Следните неща могат да засегнат поверителността, като предоставят потенциално поверителна информация на трети лица или като Ви позволяват да контролирате каква информация може да е налична.
Използване на Office.com шаблони
Разделът "Създай" (Щракнете върху раздела "Файл" и след това щракнете върху "Създай") може да ви предостави актуална помощ, изтеглена от Office.com за работни книги, базирани на шаблони. Можете също да изпратите обратна връзка за шаблоните и да предоставите числова оценка за всеки шаблон, който сте изтеглили.
Когато отворите шаблон или файл, базиран на шаблон, контактите в Excel (в зависимост от вашите настройки за онлайн помощ) Office.com. Той изпраща ИД за този шаблон, програмата и версията, които използвате в момента, заедно със стандартната информация за компютъра.
ИД на шаблона се използва за идентифициране на първоначалния шаблон като изтеглен от Office.com или включен във вашата инсталация на Excel. Той не идентифицира еднозначно вашата работна книга. ИД е един и същ за всички потребители на един и същ шаблон.
Свързване към картини и други документи
Ако изберете да създадете връзка към изображение, файл, източник на данни или друг документ на вашия твърд диск или на сървър, пътят към този файл се записва във вашата работна книга. В някои случаи връзката може да включва вашето потребителско име или информация за сървърите във вашата мрежа. В случая на връзка с данни можете да изберете да запишете потребителско име или парола във връзката за връзка с данни.
Също така, когато прилагате XML схема към работна книга, в работната книга се записва път към XML схемата, която сте създали. В някои случаи този път може да включва вашето потребителско име.
Функции за данни в лист и отчети с обобщени таблици
Когато създавате функция за данни на лист или отчет с обобщена таблица от външен източник на данни, данните, които искате от този източник, се съхраняват като част от вашия работен лист заедно с еднозначен идентификатор за източника на данни. Потребителското име на лицето, което е обновило последно кеша, също се записва.
В зависимост от това как сте настроили вашата работна книга или отчет с обобщена таблица, може да се показва само поднабор от съхранените данни. За да премахнете всички тези съхранени данни, премахнете връзката към източника на данни от функциите за данни на листа и премахнете всички обобщения, препращащи към данните.
Диаграми
Когато създавате диаграма в Excel, можете да филтрирате данните, които сте избрали за диаграмата, така че да се показват само част от данните. Обаче всички избрани данни се съхраняват с диаграмата. За да попречите на други хора да променят вашата диаграма или да преглеждат данните й, когато я копирате в програма на Microsoft, поставете диаграмата като растерно изображение. Ако данните в диаграмата са от външен източник на данни, трябва да защитите диаграмата с парола, за да не позволите на други хора да актуализират диаграмата с най-новите данни от външния източник. Ако диаграмата ви се базира на данните във вашата работна книга, защитата с парола на диаграмата може да помогне да попречи на други хора да променят данните, които се появяват в нея.
Отпечатване
Когато отпечатвате работна книга на Excel и след това запишете тази работна книга, Excel записва пътя към принтера заедно с документа. В някои случаи пътят може да включва потребителско име или име на компютър.
Алтернативен текст
Excel ви позволява да добавяте и редактирате алтернативен текст за таблици, фигури, картини, диаграми, графики SmartArt и други обекти във вашите работни книги. Алтернативният текст се записва с работната книга и може да съдържа лични данни, добавени от някой от сътрудниците на презентацията. За някои обекти, като например картини, които вмъквате в работната си книга, алтернативният текст по подразбиране включва пътя до файла на обекта, който вмъквате.
Алтернативен текст може да се използва от функции за достъпност, като например екранни четци. Алтернативният текст е достъпен за всеки, който има достъп до вашия файл.
Сайтове с работни области на документи
Excel ви позволява достъп до работна област за документи на SharePoint. Работната област за документи е споделено пространство, където можете да работите съвместно с други членове на екипа върху една или повече работни книги.
Когато осъществявате достъп до работна област за документи, Excel изтегля данни от сайта на работна област за документи, за да ви предостави информация за този сайт. Тези данни включват:
- Име на сайта
- URL или адрес на сайта
- Имена, имейл адреси и нива на разрешение на потребителите на сайта
- Списъци с документи, задачи и друга информация, достъпна от сайта
Excel съхранява и списък със сайтовете на работните области за документи, които сте посетили на вашия компютър, под формата на бисквитки. Този списък се използва, за да ви се предостави бърз достъп до сайтовете, които сте посетили по-рано. Microsoft не осъществява достъп до списъка със сайтове, които сте посетили, който не се показва в Интернет, освен ако не изберете да го направите по-широко достъпен.
