Всичко за работните потоци "Събиране на обратна информация"

Работните потоци, включени в SharePoint продукти, са функции, които можете да използвате за автоматизиране на вашите бизнес процеси, което ги прави по-последователни и по-ефективни. Можете да използвате работен поток за SharePoint за събиране на обратна връзка, за да маршрутирате документи и други елементи, съхранени в SharePoint продукти, към един или повече хора за обратна връзка. А с SharePoint работен поток, който обработва вашия процес, имате повече време за всички други неща, които трябва да свършите.

Забележка: SharePoint работни потоци за 2010 г. са оттегирани от 1 август 2020 г. за нови клиенти и премахнати от съществуващи клиенти на 1 ноември 2020 г. Ако използвате работни потоци SharePoint 2010, ви препоръчваме да мигрирате към Power Automate или други поддържани решения. За повече информация вижте Оттегляне на SharePoint 2010 г.

За повече информация вижте Общ преглед на работните потоци, включени в SharePoint.

Важно: По подразбиране работният поток "Събиране на обратна връзка" не е активиран и не е включен в спислкото поле Избор на шаблон за работен поток на формуляра за асоцииране. За да го направи достъпен за използване, администраторът на сайта трябва да ги активира на ниво колекция от сайтове.

Ако всичко, което трябва да направите, е да изпълните задача за работен поток "Събиране на обратна връзка"    Просто превъртете надолу до сегмента COMPLETE и го разгънете. Може да не ви трябват другите сегменти засега.

Сравнение на ръчен процес с автоматизиран работен поток

SharePoint работни потоци са:

  • Ефективно и съгласувано    Работният поток "Събиране на обратна връзка" автоматично маршрутира документа или елемента, присвоява задачи за преглед и проследява напредъка им и изпраща напомняния и известия, когато е необходимо. Дейността в работен поток може да бъде наблюдавана и регулирана от централна страница на състоянието, а хронологията на събитията в работен поток се поддържа в продължение на 60 дни след завършването.

  • По-малко работа за вас    Работният поток "Събиране на обратна връзка" спестява време и проблеми както на вас, така и на колегите ви, като в същото време опростява и стандартизира процеса на обратна връзка.

Ето диаграма на много проста версия на работния поток "Събиране на обратна връзка".

Схема на прост работен поток ''Събиране на обратна информация''

Съвети за използване на тази статия

Информацията в тази статия е представена в десет разгъеми сегмента.

Щракнете тук за няколко съвета как да се отървете максимално от тази статия

Ако всичко, което трябва да направите, е да изпълните задача за работен поток "Събиране на обратна връзка"    Просто превъртете надолу до сегмента COMPLETE и го разгънете. Може да не ви трябват другите сегменти засега.

Ако искате да добавяте, стартирате, наблюдавате и поддържате работни потоци    Ако все още не сте запознати с тези задачи, може да ви е полезно да работите по тази статия, сегментирайте по сегменти, първия път, когато проектирате и добавяте работен поток. След като сте запознати с информацията и оформлението на статията, ще можете да отидете направо в сегмента, от който се нуждаете, при всички посещения за връщане.

Бележка за графиките    Екранните изображения и концептуални диаграми в тази серия от статии от работни потоци обикновено се базират на типа работен поток "Одобрение". Когато е необходимо за концептуална или инструктажна яснота, изображенията и диаграмите в тази статия са персонализирани за работни потоци за събиране на обратна връзка.

Дума за отпечатването на тази статия    Това е дълга статия. Ако искате да отпечатате само избрани сегменти, уверете се, че само тези сегменти се разширяват, когато отпечатвате. (Освен това, ако искате да включите пълната графика в отпечатаното копие, отпечатайте в пейзажна ориентация, а не портретна ориентация.)

И дума за търсене    Преди да търсите текст или израз в тази статия, уверете се, че всички сегменти, в които искате да търсите, са разгънати.

Какво искате да направите?

Концептуална икона на раздел ''Научете повече''

Научете повече за работните потоци за събиране на обратна връзка

Научете повече за работните потоци за събиране на обратна връзка

Работен поток "Събиране на обратна връзка" е SharePoint, която маршрутира документ или друг елемент, съхранен в списък SharePoint или библиотека, към един или повече хора за обратна връзка. Работният поток автоматизира, опростява и стандартизира целия процес.

Работен поток, маршрутизиращ елемент до участниците

Основният работен поток "Събиране на обратна връзка", който е включен SharePoint функциите на продуктите като шаблон. Като използвате този шаблон, можете да добавите множество работни потоци за събиране на обратна връзка към вашите сайтове. Всеки работен поток, който добавяте, е уникална версия на основния работен поток "Събиране на обратна връзка", всеки със собствен специализиран начин на работа въз основа на настройките, които сте задали, когато го добавите.

Секции в този сегмент

  1. Какво може да направи работният поток за събиране на обратна връзка за мен?

  2. Какво не може да направи работен поток за събиране на обратна връзка?

  3. Who да използвате този тип работен поток?

  4. Как планирате, добавяте, изпълнявате и поддържате този тип работен поток?

1. Какво може да направи работен поток за събиране на обратна връзка за мен?

  • Когато за първи път добавите работен поток за събиране на обратна връзка към вашия списък, библиотека или колекция от сайтове, можете да зададете колко участници да включат и да посочите дали техните задачи са възложени една след друга (последователно) или всички наведнъж (паралелно). Можете дори да решите дали да разделите задачите на участниците на два или повече отделни етапа, както и да зададете краен краен срок и/или часа, по който всяка задача трябва да бъде изпълнена. И всеки път, когато стартирате работния поток ръчно върху елемент, можете да промените всяка от тези настройки.

  • Работният поток присвоява задача на всеки зададен участник. Всеки участник избира между няколко възможни отговора: за изпращане на обратна връзка за елемента, за искане на промяна в елемента, за повторно възлозуване на задачата или изтриване на задачата.

  • Докато работният поток се изпълнява, можете да наблюдавате напредъка и да правите корекции (ако е необходимо) от една страница на централното състояние на работния поток.

  • В продължение на 60 дни след приключването на работния поток списъкът на всички събития в работния поток, които са възникнали в хода на това изпълнение (илиекземпляр) на работния поток, все още е наличен на страницата Състояние на работния поток за неофициална справка.

Най-отгоре на сегмента

2. Какво не може да направи работен поток за събиране на обратна връзка?

Работният поток "Събиране на обратна връзка" не е предназначен да събира одобрения и отхвърляния за даден елемент или да управлява публикуването на уеб страници за уеб сайт. Ако искате да добавите работен поток, в който участниците одобряват или отхвърлят елемента, който преглеждат, вижте статията Всичко за работните потоци за одобрение в раздела Вж. също.

Освен това работните потоци за събиране на обратна връзка не са предназначени за събиране на подписи. Ако искате да използвате работен поток за събиране на подписи в документ на Microsoft Word, работна книга на Microsoft Excel или формуляр на Microsoft InfoPath, вижте статията Всичкоза работните потоци "Събиране на подписи" в раздела Вж. също.

За да научите как можете да използвате Microsoft SharePoint Designer 2013, за да персонализирате допълнително всеки от работните потоци, включени в SharePoint продукти, вижте Помощната система за microsoft Software Developer Network (MSDN).

Най-отгоре на сегмента

3. Who да използвате този тип работен поток?

За да добавите работен    поток По подразбиране, трябва да имате разрешение "Управление на списъци", за да добавите работен поток. (Групата Собственици има разрешение за управление на списъци по подразбиране; групата Членове и групата Посетители не го правят.)

За да стартирате    работен поток По подразбиране трябва да имате разрешение редактиране на елементи, за да стартирате работен поток, който вече е добавен. (Групата Членове и групата Собственици имат разрешение за редактиране на елементи по подразбиране; групата Посетители няма.)

Като алтернатива собствениците могат да изберат да конфигурират определени работни потоци, така че да могат да се стартират само от членовете на групата Собственици. (За да направите това, поставете отметка в квадратчето Изисквай разрешения за управление на списъци, за да стартирате този работен поток, на първата страница на формуляра за асоцииране.)

Най-отгоре на сегмента

4. Как планирате, добавяте, изпълнявате и поддържате този тип работен поток?

Това са основните етапи:

  • ПРЕДИ да се изпълнява работният поток (план, добавяне, стартиране)   
    Преди да добавите работен поток, планирате къде искате да го добавите (за един списък или библиотека или за цялата колекция от сайтове) и подробностите за това как ще работи. След като сте добавили и конфигурирали работния поток, всеки с необходимите разрешения може да стартира работния поток на конкретен елемент. Работният поток може също да бъде настроен да се изпълнява автоматично. Автоматичните изпълнявания могат да се активират на базата на едното или и двете събития, задействащи събития: когато някой елемент е добавен към или създаден в списък или библиотека, или когато някой елемент в списък или библиотека е променен.

  • ДОКАТО работният поток се изпълнява (пълен, монитор, настройка)   
    Докато работният поток се изпълнява, отделните участници изпълняват възложените им задачи. Автоматичните напомняния се изпращат на участници, които не успяват да спазят крайните срокове на задачата. Междувременно напредъкът на работния поток може да бъде наблюдаван от централна страница "Състояние на работния поток" за този конкретен екземпляр на работния поток. Корекции на работния поток, докато се изпълнява, могат да се правят от същата страница; и ако е необходимо, работният поток може да бъде отменен или прекратен оттам.

  • СЛЕД като работният поток се изпълнява (преглед, отчет, промяна)   
    Когато работният поток завърши, цялата хронология на това изпълнение (или екземпляр)може да бъде прегледана за до 60 дни на страницата Състояние на работния поток. От същата страница могат да се създават статистически отчети за производителността на тази версия на работния поток. И накрая, ако някога има нещо, което искате да промените за начина, по който функциите на работния поток, можете да отворите и редактирате формуляра за асоцииране, който сте завършили, когато сте добавили работния поток за първи път.

Следващата блоксхт показва тези етапи от гледна точка на лицето, което добавя нов работен поток.

Процес на работния поток

Какво следва?

Преди да планирате нов работен поток за събиране на обратна връзка, първо прегледайте сегмента ALLOW на тази статия и след това преминете към сегмента PLAN.

Най-горе в сегмента | Най-горе в статията


Икона на Expando за секцията ''Позволяване''

РАЗРЕШАВАНЕ на обратна връзка само във формуляр на задача или също в елемент

Разрешаване на обратна връзка само във формуляра за задача или също в елемент

Следните два въпроса могат да ви помогнат да стигнете до едно основно решение за вашия работен поток:

  • Могат ли участниците да подават обратна връзка само в полето Коментари във формуляра на задачата или могат също да вмъкват проследени промени и коментари в самия елемент?

  • Ако участниците могат да вмъкват проследени промени и коментари в самия елемент, правят ли това в среда за сътрудничество, в която няколко участници могат да редактират документа едновременно или всеки участник проверява документа и има единствени права за редактиране за времетраенето на своя собствен преглед?

Ето диаграма, която може да ви помогне да изясните тези алтернативи.

Различаване на режимите на позволяване и предоставяне на обратна информация

Докато четете, имайте предвид следните точки:

  • Не може да се стартира работен поток за елемент, който в момента е извлечен.

  • Типът на работния поток "Събиране на обратна връзка" включва опция за незабавно отмяна на работния поток, ако е направена промяна на елемента, който се преглежда.

  • Можете да вмъквате проследени промени и коментари в елемент само когато е отворен в инсталираната версия на програмата, в която е създадена, а не когато е отворена в уеб приложение версия на тази програма.

Секции в този сегмент

  1. Разрешаване на обратна връзка само във формуляра за задача

  2. Разрешаване на обратна връзка както във формуляра за задача, така и в елемента (версия за сътрудничество)

  3. Разрешаване на обратна връзка както във формуляра за задача, така и в елемента (версия с единствен достъп)

1. Разрешаване на обратна връзка само във формуляра за задача

Това подреждане има предимството да бъде най-простото механично. Участниците имат само два начина за предлагане на промени, които включват формуляра за задача:

  • Изпращане на коментари.

  • Поискайте да бъде направена промяна в елемента, докато работният поток все още се изпълнява.

Основният недостатък, разбира се, е, че участниците не могат да посочат конкретни промени директно в елемента. Колкото по-голям е броят на предложените промени, толкова повече е вероятно вашите участници да искат да могат да работят директно в елемента.

Бележка за защита на елементи от промени    Най-простият начин да се уверите, че участниците не правят никакви промени в самия елемент, е да проверите елемента за времетраенето на изпълнение. Но както казахме малко назад, работните потоци не могат да стартират всеки елемент, който в момента е извлечен.

Има два начина да заобиколите това:

  • Можете да изчакате, докато работният поток започне, и след това да проверите елемента за времетраенето на изпълнение. (Ако работният поток се стартира автоматично, уверете се, че сте изброени в полето CC на втората страница на формуляра за асоцииране. След това, когато получите известие, че работният поток е започнал на елемент, проверете този елемент.) Едно ограничение на този метод е, че никой друг работен поток няма да може да започне от един и същ елемент, докато сте го извлечели.

  • Като алтернатива можете да оставите елемента вкаран, но се уверете, че участниците знаят, че е важно да не проверяват елемента, нито да правят промени в него. Добра идея е, разбира се, да включите тази инструкция сред бележките, които включвате в известията за задачата. Ако вашите участници са нови в събирането на работни потоци за обратна връзка, може да е добре да направите въпроса още по-ясен – като изпратите отделен имейл, преди работният поток да започне, може би или като говорите лично с участниците си.

Най-отгоре на сегмента

2. Разрешаване на обратна връзка както във формуляра за задача, така и в елемента (версия за сътрудничество)

Това подреждане запазва елемента достъпен за всички участници по всяко време. Никой не трябва да чака някой друг да завърши своята рецензия, преди да започне своя собствен. Тази гъвкавост е възможна чрез функциите за сътрудничество в SharePoint продукти.

