Резюме: Научете за елементите на решение за управление на документи и процеса на планиране на управлението на документи SharePoint 2013 г.
Тази статия съдържа описание на високо ниво на различните елементи на решение за управление на документи, което се базира на SharePoint Server 2016.
Управлението на документи контролира жизнения цикъл на документите във вашата организация – как те се създават, преглеждат и публикуват и как в крайна сметка се обезвреждат или запазват. Въпреки че терминът "управление" предполага, че информацията се управлява от горната част на организацията, ефективната система за управление на документи трябва да отразява културата на организацията, която я използва. Инструментите, които използвате за управление на документи, трябва да са достатъчно гъвкави, за да ви позволят да контролирате плътно жизнения цикъл на документа, ако това отговаря на културата и целите на вашето предприятие, но и да ви позволи да внедрите по-свободно структурирана система, ако това отговаря по-добре на вашето предприятие.
Елементите на системата за управление на документи
Ефективното решение за управление на документи задава следното:
-
Какви видове документи и друго съдържание могат да бъдат създадени в организация.
-
Какъв шаблон да използвате за всеки вид документ.
-
Какви метаданни да се предоставят за всеки вид документ.
-
Къде да съхранявате документ на всеки етап от жизнения му цикъл.
-
Как да управлявате достъпа до документ на всеки етап от жизнения му цикъл.
-
Как да премествате документи в рамките на организацията, тъй като членовете на екипа допринасят за създаването, прегледа, одобрението, публикуването и обхвата на документите.
SharePoint Foundation 2013 функции, които изпълняват всички тези аспекти на управлението на документи. SharePoint Server 2016 включва същите функции и добавя и следното:
-
Какви правила да се прилагат към документи, така че действията, свързани с документи, да бъдат проверявани, документите да се запазват или да се обезвреждат по подходящ начин, а съдържанието, което е важно за организацията, е защитено.
-
Как да обработвате документи като корпоративни записи, които трябва да бъдат запазени в съответствие със законовите изисквания и корпоративните указания.
За да се уверите, че работещите с информация могат лесно да се възползват от тези възможности, без да се налага да се отклоняват от своите еднодневни операции и познати инструменти, приложенията в Microsoft Office system, като например Microsoft Outlook и Word, включват също функции, които поддържат всеки етап в жизнения цикъл на документа.
Процес на планиране
Процесът на планиране на управлението на документи се състои от следните основни стъпки:
-
Идентифициране на ролите за управление на документи Уверете се, че вашите планове включват обратна връзка от основните заинтересовани лица на вашата организация, че имате най-добрия екип за внедряване на решението и знаете кой ще участва в процесите на управление на документи.
-
Анализиране на използването на документи След като идентифицирате кой работи по документи, определете видовете документи, по които работят, и как ги използват. За повече информация вижте Идентифициране на потребители и анализиране на използването на документи (SharePoint Server 2010).
-
Планиране на организацията на документи Можете да организирате документи в колекции от сайтове, сайтове и библиотеки. SharePoint Server 2016 предлага набор от функции, които да ви помогнат да организирате и съхранявате документи – от специализирани сайтове до свободно структурирани библиотеки с документи за бързо създаване и сътрудничество на документи. В библиотеката можете допълнително да организирате съдържание в папки и подпапки. За повече информация вижте Планиране на библиотека с документи (SharePoint Server 2010).
-
Планиране на начина, по който съдържанието се премества между местоположенията Може да е необходимо да преместите или копирате документ от един сайт или библиотека в друг на различни етапи от жизнения му цикъл. За повече информация вижте " Планираненапотока от съдържание " в Планиране на библиотека с документи (SharePoint Server 2010).
-
Планиране на типове съдържание Използвайте типове съдържание, за да организирате информация за документи, като например метаданни, шаблони за документи и процеси на работен поток. Това е важна стъпка, която ще ви помогне да организирате документите си и да осигурите съгласуваност във вашата организация. За повече информация вижте Тип съдържание и планиране на работен поток (SharePoint Server 2010).
-
Планиране на работни потоци Когато планирате работни потоци за вашата организация, можете да контролирате и проследявате как документите се преместват от един член на екипа в друг, докато всеки участник си сътрудничи в жизнения цикъл на документа. SharePoint Server 2016 работни потоци за често срещани задачи на екипа, като например преглеждане и одобряване на документи. SharePoint Server 2016 поддържа създаването и инсталирането на работни потоци по избор. За повече информация вижте Тип съдържание и планиране на работен поток (SharePoint Server 2010).
-
Планиране на управлението на съдържанието Можете да планирате подходящата степен на управление, която се базира на типа съдържание или местоположението за съхранение. Може например да поискате документите в определена библиотека да бъдат извлечени, преди да могат да бъдат редактирани. За повече информация вижте Версии, одобрение на съдържанието и планиране на напускане (SharePoint Server 2010).
-
Правила за планиране За всеки тип съдържание планирайте правилата за управление на информацията, за да сте сигурни, че документите се проверяват, запазват и по друг начин се обработват в съответствие с институционалните и правните изисквания на вашата организация. SharePoint Server 2016 включва правила, които прилагат проверка, съхранение на документи и баркодове (за да се уверите, че отпечатаното съдържание може да бъде съпочетено със съответните електронни версии). За повече информация вижте Планиране на правила за управление на информацията (SharePoint Server 2010).
Забележка: Правилата не са налични в SharePoint Foundation 2013.
