Планиране на версии на документ, одобрение на съдържание и контроли за извличане в SharePoint

За изкупуването на версии, одобрението на съдържание и извличането

SharePoint Server 2016 включва следните функции, които могат да ви помогнат да управлявате документи в библиотека с документи:

• Версии е методът, по който последователните итерации на даден документ се номерират и записват.

• Одобрение на съдържание е методът, по който членовете на сайта, които имат разрешения за одобряващ, контролират публикуването на съдържание.

• Извличането и вкарването са методите, чрез които потребителите могат да управляват по-добре кога се създава нова версия на документа, а също и коментират направените от тях промени при проверката на документ.

Можете да конфигурирате настройките за функциите за управление на съдържанието, обсъдени в тази статия, в библиотеките с документи. За да споделите тези настройки между библиотеки в решението си, можете да създадете шаблони за библиотека с документи, които включват настройките за управление на съдържание. Това гарантира, че новите библиотеки ще отразяват решенията за управление на съдържание.

За повече информация относно версиите вижте разрешаване и конфигуриране на версии за списък или библиотека.

Планиране на версии

Управлението на версиите по подразбиране за библиотека с документи зависи от шаблона за колекция от сайтове. Можете обаче да конфигурирате контрола за версии за библиотека с документи в зависимост от конкретните изисквания. Всяка библиотека с документи може да има различна контрола за версии, която най-добре подхожда на типа документи в библиотеката. SharePoint Server 2016 има три опции за версии:

• Без версии      Указва, че не се записват по-стари версии на документи. Когато не се използва създаването на версии, по-старите версии на документи не могат да се извличат и хронологията на документите също не се запазва, тъй като коментарите, придружаващи всяко повторение на документ, не се записват. Използвайте тази опция в библиотеките с документи, които съдържат неважно съдържание или съдържание, което никога няма да се промени.

• Създаване на главни версии      Указва, че номерираните версии на документи се запазват с помощта на проста схема за версии (например 1, 2, 3). За да контролирате ефекта върху мястото за съхранение, можете да зададете колко по-ранни версии да запазите, като броите обратно от текущата версия.

  При основните версии всеки път, когато се записва нова версия на документ, всички потребители, които имат разрешения за библиотеката с документи, ще могат да преглеждат съдържанието. Използвайте тази опция, когато не искате да правите разграничение между чернови версии на документи и публикувани версии. Например в библиотека с документи, която се използва от работна група в организация, основната версия е добър избор, ако всички в екипа трябва да могат да преглеждат всички повторения на всеки документ.

• Създаване на главни и второстепенни версии (чернови)      Указва, че номерираните версии на документи се запазват с помощта на програма за основни и второстепенни версии (като 1,0, 1,1, 1,2, 2,0, 2,1). Версиите, завършващи на .0 , са основни версии и версии, завършващи с ненулеви разширения, са второстепенни. Предишните основни и второстепенни версии на документи се записват заедно с текущите версии. За да контролирате ефекта върху мястото за съхранение, можете да зададете колко предишни основни версии да се запазят, като броят назад от текущата версия. Можете също да зададете колко основни версии да бъдат запазени трябва да включват съответните второстепенни версии. Например, ако укажете да се съхраняват второстепенни версии за две основни версии и текущата главна версия е 4,0, тогава ще бъдат запазени всички второстепенни версии, започващи от 3,1.

  В основни и второстепенни версии всеки потребител, който има разрешения за четене, може да преглежда основни версии на документи. Можете да укажете кои потребители да могат да преглеждат и второстепенни версии. Обикновено ви препоръчваме да предоставите разрешения за преглед и работа с второстепенни версии на потребителите, които могат да редактират елементи, и да ограничите потребители, които имат разрешения за четене, да преглеждат само основни версии.

  Използвайте основни и второстепенни версии, когато искате да разграничите публикуваните съдържание, които могат да бъдат преглеждани от аудитория и чернова на съдържание, които все още не са готови за публикуване. Например на уеб сайт за човешки ресурси, който описва организационни ползи, използвайте основни и второстепенни версии, за да ограничите достъпа на служителите до описанията на ползите, докато описанията се актуализират.

