخطوة 3: فحص قاعدة البيانات للبحث عن الأخطاء

الملاحظات

• تأكد من عدم فتح قاعدة بيانات الشركة لأحد.

• تنفيذ هذه الخطوة على الكمبيوتر الذي توجد عليه قاعدة البيانات.

لفحص قاعدة البيانات للبحث عن الأخطاء، اتبع الخطوات التالية:

1. ابدأ Small Business Accounting 2006 أو Accounting Express أو Accounting Professional، ثم افتح أي قاعدة بيانات شركة باستثناء تلك التي تريد فحصها.

2. في القائمة ملف، قم ب الإشارة إلى
   الأدوات المساعدة، ثم انقر فوق أدوات مساعدة البيانات.

3. انقر فوق علامة التبويب أدوات متقدمة، ثم انقر فوق إصلاح.

4. حدد قاعدة البيانات التي تريد فحصها للبحث عن الأخطاء، ثم انقر فوق إصلاح.

5. إذا تلقيت رسالة تعلمك بأنه سيتم إغلاق كل الاتصالات بقاعدة البيانات، انقر فوق نعم.

6. إذا لم يتم العثور على أي أخطاء، انقر فوق موافق. إذا تم العثور على أخطاء، فراجعها، ثم قم بإجراء أي تعديلات مطلوبة.

7. انقر فوق إغلاق مرتين.

الخطوة 4: إنشاء نظام إنشاء قاعدة بيانات الشركة قبل إغلاق السنة المالية

ملاحظات

• تأكد من عدم فتح قاعدة بيانات الشركة إلا على الكمبيوتر الذي توجد عليه قاعدة البيانات.

• تنفيذ هذه الخطوة على الكمبيوتر الذي توجد عليه قاعدة البيانات.

لنمع قاعدة بيانات الشركة، اتبع الخطوات التالية:

1. ابدأ Small Business Accounting 2006 أو Accounting Express أو Accounting Professional، ثم افتح قاعدة بيانات الشركة التي تريد إجراء عملية إجراء نهني لها.

2. في القائمة ملف، قم ب الإشارة إلى
   الأدوات المساعدة، ثم انقر فوق أدوات مساعدة البيانات.

3. على علامة التبويب أدوات أساسية، انقر فوق
   نسخ احتياطي.

4. انقر فوق استعراض.

5. اكتب اسما للملف، ثم انقر فوق
   حفظ.
   
   ملاحظة نوع الملف الافتراضي هو ملف النسخ الاحتياطي المضغوط (*.zip). يوجد موقع الملف الافتراضي على المسار التالي:

   المستندات\Small Business Accounting\النسخ الاحتياطية

6. إذا كنت تريد تقييد الوصول إلى النسخة الاحتياطية، اكتب كلمة مرور في المربع كلمة المرور، ثم اكتب كلمة المرور مرة أخرى في المربع التحقق من كلمة المرور.

7. انقر فوق موافق.

8. عندما تتلقى الرسالة التي تعلمك بأنه تم إكمال النسخة الاحتياطية بنجاح، انقر فوق موافق.

9. انقر فوق إغلاق.

الخطوة 5: طباعة تقرير الرصيد التجريبي قبل إغلاق السنة المالية

أدخل كافة المعاملات في السنة قبل طباعة تقرير الرصيد التجريبي. إذا قمت بإدخال معاملات إضافية في وقت لاحق، فيجب طباعة رصيد تجريبي جديد. يسرد هذا التقرير كل الحسابات والأرصدة بتاريخ معين.

1. في القائمة تقارير، قم ب الإشارة إلى الشركة و المالية
   ، ثم انقر فوق الرصيد التجريبي.

2. في القائمة باسم على شريط الأدوات، انقر فوق
   مخصص.

3. في المربع التاريخ، اكتب التاريخ الذي تريده، أو حدد التاريخ من التقويم.

4. في القائمة عرض، انقر فوق تحديث التقرير.

5. في القائمة ملف، انقر فوق
   طباعة.

الخطوة 6: طباعة البيانات المالية المطلوبة لنهاية السنة

البيانات المالية الأكثر شيوعا هي ما يلي:

• ورقة الموازنة

• الأرباح والخسائر

• كشف Flow نقدي

لتحديد موقع هذه التقارير، قم ب الإشارة إلى الشركة و المالية في القائمة تقارير، ثم انقر فوق التقرير الذي تريده.

• طباعة تقرير "ورقة الموازنة" لليوم الأخير من السنة المالية. لتعيين التاريخ، حدد القيم الصحيحة من القائمة ك من وقائمة
  التاريخ على شريط الأدوات. في القائمة أساس التقرير، حدد إما نقدا أو تراكما، استنادا إلى
  أسلوب المحاسبة الذي تستخدمه الشركة.

• بالنسبة إلى تقرير الأرباح والخسائر، حدد نطاق تاريخ يتطابق مع اليوم الأول والأخير من السنة المالية. للقيام بذلك، حدد القيم الصحيحة من القائمة نطاق التاريخ وقائمة من وقائمة إلى
  على شريط
  الأدوات. في القائمة أساس التقرير، حدد نقدا أو
  تراكما، استنادا إلى أسلوب المحاسبة الذي تستخدمه الشركة.

• للحصول على تقرير Flow النقدية، حدد نطاق تاريخ يتطابق مع اليوم الأول والأخير من السنة المالية. للقيام بذلك، حدد القيم الصحيحة من القائمة نطاق التاريخ وقائمة من وقائمة إلى على شريط الأدوات.

الخطوة 7: إعداد سنة مالية جديدة

يجب إعداد سنة مالية جديدة بحيث تكون مستعدا لإدخال المعاملات للسنة القادمة.

1. في قائمة الشركة، انقر فوق إدارة السنة المالية.

2. انقر فوق السنة المالية الجديدة. ي ملء التاريخ الافتراضي مربع بداية السنة المالية. يستند هذا التاريخ إلى التاريخ الأخير من السنة المالية السابقة. لا يمكنك تغيير هذا التاريخ.

3. في المربع إغلاق السنة المالية، اكتب اليوم الأخير من السنة المالية التالية، أو حدد التاريخ من التقويم.

4. انقر فوق موافق.

الخطوة 8: إغلاق السنة المالية

يمكنك الحصول على عدد غير محدود من السنوات المالية المفتوحة. عند إغلاق السنوات المالية، يجب إغلاقها بترتيب زمني. عند إغلاق سنة مالية، تحدث الأنشطة التالية:

• يتم حساب إجمالي حسابات ورقة الموازنة، كما يتم نقل الرصيد إلى الأمام كرصيد بداية السنة القادمة.

• يتم إنشاء إدخالات دفتر اليومية لتغطية جميع حسابات الإيرادات والمصروفات. يتم نشر الفرق في حساب الأرباح المحتفظ بها.

• تم تعيين حالة السنة المالية إلى مغلقة.

لإغلاق السنة المالية، اتبع الخطوات التالية:

1. في قائمة الشركة، انقر فوق إدارة السنة المالية.

2. من قائمة الفترات الزمنية، حدد السنة التي تريد إغلاقها، ثم انقر فوق إغلاق السنة المالية.

3. إذا تم مطالبتك بنقل صافي الدخل إلى حساب الأرباح المحتفظ بها، انقر فوق نعم.

الخطوة 9: طباعة تقرير الرصيد التجريبي بعد إغلاق السنة المالية

لطباعة تقرير الرصيد التجريبي، اتبع الخطوات التالية:

1. في القائمة تقارير، قم ب الإشارة إلى الشركة و المالية
   ، ثم انقر فوق الرصيد التجريبي.

2. في المربع باسم، انقر فوق
   مخصص.

3. في المربع التاريخ، اكتب اليوم الأول من السنة المالية التالية، أو حدد التاريخ من التقويم.

4. في القائمة عرض، انقر فوق تحديث التقرير.

5. في القائمة ملف، انقر فوق
   طباعة.

6. قارن هذا التقرير مع تقرير "الرصيد التجريبي" الذي أنشأته في المقطع "طباعة تقرير الرصيد التجريبي قبل إغلاق السنة المالية". تحقق مما يلي:
   

   • يتم نقل الرصيد إلى الأمام إلى السنة القادمة.

   • تكون الأرصدة على حسابات الدخل والمصروفات صفرية، وينفر الفرق إلى حساب الأرباح المحتفظ بها.

   • يطابق إجمالي الدينات وإجمالي الائتمانات في تقرير الرصيد التجريبي الذي قمت بطباعةه بعد إغلاق السنة المالية إجمالي عدد الدائنين وإجمالي الأرصدة في تقرير الرصيد التجريبي الذي قمت بطباعةه قبل إغلاق السنة المالية.

7. إذا كان عليك ضبط الإدخالات، انقر فوق إدخال دفتر يومية جديد في قائمة الشركة.

الخطوة 10: إنشاء نظام إنشاء قاعدة بيانات الشركة بعد إغلاق السنة المالية

ملاحظات

• تأكد من عدم فتح قاعدة بيانات الشركة لأحد.

• تنفيذ هذه الخطوة على الكمبيوتر الذي توجد عليه قاعدة البيانات.

