Една от първите стъпки в управлението на проект е да добавите задачите, които водят до изпълнението на проекта ви. Вашият списък със задачи може да бъде прост като контролен списък на нещата, които трябва да се свършат, или може да бъде малко по-ангажиращ с начална и крайна дата, релации с други задачи и друга свързана информация за задачата. Както един прост контролен списък със задачи, така и планиран списък със задачи използват един и същ списък на вашия сайт, така че можете да започнете с прост контролен списък и после да добавите подробности за задачите по-късно, за да го направите планиран списък със задачи.
Добавяне на прост контролен списък със задачи
Ако правите първи стъпки в планирането на проекта или ако не очаквате проектът да бъде особено сложен, един прост контролен списък със задачи може да ви е достатъчен, за да управлявате ефективно проекта си. Контролният ви списък може да включва крайни срокове за задачите от вашия проект и възложени задачи на членовете на проектния екип.
За да добавите прост контролен списък със задачи:
- В "Бързо стартиране за вашия сайт" щракнете върху "Задачи".
- На страницата "Задачи " щракнете върху "Редактиране".
- В колоната " Име на задача " въведете име за всяка задача, която трябва да бъде завършена във вашия проект. Натиснете Enter , за да преминете на следващия ред след добавянето на задача.
Съвет
Искате ли да добавите нова задача между две задачи, които вече са в списъка? Щракнете в мястото отляво на квадратчето за отметка за съществуваща задача и след това натиснете "Вмъкване". Нов ред се добавя над съществуващата задача, която сте избрали. Можете също да щракнете върху "Вмъкване " в групата "Йерархия" на раздела "Задачи ".
В колоната " Краен срок " въведете или изберете дата, когато трябва да бъде завършена всяка задача в списъка. Ако не сте сигурни кога дадена задача трябва да бъде завършена, оставете тази колона празна за тази задача.
В колоната "Възложено на " въведете или изберете името на всеки човек, който ще работи по всяка задача от списъка.
Съвет
Най-добрата практика е всяка задача да се възлага само на един човек. Ако трябва да възложите повече от един човек, това може да доведе до проблеми с маркирането на задачи като завършени. Ако Ан свърши работата си по задачата, има смисъл да я отбележи като завършена на своята страница "Моите задачи". Това обаче маркира задачата като завършена за всички, на които е възложена, не само за Ан. Някой друг в задачата може все още да има работа за вършене. Ако решите, че все пак трябва да възложите на повече от един човек една задача, можете да разделяте имената с точка и запетая (;).
Когато приключите с добавянето на вашия прост контролен списък със задачи, щракнете върху "Спри".
Друг бърз начин за добавяне на прост контролен списък със задачи е поставянето на списък от работен лист на Excel. Докато колоните, които използвате в работния лист, се подравняват с колоните, които са показани на страницата " Задачи ", можете просто да щракнете в списъка със задачи и да поставите данните от работния лист. Имената ще бъдат сдвоени с акаунти, ако е възможно, в колоната "Възложено на".
Докато работите по проекта си, можете да поставите отметка в квадратчето до името на задачата, когато задачата бъде завършена.
Ако откриете, че ви трябва повече контрол над задачите във вашия прост контролен списък, можете да използвате стъпките в следващия раздел, за да добавите подробности за своите задачи и да създадете по-стабилен планиран списък.
Добавяне на планиран списък със задачи
Ако проектът ви е малко сложен, може да установите, че планираният списък със задачи ви помага да следите работата по по-управляем начин.
За да добавите планиран списък със задачи:
В "Бързо стартиране за вашия сайт" щракнете върху "Задачи".
На страницата "Задачи " щракнете върху "Нова задача". Или в раздела "Задачи " на лентата щракнете върху "Нов елемент".
