Преглеждане на отчети на регистрационни файлове за проверка

Можете да използвате отчетите от регистрационните файлове за проверка, предоставени с SharePoint, за да преглеждате данните в регистрационните файлове за проверка за колекция от сайтове. Можете да сортирате, филтрирате и анализирате тези данни, за да определите кой какво е направил със сайтовете, списъците, библиотеките, типовете съдържание, елементите от списъци и файловете в библиотеките в колекцията от сайтове. Например можете да определите кой кое съдържание е изтрил.

Знанието кой какви действия предприема за кое съдържание във вашата колекция от сайтове може да бъде от решаващо значение за подпомагане на изпълнението на изискванията на вашата организация, като например спазване на съответствието с нормативните изисквания и управление на записите. Записвате отчет от регистрационния файл за проверка като работна книга на Microsoft Excel 2013 (предварителен преглед) в библиотека в колекцията от сайтове, която зададете.

Събития, налични за отчети на регистрационни файлове за проверка

Следните събития са налични за отчети на регистрационни файлове за проверка, за да ви помогнат да определите кой какви действия предприема със съдържанието на колекция от сайтове:

• Отворени и изтеглени документи, прегледани елементи в списъци или прегледани свойства на елементи (това събитие не е налично за сайтове на SharePoint)
• Редактирани елементи
• Извлечени и вкарани елементи
• Елементите, които са били преместени и копирани на други места в колекцията от сайтове
• Изтрити и възстановени елементи
• Промени в типовете съдържание и колоните
• Заявки за търсене
• Промени в потребителските акаунти и разрешенията
• Променени настройки за проверка и изтрити събития от регистрационния файл за проверка
• Събития от работния поток
• Събития по избор

Налични отчети с регистрационни файлове за проверка

Можете да използвате следните отчети от регистрационния файл за проверка, предоставени с SharePoint, за да определите кой какви действия предприема със съдържанието на колекция от сайтове:

• Преглед на съдържание Съобщава за потребителите, които са прегледали съдържание на даден сайт. В SharePoint този отчет ще бъде празен, тъй като тези събития не се улавят по време на проверката.
• Промени в съдържанието Съобщава за промени в съдържанието, като например промяна, изтриване и вкарване и извличане на документи.
• Изтриване Съобщава какво съдържание е изтрито.
• Промени на тип съдържание и списък Съобщава за добавяния, редактирания и изтривания на типове съдържание.
• Промени в правилата Отчети за събития, които променят правилата за управление на информацията в колекцията от сайтове.
• Срок на годност и разпореждане Съобщава за всички събития, свързани с начина на премахване на съдържанието, когато срокът му изтече.
• Настройки за проверка Съобщава промените в настройките за проверка.
• Настройки за защита Съобщава за промените в настройките за защита, като например събития за потребител/група и събития за роли и права.
• Стартиране на отчет по избор Можете да зададете филтрите за отчет по избор, като например ограничаване на отчета до определен набор от събития, до елементи в определен списък, до определен диапазон от дати или до събития, извършени от конкретни потребители.

Следва примерен отчет за регистрационния файл за проверка на изтриване. Той е представителен за другите отчети от регистрационните файлове за проверка.

• Обобщение на данните от проверката се предоставя като обобщена таблица в работния лист "Данни за проверка – таблица " на работната книга.
  
• Данните за отчета се показват в работния лист "Данни 1 на отчета " на работната книга.
  

Преглеждане на отчети на регистрационни файлове за проверка

За да видите отчет на регистрационния файл за проверка:

1. Щракнете върху "Настройки , след което щракнете върху "Настройки на сайта".

2. Щракнете върху "Отчети на регистрационни файлове за проверка " в секцията "Администриране на колекция от сайтове ".

3. Изберете отчета, който искате, като например "Изтриване " на страницата "Преглед на отчети от проверки".

4. Въведете URL адрес или отидете до библиотеката, където искате да запишете отчета, и след това щракнете върху OK.

5. На страницата "Операцията завърши успешно" щракнете тук, за да видите този отчет. Ако получите съобщение за грешка, причината може да е, че не са разрешени регистрационните файлове за проверка или не е имало данни за показване. Вижте "Конфигуриране на настройки за проверка на колекция от сайтове ", за да сте сигурни, че е настроено регистриране на събития.

   Забележка

   • Най-малко Excel версия 2013 трябва да бъде инсталиран, за да видите отчетите на регистрационните файлове за проверка, като щракнете тук Щракнете тук, за да видите отчета.
   • Като алтернатива, ако отварянето на документи в браузъра е разрешено за библиотеката, отидете в библиотеката, където сте записали отчета на регистрационния файл за проверка, посочете отчета на регистрационния файл за проверка, щракнете върху стрелката надолу и след това щракнете върху "Преглед в браузър".

Можете да използвате стандартните функции на Excel, за да стесните отчетите до желаната информация. Някои начини, по които можете да анализирате и преглеждате регистрационните данни, включват:

• Филтриране на отчета на регистрационния файл за проверка за конкретен сайт.
• Филтриране на отчета на регистрационния файл за проверка за определен диапазон от дати.
• Сортиране на отчета на регистрационния файл за проверка.
• Определяне кой е актуализирал съдържанието.
• Определяне кое съдържание е изтрито, но не е възстановено.
• Преглед на промените в разрешенията за елемент.

Вж. също

Конфигуриране на настройки за проверка на колекция от сайтове