كيفية تقييم طلبات تغيير المشروع

بواسطة جين ساسان، PMP

التغيير غير الخاضع للرقابة هو أحد أكبر خصوم مدير المشروع.     لهذا السبب يمكن أن تكون عملية إدارة التغيير الصلبة أفضل صديق لمدير المشروع. يتيح لك وضع هذا النوع من العمليات في مكانه تقديم ما طلبه العميل، وفي الجدول الزمني المطلوب، وضمن الميزانية المتفق عليها. بدون التحكم في التغيير، يصبح نطاق المشروع هدفا متحركا وتتعرض لخطر فقدان واحد أو أكثر من عوامل نجاح المشروع. تعد القدرة على إدارة التغيير والتحكم فيه، لا سيما نطاق المشروع، مفتاحا للوصول إلى الأهداف ومؤشر أداء نموذجيا لمدير المشروع. لا مفر من تغيير المشروع ويجب أن تكون مستعدا للتعامل معه عندما يحدث - وليس إذا - .

موازنة إدارة التغيير والبيروقراطية

ويتمثل أحد التحديات التي يواجهها مديرو المشاريع في الموازنة بين الحاجة إلى التحكم في تغيير المشروع مع تجنب البيروقراطية غير الضرورية. السؤال هو: أين نقطة الترجيح؟ نظرا لأن كل مشروع فريد، فإن النقطة التي يتوقف عندها التحكم في التغيير عن إضافة قيمة ويتحول إلى شريط أحمر ستختلف من مشروع إلى آخر.

قد يشعر بعض أصحاب المصلحة، أو حتى أعضاء فريق المشروع، أن وضع التحكم في التغيير في مكانه هو طريقتك لتجنب زحف النطاق المخيف، وأنك غير راغب في أن تكون مرنا وأن تفعل ما هو أفضل لعميلك والأعمال. من المهم تبديد هذا التصور. دعهم يعرفون أن ما تفعله هو العكس تماما: أنت تنفذ عملية فعالة لتقييم التغييرات المطلوبة باستمرار. إذا اعتبر إجراء التغيير فكرة جيدة، فسيكون لديك عمليات للاستجابة عند الحاجة.

أعلى الصفحة

خطة إدارة تغيير المشروع

لمساعدتك على الاستجابة بسرعة، تصف خطة إدارة تغيير المشروع ما يحدث عند حدوث الانحرافات. ليس المقصود منه منع التغيير؛ بل يهدف إلى منع التغيير. بدلا من ذلك، فإن الغرض منه هو تحديد عملية توضح كيفية الإبلاغ عن التغيير، وكيفية اتخاذ القرارات، وكيف سيتكيف المشروع وفقا لذلك.

أعلى الصفحة

وضع التحكم في التغيير في مكانه

يجب وضع عملية التحكم في التغيير حيز التنفيذ بمجرد إنشاء أساس للتسليمات الرئيسية، مثل متطلبات العمل والجدول الزمني. يجب على فريق المشروع وأصحاب المصلحة - وأي شخص آخر متأثر بالتغييرات في المشروع - مراجعة خطة إدارة التغيير وإقرارها قبل وضعها موضع التنفيذ.

لا ينبغي أن تنطوي التغييرات الصغيرة التي لها تأثير ضئيل على النجاح العام للمشروع على نفس الصرامة التي تم إجراؤها على المتطلبات أو المراحل الرئيسية لجدولة المسار الحرج. يجب أن تنص خطة إدارة تغيير المشروع عندما يكون طلب تغيير المشروع الرسمي (PCR) مطلوبا. على سبيل المثال:

• ما هي حدود تغييرات الجدول الزمني والميزانية؟

• هل هناك تغييرات تتطلب دائما طلب تغيير؟

• ما هي التعديلات التي يمكن لعملية إدارة التغيير تخطيها؟

تحذير واحد هنا: غالبا ما يكون الكثير من التغييرات الصغيرة النطاق التي تسبب الضرر، بدلا من التغييرات الكبيرة الواضحة. ضع في اعتبارك ذلك عند تحديد معايير PCR. على سبيل المثال، يجب أن تحدد خطة إدارة التغيير فئات طلب التغيير، مثل ما هو رئيسي أو ثانوي:

• التغييرات الرئيسية    يجب أن تكون هذه موثقة ك PCR. التغييرات الرئيسية في المشروع:

  • التأثير على المتطلبات أو عناصر العمل على المسار الحرج، مما يؤدي إلى تأخير المراحل الرئيسية الهامة أو تاريخ انتهاء المشروع الإجمالي بنسبة زمنية معينة أو مدة معينة. يجب تحديد معايير التغيير الرئيسية لكل مشروع.

