SharePoint работни потоци са предварително програмиран мини-приложения, които опростяват и автоматизират голямо разнообразие от бизнес процеси. Работните потоци могат да варират от събиране на подписи, обратна връзка или одобрения за план или документ до проследяване на текущото състояние на рутинна процедура. SharePoint работни потоци са предназначени да ви спестят време и усилия и да осигуряват съгласуваност и ефективност на задачите, които изпълнявате редовно.
Забележки:
-
Работните потоци на SharePoint 2010 са оттеглени от 1 август 2020 г. за нови клиенти и са премахнати от съществуващи клиенти на 1 ноември 2020 г. Ако използвате работни потоци на SharePoint 2010, ви препоръчваме да мигрирате към Power Automate или други поддържани решения. За повече информация вижте Оттегляне на работен поток на SharePoint 2010.
-
Работният поток на SharePoint 2013 е прекратен от април 2023 г. и ще бъде изключен за нови клиенти, считано от 2 април 2024 г. То ще бъде премахнато от съществуващите клиенти и ще бъде оттеглено напълно, считано от 2 април 2026 г. Ако използвате работен поток на SharePoint 2013, ви препоръчваме да мигрирате към Power Automate или други поддържани решения. За повече информация вижте Оттегляне на работен поток на SharePoint 2013 в Microsoft 365.
Какво е работен поток на SharePoint ?
Вероятно вече знаете какво представлява блоксхемата. Това е графична карта на процес с инструкции какво се случва на всяка стъпка.
Един SharePoint работен поток е като автоматизирана блоксхема, която отнема много от труда, догадките и случайността от вашите стандартни работни процеси.
Например погледнете процеса на одобрение на документа на илюстрацията. Ръчното изпълнение на този процес може да означава много проверка и проследяване, препращане на документи и изпращане на напомняния – а всяка от тези задачи трябва да бъде изпълнена от вас или от един или повече ваши колеги. Това означава много допълнителна работа и постоянен поток от прекъсвания.
Но когато използвате работния поток за одобрение на SharePoint документ, за да изпълните процеса, цялата тази проверка и проследяване и напомняне и препращане се извършва автоматично от работния поток. Ако някой закъснее със завършването на дадена задача или ако се появи друг проблем, повечето от включените работни потоци генерират известие, за да ви информират за това. Мониторингът на процеса се намалява.
Изпълнението на работен поток на SharePoint е лесно. Изберете типа на работния поток, изберете опциите и оставете работния поток да се изпълнява. Ако трябва, отменете или прекратете работния поток.
Всеки от включените типове работни потоци действа като шаблон. Можете да добавите екземпляр на работния поток за един списък или библиотека или за цяла колекция от сайтове, като използвате формуляр за иницииране , за да зададете желаните опции и селекции за екземпляра. Тези опции и селекции включват на кого работният поток възлага задачи, крайни срокове на задачите, как работният поток може да бъде стартиран и от кого и инструкции, които да бъдат включени в известията за задачата. Създайте нов работен поток, като отидете на Настройки на списък > Настройки на работния поток > Добавяне на работен поток. Ако искате, прочетете повече за работните потоци 2010 и 2013.
Важно: По подразбиране работните потоци "Одобрение", "Събиране на обратна връзка" и "Събиране на подпис" не са активирани и не са изброени в списъчното поле "Избор на шаблон на работен поток " на формуляра за асоцииране. За да ги направи достъпни за използване, администраторът на сайта трябва да ги активира на ниво колекция от сайтове. Отидете на "Настройки на сайта" > функцията "Функции на колекцията от сайтове " > функцията "Активиране на работни потоци". Освен това SharePoint 2013 предоставя шаблони за работни потоци, базирани на SharePoint 2010. В случай че искате да създадете базиран на SharePoint 2013 работен поток с подобна логика, използвайте инструмент като SharePoint Designer 2013.
Има пет предварително програмиирани типа работни потоци.
При всеки преход между състояния работният поток възлага задача на човек и изпраща на това лице имейл известие за задачата. Когато тази задача завърши, работният поток актуализира състоянието на елемента и се премества към следващото състояние. Работният поток с три състояния е предназначен за работа с шаблона за списък "Проследяване на проблеми", но може да се използва с всеки списък, съдържащ колона за избор, която има три или повече стойности.