Забележка
Ако първоначално сте създали прост контролен списък със задачи, но проектът е станал малко по-сложен, можете лесно да добавите повече подробности към съществуващите си задачи. За да изберете задача, щракнете в полето отляво на квадратчето за отметка за нея и след това в раздела "Задачи " на лентата щракнете върху "Редактиране на елемент". Това отваря задачата, така че да можете да добавите по-големи подробности за планирането.
Въведете име за вашата задача в полето "Име на задача ".
Въведете или изберете начална и крайна дата за вашата задача в полетата "Начална дата " и "Краен срок ". Ако не сте сигурни за някоя от тези дати, оставете тази информация за момента. Можете винаги да се върнете по-късно и да добавите информация, като редактирате задачата.
Въведете името или имейл адреса на човека, когото искате да работи по задачата, в полето "Възложено на".
Съвет
Най-добрата практика е всяка задача да се възлага само на един човек. Ако трябва да възложите повече от един човек, това може да доведе до проблеми с маркирането на задачи като завършени. Ако Ан свърши работата си по задачата, има смисъл да я отбележи като завършена на своята страница "Моите задачи". Това обаче маркира задачата като завършена за всички, на които е възложена, не само за Ан. Някой друг в задачата може все още да има работа за вършене. Ако решите, че все пак трябва да възложите на повече от един човек една задача, можете да разделяте имената с точка и запетая (;).
Ако работата по задачата вече е започнала, въведете процент в полето % на изпълнение , за да покажете приблизително колко работа е свършена и какво остава да се свърши.
Съвет
Това е чудесно поле за членовете на екипа по проекта ви за периодична актуализация. Това може да ви помогне да разберете как върви работата по вашия проект и дали проектът ви е на път да завърши в срок.
Въведете кратко описание на задачата в полето "Описание ", ако искате да предоставите по-подробни подробности за работата, която е включена. Това може да е полезно за ръководителите или другите заинтересовани лица, които се опитват да разберат вашия проект.
Използвайте квадратчетата и бутоните до "Предшественици", за да укажете кои задачи във вашия проект трябва да бъдат изпълнени, преди да може да стартира текущата задача.
Да речем например, че създавате задача, наречена "Публикуване на съобщение за пресата", която не може да започне, докато не завърши задачата "Писане на съобщение за пресата". Изберете задачата "Писане на съобщение за пресата" от полето отляво и след това щракнете върху "Добави ", за да я преместите в полето отдясно. Това показва, че задачата "Писане на прессъобщение" е предшестваща (т.е. предхожда) задачата "Публикуване на прессъобщение".Изберете подходящото ниво на приоритет от списъка с приоритети .
Изберете подходящото ниво на състояние от списъка "Състояние на задачата ".
Съвет
Това е друго поле, което е полезно за членовете на екипа по проекта ви да актуализират редовно. Това може да ви помогне да се справяте с блокиранията на работата, забавянията в графика и други важни проблеми при планирането.
Щракнете върху Запиши.
Работа със списъка със задачи
Докато работите със своя списък със задачи, тези със задачи, чиито крайни срокове, изброени в червено, закъсняват. След като маркирате закъсняла задача като завършена, като поставите отметка в квадратчето до задачата, крайният срок вече не се показва като червен текст.
Освен това можете да превключвате между различни изгледи на списъка със задачи, като щракнете върху връзките за изгледи над списъка. Можете да избирате от "Всички задачи", "Calendar", "Завършени", "Диаграма на Гант", "Последни задачи", "Моите задачи" и "Предстоящи", а можете и да промените съществуващ изглед или да създадете ваш собствен изглед на списъка със задачи. Ако изгледът, който искате да използвате, не е в списъка над списъка със задачи, щракнете върху Щракнете за допълнителни опции (...) до връзките за преглед и изберете изгледа, който искате да използвате. За повече информация относно създаването на собствен изглед вж. "Създаване, променяне или изтриване на изглед на списък или библиотека".
След като добавите подробни задачи към проекта, може да искате да: