Онлайн аналитичната обработка (OLAP) е технология, която се използва за организиране на големи бизнес бази данни и поддържа бизнес разузнаването. OLAP базите данни се разделят на един или повече кубове и всеки куб е организиран и проектиран от администратора на куба така, че да отговаря на начина, по който извличате и анализирате данните, така че по-лесно да създавате и използвате отчети с обобщени таблици и отчети с обобщени диаграми, от които имате нужда.
В тази статия
- Какво представлява бизнес разузнаването?
- Какво представлява онлайн аналитичната обработка (OLAP)?
- OLAP функции в Excel
- Софтуерни компоненти, които са ви необходими за достъп до OLAP източници на данни
- Функционални различия между OLAP и не-OLAP източник на данни
Какво представлява бизнес разузнаването?
Бизнес анализаторът често иска да получи цялостна картина на бизнеса, да види по-широки тенденции, базирани на обобщени данни, и да види тези тенденции разбити по произволен брой променливи. Бизнес разузнаването е процесът на извличане на данни от OLAP база данни и последващо анализиране на тези данни за информация, която можете да използвате за вземане на информирани бизнес решения и предприемане на действия. Например OLAP и бизнес разузнаването ви помагат да отговорите на следните видове въпроси за бизнес данните:
- Как общите продажби на всички продукти за 2007 г. се сравняват с общите продажби за 2006 г.?
- Каква е нашата рентабилност до момента в сравнение със същия период от време през последните пет години?
- Колко пари са похарчили клиентите на възраст над 35 години миналата година и как се е променило това поведение с течение на времето?
- Колко продукта са продадени в две конкретни страни/региона този месец в сравнение със същия месец миналата година?
- Каква е разбивката на рентабилността (процент на маржа и обща) за всяка възрастова група клиенти?
- Намерете най-добрите и последните продавачи, дистрибутори, търговци, клиенти, партньори или клиенти.
Какво представлява онлайн аналитичната обработка (OLAP)?
Базите данни за онлайн аналитична обработка (OLAP) улесняват заявките за бизнес разузнаване. OLAP е технология за бази данни, която е оптимизирана за изпълнение на заявки и отчети, вместо за обработка на транзакции. Изходните данни за OLAP са базите данни с онлайн обработка на транзакции (OLTP), които обикновено се съхраняват в хранилища за данни. OLAP данните се извличат от тези хронологични данни и се агрегират в структури, които позволяват сложен анализ. OLAP данните също са организирани йерархично и се съхраняват в кубове вместо в таблици. Това е сложна технология, която използва многомерни структури, за да осигури бърз достъп до данни за анализ. С тази организация се улеснява отчет с обобщена таблица или отчет с обобщена диаграма да показват резюмета от високо ниво, като например общите суми на продажбите в цяла страна или регион, както и подробните данни за сайтове, в които продажбите са особено силни или слаби.
OLAP базите данни са предназначени да ускорят извличането на данни. Тъй като OLAP сървърът, а не Microsoft Office Excel, изчислява обобщените стойности, затова трябва да се изпращат по-малко данни в Excel, когато създавате или променяте отчет. Този подход ви позволява да работите с много по-големи количества първични данни, отколкото бихте могли, ако данните бяха организирани в традиционна база данни, където Excel извлича всички отделни записи и след това изчислява обобщените стойности.
OLAP базите данни съдържат два основни типа данни: мерки, които са числови данни, количествата и средните стойности, които използвате за вземане на обосновани бизнес решения, и измерения, които са категориите, които използвате за организиране на тези мерки. OLAP базите данни помагат за организирането на данните по много нива на детайлизация, като за анализиране на данните се използват същите категории, с които сте запознати.
Следващите раздели описват всеки компонент с повече подробности:
Куб Структура от данни, която агрегира мерките по нива и йерархии на всяко от измеренията, които искате да анализирате. Кубовете съчетават няколко измерения, като време, география и продуктови линии, с обобщени данни, като продажби или стойности за запасите. Кубовете не са "кубове" в строго математическия смисъл, защото не е задължително да имат равни страни. Те обаче са подходяща метафора за сложна концепция.
Измерване Набор от стойности в куба, които се базират на колона в таблицата с факти за куба и които обикновено са числови стойности. Мерките са основните стойности в куба, които са предварително обработени, агрегирани и анализирани. Често срещаните примери са продажби, печалби, приходи и разходи.
Член Елемент в йерархията, представляващ едно или повече повторения на данни. Членът може да е уникален или неуникален. Например 2007 и 2008 представят уникални членове на годишното ниво на времевото измерение, докато януари представя неуникални членове на месечното ниво, тъй като може да има повече от един януари във времевото измерение, ако съдържа данни за повече от една година.
Изчисляем член Член на измерение, чиято стойност се изчислява по време на изпълнение с помощта на израз. Изчисляемите стойности на членовете могат да бъдат извлечени от стойностите на други членове. Например изчисляем член Печалба може да се определи чрез изваждане на стойността на члена – Разходи – от стойността на члена – Продажби.
Размерност Набор от една или повече организирани йерархии от нива в куб, които потребителят разбира и използва като основа за анализ на данни. Например географското измерение може да включва нива за страна/регион, щат/провинция и град. Или пък времевото измерение може да включва йерархия с нива за година, тримесечие, месец и ден. В отчета с обобщена таблица или отчета с обобщена диаграма всяка йерархия става набор от полета, който можете да разгъвате и свивате, за да разкриете по-ниски или по-високи нива.
Йерархия Логическа дървовидна структура, която организира членовете на измерение по такъв начин, че всеки член да има един родителски член и нула или повече дъщерни членове. Детето е член на следващото по-ниско ниво в йерархия, която е пряко свързана с текущия член. Например в времева йерархия, съдържаща нивата на тримесечие, месец и ден, януари е наследник на Qtr1. Родителят е член на следващото по-високо ниво в йерархия, която е пряко свързана с текущия член. Родителската стойност обикновено е консолидация на стойностите на всички нейни дъщерни елементи. Например в времева йерархия, която съдържа нивата на тримесечие, месец и ден, "Трим1" е родителската стойност на "Януари".
Ниво В рамките на йерархията данните могат да бъдат организирани в по-ниски и по-високи нива на детайлизация, като нива "Година", "Тримесечие", "Месец" и "Ден" в йерархията "Време".
OLAP функции в Excel
Извличане на OLAP данни Можете да се свържете с OLAP източници на данни точно както правите с други външни източници на данни. Можете да работите с бази данни, които са създадени с Microsoft SQL Server OLAP Services версия 7.0, Microsoft Услуги за анализ на SQL Server версия 2000 и Microsoft Услуги за анализ на SQL Server, версия 2005, продуктите на Microsoft OLAP сървър. Excel може също да работи с OLAP продукти на други разработчици, които са съвместими с OLE-DB за OLAP.
Можете да покажете OLAP данни само като отчет с обобщена таблица или отчет с обобщена диаграма или във функция на работен лист, конвертирана от отчет с обобщена таблица, но не и като диапазон от външни данни. Можете да записвате отчети с OLAP обобщена таблица и отчети с обобщена диаграма в шаблони на отчети, както и да създавате файлове на връзка към данни на Office (.odc), за да се свържете към OLAP бази данни за OLAP заявки. Когато отворите ODC файл, Excel показва празен отчет с обобщена таблица, който е готов за оформление.
Създаване на файлове с кубове за офлайн употреба Можете да създадете офлайн файл с кубове (.cub) с подмножество на данните от база данни на OLAP сървър. Използвайте офлайн файлове с кубове за работа с OLAP данни, когато не сте свързани към мрежата. Кубът ви позволява да работите с по-големи количества данни в отчет с обобщена таблица или отчет с обобщена диаграма, отколкото бихте могли в противен случай, и ускорява извличането на данните. Можете да създадете файлове с куб само ако използвате OLAP доставчик, като например Microsoft SQL Analysis Services Server версия 2005, който поддържа тази функция.
Действия за сървъра Действието на сървъра е незадължителна, но полезна функция, която администраторът на OLAP куб може да дефинира на сървър, който използва член на куб или мярка като параметър в заявка, за да получи подробности в куба или да стартира друго приложение, като например браузър. Excel поддържа действия на сървъра с URL адреси, отчети, набори от редове, детайлизиране и разгъване, за да покажете подробности, но не поддържа собствени команди, команди и набор от данни.
KPI KPI е специално изчислена мярка, която се дефинира на сървъра и ви позволява да проследявате "ключови показатели за изпълнение", включително състоянието (отговаря ли текущата стойност на определено число?) и тенденцията (каква е стойността във времето?). Когато те се покажат, сървърът може да изпраща свързани икони, които са подобни на новия набор икони на Excel, за да показват над или под нивата на състояние (като например икона на светофара) или дали дадена стойност се движи нагоре или надолу (като например икона със стрелка за посока).
Форматиране на сървър Администраторите на кубове могат да създават мерки и изчисляеми членове с правила за форматиране на цветове, форматиране на шрифт и условно форматиране, които могат да бъдат определени като стандартно бизнес правило на фирмата. Например формат на сървър за печалба може да бъде числов формат за валута, цвят на клетка в зелено, ако стойността е по-голяма или равна на 30 000, и червен, ако стойността е по-малка от 30 000, и получер, ако стойността е по-малка от 30 000, и обикновен, ако е по-голям или равен на 30 000. За повече информация вижте " Проектиране на оформлението и формата на отчет с обобщена таблица".
Език на показване на Office Администраторът на куба може да дефинира преводи за данни и грешки на сървъра за потребители, които трябва да виждат информацията в обобщената таблица на друг език. Тази функция се дефинира като свойство за връзка с файл и компютърната страна/регионалната настройка на потребителя трябва да съответства на езика на показване.