Факс услуга
Факс услугата ви позволява да изпратите факс по интернет и да организирате факсовете, които сте изпратили в Microsoft Outlook. За да използвате факс услугата, трябва да се запишете към доставчик на факс услуга, различен от Microsoft, който обработва факсовете и ги изпраща по интернет. Microsoft не събира никакви данни чрез функцията за факс услуга.
Когато се запишете за факс услугата, доставчикът на факс услугата създава пакет за регистриране, който се съхранява от доставчика на факс услугата и Excel. Пакетът се състои от адреса на уеб сайта на доставчика на факс услугата и "маркер", потвърждаващ достъпа Ви до доставчика на факс услугата. Когато изпратите факс от Excel, този пакет за регистрация се добавя към документа.
Можете също да използвате факс услугата, за да изчислите цената на факс, без в действителност да изпращате факса. Ако изберете да изчислите цената на факс, Excel използва шифрована връзка, за да изпрати маркера за регистрация, телефонния номер, където трябва да се изпрати факсът, и броя страници на факса до доставчика на факс услугата. Microsoft не получава и не съхранява тази информация.
Услуга за изследване
Excel ви позволява да поискате информация за конкретен термин или фраза от редица доставчици на първокласно съдържание. Когато поискате търсене на определена дума или фраза, Excel използва интернет, за да изпрати текста, който сте поискали, софтуерния продукт, който използвате в момента, езиково-географската променлива, на която е зададена системата, и информация за упълномощаване, показваща, че имате право да изтеглите информация от изследване, ако е необходима на третото лице.
Excel изпраща тази информация до услуга, предоставяна от Microsoft или друг доставчик, който вие изберете. Тази услуга връща информация за думата или фразата, която сте поискали.
Често пъти информацията, която получавате, включва връзка към допълнителна информация от уеб сайта на услугата. Ако щракнете върху тази връзка, доставчикът на услугата може да добави бисквитка към вашата система, за да ви идентифицира при бъдещи транзакции. Microsoft не носи отговорност за практиките по отношение на поверителността на уеб сайтове и услуги на трети лица. Microsoft не получава и не съхранява никаква информация, освен ако не сте изпратили заявка за услуга, собственост на Microsoft.
Можете да изключите изследването и препратките, като направите следното:
Тази настройка може да бъде ограничена от вашия администратор. В този случай няма да можете да го разрешите или забраните сами.
Щракнете върху раздела Файл.
Щракнете върху "Акаунт".
Под "Поверителност на акаунта" щракнете върху "Управление на настройките".
Под "Незадължителни свързани услуги" изчистете отметката от квадратчето "Разрешаване на незадължителни свързани среди".
Важно
Това ще забрани всички незадължителни свързани услуги, а не само изследване и справки.
Услуги за превод
Excel ви позволява да преведете целия документ или част от него, използвайки двуезичен речник или машинен превод. Имате възможност да избирате как искате да преведете документа.
Можете да изберете или въведете дума или фраза, които искате да преведете, или можете да изберете да преведете целия документ и в двата случая, като изберете приложимата опция за превод в екрана "Изследване и справки".
Ако изберете или въведете дума или фраза, които искате да преведете, фразата, която сте въвели, се сравнява с двуезичен речник. Някои двуезични речници са включени с вашия софтуер, а други са достъпни от Office.com. Ако въведената дума или фраза не фигурира в двуезичния речник, включен в комплекта с вашия софтуер, думата или фразата се изпраща без шифроване до Microsoft или до услуги за превод на трето лице.
Ако искате да преведете цялата работна книга, тя се изпраща без шифроване до Microsoft или до услуги за превод на трето лице. Както и при всяка информация, която се изпраща нешифрована по интернет, би било възможно други хора да видят думата, фразата или работната книга, които превеждате.
Ако изберете да използвате един от речниците, налични в Office.com, или от услуги за превод на друг доставчик, Excel използва интернет, за да изпрати текста, който сте поискали, типа на софтуера, който имате, както и езиковата променлива и езика, за който е настроена системата. Що се отнася до услугите за превод от трети лица, Excel може да изпрати кеширана преди това информация за удостоверяване, в която се посочва, че преди това сте се регистрирали за достъп до уеб сайта.
SharePoint
Microsoft SharePoint предоставя споделени уеб базирани сайтове за работни области, където можете да работите съвместно върху документи или събрания.
