Въведение в използването на работни потоци във формуляри на InfoPath

В тази статия

• Какво представляват работните потоци?
• Начини за използване на работни потоци с формуляри на InfoPath
• Работни потоци, които са включени в Office SharePoint Server 2007
• Поддръжка за работни потоци по избор в Windows SharePoint Services 3.0 или Office SharePoint Server 2007
• Стъпки, включени в използването на работни потоци
• Стартиране на работен поток в документ или елемент

Какво представляват работните потоци?

Работният поток понякога се описва като последователност от задачи, които водят до определен резултат. В контекста на продуктите и технологиите на Microsoft SharePoint работният поток се дефинира по-точно като автоматично преминаване на документи или елементи през определена последователност от действия или задачи, които са свързани с определен бизнес процес. Работните потоци могат да се използват за съгласувано управление на общи бизнес процеси в рамките на дадена организация, като позволяват на организациите да добавят бизнес логика към документите или елементите в списък на SharePoint или библиотека. Бизнес логиката по принцип е набор от инструкции, който задава и управлява действията, изпълнявани върху документ или елемент.

Работните потоци помагат да се намалят разходите и времето, необходими за координиране на често срещани бизнес процеси, например одобрение на проект или преглед на документ, като се управляват и проследяват задачите, включени в тези процеси. Например в сайт на Microsoft Office SharePoint Server 2007 можете да добавите работен поток към библиотека с документи, който маршрутизира документа към дадена група от хора за одобрение. Когато авторът на документа стартира този работен поток за документ в тази библиотека, работният поток създава задачи за одобрение на документа, възлага тези задачи на участниците в работния поток и след това изпраща имейл известия на участниците, които включват инструкции за задачата и връзка към документа за одобрение. Докато работният поток се изпълнява, собственикът на работния поток (в този случай авторът на документа) или участниците в работния поток могат да проверяват страницата за състоянието на работния поток, за да видят кои участници са изпълнили своите задачи от работния поток. Страницата "Състояние на работния поток" е достъпна чрез щракване върху състоянието на работния поток за документ или елемент в библиотеката с документи. Когато участниците завършат своите задачи от работния поток, работният поток свършва и собственикът автоматично бива уведомен, че работният поток е завършен.

Следващата илюстрация показва процеса на работния поток "Одобрение".

Работните потоци не само поддържат съществуващи процеси на ръчна работа, но и разширяват начините, по които хората могат да си сътрудничат и да работят с документи, списъци и библиотеки. Потребителите на сайт могат да стартират и да участват в работни потоци, като използват персонализирани формуляри, които са достъпни от документа или елемента в списък или библиотека на SharePoint. Тези персонализируеми формуляри са страници на SharePoint, които помагат на потребителите да преглеждат или да правят промени в работния поток. Освен това функцията за работни потоци в Office SharePoint Server 2007 е тясно интегрирана със системата Microsoft Office 2007. Следните задачи за работен поток могат да бъдат изпълнени или в сайт на Office SharePoint Server 2007, или директно в определени програми, които са част от изданието Office 2007:

• Преглед на списъка на работните потоци, които са достъпни за документ или елемент.
• Стартиране на работен поток в документ или елемент.
• Преглед, редактиране или повторно възлагане на задача от работен поток.
• Изпълнение на задача от работен поток.

Най-горе на страницата

Начини за използване на работни потоци с формуляри на InfoPath

Можете да създавате формуляри на Microsoft Office InfoPath, които показват определени данни, отговарящи на текущото състояние на работния поток. Можете да направите това, като проектирате шаблон за формуляр, който да използва правила, които инициират действия във формуляра въз основа на състоянието на работния поток. Това може да опрости процесите, които хората използват за попълване на формуляри. Можете например да проектирате формуляри така, че да показват изглед само за четене, когато състоянието на работния поток е завършено и следователно данните във формуляра не трябва да се променят.

Можете също да използвате правила, за да накарате формулярите да отговарят на работни потоци по други начини. Можете например да използвате правило за показване на съобщение в диалогов прозорец, което има инструкции, които са специфични за конкретно състояние на работния поток.

Работните потоци трябва да се добавят към списък, библиотека или тип на съдържание, за да бъдат достъпни за използване във формуляри на InfoPath. Наличните типове работни потоци за сайт се различават в зависимост от типа на сайта, от това дали са активирани работните потоци и дали работните потоци по избор са създадени с помощта на Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Обърнете се към администратора на сървърната група, за да определите кои работни потоци са инсталирани и готови за вашия сайт.