Просто се уверете, че участниците ви знаят, че трябва да направят следното:

  • Оставете елемента вкаран, докато прави промените си.

  • Отворете елемента в инсталираната версия на програмата, в която е създаден, а не във версия на уеб приложение на тази програма.

  • Включете проследяването на промените, преди да направят промени или да вмъкна коментари.

  • Запишете промените в сървъра.

Не забравяйте, че типът на работния поток "Събиране на обратна връзка" включва опция за незабавно отмяна на работния поток, ако е направена промяна в елемента, който се преглежда. Ако е избрана тази опция, първият път, когато някой участник запише промените в елемента – дори проследени промени и/или коментари – работният поток ще бъде отменен веднага.

Освен това, ако възнамерявате да разрешите промени в самия елемент, уверете се, че в настройките за версии за списъка или библиотеката Изисквай документите да бъдат извлечени, преди да могат да бъдат редактирани, е зададено на Не.

Най-отгоре на сегмента

3. Разрешаване на обратна връзка както във формуляра на задачата, така и в елемента (версия с единствен достъп)

В това подреждане само един участник може да провери елемента и да направи промени в него по всяко време:

  • Ако задачите в работния поток се присвояват една по една (последователно), това вероятно няма да е проблем.

  • Ако задачите са възложени наведнъж (паралелно), понякога може да се наложи участниците да чакат достъпа до елемента, докато друг участник завърши работата си по него.

Тъй като работният поток не може да започне с елемент, когато елементът е извлечен, трябва да се уверите, че елементите са вкарани, преди да изпълните този работен поток върху тях.

Уведомете участниците си, че трябва да направят следното:

  • Прегледайте елемента, преди да го отворят.

  • Отворете елемента в инсталираната версия на програмата, в която е създаден, а не във версия на уеб приложение на тази програма.

  • Включете проследяването на промените, преди да направят промени или да вмъкна коментари.

  • Запишете промените в сървъра и проверете отново елемента веднага щом са готови да работят с него.

Не забравяйте отново, че типът на работния поток "Събиране на обратна връзка" включва опция за незабавно отмяна на работния поток, ако е направена промяна в елемента, който се преглежда. Ако е избрана тази опция, първият път, когато някой участник запише промените в елемента – дори проследени промени и/или коментари – работният поток ще бъде отменен веднага.

Какво следва?

Ако сте готови да планирате нов работен поток за събиране на обратна връзка, преминете към сегмента PLAN на тази статия.

Най-горе в сегмента | Най-горе в статията


Концептуална икона на раздел ''Планиране''

ПЛАНИРАНЕ на нов работен поток за събиране на обратна връзка

Планиране на нов работен поток за събиране на обратна връзка

В този сегмент идентифицираме решенията, които трябва да вземете, и информацията, която трябва да съберете, преди да добавите версия на работния поток За събиране на обратна връзка.

Ако вече сте запознати с това как да добавите този тип работен поток и се нуждаете само от напомняне за конкретните стъпки, можете да отидете направо в съответния сегмент ADD (Списък/библиотека или колекцияот сайтове ) на тази статия.

Секции в този сегмент

  1. Шаблони и версии

  2. Представяне на формуляра за асоцииране

  3. Дванадесет въпроса, на които да отговорите

1. Шаблони и версии

Работните потоци, включени в SharePoint продукти, функционират като образци на шаблони, на които се базират конкретните отделни работни потоци, които добавяте към списъците, библиотеките и колекцията от сайтове.

Всеки път, когато добавите работен поток за събиране на обратна връзка, например всъщност добавяте версия на общия шаблон за работен поток "Събиране на обратна връзка". Давате на всяка версия собствено име и собствени настройки, които задавате във формуляра за асоцииране, когато добавяте тази конкретна версия. По този начин можете да добавите няколко работни потока– всички версии, базирани на шаблона за образец на работен поток "Събиране на обратна връзка", но всяка версия с име и пригодена за конкретния начин, по който ще го използвате.

В тази илюстрация са добавени три работни потока, базирани на шаблона за работен поток за одобрение – един за всички типове съдържание в една библиотека, един за един тип съдържание в една библиотека и един за един тип съдържание в цяла колекция от сайтове.

Трите работни потока, основани на шаблона за работен поток ''Одобрение''

Най-отгоре на сегмента

2. Представяне на формуляра за асоцииране

Всеки път, когато добавите нова версия на работен поток въз основа на един от включените шаблони за работен поток, попълвате формуляр за асоцииране, за да зададете начина, по който искате да работи вашата нова версия.

В следващия раздел ще намерите списък с въпроси, които ще ви подготвят да попълните формуляра за асоцииране. Първо, обаче, отне ми един-два минути, за да разгледате формуляра и полетата му.

Първа страница на формуляра за асоцииране

Първа страница на формуляра за иницииране

Втора страница на формуляра за асоцииране

Втора страница на формуляра за иницииране с обозначени полета на формуляра за иницииране

Забележка: Полетата в червеното поле на тази втора страница също се показват във формуляра за иницииране ,който се представя всеки път, когато работният поток се стартира ръчно, и може да бъде редактиран там за това еднократно изпълнение.

Най-отгоре на сегмента

3. Дванадесет въпроса, на които да отговорите

Веднага щом получите отговорите на всички въпроси в този раздел, сте готови да добавите своя работен поток.

  1. Това правилният тип работен поток ли е?

  2. Един списък или библиотека или цялата колекция от сайтове? (и) Един тип съдържание или всички типове съдържание?

  3. Какво е добро име?

  4. Списъци със задачи и списъци с хронология: Съществуващи или нови?

  5. Как (и от кого) може да се стартира този работен поток?

  6. Типовете съдържание, които се наследяват от този, също ще получат ли този работен поток?

  7. Участници: Кои хора, в кой ред?

  8. От каква допълнителна информация се нуждаят участниците?

  9. Обратна връзка само във формуляра за задача или също в елемента?

  10. Кога са дължими задачите?

  11. Кога свършва този работен поток?

  12. Who трябва да бъде уведомен?

01. Това правилният тип работен поток ли е?

Тази статия се отнася за шаблона за работен поток, който се показва в менюто като Събиране на обратна връзка – SharePoint 2010г. Ако не сте сигурни, че този тип работен поток е най-добрият избор за вас, върнете се към сегмента НАУЧЕТЕ на тази статия. За повече информация относно другите налични шаблони за работни потоци вижте статията За работните потоци, включени в SharePoint, в раздела Вж. също.

Най-отгоре на сегмента

02. Един списък или библиотека или цялата колекция от сайтове? (и) Един тип съдържание или всички типове съдържание?

Можете да направите своята нова версия на работния поток "Събиране на обратна връзка" достъпна само в един списък или библиотека или да я направите достъпна в цялата колекция от сайтове.

  • Ако добавите работния поток за един списък или библиотека, можете да го настроите да се изпълнява или при всички типове съдържание, или само с един тип съдържание.

  • Ако обаче добавите работния поток за цялата колекция от сайтове, трябва да го настроите да се изпълнява само на един тип съдържание на сайт.

Карта на колекция от сайтове с 3-те обяснени начина на добавяне

Какво е тип съдържание?

Всеки документ или друг елемент, съхранен в SharePoint списък или библиотека, принадлежи към един или друг тип съдържание. Типът съдържание може да бъде толкова базов и общ като "Документ" или "електронна таблица Excelили като високо специализиран като "Юридически договор" или"Спецификация за проектиране на продукти". Някои типове съдържание са налични в SharePoint продукти по подразбиране, но можете да ги персонализирате и да добавяте други, които създавате сами.

Най-отгоре на сегмента

03. Какво е добро име?

Дайте име на вашата версия на работния поток, че:

  • Ясно показва за какво се използва.

  • Ясно го различава от другите работни потоци.

Пример

Представете си, че сте член на група редактори. Вашата група иска да използва два различни работни потока за събиране на обратна връзка:

  • Ще изпълните първия работен поток за всеки документ, подаден от член на вашата група. Този работен поток събира обратна връзка само от ръководителя на вашата група.

  • Ще изпълните втория работен поток за всеки документ, подаден от хора извън вашата група. Този работен поток събира обратна връзка отвсеки член на вашата група.

Може да наимените първия работен поток Обратна връзка за подаване на информация и втората обратна връзка за външно подаване.

Съвет: Както обикновено, добра идея е да установите съгласувани конвенции за именуване и да се уверите, че всеки, който участва във вашите работни потоци, е запознат с тези конвенции.

Най-отгоре на сегмента

04. Списъци със задачи и списъци с хронология: Съществуващи или нови?

Можете да зададете работният поток да използва списъка "Задачи" по подразбиране и списъка "Хронология" на сайта, да използва други съществуващи списъци или да иска нови списъци само за този работен поток.

  • Ако вашият сайт ще има множество работни потоци или ако някои работни потоци ще включват множество задачи, помислете дали да не поискате нови списъци за всеки работен поток. (Управлението на много дълги списъци е едно от нещата, които могат да забавят производителността. За системата е по-бързо и по-лесно да поддържа няколко по-кратки списъка от един много дълъг.)

  • Ако задачите и хронологията за този работен поток ще съдържат поверителни или поверителни данни, които ще искате да запазите разделени от общите списъци, трябва определено да посочите, че искате нови, отделни списъци за този работен поток. (След като добавите работния поток, уверете се, че са зададени подходящи разрешения за новите списъци.)

Най-отгоре на сегмента

05. Как (и от кого) може да се стартира този работен поток?

Работният поток може да бъде настроен да се стартира само ръчно, автоматично само или по един или друг начин:

  • Когато стартирате ръчно работен поток за събиране на обратна връзка в конкретен документ или елемент, се представя друг формуляр, формулярътза иницииране. Формулярът за иницииране съдържа по-голямата част от настройките от втората страница на формуляра за асоцииране. По този начин, ако лицето, което стартира работния поток, иска да промени някоя от тези настройки (само за текущия екземпляр), може да направи това, преди да щракне върху Старт.

  • С автоматично стартиране, разбира се, няма възможност да се представи формуляр за иницииране, така че настройките по подразбиране, зададени във формуляра за асоцииране, се използват без никакви промени.

Следващата илюстрация показва разликата между ръчното стартиране и автоматичното стартиране.

Сравнение между формулярите за ръчно и автоматично стартиране

Всички промени, които правите във формуляра за иницииране, се прилагат само по време на текущия екземпляр на работния поток. За да промените постояннитенастройки по подразбиране на работния поток, редактирате първоначалния формуляр за асоцииране, както е обяснено в сегмента CHANGE на тази статия.

Ръчно стартиране

Ако разрешите ръчното стартиране, всеки, който има необходимите разрешения, може да стартира работния поток на всеки елемент, който отговаря на условията, по всяко време.

Предимствата на ръчното стартиране са, че вие и колегите ви можете да изпълнявате работния поток само когато и ако изберете, и че всеки път, когато го изпълните, ще имате възможност да промените някои настройки с помощта на формуляра за иницииране.

Бърз пример    Ако искате да изпълните работния поток само върху елементи, които са автори от автор извън екипа ви, стартирането му само ръчно ще го запази да не се изпълнява автоматично върху елементи, които са автори от вас и вашите съотборници. (Алтернативно решение: Поддържане на един списък или библиотека за елементи от автори във вашия екип и отделен списък или библиотека за елементи от всички други автори. По този начин можете да изпълнявате работния поток автоматично, но само в списъка с външни автори.)

Основният недостатък на ръчното стартиране е, че някой трябва да запомни да изпълни работния поток, когато е подходящо да го направите.

Автоматично стартиране

Можете да настроите работния поток да се стартира автоматично от едното или от следните събития:

  • Създава се нов елемент или се качва в списъка или библиотеката.

  • Елемент, който вече е съхранен в списъка или библиотеката, се променя.

Предимството на автоматичното стартиране е, че никой не трябва да помни да стартира работния поток. Той се изпълнява всеки път, когато възникне събитие, задействащо.

Бърз пример    Представете си, че счетоводителят на вашата организация трябва да прегледа всеки бюджет, който е качен или създаден в библиотеката "Бюджети". Можете да добавите работен поток за събиране на обратна връзка към тази библиотека и да зададете своя счетоводител като единствен участник. Можете да настроите работния поток да се стартира автоматично всеки път, когато се добавя нов елемент към ("създаден в") списъка. По този начин вашият счетоводител винаги ще бъде актуализиран.

Два недостатъка на автоматичното стартиране:

  • Не можете да спрете изпълнението на работния поток, когато възникне събитие, задействащо.

  • Не можете да променяте никакви настройки в началото на отделен екземпляр.

Най-отгоре на сегмента

06. Типовете съдържание, които се наследяват от този, също ще получат ли този работен поток?

Когато добавите работен поток към тип съдържание за цялата колекция от сайтове, ви е дадена опцията да добавите работния поток към всички други типове съдържание в колекцията от сайтове, които се наследяват от типа съдържание, към който добавяте работния поток. (Ако добавяте работен поток за един списък или библиотека, тази опция няма да се покаже във формуляра за асоцииране.)

Бележки

  • Операцията, която извършва цялото допълнително добавяне, може да отнеме много време, за да завърши.

  • Ако наследяването е нарушено за сайтове или подсайтове, където искате този работен поток да бъде добавен към наследяването на типове съдържание, се уверете, че сте член на групата Собственици във всеки от тези сайтове или подсайтове, преди да изпълните тази операция.

Най-отгоре на сегмента

07. Участници: Кои хора, в кой ред?

Ще трябва да предоставите името или имейл адреса за всяко лице, на което ще бъдат възложени задачи за преглед.

Един етап или няколко етапа?    Можете да изберете да имате само един етап от задачите за преглед или да имате няколко етапа. Ако имате повече от един етап, етапите ще се изпълняват един след друг.

Успоредни прегледи или поредни    ревюта? За участниците във всеки един етап можете да изберете или да им възложите задачите за преглед едновременно (паралелно) или да възлагате задачите им за преглед една след друга (последователно) в реда, който посочвате. Опцията "Сериен" може да бъде полезна, ако например настроите работния поток да завършва след първото отхвърляне – или ако искате участниците по-нататък да могат да разглеждат коментари от по-ранни участници като част от контекста на техните прегледи.

