Основното предимство на свързването към външни данни е, че можете периодично да анализирате тези данни в Microsoft Office Excel, без многократно да копирате данните, което е операция, която отнема много време и е подложена на грешки. След свързване към външни данни можете също автоматично да обновявате (или актуализирате) работните книги на Excel от първоначалния източник на данни, когато източникът на данни се актуализира с нова информация.
Важно
Връзките към външни данни може да са забранени на вашия компютър. За да се свържете с данни при отварянето на работна книга, трябва да разрешите връзките към данни с помощта на лентата на центъра за сигурност. За повече информация вж. "Добавяне, премахване или преглед на надежден издател", "Надеждни документи" и "Преглед на опциите и настройките ми в центъра за сигурност на Microsoft Office".
Диалогов прозорец "За съществуващите връзки"
За да отворите диалоговия прозорец "Съществуващи връзки", изберете "Данни >за съществуващи връзки". Можете да покажете всички връзки, които са налични за вас, и таблици на Excel в работната книга. Можете да отворите връзка или таблица от списъка и след това да използвате диалоговия прозорец "Импортиране на данни ", за да решите как искате да импортирате данните.
Забележка
Можете също да отворите диалоговия прозорец "Съществуващи връзки " от диалоговия прозорец "Смяна на източника на данни на обобщената таблица ". За повече информация относно промяната на източника на данни за обобщена таблица вж. "Промяна на първичните данни за обобщена таблица".
Раздел "Връзки"
В падащия списък "Показване " направете едно от следните неща:
Всички За да се покажат всички връзки, щракнете върху "Всички връзки". Тази опция е избрана по подразбиране.Работна книга За да покажете само последно използвания списък с връзки, щракнете върху "Връзки" в тази работна книга.
Този списък се създава от връзки, които вече сте дефинирали, които сте създали с помощта на диалоговия прозорец " Избор на източник на данни " на съветника за връзка с данни или които преди това сте избрали като връзка от този диалогов прозорец.
Компютър За да покажете само връзките, които са налични на компютъра ви, изберете "Файлове за връзки на този компютър".
Този списък се създава от папката " Моите източници на данни ", която обикновено се съхранява в папката " Моите документи " на компютъра ви.
Мрежа За да покажете само връзките, които са достъпни от файл за връзка, който е достъпен от мрежата, изберете Файлове за връзка в мрежата. Този списък е създаден от библиотеката за връзка с данни на Excel (DCL) в сайт на Microsoft SharePoint Services. DCL е библиотека с документи в сайт на SharePoint Services, която съдържа колекция от файлове за връзка към данни на Office (.odc файлове). DCL обикновено се настройва от администратора на сайта, който може също да конфигурира сайта на SharePoint да показва ODC файлове от този DCL в диалоговия прозорец "Външни връзки ". За повече информация вижте помощта за централното администриране на SharePoint Services.
Изберете желаната връзка и след това изберете "Отвори". Появява се диалоговият прозорец за импортиране на данни .
Решете как искате да импортирате данните и след това изберете OK. За повече информация относно използването на този диалогов прозорец изберете въпросителен знак (?).
Съвет
Ако не виждате желаната връзка, можете да създадете връзка. Щракнете върху "Преглед за още информация" и след това в диалоговия прозорец " Избор на източник на данни " щракнете върху "Нов източник ", за да стартирате съветника за връзка с данни, така че да можете да изберете източника на данни, с който искате да се свържете.
Забележка
Ако изберете връзка от категориите "Файлове на връзки" в мрежата или файлове на връзки на този компютър, файлът на връзката се копира в работната книга като нова връзка в работната книга и след това се използва като информация за новата връзка.
Раздел "Таблици"
В падащия списък "Показване " направете едно от следните неща:
Всички За да покажете всички връзки, щракнете върху "Таблици от работни книги". Тази опция е избрана по подразбиране.Връзки За да покажете таблици, дефинирани само от връзка, изберете Връзки Таблици.
Този списък се създава от връзки, които вече сте дефинирали, които сте създали с помощта на диалоговия прозорец " Избор на източник на данни " на съветника за връзка с данни или които преди това сте избрали като връзка от този диалогов прозорец.
Работна книга За да покажете таблица в работната книга, изберете "Таблици в работна книга".
Изберете желаната връзка и след това изберете "Отвори". Появява се диалоговият прозорец за импортиране на данни .
Решете как искате да импортирате данните и след това изберете OK. За повече информация относно използването на този диалогов прозорец изберете въпросителен знак (?).