لنمع قاعدة بيانات الشركة، اتبع الخطوات التالية:

1. ابدأ Small Business Accounting 2006 أو Accounting Express أو Accounting Professional، ثم افتح قاعدة بيانات الشركة التي تريد إجراء عملية إجراء نهني لها.

2. في القائمة ملف، قم ب الإشارة إلى
   الأدوات المساعدة، ثم انقر فوق أدوات مساعدة البيانات.

3. على علامة التبويب أدوات أساسية، انقر فوق
   نسخ احتياطي.

4. انقر فوق استعراض.

5. اكتب اسما للملف، ثم انقر فوق
   حفظ.
   
   ملاحظة استخدم اسم ملف مختلفا عن الاسم الذي استخدمته عند إنشاء ملف النسخة الاحتياطية قبل إغلاق السنة المالية. نوع الملف الافتراضي هو ملف النسخ الاحتياطي المضغوط (*.zip). يوجد موقع الملف الافتراضي على المسار التالي:

   المستندات\Small Business Accounting\النسخ الاحتياطية

6. إذا كنت تريد تقييد الوصول إلى النسخة الاحتياطية، اكتب كلمة مرور في المربع كلمة المرور، ثم اكتب كلمة المرور مرة أخرى في المربع التحقق من كلمة المرور.

7. انقر فوق موافق.

8. عندما تتلقى الرسالة التي تعلمك بأنه تم إكمال النسخة الاحتياطية بنجاح، انقر فوق موافق.

9. انقر فوق إغلاق.

الأسئلة المتكررة (الأسئلة المتكررة)

Q1:هل يمكنني حفظ معاملة إذا قمت بغلق السنة المالية؟ هل يمكن حفظ المعاملات في سنة مغلقة؟

A1: لا يمكنك حفظ معاملة بعد إغلاق السنة. ومع ذلك، يمكنك إعادة فتح السنة ثم حفظ معاملة. إذا قمت بإعادة ترتيب سنة ليست السنة الحالية، فيجب إعادة فتح تلك السنة وكل السنوات المغلقة المتدخلة بترتيب زمني عكسي عن طريق البدء السنة الأخيرة والعمل إلى الخلف. بعد إجراء أي تغييرات، يجب إغلاق كل السنوات المفتوحة بترتيب زمني من خلال البدء بأقدم سنة والعمل على الأمام.

لإعادة فتح سنة مغلقة، يجب أن يتم تعيينك أو تسجيل دخولك كواد من الأدوار التالية:

• المالك في Small Business Accounting 2006 أو في Accounting Express أو في Accounting Professional

• محاسب في Small Business Accounting 2006 أو في Accounting Express أو في Accounting Professional

• مسؤول على الكمبيوتر الذي يقوم بتشغيل Small Business Accounting 2006 أو Accounting Express أو Accounting Professional

Q2:ما عدد السنوات المالية التي يمكنني الاحتفاظ بها مفتوحة؟

A2: لا يوجد حد لعدد السنوات المالية التي يمكنك الاحتفاظ بها مفتوحة.

الربع الثالث:هل يجب إغلاق سنة مالية قبل اليوم الأول من السنة المالية القادمة؟

A3: يمكنك إغلاق سنة مالية في أي وقت بعد اليوم الأخير من السنة. ومع ذلك، حتى تقوم بغلق سنة مالية، لن يتم نقل رصيد فتح حسابات "ورقة الميزانية" إلى السنة الجديدة. بالإضافة إلى ذلك، لن يتم تلافي حسابات المصاريف، ولن يتم تطبيق الفرق على حساب الأرباح المحتفظ بها.

Q4:ماذا يحدث لحساب غير نشط عند إغلاق سنة مالية؟

A4: إذا كان لديك حساب غير نشط عند إغلاق السنة المالية، لن تتغير حالة الحساب. ينطبق هذا الأمر بغض النظر عما إذا كان الحساب غير نشط لديه رصيد أم لا.

س5:كيف يمكنني عرض إدخال دفتر اليومية الذي يمثل حسابات الدخل والمصروفات التي تم اصفارها ثم تم نشرها في حساب الأرباح المحتفظ بها؟

A5: لعرض إدخال دفتر اليومية، اتبع الخطوات التالية:

1. في قائمة الشركة، قم ب الإشارة إلى
   قوائم الشركات، ثم انقر فوق مخطط الحسابات.

2. في القائمة مخطط الحسابات، انقر نقرا مزدوجا فوق حساب إيرادات الأرباح المحتفظ بها لفتح
   سجل الحسابات.

3. انقر نقرا مزدوجا فوق الخط الذي يلبي المعايير التالية:
   

   • التاريخ هو اليوم الأخير من السنة المالية المغلقة

   • وصف مربع المذكرة هو
     إغلاق السنة المالية.