Excel ви дава възможност да защитавате работата си независимо дали става въпрос за това да не позволите на някого да отвори работна книга без парола, да дадете достъп само за четене до работна книга, или дори да защитите само работен лист, така че да не изтриете формули по невнимание. В тази тема ще обсъдим различните начини, по които можете да използвате основните опции за защита и разпространение на вашите файлове на Excel.
Предупреждение
- Ако забравите или загубите своята формула, Microsoft не може да я извлече.
- Не трябва да смятате, че само защото защитавате работна книга или работен лист с парола, те стават сигурни – винаги трябва да обмисляте внимателно, преди да разпространявате работни книги на Excel, които може да съдържат чувствителни лични данни, като номера на кредитни карти, номер на социална осигуровка и идентификационен номер на служител и много други.
- Целта на защитата на ниво работен лист не е да бъде функция за защита. Тя просто не позволява на потребителите да модифицират заключени клетки в работния лист.
Следват различните опции, които се предлагат за защита на вашите данни в Excel:
На ниво файл: Това се отнася за възможността да заключите своя файл на Excel, като зададете парола, така че потребителите да не могат да го отварят или да го променят. Тук имате пет възможности за избор:
Шифроване на файлове: Когато изберете тази опция, задавате парола и заключвате файла на Excel. Това не позволява други потребители да отварят файла. За повече информация вж. "Защита на файл на Excel".
Задаване на парола за отваряне или промяна на файл: Задавате парола за отваряне или промяна на файл. Използвайте тази опция, когато трябва да дадете достъп само за четене или за редактиране на други потребители. За повече информация вж. "Защита на файл на Excel".
Маркирай като окончателен: Използвайте тази опция, ако искате да маркирате своя файл на Excel като окончателна версия и искате да предотвратите допълнителни промени от други потребители. За повече информация вж. "Защита на документ с парола".
Ограничаване на достъпа: Ако организацията ви има настроени разрешения чрез управлението на правата за достъп до информация (IRM), можете да приложите някои от наличните разрешения на IRM към вашия документ. За повече информация вж. "Защита на документ с парола".
Цифров подпис: Можете да добавяте цифрови подписи към своя файл на Excel. За повече информация вж. " Добавяне или премахване на цифров подпис за файлове на Microsoft 365".
Забележка
За да добавите цифров подпис, ви трябва валиден сертификат от сертифициращ орган (CA).
На ниво работна книга: Можете да заключите структурата на работната си книга, като зададете парола. Заключването на структурата на работната книга не позволява на потребителите да добавят, преместват, изтриват, скриват или преименуват работни листове. За повече информация за защитата на работни книги вж. "Защита на работна книга".
На ниво работен лист: Със защитата на листа можете да контролирате начина, по който потребителят може да работи в работните листове. Можете да зададете какво точно може да прави потребителят в даден лист, като по този начин гарантирате, че нито един от важните данни във вашия работен лист не е засегнат. Например може да искате потребителят да добавя само редове и колони или само да сортира и използва автофилтриране. След като защитата на листа е разрешена, можете да защитавате други елементи, като например клетки, диапазони, формули и ActiveX контроли или контроли на формуляр. За повече информация относно защитата на работни листове вижте "Защита на работен лист".
Кое ниво на защита трябва да използвам?
За да контролирате нивото на достъп, което потребителите трябва да имат във файл на Excel, използвайте защита на ниво файл. Да речем, че имате седмичен отчет за състоянието на членовете на екипа си във файл на Excel. Не искате никой извън вашия екип да може да отваря файла. Има две налични опции:
- Ако не искате другите да отварят вашия файл: Можете да шифровате файла на Excel, което е най-често използваната техника. Това по принцип означава, че го заключвате с парола и никой освен вас не може да го отваря.
- Ако искате да разрешите достъп само за четене или за редактиране на различни потребители: Може би искате ръководителите във вашия екип да могат да редактират седмичния отчет за състоянието, но членовете на екипа трябва да имат достъп само за четене. Можете да защитите файла на Excel, като зададете две пароли: една за отваряне и друга за промяна. По-късно можете да споделите съответните пароли с екипа в зависимост от достъпа, който трябва да им бъде даден.
За да контролирате как потребителите трябва да работят с работни листове в структурата на работната ви книга, използвайте защита на ниво работна книга. Да речем, че работната книга с вашия отчет за състоянието има множество работни листове и всеки работен лист е с името на член на екипа. Искате да сте сигурни, че всеки член на екипа може да добавя данни към собствения си работен лист, но не може да променя никой от другите работни листове в работната книга независимо дали става въпрос за добавянето на нов работен лист, или за преместване на работни листове в работната книга.
За да контролирате как потребителите трябва да работят в рамките на отделния работен лист, използвайте защита на ниво работен лист. Да речем, че всеки работен лист във вашата работна книга с отчет за състоянието съдържа данни, които са общи за всички работни листове, като например заглавни редове или определено оформление на отчет, и наистина не искате никой да ги променя. Като защитите работния лист, можете да зададете на потребителите да изпълняват само определени функции в лист. Можете например да дадете възможност на потребителите да въвеждат данни, но да им забраните да изтриват редове или колони или само да вмъкват хипервръзки или да сортират данни.
Можете да използвате едно или повече нива на защита за вашите данни на Excel в зависимост от вашите нужди/нуждите на вашата организация. Можете да изберете да използвате всички налични опции или комбинация от опции – това напълно зависи от нивото на защита, което искате да постигнете за вашите данни в Excel. Например можете да изберете да шифровате споделен файл на Excel, както и да разрешите защитата на работната книга и работния лист, докато използвате само защита на работен лист в лична работна книга, просто за да не изтриете случайно формули.
Имате нужда от още помощ?
Винаги можете да попитате експерт в техническата общност за Excel или да получите поддръжка в общностите.