Един от начините да контролирате сътрудничеството между документи е да изисквате извличане на файлове, особено когато множество потребители имат достъп до библиотеката. Ако се изисква извличане на библиотека, други хора няма да могат да го заместят. Обаче рискувате да попречите на други хора да виждат последните промени или да правят промени сами. Ако други хора трябва да работят върху документа, важно е файловете да се върнат обратно бързо.
Забележка
Не конфигурирайте вашата библиотека да изисква извличане, ако потребителите планират да работят в съавторство по документи в библиотеката. Потребителите не могат да работят едновременно по документи, когато е включено задължителното извличане.
Изискване за извличане на файлове за редактиране
Забележка
Само потребители, които имат разрешения за пълен контрол или проектиране, могат да настройват библиотеки така, че да изискват извличане на файлове.
- Отидете в библиотеката, в която планирате да работите.
-
Изберете Настройки
>.
Ако не виждате тези елементи от менюто, в лентата изберете "Библиотека" и в групата "Настройки" изберете "Настройки на библиотеката". - На страницата " Настройки" изберете "Още настройки на библиотеката " (за класически SharePoint е под "Общи настройки"). Изберете Настройки на версиите.
- В секцията "Задължително извличане ", под "Да ли се изискват документите да бъдат извлечени, преди да могат да бъдат редактирани?" изберете Да.
- За да запишете настройките си и да се върнете към страницата с настройки на библиотеката, изберете OK.
Какво се случва, когато се изисква извличане в библиотека?
| Ако направите това... | Ето какво се случва... |
|---|---|
| Създаване или добавяне на файл към библиотека | Файлът първоначално се извлича при вас. Трябва да го вкарате в библиотеката, за да могат другите да го видят и да работят с него. |
| Отваряне на файл за редактиране | Файлът се извлича автоматично при вас, когато изберете "Редактиране". Диалогов прозорец със съобщение ви предупреждава, че ви предстои да извлечете файла, и ви предлага възможност да го редактирате в локалната папка за чернови. След извличането иконата на файла се покрива със зелена стрелка, сочеща надолу, което показва, че файлът сега е извлечен. Никой друг не може да променя файла и никой друг не може да вижда вашите промени, докато сте го извлекли. |
| Промени в информацията за файла (свойства) | Ако файлът още не е извлечен, трябва да го извлечете, преди да можете да правите промени в свойствата му, като заглавие, име на автора, краен срок, брой думи и т.н. Промените ви няма да влязат в сила, докато не върнете обратно файла. |
| Опитайте да отворите файл, извлечен от някого другиго | Опциите за плащане и Синхронизиране на работата не са налични. Не можете да извлечете файл, който някой друг е извлякъл. Ако опитате да направите това, ще се покаже диалогов прозорец със съобщение, който ви информира, че файлът е извлечен от някой друг. За да разберете кой е извлякъл файла, посочете иконата на файла. Името на човека, чийто документ е извлечен, се появява в пояснение. Можете да се свържете с този човек, за да поискате бързо вкарване на файла, ако имате нужда от него. |
| Вкарване на файла | Получавате подкана да въведете коментар относно направените от вас промени. Ако библиотеката ви проследява версии, вашият коментар става част от хронологията на версиите. Ако се проследяват и основните, и второстепенните версии, бивате подканени да изберете типа версия, която да вкарвате. За повече информация относно създаването на версии вж. също. |
| Запазване на файла извлечен за дълго време | Никой друг не може да вижда промените ви или да редактира файла, докато сте го извлекли. Това може да помогне на другите, докато правите промени, но може също да попречи на другите да изпълняват възложените им задачи. Добра бизнес практика и общоприета учтивост е да вкарате файла обратно възможно най-бързо, след като го извлечете. В някои случаи може да се наложи администраторът да наложи принудително вкарване на файла. |