Планиране на одобрение на съдържание

Използвайте одобрение на съдържание, за да формализирате и контролирате създаването на съдържание, достъпно за аудитория. Например предприятие, което публикува съдържание като един от своите продукти или услуги, може да изисква юридически преглед и одобрение, преди да публикува съдържанието.

Чернова на документ в очакване на одобрение на съдържание е в очакване на състоянието. Когато одобряващ прегледа документа и одобри съдържанието, той става достъпен за преглед от потребители, които имат разрешения за четене. Собственик на библиотека с документи може да разреши одобрение на съдържание за библиотека с документи и по желание може да свърже работен поток с библиотеката, за да се изпълни процесът на одобрение.

Начинът, по който документите се подават за одобрение, варира в зависимост от настройките за версии в библиотеката с документи:

• Без версии      Ако не се използва версии и промените в документ се записват, състоянието на документа става висящо. SharePoint Server 2016 запазва по-ранната версия на документа, така че потребителите, които имат разрешения за четене, да могат да го виждат. След като очакваните промени бъдат одобрени, новата версия на документа се предлага за разглеждане от потребители, които имат разрешения за четене, и предишната версия не се запазва.

  Ако не се използва версии и се качи нов документ в библиотеката с документи, той се добавя към библиотеката в чакащото състояние и не се вижда от потребителите, които имат разрешения за четене, докато не бъде одобрено.

• Създаване на главни версии      Ако се използва основна версия и промените в документ се записват, състоянието на документа става Чакащ и предишната главна версия на документа се предлага за преглед от потребители, които имат разрешения за четене. След като промените в документа бъдат одобрени, се създава нова главна версия на документа, която се предоставя на потребителите, които имат разрешения за четене, и предишната главна версия се записва в списъка с хронологии на документите.

  Ако се използва основна версия и се качва нов документ в библиотеката с документи, той се добавя към библиотеката в чакащото състояние и не се вижда от потребителите, които имат разрешения за четене, докато не бъде одобрено като версия 1.

• Създаване на главни и второстепенни версии (чернови)      Ако се използва основни и второстепенни версии и се записват промени в документ, авторът има избор да запише Нова второстепенна версия на документа като чернова или да създаде нова главна версия, което променя състоянието на документа на чакащ. След като промените в документа бъдат одобрени, се създава нова главна версия на документа и се предоставя на потребителите, които имат разрешения за четене. В основни и второстепенни версии, както главни, така и второстепенни, са запазени в списъка с хронологии на документите.

  Ако се използва основни и второстепенни версии и е качен нов документ в библиотеката с документи, той може да се добави към библиотеката или в състоянието на чернова като версия 0,1, или авторът може незабавно да поиска одобрение. В този случай състоянието на документа става висящо.

Планиране на извличане и вкарване

Можете да изисквате потребителите да извличат документи от библиотека с документи, преди да редактират документите. Предимствата на изискването за извличане и вкарване включват следното:

• По-добър контрол върху създаването на версиите на документа. Когато даден документ е извлечен, авторът може да запише този документ, без да го вкарва. Другите потребители на библиотеката с документи няма да могат да видят тези промени и не се създава нова версия. Нова версия (видима за други потребители) се създава само когато авторът проверява в документ. Това дава на автора по-голяма гъвкавост и контрол.

• По-добро улавяне на метаданните. Когато даден документ бъде вкаран, авторът може да запише коментарите, които описват промените, направени в документа. Това създава текущ исторически запис за промените, направени в документа.

Ако вашето решение изисква потребителите да вкарват и извличат документи, за да ги редактират, можете да използвате функции в Office 2016 клиентски приложения, които поддържат тези действия. Потребителите могат да извличат документи, да отменят извличане и да вкарват документи от Office 2016 клиентски приложения.

Когато даден документ е извлечен, той се заключва за ексклузивно редактиране от потребителя. Когато потребителят записва редакциите към този файл, промените се качват и записват в сървъра. Промените са поверителни за потребителя и не се виждат от другите. Когато потребителят е готов за вкарване на документа, последните промени се правят видими за останалите и се публикуват.

От Office 2016 клиентски приложения потребителите могат също да изберат да напуснат извлечените документи на сървъра, като променят опциите за редактиране на съдържание.