Пример

Този прост сценарий илюстрира някои от предимствата както на множество етапи, така и на серийни прегледи:

Представете си, че Франк добавя нов работен поток за събиране на обратна връзка. Той иска колегите му Ана и Шон първо да прегледат всеки елемент, преди самият той да го прегледа. По този начин той може да вижда коментарите си, преди да започне собствен преглед. Франк може да настрои това по два начина:

  • С помощта на пореден    преглед Франк настройва едноетапно пореден преглед, в който Анна и Шон са първите двама участници, а той е третият.
    В това споразумение Анна трябва да изпрати обратна връзка, преди да бъде възложена задачата на Шон; и след това Шон трябва да изпрати обратна връзка, преди задачата на Франк да бъде възложена.
    Ето как Франк настройва своя едноетапен пореден преглед.
    Формуляр с осветена настройка за последователни етапи

  • С помощта    на два етапа Ако Франк иска на Ана и Шон да им бъдат възложени прегледите едновременно, така че Да не се чака Ана да завърши, преди да може да започне, той може да настрои два етапа в работния поток: първият паралелен етап за прегледите на Ана и Шон, а вторият – отделен етап само за своя собствен преглед. Ако първият етап не е завършен, вторият етап никога не се стартира.
    Ето как Франк настройва своя двуетапен паралелен преглед.
    Формуляр с осветена настройка за паралелни етапи

Ето диаграми на двете решения.

Последователен работен поток и работен поток на два етапа един до друг

Външни участници    Има специален процес за включване на участници, които не са членове на вашата SharePoint организация. В този процес членът на сайта действа като прокси сървър за външния участник.

Ето диаграма на този процес:

Блоксхема на процеса за включване на външен участник

Дайте по една задача на всяка цяла група или по една на всеки член на групата?    Ако включите адрес на група или списък за разпространение сред участниците в работния поток, можете да възложите една задача на всеки член на групата илида възложите само една задача на цялата група (но все пак да изпратите известие за тази единствена задача на всеки член). Когато само една задача е възложена на цялата група, всеки член на групата може да поиска и изпълни тази единствена задача. (Ще намерите инструкции за заявяване на групова задача в сегмента COMPLETE на тази статия.)

Най-отгоре на сегмента

08. От каква допълнителна информация се нуждаят участниците?

Във формуляра за асоцииране има текстово поле, където можете да предоставите инструкции, подробности за изискванията, ресурсите и т.н.

Въпроси, на които може да се обърнете в това текстово поле:

  • Ако участниците имат затруднения или въпроси, с кого трябва да се свържат?

  • Могат ли проверяващите да подават обратна връзкасамо във формуляра за задача или могат също да вмъкват проследени промени и коментари в елемента, който е?

  • Ако проверяващите могат да вмъкват проследени промени и коментари в самия елемент, трябва ли да проверят елемента, преди да правят промени в него, или трябва да го оставят вкаран, така че няколко проверяващи да могат да работят едновременно в него?

  • Ако вашият работен поток ще възложи само една задача на всяка група или списък за разпространение, посочете тук, че един член на всяка такава група трябва да поиска задачата, преди да я завърши. По този начин другите членове на групата не губете време, като започнете същата задача. (Ще намерите инструкции за заявяване на групова задача в сегмента COMPLETE на тази статия.)

Най-отгоре на сегмента

09. Обратна връзка само във формуляра за задача или също в елемента?

Има няколко съображения, свързани с този важен въпрос. Ако все още не сте го направили, отворете и прочетете сегмента ALLOW на тази статия за повече информация.

Най-отгоре на сегмента

10. Кога са дължими задачите?

Можете да укажете кога задачите на работния поток са дължими по един или два начина:

По дата на календара    Можете да зададете една дата на календара, до която всички задачи са дължими.

  • Ако настроите работния поток да се стартира автоматично, обикновено не трябвада използвате тази опция. Това е така, защото стойността за дата, която сте задали, няма да се регулира автоматично спрямо текущата дата всеки път, когато работният поток се стартира автоматично.

По продължителност на задачата    Можете да зададете брой дни, седмици или месеци, които са разрешени за завършване на всяка задача, започвайки от датата, на която е възложена тази задача.

  • Крайната дата на календара замества зададената продължителност на задачата. Т.е.: Ако днес е 10 юни и днес ми е възложена задача с продължителност от три дни, но която също има дата на изтичане на календара от 11 юни, задачата ще бъде дължима на 11 юни (датата на изтичане на календара), а не на 13 юни (последния ден от тридневната продължителност).

Най-отгоре на сегмента

11. Кога свършва този работен поток?

За да избегнете загуба на време, изразходвано за ненужни прегледи, можете да изберете работният поток да бъде отменен незабавно, ако има промяна в елемента.

Ако изберете тази опция, участниците могат да дават обратна връзка само във формулярите си за задачи. Т.е. те не могат да вмъкват проследени промени и коментари в самия елемент, тъй като това ще промени елемента, което от своя страна ще отмени работния поток. Ако изберете тази опция, не забравяйте да включите бележка в полето Искане, като инструктирате участниците да не правят промени директно в елемента за преглед.

Забележка: Работният поток не може да се стартира на елемент, който в момента е извлечен. След като работният поток стартира елемента за преглед, може да бъде извлечен, за да го защитите от промени. (Докато елементът е извлечен, обаче, не може да се стартира друг работен поток в него.)

Най-отгоре на сегмента

12. Who трябва да бъдат уведомени?

В полето CC, на втората страница на формуляра за асоцииране, можете да въведете имена или адреси за всеки, който трябва да бъде уведомяван всеки път, когато този работен поток започне или приключи.

  • Въвеждането на име тук не води до възлагане на задача от работен поток на този човек.

  • Когато работният поток бъде стартиран ръчно, човекът, който го стартира, получава известията за стартиране и спиране, без да е необходимо да бъде зададен в това поле.

  • Когато работният поток се стартира автоматично, човекът, който първоначално го е добавил, получава известията за стартиране и спиране, без да е необходимо да се задава в това поле.

Какво следва?

Ако сте готови да добавите своя нов работен поток за събиране на обратна връзка към вашия списък, библиотека или колекция от сайтове, отидете на съответния сегмент ADD(списък/библиотека или колекцияот сайтове) на тази статия.

Най-горе в сегмента | Най-горе в статията

Концептуална икона на раздел ''Добавяне''

ДОБАВЯНЕ на работен поток за събиране на обратна връзка (само за един списък или библиотека)

Добавяне на работен поток за събиране на обратна връзка
(само за един списък или библиотека)

Ако все още не сте запознати с добавянето на работни потоци, може да ви е полезно да прегледате предишните сегменти LEARN, ALLOWи PLAN в тази статия, преди да продължите със стъпките в този сегмент.

Секции в този сегмент

  1. Преди да започнете

  2. Добавяне на работния поток

1. Преди да започнете

Две неща трябва да са в ред, за да можете да добавите работен поток:

Имейл    За да може работният поток да изпраща имейл известия и напомняния, имейлът трябва да е разрешен за вашия SharePoint сайт. Ако не сте сигурни, че това вече е направено, консултирайте се с вашия SharePoint администратор.

Разрешения    Настройките по подразбиране изискват да имате разрешение "Управление на списъци", за да добавите работни потоци за списъци, библиотеки или колекции от сайтове. (Групата Собственици има разрешение за управление на списъци по подразбиране; групата Членове и групите Посетители не го правят. За повече информация относно разрешенията вижте сегмента LEARN на тази статия.)

Най-отгоре на сегмента

2. Добавяне на работния поток

Изпълнете следните стъпки:

  1. Отворете списъка или библиотеката, за които искате да добавите работния поток.

  2. На лентата щракнете върху раздела Списъкили Библиотека.

    Забележка: Името на раздела може да варира в зависимост от типа на списъка или библиотеката. Например в списък с календари този раздел се нарича Календар.

  3. В групата Настройки щракнете върху Работен поток Настройки.

  4. На страницата Работен поток Настройки задайте един тип съдържание за работния поток, на който да се изпълнява работният поток, или Всички (за всички типове съдържание), след което щракнете върху Добавяне на работен поток.
    Страницата ''Добавяне на работен поток'' с изнесени ''Всички типове съдържание'' и ''Добавяне на работен поток''

  5. Попълнете първата страница на формуляра за асоцииране.
    (Инструкциите следват илюстрацията.)

Първата страница на формуляра за свързване с номерирани изнесени означения

Изнесено означение номер едно

Тип съдържание

Запазете селекцията по подразбиране катоВсички или изберете конкретен тип съдържание.

Изнесено означение номер две

Работен поток

Изберете шаблона За събиране на обратна връзка – SharePoint 2010.

Забележка: Ако шаблонът За събиране на обратна връзка – SharePoint 2010 не се показва в списъка, се обърнете към вашия администратор на SharePoint, за да разберете дали е активиран за вашата колекция от сайтове или работна област.

Изнесено означение номер три

Name

Въведете име за този работен поток. Името ще идентифицира този работен поток за потребителите на този списък или библиотека.

За предложения за именуване на вашия работен поток вижте сегмента PLAN на тази статия.

Изнесено означение номер четири

Списък със задачи

Изберете списък със задачи, който да използвате с този работен поток. Можете да изберете съществуващ списък със задачи или да щракнете върху Задачи (нови), за да създадете нов списък.

За информация относно причините за създаването на нов списък със задачи (за разлика от избора на съществуващ), вижте сегмента PLAN на тази статия.

Изнесено означение номер 5

History List

Изберете списък с хронология, който да използвате с този работен поток. Можете да изберете съществуващ списък с хронология или да щракнете върху Нов списък с хронология, за да създадете нов списък.

За информация за причините за създаването на нов списък с хронология (за разлика от избора на съществуващ), вижте сегмента PLAN на тази статия.

Изнесено означение номер шест

Опции за стартиране

Задайте начина или начините, по които този работен поток може да бъде стартиран.

За информация относно различните опции вижте сегмента PLAN на тази статия.

  1. Когато всички настройки в този формуляр са по начина, по който ги искате, щракнете върху Напред.

  2. Попълнете втората страница на формуляра за асоцииране.
    (Инструкциите следват илюстрацията.)

    Забележка: SharePoint продукти ви представя с първите няколко опции на тази втора страница на формуляра за асоцииране – числа от една до седем на следващата илюстрация – от Присвояване до до ЯК – всеки път, когато стартирате работния поток ръчно, така че да можете да правите промени в тези опции само за този екземпляр.

Втората страница на формуляра за свързване с номерирани изнесени означения

Изнесено означение номер едно

Присвояване на

Въведете имена или адреси за хората, на които искате работният поток да присвоява задачи.

  • Ако задачите ще бъдат възложени един по един (пореден)   
    Въведете имената или адресите в реда, в който искате да бъдат възложени задачите.

  • Ако всички задачи ще бъдат възложени едновременно (паралелно)   
    Редът на имената или адресите няма значение.

  • Ако възлагате задача на някого извън вашата    SharePoint организация
    За повече информация относно включването на външни участници вижте сегмента COMPLETE на тази статия.

Изнесено означение номер две

"ред"

Задайте дали задачите трябва да се присвояват един по един (последователно) или всички наведнъж (паралелно).

За повече информация относно използването на серийни и паралелни етапи вижте сегмента PLAN на тази статия.

Изнесено означение номер три

Добавяне на нов етап

Добавете всички етапи, които искате, извън първия, който току-що сте конфигурирали.

  • За да изтриете цял етап, щракнете в полето Присвояване на за този етап и след това натиснете CTRL+DELETE.

За повече информация относно използването на няколко етапа вижте сегмента PLAN на тази статия.

Изнесено означение номер четири

Разгъване на групи

  • За да зададете по една задача на всеки член на всяка група, която въвеждате в полето Присвояване, поставете отметка в това квадратче. (Всеки член на групата ще получи известие за задача и всеки член ще има собствена задача да изпълни.)

  • За да зададете само едназадача на всяка цяла група, която въвеждате в полето Присвояване,изчистете отметката от това квадратче. (Всеки член на групата ще получи известие за задача, но всеки член може да поиска и изпълни една задача от името на цялата група. Ще намерите инструкции за заявяване на задача на група в сегмента COMPLETE на тази статия.)

Изнесено означение номер 5

Искане

Всеки текст, който включите тук, ще бъде включен във всяко известие за задача, което работният поток изпраща. Не забравяйте да включите допълнителни инструкции или ресурси, от които може да се нуждаят участниците, включително:

  • Лице за контакт за въпроси и проблеми

  • Дали обратна връзка може да бъде подадена само във формуляра на задачата, или също и в самия елемент. (И ако в елемента проверяващите могат да проверят документа или трябва да го оставят вкарани.)
    За повече информация вижте сегмента ALLOW на тази статия.

  • Ако е приложимо, бележка за заявяване на единични задачи, възложени на цели групи или списъци за разпространение.
    Ще намерите инструкции за заявяване на групова задача в сегмента COMPLETE на тази статия.

Изнесено означение номер шест

Срокове и продължителност на задачата

Задайте краен краен срок за целия работен поток и/или задайте броя дни, седмици или месеци, разрешени за завършването на всяка задача от момента, в който е възложена.

  • Ако този работен поток някога се стартира автоматично, обикновено е добре да оставите полето Крайна дата за всички задачи празно и да използвате само двете полета за времетраене, за да контролирате срока. Винаги можете да предоставите точен срок във формуляра за иницииране, ако и когато стартирате работния поток ръчно.

За повече информация кога да използвате срокове и кога да използвате продължителността на задачата, вижте сегмента PLAN на тази статия.

Изнесено означение номер седем

CC

Въведете имената или имейл адресите на всеки, който трябва да бъде уведомяван всеки път, когато работният поток започне или приключи.

  • Въвеждането на име тук неводи до възлагане на задача от работен поток.

