Можете да проектирате шаблон за формуляр на Microsoft Office InfoPath, който работи с база данни на Microsoft Office Access, така че да прави заявки за данни или да прави заявки и да подава данни. Можете да проектирате този шаблон за формуляр на базата на база данни на Microsoft Office Access 2007 (формат .accdb) или база данни на Access, записана в по-стара версия (.mdb формат).
В тази статия
- Общ преглед
- Съображения за съвместимост
- Преди да започнете
- Проектиране на шаблона за формуляр
- Конфигуриране на опциите за подаване
Общ преглед
Един формуляр може да има една основна връзка с данни, наречена основна връзка с данни, и тази връзка по желание може да има една или повече вторични връзки с данни. Можете да използвате основната връзка с данни за заявка или подаване на данни на формуляр към база данни на Access. Можете също да използвате вторични връзки с данни за заявки и подаване на данни към външни източници на данни с някои изключения. Можете например да използвате вторична връзка с данни към база данни на Access, така че тя да заявки само към базата данни. Не можете да добавите допълнителна връзка с данни към формуляр, който подава директория с данни на формуляр към база данни на Access.
Когато проектирате шаблон за формуляр, базиран на база данни на Access, InfoPath създава основен източник на данни с групи, които съдържат полета за заявки и полета с данни, а също така създава връзка с данни на заявка като основна връзка с данни за шаблона за формуляр. Тези полета и групи съответстват на начина, по който данните се съхраняват в таблиците в базата данни.
Полетата на заявката съдържат данните, които са въведени във формуляра от потребителя, за да ограничат резултатите от заявката до записи, които съответстват на данните в полетата на заявката. Когато формуляр, базиран на този шаблон за формуляр, използва основната връзка с данни, InfoPath създава заявка с помощта на данните в полетата на заявката. След това InfoPath изпраща заявката през връзката с данни. Базата данни връща резултатите от заявката обратно във формуляра чрез връзката с данни. Резултатите от заявката се поставят в полета с данни, които могат да се редактират чрез контроли във формуляра, които са обвързани с тези полета с данни.
Тъй като структурата на данните на заявката и полетата с данни трябва да съвпадат с начина, по който данните се съхраняват в базата данни, не можете да модифицирате тези полета или групи в основния източник на данни. Можете да добавяте полета или групи само към главната група в основния източник на данни. Връзки към повече информация за източниците на данни ще намерите в раздела Вж. също .
Формулярът може да подава данни към база данни чрез връзката с основни данни на формуляра, ако шаблонът за формуляр, на който е базиран формулярът, и базата данни отговаря на следните изисквания:
- Шаблонът за формуляр не е съвместим с браузър шаблон за формуляр InfoPath няма да създаде връзка за подаване на данни в основната връзка с данни, ако проектирате съвместим с браузър шаблон за формуляр. За да позволите на потребителите да подават данни във формуляр, базиран на съвместим с браузър шаблон за формуляр, използвайте уеб услуга, която работи с базата данни.
- Лявата таблица във всяка двойка свързани таблици в основния източник на данни съдържа първичен ключ Поне една от релациите за всяка двойка свързани таблици трябва да включва първичен ключ от лявата таблица.
- Никое от полетата с данни в основния източник на данни на формуляра не съхранява голям двоичен тип данни InfoPath ще забрани връзката за подаване на данни, ако заявката включва полета, които могат да съхраняват голям двоичен тип данни, например картини, изображения, OLE обекти, прикачени файлове, тип данни "Паметна бележка" на Office Access или данни от тип SQL текст.
Когато InfoPath разреши връзка с данни за подаване, потребителите имат право да подават към базата данни данните, които се съхраняват в полетата с данни в основния източник на данни. Можете да персонализирате опциите за подаване за формулярите, които се базират на този шаблон за формуляр.
Съображения за съвместимост
Не можете да проектирате съвместим с браузър шаблон за формуляр въз основа на база данни на Access.
Преди да започнете
За да можете успешно да проектирате шаблон за формуляр, базиран на база данни на Access, ви трябва следната информация за базата данни на Access:
Името и местоположението на базата данни.