Всеки работен поток се дефинира от различни състояния с описателни имена, например "В ход". Имената на състоянията се различават в зависимост от типа на работния поток. Например работният поток "Одобрение", който е наличен на сървъри, изпълняващи Microsoft Office SharePoint Server 2007, включва състояние " В ход", " Отменен" и "Завършен". Състоянията на работен поток с три състояния, който е наличен в Windows SharePoint Services 3.0, могат да бъдат дефинирани от лицето, което добавя работния поток към библиотека или списък, докато други работни потоци използват стандартни състояния, като например състоянието "В ход ", посочено по-горе. Въпреки че описателното име е видимо за потребителя, състоянията на работните потоци се представят програмно чрез числови стойности. За да проектирате шаблон на формуляр, който да отговаря на определено състояние на работния поток, трябва да знаете числовата стойност за състоянието на работния поток, което искате да използвате. Това е така, защото InfoPath използва числовата стойност на работния поток, за да инициира действие, например превключване на изгледи.

Работни потоци, които са включени в сайтове на SharePoint

Следващите работни потоци се отнасят за често срещани бизнес сценарии и са включени в Windows SharePoint Services 3.0 и Office SharePoint Server 2007.

Работни потоци, които са включени в Windows SharePoint Services 3.0

Работният поток с три състояния е включен в сайтовете на Windows SharePoint Services 3.0 и Office SharePoint Server 2007. Работният поток с три състояния може да се използва за управление на бизнес процеси, които изискват организациите да проследяват голям обем от проблеми или елементи – например проблеми при поддръжката на клиенти, потенциални клиенти за продажби или задачи от проекти.

Най-горе на страницата

Работни потоци, които са включени в Office SharePoint Server 2007

Сайтът на Office SharePoint Server 2007 включва също следните работни потоци, които се отнасят за често срещани бизнес сценарии:

• Одобрение Този работен поток маршрутизира формуляр към група от хора за одобрение. По подразбиране работният поток за одобрение е свързан с типа на съдържанието "Документ", което означава, че автоматично става достъпен в библиотеките с документи. Версия на работния поток "Одобрение" е свързана по подразбиране с библиотеката "Страници" в сайта за публикуване и работният поток може да се използва за управление на процеса на одобрение за публикуването на уеб страници.

• Събиране на обратна информация Този работен поток маршрутизира формуляр към група от хора за обратна връзка. Проверяващите могат да предоставят обратна връзка, която след това се събира и изпраща на лицето, което е инициирало работния поток. По подразбиране работният поток за събиране на обратна информация е свързан с типа на съдържанието "Документ", което означава, че типът съдържание "Документ" е автоматично достъпен в библиотеките с документи.

• Събиране на подписи Този работен поток маршрутизира документ от Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 или Microsoft Office Excel 2007 към група от хора, за да събере техните цифрови подписи. Този работен поток трябва да бъде стартиран в програма от 2007 Microsoft Office system. По подразбиране работният поток за събиране на подписи е свързан с типа на съдържанието "Документ", което означава, че автоматично става достъпен в библиотеките с документи. Обаче работният поток за събиране на подписи е наличен само за документи на Office, които съдържат един или повече редове за подпис на Microsoft Office.

  Забележка

  Този работен поток не е достъпен за използване с формуляри на InfoPath.

• Одобрение на ликвидиране Този работен поток, който поддържа процесите за управление на записи, управлява изтичането на срока и запазването на документите, като позволява на участниците да решат дали да запазят, или да изтрият документите с изтекъл срок. Работният поток "Одобрение на ликвидиране" е предназначен за използване предимно в сайт на център за записи.

• Одобрение на група Този работен поток е подобен на работния поток за одобрение, но използва специална библиотека с документи и предлага персонализиран изглед на процесите на одобрение, в които участва потребителят. Този работен поток предоставя йерархична организационна диаграма, от която да се изберат одобряващите, а работният поток позволява на одобряващите да използват контрола за печат вместо подпис. Това решение е налично само за източноазиатски версии на Office SharePoint Server 2007.

