Въведение в списъците

Списъкът е колекция от данни, която можете да споделите с членовете на екипа си и хората, на които сте предоставили достъп. Ще намерите редица готови за използване шаблони за списъци, които да ви послужат добра отправна точка за организиране на елементите от списъци. Научете повече на "Шаблони за списъци" в Microsoft 365.

Тази статия обяснява понятията при създаването и използването на списъци. Можете да създавате списъци в SharePoint, приложението "Списъци" в Microsoft 365 или Microsoft Teams. Научете как да започнете със списъците в Microsoft Teams.

Вижте следните статии за информация относно списъците:

• Създаване на списък
• Изтриване на списък
• Създаване, променяне или изтриване на изглед на списък или библиотека
• Списъци в Microsoft 365
• Настройка на навигация на метаданни за списък или библиотека
• Управление на големи списъци и библиотеки

Изберете заглавие по-долу, за да го отворите и да видите подробна информация.

Общ преглед на списъците

Организациите обикновено използват много типове списъци, включително връзки, известия, контакти, проследяване на проблеми и проучвания.

Списъците могат също да включват задачи, които можете да използвате като отправна точка за сътрудничество в екип или в бизнес решения. В много случаи списъците могат да предоставят бързи и ефективни решения с малки или без никакви промени.

Можете например да използвате:

• Задачи Включва проследяване на собствеността и напредъка, както и времева линия в страницата за атрактивно визуално представяне на съдържанието на списъка.
• Двумерен масив от константи Включва създаване на версии и съхраняване на хронологията на версиите за по-задълбочен анализ на проектите на работните групи и общите задачи.

Списъците са богати и гъвкави и имат много вградени функции, които предоставят стабилен начин за съхраняване, споделяне и работа с данни.

Можете например:

• Можете да създадете списък с колони с различен тип данни, включително текст, число, избор, валута, дата и час, справка, "да/не" и изчисляеми. Можете също да прикачите един или повече файлове към елемент от списък, за да предоставите допълнителни подробности, като например електронна таблица с поддържащи номера или документ с обща информация.
• Създаване на списъчни изгледи за организиране, сортиране и филтриране на данни по различни и специфични начини; променяте метаданните, като например добавяне и изтриване на колони и промяна на валидиращи правила; и да използвате системно списъци в различни сайтове с типове съдържание, колони на сайт и шаблони. Например можете да преглеждате само текущите събития от календар на началната страница и да създадете визуален изглед (подобен на стенен календар) на друга страница.
• Създавайте връзки между списъците с помощта на комбинация от уникални колони, колони за справки и защита на взаимовръзки (каскадно или ограничено изтриване), които подобряват способността ви да създавате по-сложни бизнес решения и спомагат да запазите целостта на данните си.
• Да създавате списъци по избор, да показвате данните в уеб части и страници с уеб части и да импортирате, да експортирате и да се свързвате с данни от други програми, например Excel и Access.
• Да следите версии и подробна хронология, да изисквате одобрение за модифициране на данни, да използвате защита на ниво елемент и папка, да вкарвате и извличате от архив и да бъдете информирани автоматично за промени чрез предупреждения и RSS канали.
• Да организирате съдържанието в един списък в папки за допълнително удобство и по-добра производителност и да увеличите производителността като цяло при работа с големи списъци с помощта на индексиране.

Начини за работа със списъци

Ето няколко начина, по които можете да работите със списъци, за да ви е по-лесно да управлявате информацията за вашата група.

Проследяване на версии и подробна хронологияПроследявайте версии на елементи от списъци , така че да можете да видите кои елементи са променени от версия на версия, както и кой е променил елементите от списъка. Ако са допуснати грешки в по-нова версия, можете да възстановите предишна версия на елемент. Проследяването на хронологията на списък е особено важно, ако вашата организация трябва да наблюдава списъка в процеса на неговото развитие.

Изискване на одобрениеУказете, че одобрение за елемент от списък е задължително , преди да може да бъде преглеждан от всеки. Елементите остават в състояние на изчакване, докато не бъдат одобрени или отхвърлени от някого, който има разрешение да ги одобри. Можете да контролирате кои групи потребители могат да преглеждат елемент от списък, преди да бъде одобрен.

Персонализиране на разрешения Задайте дали участниците за вашия списък могат да четат и редактират само елементите, които са създали, или всички елементи в списъка. People, които имат разрешение за управление на списъци, могат да четат и редактират всички елементи от списъка. Можете също да приложите конкретни нива на разрешение към един елемент от списък, например ако елементът съдържа поверителна информация.