  • Когато работният поток бъде стартиран ръчно, човекът, който го стартира, получава известията за стартиране и спиране, без да е необходимо да бъде зададен в това поле.

  • Когато работният поток се стартира автоматично, човекът, който първоначално го е добавил, получава известията за стартиране и спиране, без да е необходимо да се задава в това поле.

Изнесено означение номер осем

Прекратяване на работния поток

За да спрете и отмените работния поток веднага щом бъде направена промяна в елемента, който се преглежда, изберете тази опция.

Не забравяйте, че ако изберете тази опция, проверяващите не могат да добавят проследени промени и коментари в елемента, без да завършват работния поток.

  1. Когато имате всички настройки на тази страница по начина, по който искате, щракнете върху Запиши, за да създадете работния поток.

SharePoint създава вашата нова версия на работния поток.

Какво следва?

Ако сте готови, отидете на сегмента START на тази статия и стартирайте първия екземпляр, за да тествате новия си работен поток.

Най-горе в сегмента | Най-горе в статията

Концептуална икона на раздел ''Добавяне''

ДОБАВЯНЕ на работен поток за събиране на обратна връзка (за цяла колекция от сайтове)

Добавяне на работен поток за събиране на обратна връзка
(за цялата колекция от сайтове)

Ако все още не сте запознати с добавянето на работни потоци, може да ви е полезно да прегледате предишните сегменти LEARN, ALLOWи PLAN в тази статия, преди да продължите със стъпките в този сегмент.

Секции в този сегмент

  1. Преди да започнете

  2. Добавяне на работния поток

1. Преди да започнете

Две неща трябва да са в ред, за да можете да добавите работен поток:

Имейл За да може работният поток да изпраща имейл известия и напомняния, имейлът трябва да е разрешен за вашия сайт. Ако не сте сигурни, че това вече е направено, консултирайте се с вашия SharePoint администратор.

Разрешения    Настройките SharePoint по подразбиране изискват да имате разрешение "Управление на списъци", за да добавите работни потоци за списъци, библиотеки или колекции от сайтове. (Групата Собственици има разрешение за управление на списъци по подразбиране; групата Членове и групите Посетители не го правят. За повече информация относно разрешенията вижте сегмента LEARN на тази статия.)

Най-отгоре на сегмента

2. Добавяне на работния поток

Изпълнете следните стъпки:

  1. Отидете на началната страница за колекцията от сайтове(а не началната страница за сайт или подсайт в колекцията).

  2. Щракнете върху Настройки иконата Бутон за настройки на публичен уеб сайт в SharePoint Online след това щракнете върху Сайт Настройки.

  3. На страницата Сайт Настройки, под Галерии на уеб дизайнери щракнетевърху Типове съдържание на сайта.

  4. На страницата Типове съдържание на сайта щракнете върху името на типа съдържание на сайта, за който искате да добавите работен поток.

    Забележка: Работен поток, добавен към цялата колекция от сайтове, трябва да бъде добавен само за елементи от един тип съдържание.

    Типове съдържание на документ с осветен тип

    1. На страницата за избрания тип съдържание, под Настройки щракнетевърху Работен поток Настройки.
      Връзката ''Настройки на работния поток'' в секцията ''Настройки''

    2. На страницата Работен поток Настройки щракнете върху връзката Добавяне на работен поток.
      Връзка ''Добавяне на работен поток''

    3. Попълнете първата страница на формуляра за асоцииране.
      (Инструкциите следват илюстрацията.)

Първата страница на формуляра за свързване с номерирани изнесени означения

Изнесено означение номер едно

Работен поток

Изберете шаблона Одобрение – SharePoint 2013.

Забележка: Ако шаблонът Одобрение – SharePoint 2013 не се показва в списъка, обърнете се към вашия администратор на SharePoint, за да разберете дали е активиран за вашата колекция от сайтове или работна област.

Изнесено означение номер две

Name

Въведете име за този работен поток. Името ще идентифицира този работен поток за потребителите на тази колекция от сайтове.

За предложения за именуване на вашия работен поток вижте сегмента PLAN на тази статия.

Изнесено означение номер три

Списък със задачи

Изберете списък със задачи, който да използвате с този работен поток. Можете да изберете съществуващ списък със задачи или да щракнете върху Задачи (нови), за да създадете нов списък.

За информация относно причините за създаването на нов списък със задачи (за разлика от избора на съществуващ), вижте сегмента PLAN на тази статия.

Изнесено означение номер четири

History List

Изберете списък с хронология, който да използвате с този работен поток. Можете да изберете съществуващ списък с хронология или да щракнете върху Нов списък с хронология, за да създадете нов списък.

За информация за причините за създаването на нов списък с хронология (за разлика от избора на съществуващ), вижте сегмента PLAN на тази статия.

Изнесено означение номер 5

Опции за стартиране

Задайте начина или начините, по които този работен поток може да бъде стартиран.

За информация относно различните опции вижте сегмента PLAN на тази статия.

Изнесено означение номер шест

Да се актуализират типовете съдържание на списък и сайт?

Задайте дали този работен поток трябва да бъде добавен към (свързан с) всички други типове съдържание на сайт и списък, които се наследяват от този тип съдържание.

  • Операцията, която извършва цялото допълнително добавяне, може да отнеме много време, за да завърши.

  • Ако наследяването е нарушено за сайтове или подсайтове, където искате този работен поток да бъде добавен към наследяването на типове съдържание, се уверете, че сте член на групата Собственици във всеки от тези сайтове или подсайтове, преди да изпълните тази операция.

  1. Когато всички настройки в тази страница са по начина, по който ги искате, щракнете върху Напред.

  2. Попълнете втората страница на формуляра за асоцииране.
    (Инструкциите следват илюстрацията.)

    Забележка: SharePoint продукти ви представя с първите няколко опции на тази втора страница на формуляра за асоцииране – числа от една до седем на следващата илюстрация – от Проверяващи до ЯК – всеки път, когато стартирате работния поток ръчно, така че да можете да правите промени в тези опции само за този екземпляр.

Втората страница на формуляра за свързване с номерирани изнесени означения

Изнесено означение номер едно

Присвояване на

Въведете имена или адреси за хората, на които искате работният поток да присвоява задачи.

  • Ако задачите ще бъдат възложени един по един (пореден)   
    Въведете имената или адресите в реда, в който искате да бъдат възложени задачите.

  • Ако всички задачи ще бъдат възложени едновременно (паралелно)   
    Редът на имената или адресите няма значение.

  • Ако възлагате задача на някого извън вашата    SharePoint организация
    За повече информация относно включването на външни участници вижте сегмента COMPLETE на тази статия.

Изнесено означение номер две

"ред"

Задайте дали задачите в този етап трябва да се присвояват един по един (последователно) или всички наведнъж (паралелно).

За повече информация относно използването на серийни и паралелни етапи вижте сегмента PLAN на тази статия.

Изнесено означение номер три

Добавяне на нов етап

Добавете всички етапи, които искате, извън първия, който току-що сте конфигурирали.

  • За да изтриете цял етап, щракнете в полето Присвояване на за този етап и след това натиснете CTRL+DELETE.

За повече информация относно използването на няколко етапа вижте сегмента PLAN на тази статия.

Изнесено означение номер четири

Разгъване на групи

  • За да зададете по една задача на всеки член на всяка група, която въвеждате в полето Присвояване, поставете отметка в това квадратче. (Всеки член на групата ще получи известие за задача и всеки член ще има собствена задача да изпълни.)

  • За да зададете само една задача на всяка цяла група, която въвеждате в полето Присвояване,изчистете отметката от това квадратче. (Всеки член на групата ще получи известие за задача, но всеки член може да поиска и изпълни една задача от името на цялата група. Ще намерите инструкции за заявяване на задача на група в сегмента COMPLETE на тази статия.)

Изнесено означение номер 5

Искане

Всеки текст, който включите тук, ще бъде включен във всяко известие за задача, което работният поток изпраща. Не забравяйте да включите допълнителни инструкции или ресурси, от които може да се нуждаят участниците, включително:

  • Лице за контакт за въпроси и проблеми

  • Дали обратна връзка може да бъде подадена само във формуляра на задачата, или също и в самия елемент. (И ако в елемента проверяващите могат да проверят документа или трябва да го оставят вкарани.)
    За повече информация вижте сегмента ALLOW на тази статия.

  • Ако е приложимо, бележка за заявяване на единични задачи, възложени на цели групи или списъци за разпространение.
    Ще намерите инструкции за заявяване на групова задача в сегмента COMPLETE на тази статия.

Изнесено означение номер шест

Срокове и продължителност на задачата

Задайте краен краен срок за целия работен поток и/или задайте броя дни, седмици или месеци, разрешени за завършването на всяка задача от момента, в който е възложена.

  • Ако този работен поток някога се стартира автоматично, обикновено е добре да оставите полето Крайна дата за всички задачи празно и да използвате само двете полета за времетраене, за да контролирате срока. Винаги можете да предоставите точен срок във формуляра за иницииране, ако и когато стартирате работния поток ръчно.

За повече информация кога да използвате срокове и кога да използвате продължителността на задачата, вижте сегмента PLAN на тази статия.

Изнесено означение номер седем

CC

Въведете имената или имейл адресите на всеки, който трябва да бъде уведомяван всеки път, когато работният поток започне или приключи.

  • Въвеждането на име тук неводи до възлагане на задача от работен поток.

  • Когато работният поток бъде стартиран ръчно, човекът, който го стартира, получава известията за стартиране и спиране, без да е необходимо да бъде зададен в това поле.

  • Когато работният поток се стартира автоматично, човекът, който първоначално го е добавил, получава известията за стартиране и спиране, без да е необходимо да се задава в това поле.

Изнесено означение номер осем

Прекратяване на работния поток

За да спрете и отмените работния поток веднага щом бъде направена промяна в елемента, който се преглежда, изберете тази опция.

Не забравяйте, че ако изберете тази опция, проверяващите не могат да добавят проследени промени и коментари в елемента, без да завършват работния поток.

  1. Когато имате всички настройки на тази страница по начина, по който искате, щракнете върху Запиши, за да създадете работния поток.

SharePoint създава вашата нова версия на работния поток.

Какво следва?

Ако сте готови, отидете на сегмента START на тази статия и стартирайте първия екземпляр, за да тествате новия си работен поток.

Най-горе в сегмента | Най-горе в статията

Концептуална икона на раздел ''Стартиране''

СТАРТИРАНЕ на работен поток за събиране на обратна връзка

Стартиране на работен поток за събиране на обратна връзка

Работният поток може да бъде настроен да се стартира само ръчно, автоматично само или по един или друг начин:

  • Ръчно по всяко време от всеки, който има необходимите разрешения.

  • Автоматично всеки път, когато възникне зададено събитие за задействане – т.е. всеки път, когато елемент се добавя към списъка или библиотеката и/или всеки път, когато елемент, който вече е в списъка, се променя по някакъв начин.
    (Събитието или събитията, задействащи се, са зададени на първата страница на формуляра за асоцииране по време на първоначалното добавяне и конфигуриране на работния поток. За повече информация вижте сегмента PLAN на тази статия.)

Забележка: Работният поток не може да се стартира на елемент, който в момента е извлечен. (Елементът може да бъде извлечен, след като работният поток е стартиран върху него; но след това не могат да се стартират допълнителни работни потоци за този елемент, докато не бъде вкаран отново.)

Секции в този сегмент

  1. Автоматично стартиране на работния поток

  2. Ръчно стартиране на работния поток

  3. Ръчно стартиране от списъка или библиотеката

  4. Ръчно стартиране от Microsoft Office програма

1. Автоматично стартиране на работния поток

Ако работният поток е конфигуриран да се стартира автоматично, то всеки път, когато възникне събитие, задействащо събитие, работният поток се изпълнява на елемента, който го е активирал.

Когато се стартира, работният поток присвоява първата задача или задачи и изпраща известие за задача на всеки възложил. Междувременно той изпраща и известия за стартиране (различни от известията за задачи) на лицето, което първоначално е добавило работния поток, и на всеки, посочен в полето CC на втората страница на формуляра за асоцииране.

Забележка: Когато първо се добави нов работен поток, който ще започне автоматично, полето Крайна дата за всички задачи (на втората страница на формуляра за асоцииране) обикновено трябва да бъде оставено празно, тъй като всяка изрична стойност за дата, зададена там, няма да се регулира автоматично спрямо датата, на която работният поток започва всеки път. За повече информация вижте сегмента PLAN на тази статия.

Най-отгоре на сегмента

2. Стартирайте работния поток ръчно

Бележка за разрешенията    Обикновено трябва да имате разрешение редактиране на елементи, за да стартирате работен поток. (По подразбиране групата "Членове" и групата "Собственици" имат това разрешение, но групата Посетители няма. Собственикът обаче може също да избере, на база работен поток по работен поток, да изисква разрешение за управление на списъци за хора, които стартират работния поток. Като изберат тази опция, собствениците могат по същество да зададете, че само те и другите собственици могат да стартират определен работен поток. За повече подробности вижте сегмента Научете за тази статия.)

Две места, от които да започнете

Можете да стартирате работен поток ръчно от две места:

  • От списъка или библиотеката, където се съхранява елементът

  • От самия елемент, отворенв програмата Microsoft Office, в която е създаден. (Обърнете внимание, че това трябва да е пълната, инсталирана програма, а не версия на уеб приложение.)

Останалите две секции в този сегмент предоставят инструкции и за двата метода.

Най-отгоре на сегмента

3. Започнете ръчно от списъка или библиотеката

  1. Отидете в списъка или библиотеката, където се съхранява елементът, на който искате да изпълните работния поток.

  2. Щракнете върху иконата пред името на елемента, за да изберете елемента, и след това в раздела Файлове на лентата, в групата Работни потоци щракнете върху Работни потоци.

  3. На страницата Работни потоци: Име на елемент, под Стартиране на нов работен потокщракнете върху работния поток, който искате да изпълните.
    Връзка към начало на работен поток

  4. Във формуляра за иницииране направете всички промени, които искате да приложите към този конкретен екземпляр на работния поток.