• Управление на превода Този работен поток управлява процеса на ръчен превод на документа чрез създаване на копия на документа за превод и възлагане на задачи за превод на преводачите. Този работен поток е наличен само за библиотеки за управление на преводи.

Всеки от горните потоци може да бъде персонализиран за вашата организация по няколко начина. Например когато добавяте работен поток към списък, библиотека или тип на съдържание, за да го направите достъпен за използване в документите или елементите, можете да персонализирате списъците със задачи и списъци на хронологията, където се съхранява информация за работния поток.

Когато потребителят стартира работен поток в документ или елемент, в зависимост от типа на работния поток потребителят може да има възможност допълнително да персонализира работния поток, като укаже списък на участниците, краен срок и инструкции за задачата.

Най-горе на страницата

Поддръжка за работни потоци по избор в Windows SharePoint Services 3.0 или Office SharePoint Server 2007

Организацията може да избере да разработи и разположи работни потоци по избор, които са уникални за бизнес процесите във вашата организация. Работните потоци могат да бъдат толкова прости или толкова сложни, колкото го изискват бизнес процесите в организацията. Разработчиците могат да създават работни потоци, които се стартират от потребителите на сайта, или да създават работни потоци, които се стартират автоматично на базата на конкретно събитие, като например при създаването или промяната на елемент от списък на SharePoint или формуляр в библиотека с документи. Ако организацията ви е разработила и разположила работни потоци по избор, тези работни потоци може да са налични за използване на сайта ви.

В зависимост от хората, участващи в създаването на работния поток, има два начина, по които могат да бъдат създавани работни потоци по избор за Windows SharePoint Services 3.0 или Office SharePoint Server 2007:

• Професионални разработчици на софтуер Професионалните разработчици на софтуер могат да създават работни потоци с помощта на разширенията на Microsoft Visual Studio 2005 за Windows Workflow Foundation. Тези работни потоци съдържат код и дейности за работни потоци по избор. След като професионален разработчик създаде работен поток по избор, администраторът на сървъра може да разположи този работен поток в множество сайтове.
• Уеб дизайнери Уеб проектантите могат да проектират работни потоци без код за използване в определен списък или библиотека с помощта на програма за уеб проектиране, която е съвместима с Windows SharePoint Services, като например Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Тези работни потоци се създават от списък с наличните дейности за работни потоци, а уеб проектантът, който създаде един от тези работни потоци, може да го разположи директно в списъка или библиотеката с документи, където ще се използва.

Ако искате да реализирате работен поток по избор, обърнете се към администратора на сървърната група за информация за наличните ресурси във вашата организация. За повече информация относно разработването на работни потоци по избор за Windows SharePoint Services 3.0 вижте центъра за разработчици на Windows SharePoint Services в MSDN. За повече информация относно разработването на работни потоци по избор за Office SharePoint Server 2007 вижте SDK за Microsoft Office SharePoint Server 2007, който се предлага в портала за разработчици на Microsoft Office SharePoint Server 2007 в MSDN.

Най-горе на страницата

Стъпки, включени в използването на работни потоци

Има няколко стъпки, свързани с използването на работен поток в документ или елемент. Всяка стъпка е предназначена за изпълнение от лица с различни роли. Например администраторът на сайта може да добави работен поток към библиотека с документи, създателят на съдържанието може да стартира работен поток или да промени изпълняващ се работен поток, а проверяващ или одобряващ на документа може да завърши задачата от работния поток.

Следващият раздел обяснява следните процеси, свързани с използването на работни потоци:

• Добавяне на работен поток към списък, библиотека или тип на съдържание
• Стартиране на работен поток в документ или елемент
• Промяна на изпълняващ се работен поток
• Изпълнение на задачите от работния поток
• Проследяване на състоянието на работни потоци

Добавяне на работен поток към списък, библиотека или тип на съдържание

Преди да може да се използва даден работен поток, той трябва да се добави към списък, библиотека или тип на съдържание. Нужни са разрешения за управление на списъци, за да добавите работен поток към списък, библиотека или тип на съдържание. В повечето случаи администраторите на сайтове или лицата, които управляват определени списъци или библиотеки, изпълняват тази задача.