Създаване и управление на изгледиСъздаване на различни изгледи от един и същ списък. Съдържанието на действителния списък не се променя, но елементите се организират или филтрират, така че хората да могат да намират най-важната или интересна информация в зависимост от своите нужди.

Списъци за актуализиране Независимо от типа на списъка, който актуализирате, процесът е сходен за добавяне, редактиране и изтриване на елементи от списък.

Добавяне или редактиране на елементи от списък

Има два начина за добавяне или редактиране на елементи от списък:

• С помощта на формуляр, което е методът по подразбиране.
• Вградена, което означава, че добавяте елемента директно в страницата със списъка.

Ако списъкът е настроен да проследява версии, нова версия на списъчния елемент се създава всеки път, когато редактирате елемент от списък. Можете да видите хронологията на промените в елемента от списъка и да възстановите предишна версия, ако допуснете грешка в по-нова версия.

Използване на формули и изчисляеми стойности Използвайте формули и изчисляеми стойности за динамично генериране на информация в колоните на списък. Операциите могат да включват информация от други колони в списък, както и системни функции, като например TODAY, за указване на текущата дата. Може например да зададете краен срок по подразбиране, който е седем дни от текущата дата.

Бъдете информирани за промените Списъците и изгледите могат да използват RSS, така че членовете на вашата работна група да могат автоматично да получават актуализации. RSS е технология, която позволява на хората да получават и преглеждат актуализации или RSS канали на новини и информация в консолидирано местоположение. Можете също да създадете имейл известия, които да ви уведомяват, когато списъците са променени или когато се добавят нови елементи. Известяванията са удобен начин за проследяване на промените, които са важни за вас.

Създаване на взаимовръзка между списъци Създаване на релация между два списъка. В списъка източник създавате колона за справка, която извлича (или "търси") една или повече стойности от списък цели, ако тези стойности съвпадат със стойността в колоната за справка в списъка източник. Ако искате, можете да продължите да добавяте допълнителни колони от списъка цели към списъка източник. Когато създавате колона за справка, можете също да решите да наложите поведение на релация, като зададете опция каскадно изтриване или ограничаване на изтриването, която помага за запазване на валидността на данните и за предотвратяване на несъвместимости, които могат да доведат до проблеми в бъдеще.

Споделяне на информация от списък с програма за база данни Ако имате инсталирана програма за база данни, като например Access, можете да експортирате и импортирате данни към и от вашия сайт, както и да свържете таблица от базата данни към списък. Когато работите с данните от списъка си в база данни на Access, можете също да създавате заявки, формуляри и отчети. За повече информация вж. "Импортиране на данни от база данни на Access в уеб приложение на Access".

Съгласувано използване на списъците в различните сайтове Ако вашата група работи с няколко типа списъци, можете да добавите съгласуваност в множество списъци с типове съдържание, колони на сайт и шаблони. Тези функции ви позволяват да използвате повторно настройките и структурата на списъка по ефективен начин. Можете например да създадете тип съдържание за проблем с обслужване на клиенти, който указва определени колони (например контакт с клиент) и бизнес процеси за типа съдържание. Друг пример е създаването на колона "Сайт" за имена на отдели, която има падащ списък на отделите. Можете да използвате колоната в множество списъци, за да сте сигурни, че имената винаги се показват по един и същи начин във всеки списък.

Работа по елементи от списък от имейл програма Използвайте имейл програма, която е съвместима с технологиите на Microsoft, за да вземете със себе си важна информация от списъка. С Outlook например можете да преглеждате и актуализирате задачи, контакти и табла за обсъждания на вашия сайт от Outlook. За повече информация вж. "Свързване на външен списък към Outlook".

Задаване на целево съдържаниеРазрешете целевата аудитория за филтриране на елементите по групи.

Типове списъци

Типът на списъка, който използвате, зависи от типа на информацията, която споделяте.

Обявления Споделяйте новини и състояние и предоставяйте напомняния. Съобщенията поддържат подобрено форматиране с изображения, хипервръзки и форматиран текст.