Забележка
Уверете се, че вашата база данни е в мрежово местоположение, което е достъпно за вашите потребители.
Името на таблицата, която ще получава подадените данни, ако вашият шаблон за формуляр позволява на потребителите да подават формуляри към база данни. Ще използвате тази таблица като основна таблица, когато конфигурирате връзката за подаване на данни.
Името на таблицата, която предоставя резултатите от заявката, изпратена до базата данни, ако вашият шаблон за формуляр ще направи заявка само към базата данни. Ще използвате тази таблица като основна таблица, когато конфигурирате връзката с данни на заявката.
Имената на всички други таблици, от които първичната таблица може да изисква данни. В повечето случаи релациите между таблиците вече са установени в базата данни. Ако трябва да установите ръчно релациите между основната и друга таблица, ще ви трябват имената на свързаните полета на двете таблици.
Проектиране на шаблона за формуляр
За да проектирате шаблон за формуляр с връзка към данни на заявка, трябва първо да създадете шаблона за формуляр. Когато създавате шаблон за формуляр, базиран на база данни, InfoPath създава връзка към данни на заявка като основна връзка с данни между шаблона за формуляр и базата данни. Този процес автоматично създава основния източник на данни на шаблона за формуляр.
След като създадете шаблона за формуляр, трябва да добавите контрола към шаблона за формуляр и след това да обвържете тази контрола с поле в основния източник на данни. Това позволява на потребителите да виждат резултатите от заявката във формуляра.
Стъпка 1: Създаване на шаблона за формуляр
В менюто Файл щракнете върху Проектиране на шаблон за формуляр.
В диалоговия прозорец Проектиране на шаблон за формуляр , под Проектиране на нов щракнете върху Шаблон за формуляр.
В списъка Базиран на щракнете върху База данни и след това щракнете върху OK.
Стартира се съветникът за връзка с данниНа първата страница на съветника за връзка с данни щракнете върху Избор на база данни.
В диалоговия прозорец Избор на източник на данни отидете до местоположението на вашата база данни.
Забележка
Ако вашата база данни се съхранява в местоположение в мрежата, отидете до пътя до универсалната именна конвенция (UNC) на това местоположение. Не преминавайте до местоположението на мрежата чрез свързано мрежово устройство. Ако използвате свързано мрежово устройство, потребителите, които създават формуляри, базирани на този шаблон за формуляр, ще търсят базата данни от свързано мрежово устройство. Ако потребителят няма свързано мрежово устройство, формулярът няма да намери базата данни.
Щракнете върху името на вашата база данни и след това щракнете върху Отвори.
В диалоговия прозорец Избор на таблица щракнете върху основната таблица или заявка, която искате да използвате, и след това щракнете върху OK.
На следващата страница на съветника поставете отметка в квадратчето Показвай колоните на таблицата .
По подразбиране всички полета в таблицата ще бъдат добавени към основния източник на данни на шаблона за формуляр. Изчистете отметките от квадратчетата за полетата, които не искате да включвате в основния източник на данни.
Добавете всички допълнителни таблици или заявки, които искате да използвате във връзката с данни на заявката.
Как?- Щракнете върху Добавяне на таблица.
- В диалоговия прозорец Добавяне на таблица или заявка щракнете върху името на дъщерната таблица и след това щракнете върху Напред. InfoPath се опитва да зададе релациите, като съпоставя имената на полетата и в двете таблици. Ако не искате да използвате предложената релация, изберете релацията и след това щракнете върху Премахни релацията. За да добавите релация, щракнете върху Добавяне на релация. В диалоговия прозорец Добавяне на релация щракнете върху името на всяко свързано поле в съответната колона и след това щракнете върху OK.
- Щракнете върху Готово.
- За да добавите допълнителни дъщерни таблици, повторете тези стъпки.
Щракнете върху Напред.
На последната страница на съветника въведете име за основната връзка с данни. Това име ще се появи в списъка Източник на данни в прозореца на задачите Източник на данни .