Когато осъществявате достъп до сайт на SharePoint с помощта на вашия уеб браузър или някоя програма на Office, сайтът записва бисквитки във вашия компютър, ако имате разрешение да създавате нов подсайт в този сайт. Взети заедно, тези бисквитки формират списък със сайтове, за които имате разрешения. Този списък се използва от няколко програми на Office, за да Ви се предоставя бърз достъп до сайтовете, които сте посетили по-рано.
Microsoft не осъществява достъп до списъка със сайтове, които сте посетили, който не се показва в Интернет, освен ако не изберете да го направите по-широко достъпен.
Когато в SharePoint създавате нов уеб сайт или списък или добавяте или каните хора към съществуващ уеб сайт или списък, сайтът записва следните данни за всяко лице, включително вашите:
- Пълно име
- Имейл адрес
Потребителски ИД се добавя към всеки елемент, който Вие или другите потребители на сайта добавят към или променят в сайта. Както и при цялото съдържание в сайта на SharePoint, само администраторите и членовете на самия сайт трябва да имат достъп до тази информация.
Всички елементи на сайта на SharePoint включват две полета: "Създадено от" и "Променено от". Полето "Създадено от " се попълва с потребителското име на лицето, създало първоначално елемента, и датата на създаване. Полето "Модифициран от" се попълва с потребителското име на лицето, което последно е модифицирало работната книга, и датата, когато тя е била последно променена.
Администраторите на сървърите, където се хостват сайтовете на SharePoint, имат достъп до някои данни от тези сайтове, които се използват за анализ на начините на използване на сайта и подобряване на процента от времето, през което сайтът е наличен. Тези данни са достъпни само за администраторите на сървъри и не се споделят с Microsoft, освен когато Microsoft поддържа сайта на SharePoint. Конкретно събраните данни включват имена, имейл адреси и разрешения на всички, които имат достъп до сайта.
Всички потребители с достъп до конкретен сайт на SharePoint могат да търсят в цялото съдържание, налично в сайта, и да го преглеждат.
Проверка
Microsoft SharePoint предоставя функции за проверка, които позволяват на администраторите да поддържат надеждна проследяване на одита на начина, по който потребителите работят с определено съдържание.
Когато администраторите на SharePoint разрешат функцията за проверка, сървърът автоматично записва в базата данни за съдържание на SharePoint определени действия, извършени от потребителя. Тези действия включват преглед, редактиране, вкарване и извличане. За всяко записано действие сървърът записва идентифицираща информация за файла, действието и ИД на потребителя в SharePoint. Не се изпращат никакви данни до Microsoft като част от тази функция.
Тази функция е изключена по подразбиране и е достъпна само за администраторите на сайтове на SharePoint, в които се съхранява съдържание.
Незабавни съобщения и известия
Excel ви дава възможността да изпращате незабавни съобщения от самата програма и ви дава възможност да бъдете известявани, когато хора са онлайн или когато определени промени са направени в споделени работни книги или работни области.
Excel може да използва клиент за незабавни съобщения, за да ви предостави възможност да виждате онлайн присъствието на други хора и да им изпращате съобщения. Excel включва уеб контрола, която позволява присъствието на незабавни съобщения да се показва в уеб страница. Страниците на Microsoft SharePoint използват тази контрола. Тези страници не предават данни за наличност обратно към уеб сървъра.
Тази уеб контрола може да се използва за предаване на данни за наличност от вашата програма за незабавни съобщения към уеб сървъра. По подразбиране данни за наличност могат да се изпращат само до интранет сайтове, надеждни сайтове и сайтове на локалния компютър.
Нови файлови формати
Excel използва файлови формати, които се базират на XML. Тези XML файлови формати са разширяеми, което означава, че потребителите могат да задават допълнителни схеми или етикети във файловете. Добавка или друг код на друг разработчик може също да прикачи допълнителна информация за метаданни към тези XML файлови формати, които не са видими в Excel.
Можете да проверите метаданните, които са свързани с XML файл, като ги прегледате в визуализатор за текст.
Коментари
По подразбиране, ако запишете коментари към файл, Excel добавя вашите инициали към всеки коментар. След това тази информация е налична за всеки потребител, който има достъп до Вашия файл.
Можете да премахнете личните си данни от тези коментари, като направите следното:
- Щракнете върху раздела Файл.
- Щракнете върху Информация.
- Щракнете върху ''Проверка за проблеми'' и след това върху ''Преглед на документ''.