Контакти Съхранявайте информация за хората или групите, с които работите. Ако използвате имейл или програма за управление на контакти, която е съвместима с технологии на Microsoft, можете да преглеждате и актуализирате контактите си от вашия сайт в другата програма. Можете например да актуализирате списък с всички доставчици на вашата организация от имейл програма, съвместима с технологии на Microsoft, като например Outlook. Списъкът с контакти всъщност не управлява членовете на вашия сайт, но може да се използва за съхраняване и споделяне на контакти за вашата организация, като например списък с външни доставчици.

Табла за обсъждания Осигурете централно място за записване и съхраняване на екипни обсъждания, подобно на формата на дискусионните групи. Ако администраторът ви е разрешил списъци на сайта ви да получават имейл съобщения, таблата за обсъждания могат да съхраняват имейл дискусии от най-често срещаните имейл програми. Можете например да създадете табло за обсъждания за новото издание на продукта на вашата организация.

Връзки Осигурете централизирано местоположение за връзки към интернет, интранет на вашата фирма и други ресурси. Например можете да създадете списък с връзки към уеб сайтовете на вашите клиенти.

Повишени връзки Показване на набор от действия за свързване във визуално оформление.

Calendar Store за събитията на вашия екип или за конкретни ситуации, като например фирмени празници. Календарът предоставя визуални изгледи, подобни на настолен или стенен календар, на събитията на вашия екип, включително събрания, социални и целодневни събития. Можете също да проследявате важни събития за екипа, като крайни срокове или дати на издаване на продукти, които не са свързани с конкретен интервал от време. За повече информация вж. "Създаване на изглед на календар от списък".

Задачи Проследявайте информация за проекти и други предстоящи събития за вашата група. Можете да възлагате задачи на хора, както и да проследявате състоянието и процента на завършване на задачата, докато задачата се приближава към завършване. Ако използвате имейл или програма за управление на задачи, която е съвместима с технологии на Microsoft, можете да преглеждате и актуализирате задачите от сайта си в другата програма. Можете например да създадете списък със задачи за бюджетния процес на вашата организация и след това да го преглеждате и актуализирате в Outlook заедно с другите си задачи. За повече информация вж. "Създаване на списък".

Задачи от проект Съхранявайте информацията за задачите с изглед на Гант и ленти на напредъка. Можете да проследявате състоянието и процента на завършване на задачата, докато задачата се приближава към завършване. Ако използвате имейл или програма за управление на задачи, която е съвместима с технологии на Microsoft, можете да преглеждате и актуализирате задачите си от проекта от сайта си в другата програма. Можете например да създадете списък със задачи от проект на вашия сайт, за да идентифицирате и възложите работата, да създадете наръчник за обучение, а след това можете да проследявате напредъка на вашата организация от Project. За повече информация вж. "Създаване на списък".

Двумерен масив от константи Съхранявайте информация за конкретни проблеми, като например проблеми с поддръжката, и проследявайте напредъка им. Можете да възлагате проблеми, да ги категоризирате и да свързвате проблемите помежду си. Можете например да създадете списък за проследяване на проблеми, за да управлявате проблеми и решения в обслужването на клиенти. Можете също така да коментирате проблемите всеки път, когато ги редактирате, създавайки хронология на коментарите, без да променяте първоначалното описание на проблема. Например представител от отдел по обслужване на клиенти може да запише всяка стъпка, предприета за разрешаване на даден проблем, както и резултатите. Можете също да използвате списък за проследяване на проблеми с работен поток с три състояния, за да помогнете на вашата организация да управлява проследяването на проблеми или проекти. За повече информация вж. "Създаване на списък".

Проучване Събирайте и събирайте обратна връзка, като например проучване на удовлетвореността на служителите или тест. Можете да проектирате въпросите и отговорите си по няколко различни начина и да видите общ преглед на вашата обратна връзка. Ако имате инсталирана програма за електронна таблица или база данни, която е съвместима с технологии на Microsoft, можете да експортирате резултатите за по-нататъшно анализиране. За повече информация вижте "Създаване на проучване".

настройка "По избор " Започнете списък от самото начало. Можете също да създадете потребителски списък, който се базира на електронна таблица, ако имате програма за електронни таблици, която е съвместима с технологии на Microsoft. Например можете да импортирате списък от Excel, който сте създали, за да съхранявате и управлявате договори с доставчици. За повече информация вж. "Създаване на списък, базиран на електронна таблица".