Софтуерни компоненти, които са ви необходими за достъп до OLAP източници на данни
OLAP доставчик За да настроите OLAP източници на данни за Excel, ви трябва един от следните OLAP доставчици:
- Доставчик на Microsoft OLAP Excel включва драйвера за източника на данни и клиентския софтуер, който ви е необходим за достъп до бази данни, създадени с Microsoft SQL Server OLAP Services, версия 7.0, Microsoft SQL Server OLAP Services версия 2000 (8.0) и Microsoft Услуги за анализ на SQL Server, версия 2005 (9.0).
- OLAP доставчици на трети лица За други OLAP продукти трябва да инсталирате допълнителни драйвери и клиентски софтуер. За да използвате функциите на Excel за работа с OLAP данни, продуктът на трето лице трябва да отговаря на стандарта OLE-DB за OLAP и да е съвместим с Microsoft Office. За информация относно инсталирането и използването на OLAP доставчик от трета страна консултирайте се със системния администратор или доставчика на OLAP продукта.
Сървърни бази данни и файлове с кубове OLAP клиентският софтуер на Excel поддържа връзки към два типа OLAP бази данни. Ако във вашата мрежа има база данни на OLAP сървър, можете да извлечете изходните данни директно от нея. Ако имате офлайн файл с куб, който съдържа OLAP данни, или файл с дефиниции на куб, можете да се свържете с този файл и да извлечете от него изходни данни.
Източници на данни Източникът на данни ви дава достъп до всички данни в OLAP базата данни или офлайн файла с кубове. След като създадете OLAP източник на данни, можете да базирате отчетите върху него и да връщате OLAP данните в Excel под формата на отчет с обобщена таблица или отчет с обобщена диаграма или във функция на работен лист, конвертирана от отчет с обобщена таблица.
Microsoft Query Можете да използвате Query, за да извлечете данни от външна база данни, като например Microsoft SQL или Microsoft Access. Не е необходимо да използвате заявка, за да извлечете данни от обобщена таблица за OLAP, която е свързана към файл с куб. За повече информация вж. "Използване на Microsoft Query за извличане на външни данни".
Функционални различия между OLAP и не-OLAP източник на данни
Ако работите с отчети с обобщени таблици и отчети с обобщени диаграми както от OLAP източник на данни, така и от други типове източници на данни, ще забележите някои разлики във функциите.
Извличане на данни OLAP сървърът връща новите данни в Excel всеки път, когато промените оформлението на отчета. При други типове външни източници на данни можете да направите заявка за всички изходни данни наведнъж или можете да зададете опции за заявка само когато покажете различни елементи на поле за филтър на отчети. Имате също няколко други опции за обновяване на отчета.
В отчети, базирани на OLAP източник на данни, настройките на полетата за филтър за отчети са недостъпни, заявката във фонов режим е недостъпна и настройката за оптимизиране на паметта не е налична.
Забележка
Настройката за оптимизиране на паметта не е налична и за OLEDB източници на данни и за отчети с обобщени таблици, базирани на диапазон от клетки.
Типове полета Изходните данни от OLAP формати и полетата с измерения могат да се използват само като полета за редове (серии), колони (категории) или страници. Полетата за мерки могат да се използват само като полета за стойности. За други типове изходни данни всички полета могат да се използват във всяка част на отчета.
Достъп до подробни данни За OLAP източник на данни сървърът определя какви нива на подробност са налични и изчислява обобщените стойности, така че подробните записи, които съставляват обобщени стойности, може да не са достъпни. Сървърът може обаче да предоставя полета за свойства, които можете да покажете. Другите типове изходни данни нямат полета за свойства, но можете да покажете базовите подробни данни за стойностите на полетата за данни и за елементите, както и да показвате елементи, които няма данни.
Възможно е полетата на филтъра за отчети на OLAP да нямат елемент "Всички " и командата "Показване на страници от филтър за отчет " да не е налична.
Първоначален ред на сортиране За OLAP източник на данни елементите първо се появяват в реда, в който ги връща OLAP сървърът. След това можете да сортирате или ръчно да пренаредите елементите. За другите типове изходни данни елементите в нов отчет първо се появяват сортирани във възходящ ред по име на елемент.
Изчисления OLAP сървърите предоставят обобщени стойности директно за отчета, така че не можете да променяте сумиращите функции за полета за стойности. За други типове изходни данни можете да промените сумиращата функция за поле за стойност и да използвате няколко сумиращи функции за едно и също поле за стойност. Не можете да създавате изчисляеми полета или изчисляеми елементи в отчети с OLAP източник на данни.
Междинни суми В отчети с OLAP източник на данни не можете да променяте сумиращата функция за междинни суми. При други типове източници на данни можете да променяте функциите за сумиране на междинни суми и да показвате или скривате междинни суми за всички полета за редове и колони.
При OLAP източник на данни можете да включвате или изключвате скрити елементи, когато изчислявате междинни суми и крайни общи суми. За други типове изходни данни можете да включите скрити елементи на поле на филтър за отчети в междинните суми, но скритите елементи в други полета са изключени по подразбиране.