Проследяване на промени
По подразбиране, когато правите промени във файл с включена функция за проследяване на промените, Вашето потребителско име и/или инициали се съхраняват в работната книга и се свързват с промените, които правите. Тази информация, включително първоначалният и коригираният текст, след това е достъпна за всеки, който има достъп до вашия файл.
След като тези промени бъдат приети или отхвърлени, вашето име се премахва. Можете също да премахнете личните си данни от тези промени, като направите следното:
- Щракнете върху раздела Файл.
- Щракнете върху Информация.
- Щракнете върху ''Проверка за проблеми'' и след това върху ''Преглед на документ''.
Къде може да се съхранява името ви
В някои случаи Excel съхранява вашето име, за да ви предостави по-добра среда за работа при използването на някои функции. Например името ви е записано на следните места:
- Полета на автора
- Свойство на файл AuthorName
Можете да премахнете вашето име от тези полета и свойства, като направите следното:
- Щракнете върху раздела Файл.
- Щракнете върху Информация.
- Щракнете върху ''Проверка за проблеми'' и след това върху ''Преглед на документ''.
Решенията на Microsoft Office, създадени от други фирми, може също да включват вашето име или други лични данни в свойствата по избор, свързани с вашия файл.
Ако използвате Microsoft Office Web Control, Microsoft Excel Data Access, DataCalc или други функции, които ви позволяват да се свързвате директно с друг източник на данни, е възможно информацията за вашата упълномощаване (потребителски ИД и парола) да е записана във вашата работна книга. За да промените или изтриете тази информация за удостоверяване, ще трябва да промените свойствата на връзката с помощта на метода, специфичен за метода на свързване.
Други скрити данни и метаданни
По подразбиране всеки файл, записан от Excel, включва свойства на файла, като напр. следните:
- Автор
- Ръководител
- Фирма
- Записан последно от
- Имена на проверяващите работни книги
Освен това е възможно да са записани и други свойства във файла в зависимост от функциите или решенията на други разработчици, които използвате. Ако например работната книга е част от работен поток на документ, се записват допълнителни свойства на файла за проследяване на работния поток.
След това тази информация е налична за всеки потребител, който има достъп до Вашия файл.
Можете да премахнете вашето име от тези свойства, като направите следното:
- Щракнете върху раздела Файл.
- Щракнете върху Информация.
- Щракнете върху ''Проверка за проблеми'' и след това върху ''Преглед на документ''.
Функцията "Преглед на документ" може да се използва и за премахване на други типове данни, които може да не са налични във всички изгледи, като например коментари и редакции. Microsoft препоръчва да се изпълнява "Преглед на документ" във всяка работна книга, която възнамерявате да направите публично достъпна.
Скрити данни и метаданни могат също да бъдат включени във файлове на Microsoft Office с помощта на обектния модел на Microsoft Office. Можете например да направите картините невидими в обектния модел на Microsoft Office, което означава, че те няма да се виждат, когато отворите файла, но картината се съхранява във файла и по-късно може да стане видима.
Записване на макроси
Записването на макроси ви позволява да запишете последователност от действия, така че да можете да ги възпроизведете по-късно. Ако изберете да запишете макрос, вашето потребителско име се записва като коментар в кода при първоначалното създаване на макроса. Можете ръчно да премахнете потребителското си име от тези местоположения.
Цифрови подписи
Цифровият подпис е незадължителна функция, която може да ви помогне да удостоверите самоличността на лицето, което ви е изпратило работна книга. Цифровият подпис е уникална, шифрована стойност на данните в работната книга, която подписвате. Когато изпращате работна книга с цифров подпис, подписът се изпраща на получателя, заедно с данните в работната книга и надежден цифров сертификат от вас (подателя). Цифровият сертификат е издаден от сертифициращ орган, като например VeriSign, и съдържа информация за удостоверяване на подателя и за проверка дали оригиналното съдържание на работната книга не е променено. Възможно е Excel автоматично да се свърже със сертифициращия орган онлайн, за да провери цифровия подпис.
Когато подписвате работна книга, виждате диалогов прозорец, който показва информацията, включена в цифровия подпис, например датата и часа на системата, номера на версията на операционната система, номера на версията на Microsoft Office и номера на версията на Excel.
Управление на правата за достъп до информация
Управлението на правата за достъп до информация (IRM) ви позволява да дадете на определени потребители или групи право на достъп и промяна на работна книга. Въпреки някои прилики IRM не е същото като защитата на документи. IRM ви позволява да зададете разрешения за цялата работна книга за много конкретни действия, като например отпечатване на документа или препращане на документа до други хора, както и за четене и редактиране на работната книга.