  • طلب تمويل إضافي (بالدولار أو النسبة المئوية للميزانية). مرة أخرى، يجب تحديد المبلغ لكل مشروع.

• تغييرات طفيفة    لا تتطلب هذه التغييرات الروتينية PCR. تغييرات طفيفة:

  • لا تؤثر بشكل كبير على الخطة. لا يوسعون تاريخ إكمال المراحل الرئيسية أو المهام باستخدام تبعيات المشروع.

  • ليس لها أي تأثير مالي سلبي. لن يحدث أي تباين في ميزانية المشروع نتيجة لذلك.

أعلى الصفحة

تلميحات لتقييم طلبات التغيير

يجب أن تتضمن خطة إدارة تغيير المشروع أيضا معلومات حول كيفية تقييم طلبات التغيير. من الضروري تحديد معايير هذا التقييم قبل الحاجة إليه حتى لا يضيع الوقت للوصول إلى توافق الآراء. سيساعد تعيين هذه المعلمات في تحقيق التوازن بين التغيير وأهداف وفوائد الأعمال الإجمالية.

فيما يلي بعض الأسئلة النموذجية التي يجب مراعاتها عند تقييم طلب التغيير:

• هل يضيف هذا التغيير إلى متطلبات العمل أو يغيرها؟

• هل هناك حل بديل، أم أن هذا التغيير ضروري للنجاح العام للمشروع؟

• هل يتطلب هذا التغيير زيادة في التمويل؟

• هل سيؤدي ذلك إلى تأخير تاريخ انتهاء المشروع؟

• على الرغم من أن هذا التغيير قد يكون له تأثير سلبي على هذا المشروع، فهل ينتج عنه جوانب إيجابية كبيرة في الأعمال تجعله جديرا بالاهتمام؟

• هل أصبح سن هذا التغيير الآن أكثر منطقية من تأخيره؟ هل سيكلف التأخير الشركة المزيد من المال في النهاية؟

• هل تم النظر في جميع أصحاب المصلحة المتأثرين، وهل يؤيدون التغيير؟

• هل هناك تداعيات تعاقدية يجب مراعاتها؟ على سبيل المثال، هل سيتم عدم الوفاء بالالتزامات مع الموردين الخارجيين بسبب هذا التغيير؟

أعلى الصفحة

الموافقة على طلبات تغيير المشروع

من المهم أيضا تحديد من يمكنه الموافقة على التغييرات المطلوبة أو لا يمكنه الموافقة عليها. من الشائع تحديد مستويات السلطة المختلفة بحيث يمكن التعامل مع التغييرات الروتينية بكفاءة، بينما تتلقى التغييرات الهامة المستوى المطلوب من الاهتمام الإداري.

عندما يؤثر التغيير المقترح على نطاق المشروع، يجب أن تعتبره قرارا تجاريا يتطلب موافقة من راعي المشروع. عندما لا يتأثر النطاق، قد يقرر فريق المشروع والراعي أن مدير المشروع لديه القدرة على الموافقة على التغيير ضمن حدود معينة. بالنسبة لبعض المشاريع، يتم إنشاء مجالس التحكم في التغيير وعقدها على أساس منتظم للنظر في طلبات التغيير والموافقة عليها. قد تكون هناك لوحات تحكم تغيير مختلفة في المؤسسة، والتي تتعامل مع أنواع مختلفة من طلبات التغيير. على سبيل المثال، قد تنظر لوحة التحكم في التغيير التقني إلى مشكلات التكنولوجيا.

توجد إحدى الطرق السهلة لتلخيص إرشادات الموافقة على طلبات التغيير في جدول مثل الجدول أدناه، والذي يستند إلى نموذج مشروع:

أعلى الصفحة

المردود الكبير

دائما ما تكون فرق المشروع حريصة على الوصول إلى تنفيذ المشروع، وأحيانا على حساب التخطيط الفعال. من المغري أخذ الاختصارات والافتراض أنك ستكتشف الأمور أثناء التنقل. وجود عملية متطورة جيدا للتحكم في التغيير في مكانها، قبل حدوث التغييرات، سيكون لها مردود كبير ونتائج أفضل للمشروع بشكل عام. سيؤدي إخراج الموضوعية عن التحكم في التغيير إلى تمكين فريق المشروع من التعامل مع التقلبات بكفاءة وفعالية. إن خطة إدارة التغيير التفصيلية المدروسة جيدا والتي تم قبولها من قبل أعضاء فريق المشروع وأصحاب المصلحة ستوفر الوقت والمال، وهو أمر لم يكن لدى مديري المشاريع ما يكفي منه.

أعلى الصفحة