    Забележка: Промените, направени тук, във формуляра за иницииране, се използват само по време на текущия екземпляр на работния поток. Ако искате да направите промени, които ще се прилагат всеки път, когато се изпълнява работният поток, или ако искате да промените настройките на работния поток, които не се показват в този формуляр, вижте сегмента ПРОМЯНА на тази статия.

Формуляр за иницииране с номерирани изнесени означения

Изнесено означение номер едно

Присвояване на

Направете промени в списъка с хора, на които искате работният поток да присвоява задачи.

  • Ако задачите ще бъдат възлагани един по един   
    Въведете имената или адресите в реда, в който трябва да бъдат възложени задачите.

  • Ако всички задачи ще бъдат възложени едновременно   
    Редът на имената или адресите няма значение.

  • Ако възлагате задача на някого извън вашата    SharePoint организация
    За повече информация относно включването на външни участници вижте сегмента COMPLETE на тази статия.

Изнесено означение номер две

"ред"

Уверете се, че спецификациите относно възлагането на задачите във всеки сегмент един по един (последователно) или всички наведнъж (паралелно) са по начина, по който ги искате.

За повече информация относно използването на серийни и паралелни етапи вижте сегмента PLAN на тази статия.

Изнесено означение номер три

Добавяне на нов етап

Добавете всички етапи, които искате, извън този или тези, които са конфигурирани в момента.

  • За да изтриете цял етап, щракнете в полето Присвояване на за този етап и след това натиснете CTRL+DELETE.

За повече информация относно използването на няколко етапа вижте сегмента PLAN на тази статия.

Изнесено означение номер четири

Разгъване на групи

  • За да зададете по една задача на всеки член на всяка група, която въвеждате в полето Присвояване, поставете отметка в това квадратче. (Всеки член на групата ще получи известие за задача и всеки член ще има собствена задача да изпълни.)

  • За да зададете само една задача на всяка цяла група, която въвеждате в полето Присвояване,изчистете отметката от това квадратче. (Всеки член на групата ще получи известие за задача, но всеки член може да поиска и изпълни една задача от името на цялата група. Ще намерите инструкции за заявяване на задача на група в сегмента COMPLETE на тази статия.)

Изнесено означение номер 5

Искане

Всеки текст, който включите тук, ще бъде включен във всяко известие за задача, което работният поток изпраща. Не забравяйте да включите допълнителни инструкции или ресурси, от които може да се нуждаят участниците, включително:

  • Лице за контакт за въпроси и проблеми

  • Дали обратна връзка може да бъде подадена само във формуляра на задачата, или също и в самия елемент. (И ако в елемента проверяващите могат да проверят документа или трябва да го оставят вкарани.)
    За повече информация вижте сегмента ALLOW на тази статия.

  • Ако е приложимо, бележка за заявяване на единични задачи, възложени на цели групи или списъци за разпространение.
    Ще намерите инструкции за заявяване на групова задача в сегмента COMPLETE на тази статия.

Изнесено означение номер шест

Срокове и продължителност на задачата

Задайте краен краен срок за целия работен поток и/или задайте броя дни, седмици или месеци, разрешени за завършването на всяка задача от момента, в който е възложена.

За повече информация кога да използвате срокове и кога да използвате продължителността на задачата, вижте сегмента PLAN на тази статия.

Изнесено означение номер седем

CC

Направете всички допълнения или премахванета, които искате. Не забравяйте, че:

  • Въвеждането на име тук неводи до възлагане на задача от работен поток.

  • Когато работният поток бъде стартиран ръчно, човекът, който го стартира, получава известията за стартиране и спиране, без да е необходимо да бъде зададен в това поле.

  • Когато работният поток се стартира автоматично, човекът, който първоначално го е добавил, получава известията за стартиране и спиране, без да е необходимо да се задава в това поле.

  1. Когато имате всички настройки във формуляра за иницииране по начина, по който искате, щракнете върху Старт, за да стартирате работния поток.

Работният поток присвоява първата задача или задачи и междувременно изпраща известия за стартиране на вас и на всеки, посочен в полето CC на формуляра за иницииране.

Най-отгоре на сегмента

4. Започнете ръчно от Microsoft Office програма

  1. Отворете елемента в инсталираната Office на вашия компютър.

  2. В отворения елемент щракнете върху раздела Файл, щракнете върху Запиши & Изпратии след това щракнете върху работния поток, който искате да изпълните върху елемента.

  3. Ако видите следното съобщение, което ви казва, че работният поток трябва да бъде вкаран, щракнете върху бутона Вкарай.

  4. Щракнете върху големия бутон "Старт на работния поток".

  5. На страницата Промяна на работен поток, във формуляра за иницииране направете всички промени, които искате да приложите към този конкретен екземпляр на работния поток.

    Забележка: Промените, направени тук, във формуляра за иницииране, се използват само по време на текущия екземпляр на работния поток. Ако искате да направите промени, които ще се прилагат всеки път, когато се изпълнява работният поток, или ако искате да промените настройките на работния поток, които не се показват в този формуляр, вижте сегмента ПРОМЯНА на тази статия.

    Формуляр за иницииране с номерирани изнесени означения

Изнесено означение номер едно

Присвояване на

Направете промени в списъка с хора, на които искате работният поток да присвоява задачи.

  • Ако задачите ще бъдат възлагани един по един   
    Въведете имената или адресите в реда, в който трябва да бъдат възложени задачите.

  • Ако всички задачи ще бъдат възложени едновременно   
    Редът на имената или адресите няма значение.

  • Ако възлагате задача на някого извън вашата    SharePoint организация
    За повече информация относно включването на външни участници вижте сегмента COMPLETE на тази статия.

Изнесено означение номер две

"ред"

Уверете се, че спецификациите относно възлагането на задачите във всеки сегмент един по един (последователно) или всички наведнъж (паралелно) са по начина, по който ги искате.

За повече информация относно използването на серийни и паралелни етапи вижте сегмента PLAN на тази статия.

Изнесено означение номер три

Добавяне на нов етап

Добавете всички етапи, които искате, извън този или тези, които са конфигурирани в момента.

  • За да изтриете цял етап, щракнете в полето Присвояване на за този етап и след това натиснете CTRL+DELETE.

За повече информация относно използването на няколко етапа вижте сегмента PLAN на тази статия.

Изнесено означение номер четири

Разгъване на групи

  • За да зададете по една задача на всеки член на всяка група, която въвеждате в полето Присвояване, поставете отметка в това квадратче. (Всеки член на групата ще получи известие за задача и всеки член ще има собствена задача да изпълни.)

  • За да зададете само една задача на всяка цяла група, която въвеждате в полето Присвояване,изчистете отметката от това квадратче. (Всеки член на групата ще получи известие за задача, но всеки член може да поиска и изпълни една задача от името на цялата група. Ще намерите инструкции за заявяване на задача на група в сегмента COMPLETE на тази статия.)

Изнесено означение номер 5

Искане

Всеки текст, който включите тук, ще бъде включен във всяко известие за задача, което работният поток изпраща. Не забравяйте да включите допълнителни инструкции или ресурси, от които може да се нуждаят участниците, включително:

  • Лице за контакт за въпроси и проблеми

  • Дали обратна връзка може да бъде подадена само във формуляра на задачата, или също и в самия елемент. (И ако в елемента проверяващите могат да проверят документа или трябва да го оставят вкарани.)
    За повече информация вижте сегмента ALLOW на тази статия.

Ако е приложимо, бележка за заявяване на единични задачи, възложени на цели групи или списъци за разпространение.
Ще намерите инструкции за заявяване на групова задача в сегмента COMPLETE на тази статия.

Изнесено означение номер шест

Срокове и продължителност на задачата

Задайте краен краен срок за целия работен поток и/или задайте броя дни, седмици или месеци, разрешени за завършването на всяка задача от момента, в който е възложена.

За повече информация кога да използвате срокове и кога да използвате продължителността на задачата, вижте сегмента PLAN на тази статия.

Изнесено означение номер седем

CC

Направете всички допълнения или премахванета, които искате. Не забравяйте, че:

  • Въвеждането на име тук неводи до възлагане на задача от работен поток.

  • Когато работният поток бъде стартиран ръчно, човекът, който го стартира, получава известията за стартиране и спиране, без да е необходимо да бъде зададен в това поле.

  • Когато работният поток се стартира автоматично, човекът, който първоначално го е добавил, получава известията за стартиране и спиране, без да е необходимо да се задава в това поле.

  1. Когато имате настройките във формуляра за иницииране по начина, по който искате, щракнете върху Старт, за да стартирате работния поток.

Работният поток присвоява първата задача или задачи и междувременно изпраща известия за стартиране на вас и на всеки, посочен в полето CC на формуляра за иницииране.

Какво следва?

  • Ако това е първият път, когато този работен поток е стартиран, другите участници ще се нуждаят от информация и помощ, за да изпълняват възложените си задачи? (Те може да намерят сегмента COMPLETE на тази статия за полезен.)

  • Също така е добре да проверите дали участниците получават своите имейл известия, и по-специално, че известията не се използват неправилно от филтрите за нежелана поща.

  • И разбира се, може да имате една или повече задачи на работния поток, за да завършите себе си. Отидете в сегмента COMPLETE на тази статия за подробности.

  • Междувременно, за да разберете как можете да следите напредъка на текущия екземпляр на работния поток, отидете на сегмента MONITOR на тази статия.

Най-горе в сегмента | Най-горе в статията

Концептуална икона на раздел ''Изпълнение''

ЗАВЪРШВАНЕ на задача за работен поток "Събиране на обратна връзка"

Изпълнение на задача за работен поток "Събиране на обратна връзка"

Ако за първи път ви е възложена задача в работен поток "Събиране на обратна връзка", може да ви е полезно да прегледате този сегмент от статията изцяло, преди да изпълните задачата си. По този начин ще сте наясно с всички опции, които може да са отворени за вас.

Забележка: Ако знаете, че задача от работния поток е възложена на вас, но съобщението за уведомяване не се е появило в папката "Входящи" на имейла ви, уверете се, че известието не е било неправилно пренасочино от филтъра за нежелана поща. Ако има, регулирайте съответно настройките на филтъра.

Първо, уверете се, че имате дясната статия

Различните типове работни потоци изискват различни действия за задача.

Така че, преди да започнете, уверете се, че задачата, която ви е възложена, наистина е задача на работния поток "Събиране на обратна връзка", а не задача за някакъв друг тип работен поток.

Потърсете текста Прегледайте в някое от следните местоположения:

  • В реда Тема на известието за
    задача Текстът ''Моля, одобрете'' в реда ''Тема'' на уведомяването за задача

  • В лентата за съобщения в елемента, който трябва да бъде
    прегледан Текстът ''Моля, одобрете'' в лентата за съобщения в елемента

  • В заглавието на задачата на страницата Състояние на работния
    поток Текстът ''Моля, одобрете'' в имената на задачи в страницата за състояние

Ако не виждате текста Прегледайте текста в тези местоположения, консултирайте се с лицето, което е стартирало или първоначално е добавило работния поток, за да разберете на кой шаблон за работен поток се базира – или дали е работен поток по избор. Ще намерите връзки към статии за това как да използвате другите типове работни потоци, включени в SharePoint продукти, в раздела Вж. също на тази статия.

Ако обаче задачата ви е събиране на обратна връзка, продължете да четете!

Секции в този сегмент

  1. Общ преглед на процеса

  2. Достъп до елемента и формуляра за задача от съобщението за уведомяване на задачата

  3. Достъп до елемента и формуляра за задача от списъка или библиотеката

  4. Преглед на елемента

  5. Завършване и подаване на формуляра за задача

  6. Просрочени известия

  7. Заявяване на групова задача, преди да я изпълните (по желание)

  8. Искане за промяна на елемента (незадължително)

  9. Повторно дайте задачата си на някой друг (по желание)

  10. Изпълнение на задача от името на външен участник (по желание)

1. Общ преглед на процеса

Когато ви бъде възложена задача в работен поток, обикновено ще разберете за задачата по един от трите начина:

  • Получавате известие за задача по имейл.

  • Отваряте документ Microsoft Office и виждате лента за съобщения, която ви информира, че ви е възложена свързана задача.

  • Проверявате сайта SharePoint и откривате, че една или повече задачи в момента са ви възложени.

Когато разберете, че ви е възложена задача за работен поток "Събиране на обратна връзка", обикновено правите две неща:

  • Преглед на елемента    Отваряте и преглеждате елемента.

  • Завършване на задачата    Можете да използвате формуляра за задача, за да подадете резултатите от вашия преглед.

Следователно често следните три елемента са включени в завършването на задачата:

  • Уведомителното съобщение (което получавате като имейл)

  • Елементът, подаден за вашия преглед (който отваряте и преглеждате)

  • Формулярът за задача (който отваряте, попълвате и подавате)

Ето как изглеждат тези три елемента.

Съобщение с уведомяване за задача, елемент за преглеждане и формуляр за задача

Забележка: Бутонът Отвори тази задача на лентата в съобщението за уведомяване на задачата се показва само когато съобщението се отвори в пълната инсталирана версия на Outlook, а не когато се отвори в уеб приложението Outlook Web Access.

Най-отгоре на сегмента

2. Стигнете до елемента и формуляра за задача от съобщението за уведомяване на задачата

Изпълнете следните стъпки:

  1. В съобщението за уведомяване на задачата, в инструкциите За да изпълните тази задача, щракнете върху връзката към елемента.

  2. В отворения елемент щракнете върху бутона Отвори тази задача в лентата за съобщения.

Достъп до елемент и формуляр за задача от имейл с уведомяване за задача

Забележка: Бутонът Отвори тази задача на лентата в съобщението за уведомяване на задачата се показва само когато съобщението се отвори в пълната инсталирана версия на Outlook, а не когато се отвори в уеб приложението Outlook Web Access.