Когато съхранявате работна книга с разрешено управление на правата за достъп до информация (IRM), Excel записва в работната книга списък с всеки потребител, който има права върху тази работна книга, и какви са техните разрешения. Тази информация е шифрована, така че само собствениците на работната книга да имат достъп до нея.
Освен това работни книги с разрешено управление на правата за достъп до информация (IRM) съдържат лицензи за съдържание. Лицензът за съдържание съдържа имейл адрес, разрешение и информация за удостоверяване. Всеки път, когато някой се опитва да отвори работна книга с разрешено управление на правата за достъп до информация (IRM), Excel проверява лицензите за съдържание, записани в работната книга, спрямо самоличността на потребителя. Ако потребителят никога не е отварял работната книга преди, Excel се свързва с IRM сървър, проверява самоличността на потребителя, изтегля нов лиценз за съдържание за потребителя (при условие, че потребителят има необходимите права) и записва този лиценз за съдържание в работната книга.
Собствениците на работни книги имат опция да избегнат записването на лицензи за съдържание в работната книга. Ако обаче този лиценз за съдържание не е записан в работната книга, Excel ще трябва да се свързва с IRM сървъра всеки път, когато работната книга се отваря. Ако Excel не е свързан към мрежа или не може да се свърже с IRM сървъра, работната книга не може да бъде отворена.
Защита на работна книга
Защитата на работна книга ви позволява да защитите работната книга на Excel по различни начини, като например да дадете право само на определени потребители да редактират, да коментират или да четат работната книга.
Когато използвате защита на работна книга, получавате подкана да въведете потребителските ИД. Тези потребителски ИД може да са във вид на акаунти в домейн за Windows NT (например ДОМЕЙН\потребителско име) или имейл адреси в Windows Live ID (например). someone@example.com Тези потребителски ИД се съхраняват винаги, когато давате на даден потребител права за четене или промяна на диапазон от текст.
Възможно е да защитите работната книга на Excel и без да използвате парола. Ако изберете да защитите работната книга без парола, всеки, който чете работната книга, ще може да види потребителските ИД на хората, на които е даден достъп. Освен това, ако работната книга е записана като XML или HTML, потребителските ИД са достъпни за всеки, който чете файла.
Ако искате да ограничите още повече достъпа до потребителските ИД, можете да изберете да запишете този файл с парола или с управление на правата за достъп до информация (IRM). Само вие и други хора, които са получили достъп, можете да виждате тези потребителски ИД.
Неуспешни опити при проверка на файлове на Office
Когато отворите някои по-стари версии на файлове на Excel в Microsoft Office, проверката на файлове на Office проверява дали файловата структура съответства на спецификацията на Microsoft за този файлов формат. Ако файлът не премине успешно през тази проверка, Microsoft Office го отваря в защитен изглед.
Копие на всеки файл, който не е преминал успешно проверката на файлове на Office, се записва на компютъра ви, след като излезете от Excel. Функцията "Съобщаване за грешки на Microsoft" ви пита периодично дали сте съгласни да изпратите копие на тези файлове на Microsoft. За повече информация относно съобщаването за грешки на Microsoft, включително пълна декларация за поверителност, вж. декларацията за поверителност при съобщаване за грешки на Microsoft.
Office Auto Revisions
Excel автоматично записва копия на работната книга, докато ги редактирате. Това ви помага да възстановите работни книги, ако случайно затворите работна книга, без да запишете промените. Можете да изберете да не записвате автоматично копия на работните книги, като направите следното:
- Щракнете върху раздела Файл.
- Щракнете върху Опции.
- Щракнете върху Запиши.
- Под "Записване на работни книги" изчистете квадратчето за отметка "Запази последната автоматично възстановена версия, ако затворя без записване".
Можете да осъществите достъп до последните записани версии на вече записани работни книги и да ги изтриете, като щракнете върху раздела "Файл ", върху "Информация" и след това върху желаната от вас работна книга под "Версии". Можете да получите достъп и да изтриете последните автоматично записани версии за новосъздадени работни книги, като щракнете върху раздела "Файл ", щракнете върху "Информация", върху "Управление на версиите" и след това върху "Възстановяване на незаписани работни книги". Excel периодично изтрива автоматично записаните работни книги, ако не ги отворите и не използвате. За повече информация вижте "Възстановяване на вашите файлове на Office".