Използване на Access или Excel за управление на вашите данни

Access и Microsoft Excel имат много прилики, което може да затрудни решението коя програма да използвате. И двете програми например могат да съхраняват големи количества данни, да изпълняват мощни заявки и инструменти за анализ, за да раздробяват тези данни, и да извършват сложни изчисления, които връщат нужните ви данни.

Обаче всяка програма има ясни предимства в зависимост от типа на данните, които управлявате, и от това, което искате да правите с тези данни. Ако например целта ви е да поддържате целостта на данните във формат, който е достъпен за множество потребители, Access е най-добрият ви избор, докато Excel е по-подходящ за сложни числови данни, които искате да анализирате в дълбочина.

В много случаи можете да използвате и двете програми, като използвате всяка за целта, за която е най-подходяща. По принцип Access е по-добър начин за управление на данните: помага ви да ги поддържате организирани, лесни за търсене и достъпни за множество едновременно работещи потребители. Excel обикновено е по-добър за анализиране на данни: извършване на сложни изчисления, проучване на възможни резултати и създаване на висококачествени диаграми. Ако използвате Access за съхраняване на данните ви и Excel за анализирането им, можете да се възползвате от предимствата и на двете програми.

Преди да решите коя програма да използвате, можете да сравните предимствата на всяка програма, да научите кога е най-добре да използвате едната или другата програма, и да откриете как да работите и с двете програми, за да постигнете точно желаните резултати.

Сравняване на ползите от всяка програма

Изборът на правилната програма е от решаващо значение, ако искате да получите достъп и да актуализирате информацията си с максимална производителност и точност. За да разберете коя програма е най-подходяща за задачите, които искате да изпълните, може да помогне да сравните ползите, които всяка програма може да предложи по отношение на съхраняването на данни, анализа на данни, сътрудничеството между множество потребители и защитата.

Съхранение на данни

Плоски и релационни данни За да решите коя програма е най-подходяща за съхраняване на вашите данни, задайте си следния въпрос: Данните релационна ли е, или не? Данните, които могат ефективно да се съдържат в единствена таблица или работен лист, се наричат плоски или нерелационни данни. Ако например искате да създадете прост списък с клиенти само с по един адрес и лице за контакт за всеки клиент, Excel може да е по-добрият избор. Ако обаче искате да съхранявате по-сложен списък на клиентите, съдържащ адреси за фактуриране и доставка за всеки клиент или няколко лица за контакт за всеки клиент, Access е по-доброто решение.

В релационната база данни организирате информацията в няколко таблици. В добре проектираната релационна база данни всяка таблица е плоска и съдържа информация само за един тип данни. Ако например създадете база данни за клиенти, имената на клиентите трябва да са съхранени в една таблица, а адресите за фактуриране и доставка на тези клиенти – в отделна таблица. Съхраняването на адреси отделно от имената е добра идея, защото всеки клиент може да има повече от един адрес и искате да можете да въведете няколко адреса за всеки клиент, без да се налага да въвеждате отново името на клиента за всеки адрес.

Локални и външни данни Можете да използвате Access, за да се свържете с данни от разнообразни външни източници на данни, така че да можете да преглеждате, изпълнявате заявки и редактирате тези данни, без да е необходимо да ги импортирате. Например Access предоставя команди за свързване към съществуващи данни в база данни на Microsoft SQL Server, dBASE файл или папка на Outlook, както и много други източници на данни. Можете да използвате Excel за свързване с широка гама източници на данни, включително бази данни на Access, SQL Server и услугите за анализ, текстови и XML файлове, както и ODBC и OLE DB източници на данни. Не можете обаче да редактирате данните, за да промените първичните данни чрез потребителския интерфейс на Excel.

И Access, и Excel предоставят команди за свързване към данни в списъци на Windows SharePoint Services. Въпреки това Excel предоставя само връзка само за четене към списъците на SharePoint; а Access ви позволява да четете от и да пишете данни в списъци на SharePoint.

Разлика между целостта на данните и гъвкавостта Еднозначните идентификатори помагат да се запази целостта на вашите данни и гарантират, че няма два реда (или записа) да съдържат абсолютно еднакви данни. Еднозначните идентификатори също предоставят най-бързия начин за извличане на данни при търсене или сортиране на данни. В Access можете да използвате типа данни AutoNumber (автономериране), за да генерирате автоматично уникален идентификатор за всеки запис. След това можете да използвате тези идентификатори, за да свържете записи от една таблица с един или повече записи в друга.