Най-отгоре на сегмента

3. Стигнете до елемента и формуляра за задача от списъка или библиотеката

Изпълнете следните стъпки:

  1. В списъка или библиотеката, където се съхранява елементът, който трябва да се прегледа, щракнете върху връзката В ход, свързана с елемента и работния поток.

  2. На страницата Състояние на работния поток щракнете върху заглавието на вашата задача.

  3. Във формуляра на задачата, в тази задача на работния поток се отнася за лентата за съобщения щракнете върху връзката към елемента.

Достъп до елемент и формуляр за задача от списък или библиотека

Най-отгоре на сегмента

4. Прегледайте елемента

В този пример елементът е Microsoft Word документ.

Съвет: Ако това е групова задача – т.е. една задача, възложена на цяла група или списък за разпространение, така че един член на групата да може да изпълни задачата за цялата група – тогава е добре да поискате задачата, преди да прегледате елемента. По този начин намалявате вероятността друг член на вашата група също да прегледа статията. За инструкции вижте Раздел 7 в този сегмент Искайте задача на група, преди да я завършите.

Елемент за преглеждане с две жълти ленти за съобщения

Обърнете внимание на двете жълти ленти за съобщения в горната част на документа:

Сървър за четене   Само Този документ е отворен в режим само за четене – т.е. можете да четете документа, но не можете да правите никакви промени в него.

Лицето, което изпълнява работния поток, има избор да позволява обратна връзка само във формуляра на задачата или също да позволява проследени промени и коментари в самия елемент. Ако не сте сигурни дали трябва да работите в самия елемент, консултирайте се с лицето, което е стартирало работния поток, или с човека, който първоначално го е добавил. Ако трябва да вмъквате проследени промени и коментари, щракнете върху бутона Редактиране на документ.

Няколко неща, за да се уверите в:

  • Уверете се, че знаете дали трябва да извлечете документа, преди да вмъкнете проследени промени и коментари, или дали трябва да го оставите вкаран, така че няколко проверяващи да могат да работят по него едновременно.

  • Уверете се, че сте включили проследяването на промените, преди да вмъкнете промени или коментари. За повече информация вижте сегмента ALLOW в тази статия.

  • Не забравяйте да запишете промените си на сървъра, когато приключите с работата в елемента. Ако сте проверили елемента, проверете го отново.

Работен поток    Задача Когато сте готови да изпълните и подадете формуляра за задача, щракнете върху бутона Отвори тази задача.

Най-отгоре на сегмента

5. Попълнете и подайте формуляра за задача

Формулярът на задача за задача за работен поток "Събиране на обратна връзка" изглежда по този начин.

Формуляр за задача ''Събиране на обратна информация'' с изнесени полета

Обърнете внимание, че първите две контроли (Изтриване на елемент и Задача от този работен поток сеотнася за заглавие на елемент ) не се показват във формуляра на задачата, когато се отварят от елемента за преглед.

Изнесено означение номер едно

Изтриване на елемент

За да изтриете тази задача от текущия екземпляр на работния поток, щракнете върху връзката тук.

  • Изтриването на задачата не изтрива елемента, който трябва да бъде прегледан.

  • Задача, която е изтрита, вече не се показва в областта Задачи на страницата Състояние на работния поток. (Изтриването обаче все още се записва в областта Хронология на страницата.)

Забележка: Ако не сте стартирали този екземпляр на работния поток, може да поискате да проверите с човека, който го е стартирал, преди да изтриете задачата.

Изнесено означение номер две

Тази задача на работния поток се отнася за заглавието на елемент

За да отворите елемента за преглед, щракнете върху връзката тук.

Изнесено означение номер три

Състояние, заявено от, консолидирани коментари, срок

Не можете да редактирате или променяте записи в тези четири полета, но може да намерите информацията в тях за полезна.

Обърнете внимание, че полето Консолидирани коментари съдържа не само допълнителни инструкции как да изпълните задачата си, но и всички коментари, подадени във формуляра от участници, които вече са изпълнили задачите си в същия този екземпляр на работния поток.

По същия начин, след като подадете свой собствен формуляр, всеки текст, който включите в полето Коментари (4), също ще се появи в полето Консолидирани коментари за следващите участници.

Изнесено означение номер четири

Коментари

Въведете или поставете вашата обратна връзка тук.

Всеки текст, който въведете тук, ще бъде записан в хронологията на работния поток и ще се появи и в полето Консолидирани коментари (3) за следващите участници.

Изнесено означение номер 5

Send Feedback

Когато въведете обратна връзка, която искате да допринесете в полето Коментари (4) и/или сте вмъкнали проследени промени и коментари в самия елемент, щракнете върху този бутон, за да подадете обратна връзка и да изпълните задачата си.

Забележка:  Преди да направите промени в самия i tem, уверете се, че трябвада направитетова. За повече информация вж.в този сегментпрегледайте елемента.

Изнесено означение номер шест

Отказ

За да затворите формуляра за задача, без да записвате промени или отговори, щракнете върху този бутон. Задачата ще остане непълна и ще ви бъде възложена.

Изнесено означение номер седем

Искане за промяна

За да поискате промяна на елемента, който преглеждате, щракнете върху този бутон.

За илюстрация на формуляра, където ще въведете подробните данни за вашата заявка, и за допълнителни инструкции отидете на раздел 8 в този сегмент Поискайте промяна на елемента.

Забележка: Тази опция може да е изключена за някои задачи в работния поток.

Изнесено означение номер осем

Повторно възназначане на задача

За да преназначите тази задача на някой друг, щракнете върху този бутон.

За илюстрация на страницата, където ще въведете подробните данни за повторното възложение, и за допълнителни инструкции отидете на раздел 9 в този сегмент, възложатеотново задачата на някой друг .

Забележка: Тази опция може да е изключена за някои задачи в работния поток.

Най-отгоре на сегмента

6. Просрочени известия

Ако задачата или целият екземпляр на работния поток са просрочени за завършване, известията автоматично се изпращат до:

  • Лицето, на което е възложена задачата.

  • Лицето, което е стартирало работния поток (или, ако стартът е автоматичен, към лицето, което първоначално е добавило работния поток).

Най-отгоре на сегмента

7. Заявете групова задача, преди да я завършите (по желание)

Ако само една задача е възложена на цялата група, към която принадлежите, тогава всеки член на групата може да поиска и изпълни тази единствена задача от името на цялата група.

Заявете задачата, преди да прегледате елемента. Веднага щом поискате задачата, тя ви е възложена и никой друг член на групата не може да я изпълни. (По този начин само един човек прави необходимата работа.)

  1. На страницата Състояние на работния поток посочете името на задачата, възложена на вашата група, докато не се появи стрелка.

  2. Щракнете върху стрелката, щракнете върху Редактиране на елемент и след това във формуляра на задачата щракнете върху бутона Искане на задача.
    Как се поисква групова задача

Когато страницата Състояние на работния поток се обновява, можете да видите, че задачата вече не е възложена на групата, но сега специално за вас.

По-късно, ако искате да освободите задачата отново в групата, без да я изпълнявате, използвайте същите стъпки, за да се върнете към формуляра на задачата, но сега щракнете върху бутона Задача за издаване.

Бутонът ''Освобождаване на задача'' във формуляр за задача

Обратно към "Преглед на елемента"

8. Искане за промяна на елемента (незадължително)

Преди да започнете този процес, обърнете внимание, че работният поток може да бъде настроен така, че да свърши веднага, ако е направена промяна в елемента. Може да е добра идея да се консултирате с лицето, което е започнало или първоначално е добавило работния поток, за да се уверите, че всичко е наред, за да бъде направена промяна, и работният поток да приключи в този момент.

Ще демонстрираме опцията за заявка за промяна, като я поставим в сценарий:

Първо, представете си, че името ви е Франк.

След това си представете, че колега с име Анна е започнал работен поток за събиране на обратна връзка в документ, който е създала.

Когато преглеждате новия документ на Ана, чувствате, че въведението е твърде дълго.

Щракнете върху бутона Искане за промяна в долната част на формуляра за задача на работния поток и след това попълнете този формуляр.

Формуляр за искане на промяна в елемент

Изнесено означение номер едно

Искане за промяна от

Въведете името или имейл адреса на лицето, от което искате да промените.

(За да изпратите заявката си на лицето, което е стартирало това изпълнение на работния поток – или, ако работният поток е стартиран автоматично, на лицето, което първоначално е добавило този работен поток за събиране на обратна връзка , можете също да оставите това поле празно.)

Изнесено означение номер две

Ново искане

Опишете промяната, която искате да направите, и да предоставите всякаква информация, от която ще се нуждае лицето, което извършва промяната.

(Всеки текст, който въведете тук, ще бъде добавен в областта Консолидирани коментари.)

Изнесено означение номер три

Нова продължителност

Направете едно от следните три неща:

  • За да запазите съществуващия срок на    падеж Оставете това поле празно.

  • За да премахнете крайната дата    изцяло Въведете числото 0.

  • За да зададете нова крайна    дата Въведете число тук и след това задайте мерните единици за времетраене в следното поле. Взети заедно, двата записа идентифицират периода, преди задачата за промяна да е дължима.

Изнесено означение номер четири

Нови мерни единици за времетраене

Ако задавате нова продължителност на задачата, използвайте това поле заедно с полето Нова продължителност, за да идентифицирате периода, преди задачата да е дължима. (Например: 3 дни или 1 месец или 2 седмици.)

Когато имате всички записи във формуляра по начина, по който искате, щракнете върху Изпратии текущата задача е маркирана като Завършена. (Но все още не сте готови. Ще ви бъде възложена задача за преглед отново, след като Ана завърши задачата за промяна.)

Междувременно Ана получава следното имейл известие:

Уведомяване, което се изпраща, когато бъде поискана промяна на елемента

Анна може да каже само след един поглед в реда Тема (число 1 на илюстрацията), че това не е обикновено известие за събиране на обратна връзка, а вместо това искане за промяна на нещо в елемента. Тя намира информацията за конкретната промяна, която е поискана в "Поискана промяна на текста" (число 2).

Анна проверява елемента, прави исканите промени (или не), след което записва промените (ако има такива) и проверява отново елемента. (Не забравяйте, че ако работният поток е настроен да завършва веднага щом бъде направена промяна в елемента, това действие ще доведе до прекратяване на работния поток.)

След това Анна отива на страницата Състояние на работния поток и отваря задачата си за искане за промяна от областта Задачи там.


Формуляр, подаван, когато исканата промяна бъде направена

Анна добавя всяка информация, която иска, в полето Коментари, след което щрака върху Изпращане на отговор. Работният поток извършва две действия:

  • Тя маркира задачата за искане за промяна на Ана като завършена.

  • Тя ви присвоява нова задача за преглед (с коментарите на Анна, добавени в областта Консолидирани коментари) и ви изпраща известие за тази задача.

Сега можете да продължите и да завършите прегледа на променения елемент.

Междувременно всички тези действия се проследяват и виждат в секцията Хронология на работния поток на страницата Състояние на работния поток, както е показано на следващата илюстрация.

''Хронология на работния поток'', показваща действията от искането на промяна

Ето диаграма на целия процес.

Блоксхема на искане на промяна

Най-отгоре на сегмента

9. Повторно дайте задачата си на някой друг (по желание)

Ако искате някой друг да изпълни задача от работен поток, която ви е възложена, щракнете върху бутона Повторно присвояване на задача във формуляра за задача на работния поток.

Този формуляр се показва.

Формуляр за повторно възлагане на задача

Изнесено означение номер едно

Преназначане на задача на

Въведете името или адреса на лицето, на което искате да възложите тази задача.

За да присвоите тази задача на лицето, което е стартирало работния поток – или, ако работният поток е стартиран автоматично, на лицето, което първоначално е добавило този работен поток , оставете това поле празно.

Изнесено означение номер две

Ново искане

Дайте информация, че лицето, на което възлагате задачата, ще трябва да изпълни задачата. (Всеки текст, който въведете тук, ще бъде добавен в областта Консолидирани коментари.)

Изнесено означение номер три

Нова продължителност

Направете едно от следните три неща:

  • За да запазите съществуващия срок на    падеж Оставете това поле празно.

  • За да премахнете крайната дата    изцяло Въведете числото 0.

  • За да зададете нова крайна    дата Въведете число тук и след това задайте мерните единици за времетраене в следното поле. Взети заедно, двата записа идентифицират периода, преди задачата за промяна да е дължима.

Изнесено означение номер четири

Нови мерни единици за времетраене

Ако задавате нова продължителност на задачата, използвайте това поле заедно с полето Нова продължителност, за да идентифицирате периода, преди задачата да е дължима. (Например: 3 дни или 1 месец или 2 седмици.)

Когато формулярът завърши, щракнете върху Изпрати. Вашата задача е маркирана Катозавършена , на лицето, което сега отговаря за задачата, се присвоява нова задача и се изпраща известие за задача.

Всяка нова информация, която сте предоставили, е включена в делегирания текст по текст в известието за нова задача (номер 1 на следващата илюстрация).

Уведомяване за задача за повторно възложена задача

Междувременно всички тези промени се проследяват и виждат в разделите Задачи и хронология на страницата Състояние на работния поток, както е показано тук.

Области ''Задачи'' и ''Хронология'' на страницата ''Състояние на работния поток'' за повторно възложена задача

Най-отгоре на сегмента

10. Изпълнение на задача от името на външен участник (по желание)

Има специален процес за включване на участници, които не са членове на вашата SharePoint организация. В този процес членът на сайта действа като прокси сървър за външния участник:

  1. Включете имейл адреса на външния участник в съответния етап Присвояване на на втората страница на формуляра за асоцииране.

  2. Работният поток всъщност възлага задачата на външния участник на члена на сайта, който стартира работния поток – или, ако работният поток се стартира автоматично, на члена, който първоначално е добавил работния поток. Това лице, на което всъщност е възложена задачата, действа като прокси сървър за външния участник.

  3. Този член на сайта получава известие за задача с инструкции за изпращане на копие на елемента за преглед до външния участник. (Междувременно външният участник получава копие на известието за задачата, което може да функционира като полезно предупреждение или предупреждение.)