Външни списъци Да работите с данни, които се съхраняват извън списък, но които можете да четете и записвате в Microsoft 365. Източникът на данни за външен списък се нарича външен тип съдържание. За разлика от вградения списък на Microsoft 365, външният списък използва услугите за бизнес свързване за достъп до данни директно от външна система (като например SAP, Siebel и Microsoft SQL Server), независимо дали тази система е база данни, уеб услуга, или система от бизнес линия.

Потребителски списък в изглед на лист с данни Създайте празен списък, подобен на потребителски списък, но за да показвате списъка по подразбиране в изглед на лист с данни. Изгледът на лист с данни предоставя мрежа с данни за преглеждане и редактиране на данни като редове и колони. Можете да добавяте и редактирате редове и колони, да прилагате филтри и ред на сортиране, да показвате изчисляеми стойности и общи суми и удобно да редактирате данните в клетки на мрежата. Изгледът на лист с данни изисква Office да е инсталиран на 32-битов клиентски компютър и браузър, който поддържа ActiveX контроли.

Списък на състоянието Показване и проследяване на целите на вашия проект. Списъкът съдържа набор от цветни икони, предназначени да покажат степента, до която целите са постигнати.

Циркулации Изпратете информация, включително печати за потвърждение, на членовете на екипа си.

Списък с речници на Microsoft IME Използвайте данните в списъка като речник на Microsoft IME. Можете да конвертирате елементите на колоната за четене в показвани чрез IME на Microsoft и да преглеждате съдържанието в коментар в прозореца за коментари на IME. Данните може да са свързани към определен URL адрес.

Списък със съдържание на PerformancePoint Съхраняване на елементи на табло, като например карти с резултати, отчети, филтри, страници на табла и други елементи на табла, които създавате с помощта на PerformancePoint Dashboard Designer.

Езици и преводачи Използвайте с работен поток "Управление на превода" в библиотека за управление на преводи. Работният поток използва списъка, за да възложи задачи за превод на преводача, указан в списъка за всеки език. Можете да създадете този списък ръчно или можете да изберете този списък да се създава автоматично, когато добавите работен поток "Управление на преводи" към библиотека за управление на преводи.

KPI списък Проследявате ключови показатели за изпълнение (KPI), за да оценявате бързо напредъка към измерими цели. Можете да настроите KPI списъци за проследяване на производителността, като използвате един от четирите източника на данни: ръчно въведени данни, данни в списък на Microsoft 365, данни в работни книги на Excel или данни от услугите за анализ – компонент на Microsoft SQL Server. След като KPI списъкът е създаден, можете да го използвате, за да показвате състоянието на индикатора на страницата на таблото.

Импортиране на електронна таблица Използвайте колони и данни от съществуваща електронна таблица. Импортирането на електронна таблица изисква Microsoft Excel или друга съвместима програма.

Добавяне на списък към страницата

За да добавите списък към страница в модерния интерфейс на SharePoint:

1. Ако страницата все още не е в режим на редактиране, щракнете върху "Редактиране " в горния десен ъгъл на страницата.

2. Задръжте курсора на мишката над или под съществуваща уеб част, и ще видите линия с ограден в кръг знак +, като тук:

   

3. Щракнете върху + и ще видите списък с уеб части, от които можете да избирате. Превъртете надолу до секцията документи, списъци и библиотеки .

4. Избор на списък.
   Показват се имената на всички налични списъци.

5. Изберете списъка, който искате да вмъкнете на страницата си.

6. Ако сте доволни от избора си, изберете "Запазване като чернова " близо до горния ляв ъгъл. След това, за да направите актуализираната страница достъпна за други хора, изберете "Публикувай " близо до горния десен ъгъл.

За да добавите списък към страница за класическа среда за работа на SharePoint:

1. В "Сайтове" щракнете върху "Настройки , след което щракнете върху "Съдържание на сайта".

2. Щракнете върху иконата за добавяне на приложение .

   

3. Превъртете и щракнете върху приложението, което искате да използвате. Може да има повече от една страница.

4. Дайте уникално име на приложението, за да можете да го оттегляте по-късно за дадена страница, след което щракнете върху "Създай".

5. Когато се върнете към екрана "Съдържание на сайта", можете да направите три неща:

   • Затворете прозореца и се върнете в страницата. Добавете новото приложение на страницата си, като използвате "Вмъкване на уеб части".
   • Щракнете върху приложението и започнете да въвеждате данни.
   • Щракнете върху многоточието (...) и след това върху "Настройки". Тук можете да добавяте колони, да променяте имена и да изпълнявате други задачи.