Структурата, която Access прилага към данните, помага да се гарантира непротиворечивостта на данните. Access може да изиска новите записи в една таблица да имат съществуваща съответстваща стойност в друга таблица, така че да не може да се създават изолирани записи. Например не бихте искали да имате поръчка, която не включва информация за клиент. Access може да изисква всеки нов запис във вашата таблица "Поръчки" да има съответстваща стойност за клиент във вашата таблица "Клиенти". Това задължително съответствие на стойностите се нарича цялост на връзките.

Можете също да наложите свои собствени ограничения и правила, за да гарантирате правилното въвеждане на данните. Excel ви позволява да въвеждате данните по по-свободен начин, но тъй като Excel не поддържа релационни данни, той не може да поддържа целостта на връзките. Можете обаче да използвате командата за проверка на данни , за да управлявате въвеждането на данни в Excel.

Анализ на данни

Изпълнение на заявки Ако често ви се налага да преглеждате вашите данни по различни начини в зависимост от променящите се условия или събития, Access може да е по-добрият избор за съхранение и работа с вашите данни. Access ви позволява да използвате заявки на език SQL за бързо извличане само на редовете и колоните с данни, които искате, независимо дали данните се съдържат в една таблица, или в много таблици. Можете също да използвате изрази в заявки, за да създавате изчисляеми полета. Използването на израз в Access е подобно на процеса на използване на формули в Excel за изчисляване на стойности. Можете също да използвате заявки на Access за обобщаване на данни и за представяне на обобщени стойности, като например суми, средни стойности и брой.

Моделиране В Excel можете да използвате инструменти за условен анализ, за да прогнозирате резултата от модел на работен лист. Условният анализ ви позволява да изпълнявате различни сценарии за вашите данни, като например сценариите за най-добър и най-лош случай, и да сравнявате получените данни от няколко сценария в отчет за резюме. Подобна функция не е налична в Access.

Обобщаване и чертане на диаграми И в двете програми можете да създавате отчети с обобщени таблици и диаграми с обобщени таблици. Обаче Excel предоставя по-разширени функции за отчитане и чертане на диаграми в обобщена таблица, отколкото Access. Ако планирате да създавате обширни отчети с обобщена таблица или редовно да предоставяте професионално изглеждащи диаграми, трябва да използвате отчитане с обобщена таблица или диаграми с обобщена таблица в Excel вместо едни и същи функции в Access.

Сътрудничество между много потребители

Както Access, така и Excel могат да се използват в среди за сътрудничество, като например Windows SharePoint Services и мрежови файлови дялове, но има разлики в начина, по който данните могат да бъдат достъпни за множество потребители.

Достъп на множество потребители до данни При нормална работа Access позволява на множество потребители да отварят една база данни едновременно; това работи добре, защото Access заключва само данните, които се редактират; В резултат на това другите потребители могат да редактират различни записи без конфликти. В Excel можете да споделите работна книга с други потребители, но сътрудничеството между няколко потребители функционира най-добре, когато потребителите работят с данните в тази работна книга по различно време вместо едновременно. В действителност потребителите на база данни на Access работят съвместно върху набор от данни, а потребителите на работна книга на Excel работят съвместно по документ.

Използване на Windows SharePoint Services за сътрудничество И двете програми се интегрират с технологии на Microsoft Windows SharePoint Services, като например списъци и библиотеки с документи на SharePoint.

Access предоставя редица начини за съвместна работа с множество потребители в сайт на SharePoint. Можете например да качите цяла база данни в библиотека с документи на Windows SharePoint Services, да направите формуляри и отчети налични като изгледи на Windows SharePoint Services и да свържете база данни с данни, които се съхраняват в списъци на SharePoint.

Excel предоставя само един начин за съвместна работа с множество потребители в сайт на SharePoint Services. Можете да качите работна книга в библиотеките с документи на Windows SharePoint Services, където отделни потребители могат да извличат работната книга, за да правят промени, така че други потребители да променят работната книга по същото време. Потребителите могат да редактират работна книга, без да я извличат от библиотеката с документи, в който случай те трябва да координират действията си с други потребители, за да избегнат конфликти на данните.

Използване на мрежови папки за сътрудничество Ако съхранявате база данни на Access в споделена мрежова папка, множество потребители могат да отворят базата данни и да работят с данните й едновременно. Отделните записи се заключват, когато потребителят ги редактира. Ако съхранявате работна книга на Excel в споделена мрежова папка, само един потребител може да редактира работната книга в даден момент. За целите на прегледа множество потребители могат да отворят работната книга, докато друг потребител я редактира, но тези потребители не могат да правят промени в данните, докато потребителят, който редактира работната книга, не я затвори.