  4. Членът на сайта, на когото всъщност е възложена задачата, изпраща копие на елемента до външния участник.

  5. Външният участник извършва преглед на елемента и връща отговора си на члена на сайта.

  6. Когато отговорът на външния участник пристигне, членът на сайта изпълнява задачата в SharePoint продукти от името на външния участник.

Ето диаграма на процеса.

Блоксхема на процеса за включване на външен участник

Най-горе в сегмента | Най-горе в статията

Икона на секцията ''Наблюдение''

МОНИТОР, регулиране или спиране на изпълняван работен поток за събиране на обратна връзка

Наблюдение, регулиране или спиране на изпълняван работен поток за събиране на обратна връзка

Централното местоположение, от което можете да наблюдавате, регулирате или спирате изпълняващ се работен поток, е страницата Състояние на работния поток за този екземпляр на работния поток.

Първо ще ви покажем как да стигнете до тази страница, след което ще ви покажем как да използвате опциите и информацията, които намирате там. И накрая, ще ви покажем две други страници, където можете да получите допълнителна информация за наблюдение.

Секции в този сегмент

  1. Достъп до страницата "Състояние на работния поток"

  2. Използване на страницата "Състояние на работния поток" за наблюдение на напредъка на работния поток

  3. Промяна на активните задачи (задачи, които вече са възложени)

  4. Промяна на бъдещите задачи (задачи, които все още не са възложени)

  5. Отмяна или прекратяване на изпълнение на този работен поток

  6. Разберете кои работни потоци се изпълняват на елемент

  7. Следене на работни потоци за цялата колекция от сайтове

1. Достъп до страницата Състояние на работния поток

В списъка или библиотеката, където се намира елементът, щракнете върху връзката В ход за елемента и работния поток, които искате.

В този пример елементът е документът с име Чернова на Keynote, а работният поток е Одобрение 3.

Щракване върху връзката ''Състояние на работния поток''

Отваря се страницата Състояние на работния поток.

Забележки: 

  • Ако вашият списък или библиотека съдържа голям брой елементи, можете да използвате сортиране и/или филтриране, за да намерите елемента, който търсите по-бързо. Ако откриете, че многократно сортирате и/или филтрирате по същия начин, може да ви е полезно да създадете изглед по избор, който автоматизира това конкретно подреждане.

  • За да стигнете до страницата Състояние на работния поток, можете също да щракнете върху връзката Преглед на състоянието на този работен поток в имейл известие "е започнало" или връзката Преглед на хронологията на работния поток в имейл известие "завърши" за конкретния екземпляр, който ви интересува.

Най-отгоре на сегмента

2. Използвайте страницата Състояние на работния поток, за да следите напредъка на работния поток

Тук под илюстрацията на всяка секция на страницата Състояние на работния поток ще намерите въпросите за наблюдение, на които отговаря секцията.

Секция "Информация за работния поток"

Секция ''Информация за работния поток'' от страницата ''Състояние на работния поток''

Отговори на въпросите:

  • Who стартира този екземпляр на работния поток?

  • Кога е стартиран този екземпляр?

  • Кога е настъпило последното действие в този екземпляр?

  • На кой елемент се изпълнява този екземпляр?

  • Какво е текущото състояние на този екземпляр?

Раздел "Задачи"

Областта ''Задачи'' на страницата ''Състояние на работния поток''

Отговори на въпросите:

  • Кои задачи вече са създадени и възложени и какво е текущото им състояние?

  • Кои задачи вече са изпълнени и какъв е резултатът за всяка от тези задачи?

  • Какъв е срокът за всяка задача, която вече е създадена и възложена?

Задачите, които са изтрити, и задачите, които още не са възложени, не се показват в този раздел.

Секция "Хронология на работния поток"

Секцията ''Хронология на работния поток'' от страницата ''Състояние на работния поток''

Отговори на въпросите:

  • Какви събития вече са възникнали в този екземпляр на работния поток?

  • Обърнете внимание, че просрочените задачи и известията за просрочени задачи не се показват в тази област.

Най-отгоре на сегмента

3. Промяна на активните задачи (задачи, които вече са възложени)

Има два начина за промяна на задачи, които вече са възложени, но все още не са изпълнени:

  • Промяна на една активна задача

  • Промяна на всички активни задачи

Промяна на една активна задача

Разрешения За да направите всяка промяна в една задача, която е възложена на някого, различен от вас, трябва да имате разрешение "Управление на списъци". (Групата Собственици има разрешение за управление на списъци по подразбиране; групата Членове и групите Посетители не го правят. Така че е възможно например да имате разрешения, които ви позволяват да стартирате работен поток, но не и да правите промени в задачата на друг участник.)

Ако имате необходимите разрешения:

  1. На страницата Състояние на работния поток щракнете върху заглавието на задачата в списъка Задачи.
    Щракване върху заглавие на задача в списък

  2. Използвайте формуляра за задача, за да завършите, изтриете или да възназначите отново задачата или да поискате промяна на елемента.

За по-подробни инструкции как да използвате формуляра за задача вижте сегмента COMPLETE на тази статия.

Промяна на всички активни задачи

Разрешения Всички четири от командните връзки в следващата илюстрация се показват на страницата Състояние на работния поток на всеки, който има разрешение за управление на списъци. Първите три връзки се показват на страницата на лицето, което е стартирало екземпляра на работния поток, но връзката Край на този работен поток не се показва, освен ако това лице също няма разрешение за управление на списъци. (Отново групата Собственици има разрешение за управление на списъци по подразбиране; групата Членове и групите Посетители не.)

  1. На страницата Състояние на работния поток, в областта точно под визуализацията на работния поток щракнете върху връзката Актуализиране на активните задачи на Събиране на обратна връзка.

  2. Направете промените във формуляра, който се отваря, и след това щракнете върху OK.

    • Съобщенията, отразяващи вашите промени, се изпращат на хората, на които в момента са възложени задачи в това изпълнение.

    • Задачите, които вече са изпълнени или изтрити, и задачите, които все още не са възложени, не се засягат от промените, които правите в този формуляр.

    • Ако искате да направите промени в задачи, които все още не са възложени, вижте следващия раздел в този сегмент, Промяна на бъдещите задачи.

      Формуляр за промяна на активни задачи

Изнесено означение номер едно

Продължителност на задача, мерни единици за времетраене

За да запазите празна съществуващата крайна    дата, оставете продължителността на задача и не променяйте единиците за времетраене.

За да премахнете крайната дата, така че да    няма въведете числото 0 в Продължителност на задача.

За да преместите крайната дата,    като удължите времетраенето на задачата Използвайте двете полета за времетраене, за да зададете броя и типа на единиците, с които искате да удължите времетраенето.

Изнесено означение номер две

Искане

За да промените текста    на заявката Направете всички промени, които искате, в текстовото поле.

  1. Когато имате всички полета във формуляра по начина, по който ги искате, щракнете върху OK.

Всички активни задачи в текущия екземпляр се актуализират.

Най-отгоре на сегмента

4. Промяна на бъдещи задачи (задачи, които все още не са възложени)

Разрешения Всички четири от командните връзки в следващата илюстрация се показват на страницата Състояние на работния поток на всеки, който има разрешение за управление на списъци. Първите три връзки се показват на страницата на лицето, което е стартирало екземпляра на работния поток, но връзката Край на този работен поток не се показва, освен ако това лице също няма разрешение за управление на списъци. (Отново групата Собственици има разрешение за управление на списъци по подразбиране; групата Членове и групите Посетители не.)

  1. На страницата Състояние на работния поток, в областта точно под визуализацията на работния поток щракнете върху връзката Добавяне или актуализиране на проверяващи на събиране на обратна връзка.

  2. Направете промените във формуляра, който се отваря, и след това щракнете върху АКТУАЛИЗИРАЙ.

    Забележка: Задачите, които вече са създадени и възложени, не се засягат от промените, които правите в този формуляр.

Формуляр за промяна на предстоящи задачи

Изнесено означение номер едно

Участници, поръчка, разгъване на групи

  • За да добавите или премахнете участници или да промените реда на задачите    Добавяне, премахване и/или пренареждане на реда на имената или адресите на участниците в полето Участници.

  • За да премахнете цял етап Щракнете в полето Присвояване на за този етап и след това натиснете CTRL+DELETE.

Забележка: Можете да използвате квадратчето за отметка Разгъване на групи, за да зададете дали на изброените групи за разпространение трябва да бъде възложена само една задача за цялата група, или по една задача на член.

За повече информация относно използването на тези полета вижте сегмента PLAN и съответния сегмент ADD (Списък/библиотека или колекция от сайтове) на тази статия.

Изнесено означение номер две

Искане

  • За да промените текста    на заявката Направете всички промени, които искате да текста в полето.

Изнесено означение номер три

Срок за всички задачи, продължителност на задача, мерни единици за времетраене

  • За да промените или премахнете крайната    дата на календара Изтрийте съществуващата дата и след това или да предоставите нова, или, за да премахнете изцяло конкретния срок, оставете полето празно. (Не въвеждайтенула в това поле. Това поле трябва или да съдържа стойност за дата на календара, или да е празно.)

  • За да запазите продължителността    оставете продължителността на задача празна и да не променяте единиците за времетраене.

  • За да премахнете продължителността, така че да няма    въведете числото 0 в Продължителност на задача.

  • За да удължите продължителността    на задачата Използвайте полетата за времетраене, за да зададете броя и типа на единиците, с които искате да удължите времетраенето. За повече информация относно задаването на срокове и срокове вижте сегмента PLAN на тази статия.

  1. Когато имате всички полета във формуляра по начина, по който ги искате, щракнете върху OK.

Всички бъдещи задачи в текущия екземпляр ще отразяват промените ви.

Най-отгоре на сегмента

5. Отмяна или прекратяване на този работен поток

Има два начина, по които можете да спрете изпълняван екземпляр на работен поток преди нормалното му завършване:

  • Отмяна на работния поток    Всички задачи се отменят, но се запазват в областта Задачи на страницата Състояние на работния поток.

  • Прекратяване на този работен поток    Всички задачи се отменят и се изтриват от областта Задачи на страницата Състояние на работния поток. (Те обаче все още се отразяват в областта Хронология на работния поток.)

Следват инструкциите и за двата метода.

Отказ (всички задачи са отменени, но се запазват както в списъка Задачи, така и в хронологията)

Разрешения Всички четири от командните връзки в следващата илюстрация се показват на страницата Състояние на работния поток на всеки, който има разрешение за управление на списъци. Първите три връзки се показват на страницата на лицето, което е стартирало екземпляра на работния поток, но връзката Край на този работен поток не се показва, освен ако това лице също няма разрешение за управление на списъци. (Отново групата Собственици има разрешение за управление на списъци по подразбиране; групата Членове и групите Посетители не.)

Ако текущият екземпляр на работен поток вече не е необходим или търсен, той може да бъде спрян.

  • На страницата Състояние на работния поток, в областта точно под визуализацията на работния поток щракнете върху връзката Отмяна на всички задачи за събиране на обратна връзка.

Всички текущи задачи се отменят и работният поток завършва със състояние Отменено. Отменените задачи все още са изброени както в областта Задачи, така и в областта Хронология на работния поток.

Прекратяване (всички задачи, изтрити от списъка "Задачи", но запазени в хронологията)

Разрешения Всички четири от командните връзки в следващата илюстрация се показват на страницата Състояние на работния поток на всеки, който има разрешение за управление на списъци. Първите три връзки се показват на страницата на лицето, което е стартирало екземпляра на работния поток, но връзката Край на този работен поток не се показва, освен ако това лице също няма разрешение за управление на списъци. (Отново групата Собственици има разрешение за управление на списъци по подразбиране; групата Членове и групите Посетители не.)

Ако възникне грешка или работният поток спре и не успее да отговори, тя може да бъде прекратена.

  • На страницата Състояние на работния поток, в областта точно под визуализацията на работния поток щракнете върху връзката Край на този работен поток.

Всички задачи, създадени от работния поток, се отменят и се изтриват от областта Задачи на страницата Състояние на работния поток, въпреки че все още се отразяват в областта Хронология на работния поток. Работният поток завършва със състояние "Отменен".

Най-отгоре на сегмента

6. Разберете кои работни потоци се изпълняват на елемент

На страницата Работни потоци за всеки елемент ще намерите списък на работните потоци, които в момента се изпълняват на този елемент.

  1. Отидете в списъка или библиотеката, където се съхранява елементът.

  2. Щракнете върху иконата пред името на елемента, за да изберете елемента, и след това в раздела Файлове на лентата, в групата Работни потоци щракнете върху Работни потоци.

  3. На страницата Работни потоци: Име на елемент, под Изпълнявани работни потоци щенамерите списък с екземпляри на работни потоци, които в момента се изпълняват на елемента.

Забележка: Обърнете внимание, че няколко екземпляра на една версия на работен поток не могат да се изпълняват едновременно на един и същ елемент. Например: Добавени са два работни потока, които се базират на шаблона "Събиране на обратна връзка". Единият се нарича Обратна връзка за плана, а другият се нарича Обратна връзка за бюджета. На всеки един елемент по едно време може да се изпълнява всеки екземпляр на обратна връзка от плана и обратна връзка за бюджета, но не и два екземпляра на всеки работен поток.

Най-отгоре на сегмента

7. Наблюдаване на работни потоци за цялата колекция от сайтове

Администраторите на колекция от сайтове могат да преглеждат с един поглед:

  • Колко работни потоци, базирани на всеки шаблон за работен поток, в момента съществуват в колекцията от сайтове.

  • Независимо дали всеки шаблон за работен поток е активен в момента, или неактивен в колекцията от сайтове.

  • Колко екземпляра на версиите на работни потоци, базирани на всеки шаблон за работен поток, в момента се изпълняват в колекцията от сайтове.

Ето как става това:

  1. Отворете началната страница за колекцията от сайтове(а не началната страница за сайт или подсайт в колекцията).