За да научите повече и за подробни инструкции вижте Използване на работен поток с три състояния.
За да добавите или стартирате работен поток, трябва да имате правилното разрешение за списъка, библиотеката или колекцията от сайтове, където се изпълнява работният поток:
-
За да добавите работен поток По подразбиране трябва да имате разрешение за управление на списъци, за да добавите работен поток. (Групата "Собственици" и групата "Членове" по подразбиране имат разрешение "Управление на списъци"; групата "Посетители" не.)
-
За да стартирате работен поток Освен това по подразбиране трябва да имате разрешение "Редактиране на елементи", за да стартирате работен поток, който вече е добавен. (Групата "Собственици" и групата "Членове" имат разрешението "Редактиране на елементи" по подразбиране; групата "Посетители" не.)
Като алтернатива собствениците могат да изберат да конфигурират определени работни потоци, така че да могат да бъдат стартирани само от членове на групата "Собственици". В случай на подсайтове с уникални разрешения собствениците ще трябва да се уверят, че необходимите разрешения са дадени изрично на потребителите на работния поток. Вижте Редактиране и управление на разрешения за списък или библиотека на SharePoint. < Това се базира на обратната връзка – "Създадох подсайт на сайта на моята фирма SP, за да тествам функцията за работен поток, така че трябва да имам разрешение да стартирам работен поток, но не мога – защо не?" >
Следващата диаграма предоставя изглед от високо ниво на основните етапи за планиране, добавяне, изпълнение и модифициране на работен поток на SharePoint. Следвайте отделните раздели на всяка от стъпките.
-
План Уверете се, че знаете кои опции искате и каква информация трябва да имате на разположение, когато използвате формуляра за иницииране, за да добавите своята версия на работния поток.
-
Добавите Попълнете формуляра за иницииране, за да добавите вашата версия на работен поток към списък, библиотека или колекция от сайтове.
-
Start Стартиране на вашия нов работен поток – ръчно или автоматично – върху документ или друг елемент в списък или библиотека. (Ако го стартирате ръчно, ще имате възможност да промените някои от настройките на формуляра за асоцииране на работния поток в по-кратък формуляр за иницииране .) Когато работният поток се стартира, той създава задачи, изпраща уведомяващи съобщения и започва да проследява действия и събития.
-
Наблюдение Докато работният поток се изпълнява, можете да видите страницата Състояние на работния поток, за да видите кои задачи са завършени и какви други действия са възникнали. Ако е необходимо, можете да регулирате текущите и бъдещите задачи оттук и дори да отмените или прекратите изпълнението на този работен поток.
-
Преглед Когато изпълнението завърши, цялата му хронология може да бъде прегледана на страницата "Състояние на работния поток". Освен това от страницата на състоянието могат да бъдат създавани статистически отчети за общата производителност на този работен поток.
-
Промени Ако работният поток не работи точно както искате, можете да отворите първоначалния формуляр за асоцииране, който сте използвали, за да го добавите, и да направите промените там.
Ако имате нужда от по-голяма гъвкавост с вграден работен поток, можете да го персонализирате допълнително с инструмент като SharePoint Designer 2013. Можете също да създадете собствен първоначален работен поток от самото начало.
Като използвате конструктора на работни потоци, създавате правила, които свързват условия и действия с елементи в списъци и библиотеки на SharePoint. Промените в елементи в списъци или библиотеки задействат действия в работния поток.
Можете например да проектирате работен поток, който стартира допълнителен работен поток за одобрение, ако цената на даден елемент надхвърля определена сума.
Можете също да дефинирате работен поток за набор от свързани документи. Ако например вашият работен поток е свързан с библиотека с документи или е филтриран до типа съдържание "Документ", се показва група от контекстни действия в колективната папка за документи. Колективната папка за документи позволява група от документи да се третират като едно цяло, така че ще се изпълни действие на работен поток за колективна папка за документи за всеки от елементите в тази колективна папка за документи.
Вж. също
Разбиране на работните потоци за одобрение в SharePoint 2010