Защита

И двете програми предоставят сходни функции – пароли и шифроване – които могат да ви помогнат да предотвратите загуба на данни и да защитите данните си от неупълномощен достъп. Има обаче някои разлики между Access и Excel относно начина, по който работи защитата на данните на ниво потребител.

Защита от загуба на данни В Access работата ви се записва непрекъснато, така че в случай на неочакван неуспех е малко вероятно да загубите много работа (ако има такава). Тъй като обаче Access записва работата ви непрекъснато, също така е възможно да правите промени, които по-късно решите, че не искате да извършвате. За да сте сигурни, че можете да възстановите базата данни до желания от вас начин, трябва да създадете архивно копие на файла на базата данни по график, който отговаря на вашите нужди. Можете да възстановите цяла база данни от архивно копие или само таблицата или друг обект от базата данни, който ви е необходим. Ако използвате помощна програма за архивиране на файловата система, можете също да използвате копие на база данни от архивно копие на файлова система, за да възстановите данните си. В Excel можете да записвате информация за автоматично възстановяване през зададени интервали, докато актуализирате данните си.

Защита на данните на ниво потребител В Excel можете да премахнете важни или поверителни данни от погледа, като скриете колони и редове с данни, и след това да защитите целия работен лист, за да управлявате достъпа на потребителите до скритите данни. Освен да защитите работен лист и неговите елементи, можете също да заключвате и отключвате клетки в работния лист, за да предотвратите неволно промяна на важни данни от други потребители.

Защита на ниво файл На ниво файл можете да използвате шифроване и в двете програми, за да предотвратите виждането на данните от неупълномощени потребители. Можете също да изискате въвеждането на парола за отваряне на файл на база данни или работна книга. Освен това можете да защитите файл на база данни или работна книга, като използвате цифров подпис.

Ограничен достъп до данни В Excel можете да зададете разрешения, базирани на потребител, за достъп до данните или да зададете права само за четене, които забраняват на други потребители да правят промени в данните, до които имат достъп. Access не предоставя функции за защита на ниво потребител, но Access поддържа модела за защита на потребителя на всеки сървър на база данни, към който се свързва. Ако например създадете връзка към списък на SharePoint, Access се съобразява с потребителските разрешения за списъка на SharePoint. Ако искате да държите неупълномощени потребители далеч от вашите данни на Access, можете да шифровате вашата база данни, като зададете парола. Потребителите трябва да въведат паролата, за да четат данни от базата данни, дори ако имат достъп до нея с помощта на друга програма, например Excel.

За повече информация относно начините за защита на вашите данни вижте "Задаване или променяне на защита на ниво потребител на Access 2003 в Access 2007 или по-нова версия и "Защита и защита" в Excel.

Кога да използвате Access

Най-общо казано, Access е най-добрият избор, когато трябва редовно да проследявате и записвате данни и след това да показвате, експортирате или отпечатвате поднабори от тези данни. Формулярите на Access предоставят по-удобен интерфейс за работа с вашите данни от работен лист на Excel. Можете да използвате Access, за да автоматизирате често извършвани действия, а отчетите на Access ви позволяват да обобщавате данните в печатен или електронен вид. Access предоставя повече структура за вашите данни; Например можете да контролирате какви типове данни могат да се въвеждат, какви стойности да могат да се въвеждат и можете да зададете как данните в една таблица да се отнасят към данните в другите таблици. Тази структура ви помага да гарантирате, че се въвеждат само правилните типове данни.

Access съхранява данните в таблици, които изглеждат почти по същия начин като работни листове, но таблиците на Access са предназначени за сложни заявки по отношение на данните, съхранени в други таблици.

Използвайте Access, когато:

• Предвидете колко хора работят в базата данни, и искате стабилни опции, които безопасно да обработват актуализациите на вашите данни, като например заключване на записи и разрешаване на конфликти.
• Предвидете нуждата от добавяне на още таблици към набор данни, който произлиза като плоска или нерелационна таблица.
• Искате да изпълнявате сложни заявки.
• Искате да създадете различни отчети или пощенски етикети.