  2. Щракнете върху Настройки иконата Бутон за настройки на публичен уеб сайт в SharePoint Online след това щракнете върху Сайт Настройки.

  3. На страницата Сайт Настройки, под Администриране на сайтщракнете върху Работни потоци.

Отваря се страницата Работни потоци, показваща информацията.

Какво следва?

Ако това е първият път, когато тази версия на работния поток е стартирана, може да искате да използвате инструкциите в сегмента REVIEW на тази статия, за да видите събитията в екземпляра и да откриете дали работният поток функционира по очаквания начин.

Най-горе в сегмента | Най-горе в статията

Концептуална икона на секцията ''Преглед''

ПРЕГЛЕД На резултатите от работния поток за събиране на обратна връзка и създаване на отчети

Преглед на резултатите от работния поток за събиране на обратна връзка и създаване на отчети

След като екземплярът на работния поток завърши, можете да прегледате събитията, записани в хронологията му. (Можете да получите достъп до записа за всеки екземпляр до 60 дни след завършването на екземпляра.)

Важно: Обърнете внимание, че хронологията на работния поток е предоставена само за неофициална справка. Той не може да се използва за официални одити или за каквато и да е друга правна, очевидна цел.

Можете също да изпълнявате отчети за цялостната производителност на работния поток в различните екземпляри.

Секции в този сегмент

  1. Преглед на събития в най-скорошния екземпляр

  2. Хронология на екземплярите на Access за до 60 дни

  3. Създаване на отчети за производителността на работния поток

1. Преглед на събития в най-скорошния екземпляр

Докато елементът остане в същия списък или библиотека и докато един и същ работен поток не се изпълни отново на същия елемент, хронологията на най-скорошния екземпляр може да се получи от списъка или библиотеката.

За да видите страницата Състояние на работния поток за най-скорошния екземпляр на работен поток, изпълняван на произволен елемент:

  • В списъка или библиотеката, където се намира елементът, щракнете върху връзката за състоянието за елемента и работния поток, които искате.

В този пример елементът е документът, озаглавен "Чернова на keynote", а работният поток е "Одобрение на нов документ".

Щракване върху връзката ''Състояние на работния поток''

На страницата Състояние на работния поток секцията Хронология на работния поток се намира близо до дъното.

Секцията ''Хронология на работния поток'' от страницата ''Състояние на работния поток''

Най-отгоре на сегмента

2. Хронология на екземплярите на Access за до 60 дни

Какво ще стане, ако искате да прегледате хронологията на екземпляр, след като изпълните същия работен поток отново на един и същ елемент?

Всъщност можете да направите това за до 60 дни от една от двете входни точки: списъка или библиотеката, или известието за завършване на работния поток. (Шестдесет дни е колко време SharePoint запазва хронологията на задачите за работни потоци.)

От списъка или библиотеката

  1. Отидете в списъка или библиотеката, където се съхранява елементът.

  2. Щракнете върху иконата пред името на елемента, за да изберете елемента, и след това в раздела Файлове на лентата, в групата Работни потоци щракнете върху Работни потоци.

  3. На страницата Работни потоци: Име на елемент, под Завършениработни потоци щракнете върху името или състоянието на екземпляра на работния поток, който искате да прегледате.

    Списъкът ''Завършени работни потоци''' на страницата ''Работни потоци за елемент'' Отваря се страницата Състояние на работния поток за този екземпляр.

От известието за завършване на работния поток

  • Отворете известието за завършване на работния поток за екземпляра, който искате да прегледате, и след това щракнете върху връзката Преглед на хронологията на работния поток.


Уведомяване за завършване на работния поток с осветена връзка към хронологията Отваря се страницата Състояние на работния поток за този екземпляр.

За да запазите всички известия за завършване, може да искате да създадете Outlook правило. Настройте правилото да копира всички входящи съобщения, върху които текстът е завършил в реда Тема, в собствена отделна папка. (Уверете се, че правилото Outlook копира входящите съобщения и не просто ги премества, или те също няма да се показват във вашата папка "Входящи".) За да научите повече как да създавате Outlook правила, вижте статията Управление на имейл съобщения с правила.

Най-отгоре на сегмента

3. Създаване на отчети за производителността на работния поток

За да научите как една от версиите на работния поток се изпълнява общо – с течение на времето и над няколко екземпляра – можете да създадете един или и двата предварително зададени отчета:

  • Отчет за продължителността на дейността    Използвайте този отчет, за да видите средните стойности за това колко време отнема завършването на всяка дейност в работния поток, както и колко време отнема завършването на всяко цялостно изпълнение или екземпляр на този работен поток.

  • Отчет за отмяна и грешка    Използвайте този отчет, за да видите дали работният поток често се отменя, или се натъква на грешки преди завършването.

Създаване на наличните отчети за работен поток

  1. В списъка или библиотеката, в колоната Състояние за този работен поток щракнете върху връзка с информация за състоянието.
    Щракване върху състояние на работния поток

  2. На страницата Състояние на работния поток, под Хронология на работния поток щракнетевърху Преглед на отчети на работни потоци.
    Щракване върху връзката ''Изглед на отчети на работни потоци'' в секцията ''Хронология на работния поток''

  3. Намерете работния поток, за който искате да прегледате отчет, и след това щракнете върху името на отчета, който искате да прегледате.
    Щракване върху връзката към ''Отчет за продължителност на дейностите''

  4. На страницата Персонализиране запазете или променете местоположението, където ще бъде създаден файлът на отчета, и след това щракнете върху OK.

    Щракване върху OK в мястото на записване на файла Отчетът се създава и записва в указаното местоположение.

  5. Когато отчетът завърши, можете да щракнете върху връзката, показана на следващата илюстрация, за да го прегледате. В противен случай щракнете върху OK, за да завършите и затворите диалоговия прозорец. (По-късно, когато сте готови да прегледате отчета, ще го намерите в местоположението, което сте задали в предишната стъпка.)
    Щракване върху връзка, за да видите отчет

Какво следва?

Ако функциите на работния поток са точно както искате, всички сте настроени да започнете да го използвате.

Ако има нещо, което искате да промените за начина на работа, вижте сегмента ПРОМЯНА на тази статия.

Най-горе в сегмента | Най-горе в статията

Концептуална икона за раздел ''Регулиране''

ПРОМЯНА, забраняване или изтриване на работен поток за събиране на обратна връзка

Промяна, забраняване или премахване на работен поток за събиране на обратна връзка

След като изпълните първия екземпляр на вашия нов работен поток за събиране на обратна връзка и прегледате резултатите, може да поискате да направите една или повече промени по начина, по който е конфигуриран работният поток.

Освен това може да искате в различни моменти в бъдеще да правите допълнителни промени в конфигурацията.

И накрая, може в някакъв момент да искате да забраните работния поток за по-кратък или по-дълъг период, но да не го премахнете – или наистина можете да изберете да го премахнете изцяло.

Секции в този сегмент

  1. Промяна на постоянните настройки за работен поток

  2. Забраняване или премахване на работен поток

1. Промяна на постоянните настройки за работен поток

За да направите постоянни промени в настройките за съществуващ работен поток, отваряте и редактирате формуляра за асоцииране, който първоначално е бил използван за добавянето му.

Ако работният поток се изпълнява само в един списък или библиотека

  1. Отворете списъка или библиотеката, в която се изпълнява работният поток.

  2. В лентата щракнете върху раздела Списъкили Библиотека.

    Забележка: Името на раздела може да варира в зависимост от типа на списъка или библиотеката. Например в списък с календари този раздел се нарича Календар.

  3. В групата Настройки щракнете върху Работен поток Настройки.

  4. На страницата Работен поток Настройки, под Име на работен поток (щракнете, за да промените настройките)щракнете върху името на работния поток, за който искате да промените настройките.

    Забележка: Ако работният поток "Събиране на обратна връзка", който искате, не се показва в списъка, той може да е свързан само с един тип съдържание. Кои работни потоци се показват в този списък се управляват от асоциациите за показване на работни потоци от този тип контрола, разположени точно над списъка. (Вижте илюстрацията.) Щракнете върху опциите за тип съдържание в падащото меню, за да откриете кой от тях показва работния поток, който искате. Когато работният поток, който искате, се показва в списъка, щракнете върху името на работния поток.

  5. В същия формуляр за асоцииране на две страници, който първоначално е бил използван за добавяне на работния поток, направете и запишете промените, които искате.

    За повече информация относно полетата и контролите във формуляра за асоцииране вижте сегмента PLAN и съответния сегмент ADD (Списък/библиотека или колекция от сайтове )на тази статия.

Ако работният поток се изпълнява във всички списъци и библиотеки в колекцията от сайтове

  1. Отворете началната страница за колекцията от сайтове(а не началната страница за сайт или подсайт в колекцията).

  2. Щракнете върху Настройки иконата Бутон за настройки на публичен уеб сайт в SharePoint Online след това щракнете върху Сайт Настройки.

  3. На страницата Сайт Настройки, под Галерии щракнете върхуТипове съдържание на сайта.

  4. На страницата Типове съдържание на сайта щракнете върху името на типа съдържание на сайта, на който се изпълнява работният поток.

  5. На страницата за избрания тип съдържание, под Настройкищракнете върху Работен поток Настройки.

  6. На страницата Работен поток Настройки, под Име на работен поток (щракнете, за да промените настройките)щракнете върху името на работния поток, за който искате да промените настройките.

  7. В същия формуляр за асоцииране на две страници, който първоначално е бил използван за добавяне на работния поток, направете и запишете промените, които искате.

    За повече информация относно полетата и контролите във формуляра за асоцииране вижте сегмента PLAN и съответния сегмент ADD (Списък/библиотека или колекция от сайтове )на тази статия.

Най-отгоре на сегмента

2. Забраняване или премахване на работен поток

Ако работният поток се изпълнява само в един списък или библиотека

  1. Отворете списъка или библиотеката, в която се изпълнява работният поток.

  2. В лентата щракнете върху раздела Списъкили Библиотека.

    Забележка: Името на раздела може да варира в зависимост от типа на списъка или библиотеката. Например в списък с календари този раздел се нарича Календар.

  3. В групата Настройки щракнете върху Работен поток Настройки.

  4. На страницата Работен поток Настройки щракнете върху връзката Премахване на работен поток.
    Страницата ''Настройки на работния поток'' с изнесена връзка ''Премахване на работни потоци''

  5. Използвайте формуляра на страницата Премахване на работни потоци, за да забраните, разрешите отново или премахнете работни потоци.
    Формуляр на страницата ''Премахване на работни потоци''

Във формуляра има пет колони:

  • Работен поток    Име на работния поток.

  • Екземпляри    Брой на екземплярите на работния поток, изпълняван в момента на елементи.

  • Позволи    Опция, която позволява на работния поток да продължи да работи нормално.

  • Без нови екземпляри    Опция, която позволява изпълнението на всички изпълнявани в момента екземпляри на работния поток, но забранява работния поток, като го прави недостъпен за изпълнение на нови екземпляри. (Това действие е обратимо. За да разрешите отново работния поток по-късно, върнете се на тази страница и изберете Позволи.)

  • Премахване    Опция, която премахва работния поток от списъка или библиотеката напълно. Всички изпълнявани екземпляри се прекратяват незабавно и колоната за този работен поток вече не се показва на страницата за списъка или библиотеката. (Това действие не еобратимо.)

Най-отгоре на сегмента

Ако работният поток се изпълнява във всички списъци и библиотеки в колекцията от сайтове

  1. Отворете началната страница за колекцията от сайтове(а не началната страница за сайт или подсайт в колекцията).

  2. Щракнете върху Настройки иконата Бутон за настройки на публичен уеб сайт в SharePoint Online след това щракнете върху Сайт Настройки.

  3. На страницата Сайт Настройки, под Галерии щракнете върхуТипове съдържание на сайта.

  4. На страницата Типове съдържание на сайта щракнете върху името на типа съдържание на сайта, на който се изпълнява работният поток.

  5. На страницата за избрания тип съдържание, под Настройкищракнете върху Работен поток Настройки.

  6. На страницата Работен поток Настройки щракнете върху връзката Премахване на работен поток.

  7. Използвайте формуляра на страницата Премахване на работни потоци, за да забраните, разрешите отново или премахнете работни потоци.
    Формуляр на страницата ''Премахване на работни потоци''

Във формуляра има пет колони:

  • Работен поток    Име на работния поток.

  • Екземпляри    Брой на екземплярите на работния поток, изпълняван в момента на елементи.

  • Позволи    Опция, която позволява на работния поток да продължи да работи нормално.

  • Без нови екземпляри    Опция, която позволява изпълнението на всички изпълнявани в момента екземпляри на работния поток, но забранява работния поток, като го прави недостъпен за изпълнение на нови екземпляри. (Това действие е обратимо. За да разрешите отново работния поток по-късно, върнете се на тази страница и изберете Позволи.)

  • Премахване    Опция, която премахва изцяло работния поток от колекцията от сайтове. Всички изпълнявани екземпляри се прекратяват незабавно и колоната за този работен поток вече не се показва на страницата за списъка или библиотеката. (Това действие еn't обратимо.)

Какво следва?

Ако сте направили някакви промени, изпълнете тестов екземпляр на работния поток, за да проверите двукратно ефектите от промените.

Най-отгоре на сегмента

Допълнително персонализиране

Има голямо разнообразие от начини за допълнително персонализиране на работните потоци, включени в SharePoint продукти.

Можете дори да създавате работни потоци по избор от самото начало.

Можете да използвате всяка или всички от следните програми:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Персонализиране на формуляри, действия и поведения на работния поток.

  • Microsoft Visual Studio    Създайте свои собствени действия в работния поток по избор.

За повече информация вижте Помощната система за мрежата за разработчици на софтуер на Microsoft (MSDN).

Най-горе в сегмента | Най-горе в статията

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединяване към Microsoft Office участници в Insider

Беше ли полезна тази информация?

Доколко сте доволни от качеството на езика?
Какво е повлияло на вашия потребителски опит?

Благодарим ви за обратната връзка!

×