Организиране на списъци в сайт

Въпреки че можете да използвате функциите на списъците по различни начини, начинът, по който ги използвате, зависи от размера и броя на списъците, които имате, и от нуждите на вашата организация.

Съхраняване на много елементи в един списък

Може да искате един голям списък да служи за различни цели. Например е възможно да имате голям брой технически проблеми, които трябва да проследявате в цялата си организация, като тези проблеми се прилагат към множество проекти и групи.

Използвайте единичен списък, когато:

• Вашата група трябва да вижда обобщена информация за елементите от списъка или различни изгледи на един и същ набор от елементи. Например един ръководител може да иска да види напредъка по всички технически въпроси за дадена организация или да види всички проблеми, които са били подадени в рамките на един и същ период от време.
• People искат да преглеждат или търсят проблемите на едно и също място на сайта.
• Искате да приложите еднакви настройки за елементите от списъка, например проследяване на версии или изискване на одобрение.
• Групите, които работят върху списъка, споделят подобни характеристики, например едни и същи нива на разрешение. Към определени елементи от списък може да се приложи уникално разрешение, но ако нивата на разрешение се различават значително, помислете за използване на няколко списъка.
• Искате да анализирате информация за списъка или да получавате обединени актуализации за списъка. Можете да получавате известия, когато елементите от списъка са променени, или да виждате промените в списък, като използвате RSS технологията. RSS каналите позволяват на членовете на вашата работна група да виждат обединен списък с информация, която е променена.

Създаване на няколко списъци

Възможно е да искате да имате няколко списъка, когато има съществени разлики между елементите, които искате да управлявате, или между групите от хора, които работят с тях.

Използвайте няколко списъка, когато:

• Не очаквате хората да имат нужда от резюмета на елементите заедно.
• Групите от хора, които работят с информацията, са различни и имат различни нива на разрешения.
• Трябва да приложите различни настройки, като създаване на версии или одобрение, към няколко набора от елементи.
• Не е нужно да анализирате елементите заедно или да получавате обединени актуализации за списъка.

Организиране на елементи в списък

Ето някои от начините, по които можете да организирате списъци и елементи от списъци:

Добавяне на колони Помогнете на вашата група да открие елементите, които са най-важни, можете да добавите колони към списъка си. Можете например да добавите колоната "Проект" към списък, за да помогнете на хората, работещи по определени проекти, по-лесно да преглеждат и работят с техните елементи. Може също да искате да добавите повече колони, ако искате да съберете допълнителна информация за всеки елемент от списъка, като например името на отдела или името на служител.

Ако имате множество елементи в списък, може да помислите дали да не индексирате определени колони, за да подобрите производителността при преглед на няколко елемента или превключване на изгледите. Тази функция не променя начина на организиране на елементите, но може да позволи на организациите по-лесно да съхраняват голям брой елементи в списък. Въпреки това индексирането може да заеме повече място в базата данни. За повече информация вж. "Създаване, променяне или изтриване на изглед на списък или библиотека".

Създаване на изгледи Използвайте изгледи, ако хората във вашата група често трябва да виждат данните по определен начин. Изгледите използват колони за сортиране, групиране, филтриране и показване на данните. Можете също да изберете колко елемента да се показват едновременно във всеки изглед. Например хората могат да преглеждат списък в набори от 25 или 100 елемента на страница в зависимост от предпочитанията си и скоростта на свързване.

Изгледите ви дават гъвкавостта да съхранявате голям брой елементи в списък, но можете да видите само желаните поднабори в определен момент, като например само проблемите, които са публикувани тази година, или само текущите събития в календара. Можете да създавате лични изгледи, които са достъпни само за вас, и ако имате разрешение да променяте списък, можете да създавате публични изгледи, които са достъпни за всички. За повече информация вж. "Създаване, променяне или изтриване на изглед на списък или библиотека".

Създаване на папки Можете да добавяте папки към повечето типове списъци, ако собственикът на списъка е позволил създаването на папки. Това е особено полезно, ако елементите от списъка могат да бъдат разделени по определен начин, като например по проект или по група. Папките помагат на хората по-лесно да преглеждат и управляват елементите от списъка. Технологиите на Microsoft предоставят изглед на дърво, който позволява на хората да навигират в своите сайтове и папки по начин, подобен на начина, по който работят с папките на своя твърд диск. Например всеки отдел може да има собствена папка. За повече информация вж. "Създаване на папка в списък".