Достъпността на даден работен поток в определен сайт е различна, в зависимост от това къде е добавен:

• Ако добавите работен поток директно към списък или библиотека, той е достъпен само за елементите в този списък или библиотека.
• Ако добавите работен поток към тип на съдържание "Списък" (екземпляр на типа на съдържание "Сайт", който е добавен към конкретен списък или библиотека), той е достъпен само за елементи от този тип на съдържанието в конкретния списък или библиотека, с който е свързан този тип на съдържание.
• Ако добавите работен поток към тип на съдържание "Сайт", този работен поток е достъпен за всички елементи от този тип на съдържанието във всеки списък или библиотека, към който е добавен екземпляр на този тип на съдържанието. Ако искате даден работен поток да бъде широко достъпен в различни списъци или библиотеки в колекция от сайтове за елементи от определен тип съдържание, най-ефективният начин да постигнете този резултат е чрез добавяне на този работен поток директно към типа съдържание на сайт.

Когато добавите работен поток към списък, библиотека или тип на съдържание, можете да персонализирате работния поток за конкретното му местоположение, като зададете една от следните опции:

• Името за екземпляра на работния поток.
• Списъка със задачите, където се съхраняват задачите, свързани с работния поток.
• Списъка на хронологията, в който се записват всички събития, свързани с работния поток.
• Начина, по който искате да бъде стартиран работният поток.
• Допълнителни опции, които са специфични за отделния работен поток. Например как се маршрутизират задачите на участниците, какви обстоятелства завършват работния поток и какви действия възникват, след като работният поток завърши.

Стартиране на работен поток в документ или елемент

След като работен поток бъде добавен към списък, библиотека или тип на съдържание, можете да го стартирате в документ или елемент в това местоположение (ако работният поток е конфигуриран да позволява да бъде стартиран ръчно). За да стартирате работен поток, вие избирате желания работен поток от списъка с налични работни потоци за документа или елемента. Ако е необходимо, може да се наложи да попълните формуляр с информацията, която изисква работният поток. В зависимост от начина, по който работният поток е проектиран и конфигуриран, когато стартирате работния поток, може да имате възможност да го персонализирате допълнително, като зададете опции, като например участници, краен срок и инструкции за задачите.

Промяна на изпълняващ се работен поток

След като даден работен поток бъде стартиран, може да се наложи да направите промени в него. Например може да се наложи да добавите допълнителни участници или на участник в работния поток може да се наложи да възложи повторно своята задача на друго лице или да поиска промяна в документа или елемента, който е във фокуса на работния поток. Можете да промените някои от предварително дефинираните работни потоци, които са включени в Office SharePoint Server 2007, докато работният поток се изпълнява. Ако организацията ви е разработила и разположила работен поток по избор, възможността да промените работния поток по време на изпълнение зависи от това как е проектиран.

Изпълнение на задачите от работния поток

Всяко събитие от работен поток, което изисква ръчно взаимодействие, се представя като задача от работен поток. Когато дадена задача е възложена на участник в работния поток, получателят на задачата може или да изпълни тази задача, или да поиска промени в самия работен поток чрез редактиране на свързания с него формуляр за задачи от работния поток. В Office SharePoint Server 2007 участниците в работния поток могат да изпълняват задачите от работния поток в сайта на SharePoint или директно в програма на Microsoft Office 2007 – като например Microsoft Office InfoPath 2007. Когато участник в работния поток завърши задача от работния поток или поиска промяна в работния поток, сървърът бива подканен да премести състоянието на работния поток на следващата стъпка в работния поток.

Проследяване на състоянието на работен поток

Собствениците на и участниците в работния поток могат да следят напредъка му, като направят проверка на страницата на състоянието, която е свързана с работния поток, в сайта на SharePoint. Страницата на състоянието включва информация за състоянието на задачи от работния поток, които не са завършени. Тя включва също информация за хронологията, която е свързана с работния поток.

Office SharePoint Server 2007 също включва инструменти за отчитане, които предоставят обобщен анализ на хронологията на работния поток. Организациите могат да използват този анализ за намиране на области в процесите, които трябва да се подобрят, или за определяне дали дадена група постига поставените задачи за даден бизнес процес. Office SharePoint Server 2007 включва няколко предварително дефинирани отчета на Microsoft Excel, които могат да се използват с всеки работен поток. Освен това информацията за хронологията на работния поток е налична като източник на данни за списък на SharePoint, който може да се използва и анализира в други програми, като например Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office InfoPath 2007, или в персонализирано решение за следене на бизнес процеси.

Най-горе на страницата