Запознаване с обектите от база данни

Таблици

Access организира информацията ви в таблици: списъци с редове и колони, напомнящи за подложката на счетоводителя или електронна таблица. Всяка таблица съхранява информация за конкретна тема, така че повечето бази данни включват повече от една таблица.

Всеки ред в таблицата се нарича записи всяка колона се нарича поле. Записът съдържа цялата конкретна информация за конкретен обект, като например клиент или поръчка. Полето е единичен елемент с информация за този обект. В таблицата "Продукти" например всеки ред, или запис, ще съдържа информацията за един продукт. Всяка колона, или поле, ще съдържа някакъв вид информация за продукта, например неговото име или цена. Ако все още не сте запознати с тях, научете основите на базите данни.

Заявки

В добре проектираната база данни, данните, които искате да представите чрез формуляр или отчет, са разположени обикновено в множество таблици. Можете да използвате заявка, за да изтеглите тази информация от различни таблици и да я сглобите за показване във формуляр или отчет.

Заявката може да бъде искане за резултати от данни от вашата база данни или тя може да се използва за извършване на действие върху данните или може да бъде и двете. Използвайте заявки, за да получавате отговори на прости въпроси, да извършвате изчисления с помощта на данни, да комбинирате данни от различни таблици и да добавяте, променяте или изтривате данни от база данни.

Има много типове заявки, но двата основни типа са:

Формуляри

Формулярите са като показвани случаи в магазините – те улесняват преглеждането или стигнете до елементите на базата данни, които искате. Подобно на хартиените формуляри формулярите на Access са обекти, чрез които вие или други потребители можете да добавяте, редактирате или показвате данните, съхранявани във вашата настолна база данни на Access. Важно е да проектирате формуляра си, като имате предвид използването му. Например ако е за множество потребители, добре проектиран формуляр помага да направите въвеждането на данни точно, бързо и ефективно.

Отчети

Отчетите предлагат начин за преглед, форматиране и обобщаване на информация от вашата база данни на Access. Например създайте прост отчет с телефонни номера за всички контакти или обобщен отчет за общите продажби в различните региони и периоди от време.

Отчетите са удобни, когато искате да представите информацията във вашата база данни, за да:

• Показване или разпространение на резюме на данни.

• Архивиране на снимки на данните.

• Предоставяне на подробни данни за отделни записи.

• Създаване на етикети.

Макроси

Макросът е инструмент, който ви позволява да автоматизирате задачи и да добавяте функционалност към вашите формуляри, отчети и контроли. Ако например добавите команден бутон към формуляр и свържете събитието OnClick на бутона към макрос, той изпълнява команда всеки път, когато се щракне върху бутона.

Access предоставя среда за проектиране, която да ви помогне да създавате макроси. По същество използвате опростен език за програмиране, за да създадете списък с действия за изпълнение. Някои действия изискват допълнителна информация, като например кое поле да се покаже попълнено. Средата за проектиране улеснява създаването на макроси, когато избирате от списъци с действия и попълвате информация.

Макросите се използват за автоматизиране на серия от действия, за извършване на промени в данните в база данни и др. Чрез изгледа за проектиране макросите предоставят подмножество от командите, които са налични в Visual Basic за приложения (VBA). Повечето хора намират за по-лесно да изградят макрос, за да добавят функционалност към формуляри, отчети и контроли, отколкото да пишат VBA код, но винаги можете да конвертирате макросите във VBA от изгледа за проектиране.

Да предположим, че искате да отворите отчет директно от един от вашите формуляри за въвеждане на данни. Добавете бутон във вашия формуляр и след това създайте макрос, който отваря отчета. Макросът може да бъде самостоятелен макрос (отделен обект в базата данни), който след това е свързан със събитието OnClick на бутона или да бъде вграден директно в събитието OnClick на самия бутон. И в двата случая, когато щракнете върху бутона, макросът се изпълнява и отваря отчета.

Модули

Модулите са VBA код, който пишете, за да автоматизирате задачи във вашето приложение и да изпълнявате по-високи крайни функции. Пишете модули на езика за програмиране на VBA. Модулът е колекция от декларации, декларации и процедури, които се съхраняват заедно като единица.