Общи сценарии за използване на Access

• Управление на контакти Можете да управлявате контактите и пощенските си адреси и след това да създавате отчети в Access или да обединявате данните с Microsoft Office Word, за да отпечатвате формулярни писма, пликове и пощенски етикети.
• Проследяване на наличности и активи Можете да създадете списък с наличностите в дома си или във фирмата и да съхранявате снимки или други свързани документи заедно с данните.
• Проследяване на поръчки Можете да въведете информация за продукти, клиенти и поръчки и след това да създавате отчети, които показват продажбите по служител, регион, период от време или друга стойност.
• Проследяване на задачи Можете да проследявате задачите за група хора и да въвеждате нови, докато другите актуализират съществуващите си задачи в същата база данни.
• Организиране на библиотеки за четене Можете да използвате Access, за да съхранявате данни за вашите книги и компактдискове и да следите на кого сте ги дали назаем.
• Планиране на събития Можете да въведете информация за датите, местата и участниците в събитията и след това да отпечатате графици или резюмета за събитията.
• Проследяване на храненето Следете рецептите и регистрирайте диетите и физическите дейности.

Кога да използвате Excel

Като програма за електронни таблици Excel може да съхранява големи количества данни в работни книги, които съдържат един или повече работни листове. Обаче вместо да служи като система за управление на бази данни, като например Access, Excel е оптимизиран за анализ и изчисления на данни. Можете да използвате тази гъвкава програма, за да изграждате модели за анализиране на данни, да пишете прости и сложни формули за извършване на изчисления с тези данни, да обобщавате данните по желания от вас начин и да представяте данните в разнообразни професионално изглеждащи диаграми. Microsoft Create разполага с няколко шаблона за проектиране на Excel , от които да избирате

Използвайте Excel, когато:

• Изисквайте плосък или нерелационен изглед на данните вместо релационна база данни, която използва множество таблици, и когато данните ви са предимно числови.
• Често изпълнявайте изчисления и статистически сравнения с данните.
• Искате да използвате отчети с обобщени таблици, за да преглеждате йерархични данни в компактно и гъвкаво оформление.
• Планирате да създавате диаграми редовно и искате да използвате новите формати за диаграми, които са налични в Excel.
• Искате да подчертаете данните си с помощта на икони за условно форматиране, ленти за данни и цветови скали.
• Искате да извършвате сложни операции за условен анализ върху данните, като например статистически, инженерен и регресионен анализ.
• Искате да следите елементите в прост списък за лична употреба или за ограничено сътрудничество.

Общи сценарии за използване на Excel

• Счетоводство Можете да използвате мощните функции за изчисление на Excel в много финансови и счетоводни отчети – например отчет за паричния поток, отчет за приходи и разходи или отчет за печалби и загуби.
• Бюджетиране Независимо дали нуждите ви са от лично естество или са бизнес ориентирани, можете да създадете всякакъв тип бюджет в Excel – например план на маркетингов бюджет, бюджет за събитие или бюджет за пенсиониране.
• Фактуриране и продажби Excel е полезен при управлението на данни за фактуриране и продажби и можете лесно да създавате нужните ви формуляри, например фактури за продажби, транспортни етикети или поръчки.
• Отчитане В Excel можете да създавате различни видове отчети, които отразяват анализа на данните или обобщават данните, например отчети, които измерват изпълнението на проекта, прогнозират данни, обобщават данни или представят промените в данните.
• Планиране Excel е чудесен инструмент за създаване на професионални планове или полезни планировчици, например седмичен план на курс, план за маркетингово проучване, план за данъците в края на годината или планировчици, които ви помагат да планирате седмично меню, партита или отпуски.
• Проследяване Можете да използвате Excel за проследяване на данни във времева диаграма или списък – например времева диаграма за проследяване на работата или списък на наличностите, който проследява оборудване.
• Използване на календари Поради мрежоподобната си природа Excel е удобен за създаване на какъв да е календар – например академичен календар за проследяване на дейностите през учебната година или календар за финансовата година за проследяване на бизнес събития и срокове.

За полезни шаблони на Excel в някоя от тези категории вижте "Шаблони за Excel в Microsoft Office Online".

Използване на Access и Excel заедно

Може да има моменти, когато искате да се възползвате от предимствата, които и двете програми могат да предложат. Създали сте например работен лист в Excel, в който можете да изчислявате и анализирате данните, но работният лист е станал твърде голям и сложен и много други потребители трябва да имат достъп до данните. В този момент може да искате да импортирате или свържете работния лист с Access и да го използвате като база данни, вместо да работите с него в Excel. Или може би имате данни в база данни на Access, за които искате да създадете подробни отчети с обобщени таблици на Excel и професионално изглеждащи диаграми на Excel.

Без значение коя програма използвате първо, можете винаги да прехвърлите данните от една програма в друга, където можете да продължите работата си с нея. Със или без връзка с данни, можете да пренесете данни в Access от Excel (и обратното), като ги копирате, импортирате или експортирате.

За повече информация как се обменят данни между двете програми, вж. "Преместване на данни от Excel в Access".