Ако вашият шаблон за формуляр отговаря на изискванията в секцията Общ преглед , секцията Резюме на тази страница на съветника показва, че InfoPath е разрешил връзката за подаване на данни в основната връзка с данни.
За да промените името на връзката за подаване на данни, въведете ново име в съответното поле.
За да позволите на потребителите да подават своите данни за формуляр чрез друга връзка за подаване на данни, която по-късно ще добавите към шаблона за формуляр, изчистете отметката от квадратчето Разреши подаване за тази връзка .
Забележка
Ако вашият шаблон за формуляр не отговаря на изискванията в секцията Общ преглед , InfoPath забранява връзката за подаване на данни, а полето Въведете име за връзката за подаване и квадратчето за отметка Разреши подаване за тази връзка са недостъпни. Ако InfoPath забрани връзката за подаване на данни, основната връзка с данни за вашия шаблон за формуляр ще съдържа само връзка с данни на заявка.
Стъпка 2: Обвързване на контрола с полето
- Ако прозорецът на задачите Контроли не се вижда, щракнете върху Още контроли в менюто Вмъкване или натиснете клавишите ALT+I, C.
- Плъзнете контрола във вашия шаблон за формуляр.
- В диалоговия прозорец Обвързване на контролата изберете полето, с което искате да обвържете контролата.
Конфигуриране на опциите за подаване
Ако вашият шаблон за формуляр и таблиците, които сте избрали в съветника за връзка с данни, отговарят на изискванията в секцията Общ преглед , InfoPath конфигурира вашия шаблон за формуляр така, че да подава данни, като използва основната връзка с данни.
Ако изберете да използвате тази връзка за подаване на данни, InfoPath конфигурира шаблона за формуляр така, че потребителите да могат да подадат своите данни за формуляр в базата данни, а също така добавя бутон Подай към лентата с инструменти на Standard и командата Подай към менюто Файл във формуляра. InfoPath също така конфигурира шаблона за формуляр, така че когато потребителите подадат своите формуляри, формулярът остава отворен и се показва съобщение, което показва дали формулярът е подаден успешно. Можете да промените текста, който се показва на бутона Подаване , както и да промените поведението на формуляр, след като потребителят го подаде.
В менюто Инструменти щракнете върху Опции за подаване.
За да промените името на бутона Подай, който се появява в лентата с инструменти Standard и командата Подай, която се появява в менюто Файл, когато потребителите попълват формуляра, въведете новото име в полето Надпис в диалоговия прозорец Опции за подаване.
Съвет
Ако искате да присвоите клавишна комбинация на този бутон и команда, въведете амперсанд (&) преди знака, който искате да използвате като клавишна комбинация. Например за да присвоите ALT+B като клавишна комбинация за бутона и командата Подай , въведете Su&bmit.
Ако не искате хората да използват командата Подай или бутона Подай на лентата с инструменти на Standard, когато попълват вашия формуляр, изчистете отметката от квадратчето Показвай елемента от менюто Подаване и бутона на лентата с инструменти Подай.
По подразбиране, след като потребителите подадат формуляр, InfoPath запазва формуляра отворен и показва съобщение, което показва дали формулярът е подаден успешно. За да промените това поведение по подразбиране, щракнете върху Разширени и след това направете едно от следните неща:
За да затворите формуляра или да създадете нов празен формуляр, след като потребителят подаде попълнен формуляр, щракнете върху желаната опция в списъка След подаване .
За да създадете съобщение по избор, което да указва дали формулярът е подаден успешно, отметнете квадратчето Използвай съобщения по избор и след това въведете съобщенията си в полетата При успех и При отказ .
Съвет
Използвайте съобщение в полето При отказ , за да кажете на потребителите какво да направят, ако не могат да подадат своя формуляр. Можете например да предложите на потребителите да запишат своя формуляр и да се свържат с някого за допълнителни инструкции.
Ако не искате да показвате съобщение, след като потребителят подаде формуляр, изчистете отметката от квадратчето Показвай съобщенията за успех и неуспех .