Когато изпращате писма до пощенския си списък, съобщението може да бъде персонализирано – например включва думите "просрочени" за някои получатели – базирани на стойности в определени полета на източника на данни. Персонализацията се базира на правила, които се изпълняват, когато извършвате обединяването.
Примерът "просрочени" ще използва IF... След това... Друго правило е да укажете да включвате текста, "просрочени" за получатели, където стойността на полето за крайна дата е в миналото.
Настройването на правилата идва след избиране на получатели за циркулярните документи и след вмъкване на полета за обединяване в документа.
Отидете на пощенски съобщения> правилои изберете правило, базирано на описанията по-долу.
Да предположим, че изпращате една и съща покана за тримесечно събрание. Вашият източник на данни не съхранява датите на събранието и датата на събранието се появява повече от веднъж в поканата.
Чрез поставяне на показалци във вашия документ и включително поле ASK можете да изпълните едно и също обединяване за всяко събрание. Единственото нещо, което ще трябва да въведете, е датата на събранието и ще я въведете само веднъж.
-
В циркулярния документ натиснете CTRL + F9 и след това въведете име, за да създадете показалец. Повторете това, като използвате едно и също име, на всяко място, където искате да се появи отговорът на полето ASK за документа.
-
Поставете курсора някъде в документа, преди да се създаде първият показалец, който току-що създадохте.
-
В раздела пощенски съобщения отидете на правила , за> попитате.
-
Изберете показалеца, който току-що създадохте (или въведете името му), и въведете подкана, като например "дата на събитието", в полето подкана.
-
Изберете OKи след това OK отново.
-
В края на процеса, когато натиснете Finish & merge, изберете Редактиране на отделни документи. Ще получите подкана за отговор за всеки получател. Тази реакция ще бъде вмъкната в зададените от вас отметки в документите, които са резултат от обединяването.
Още информация: кодове на полета: поле ASK
Да предположим, че изпращате една и съща покана за тримесечно събрание. Вашият източник на данни не съхранява датите на събранието и датата на събранието се показва само веднъж в поканата.
Чрез поставяне на поле за запълване в документа можете да изпълните едно и също обединяване за всяко събрание. Единственото нещо, което ще трябва да въведете, е датата на събранието.
-
Поставете курсора там, където искате да се намира текстът за запълване.
-
В раздела пощенски съобщения отидете на правила> Fill-in.
-
Въведете подкана, като например "дата на събитието", в полето подкана.
-
Изберете OKи след това OK отново.
-
В края на процеса, когато натиснете Finish & merge, изберете Редактиране на отделни документи. Ще получите подкана за отговор за всеки получател. Този отговор ще бъде вмъкнат в полето Fill-in в документите, които са резултат от обединяването.
Още информация: кодове на полета: поле Fill-in
Да предположим, че изпращате кореспонденция към списък на присъстващите на конференцията, които пътуват на национално и международно ниво. Полето за страна/регион във вашия източник на данни може да е празно за местните участници. Можете да използвате IF... След това... Друго... правило за персонализиране на съобщението за всички получатели. Например получателите, чието поле за страна/регион е празно, може да видят "ще бъдете добре дошли при пристигането ви на портата", докато всички други получатели могат да видят ", ще бъдете посрещнати в бюрото близо до митници."
-
Поставете курсора там, където искате да се намира условният текст.
-
В раздела пощенски съобщения отидете на правилата> Ако... След това... Друг.
-
В списъка име на поле изберете полето от вашия източник на данни, който ще определи условния текст.
-
В списъка за сравнение изберете начин за сравняване на стойността на данните.
-
В полето Сравняване с въведете стойността за сравнение (пропуснете това, ако сте избрали е празно или не е празно като сравнение).
-
В полето Вмъкване на този текст въведете текста, който се намира в документа, когато са изпълнени критериите за сравнение.
-
В иначе Вмъкване на това текстово поле въведете текста, който е в документа, когато не е спазен критерия за сравнение.
-
Изберете OK.
Още информация: кодове на полета: поле If
Да предположим, че искате да се показва кореспонденцията за всеки получател в waitlist. Можете да сортирате списъка на получателите в хронологичния ред на регистрациите, а след това да използвате циркулярен документ # Rule, за да покажете номерираната позиция на получателя в списъка.
Номерът на запис отразява всяко сортиране или филтриране, които сте приложили към източника на данни преди обединяването.
Съвет: Използвайте обединяване за Rec # Rule до поле за дата за печат, за да създадете уникални номера на фактури.
-
Поставете курсора там, където искате да се появи номерът на записа.
-
В раздела пощенски съобщения отидете на правила> обединяване на запис #.
Още информация: кодове на полета: поле MergeRec
Да предположим, че искате кореспонденцията да показва на всеки получател общия брой хора, които са се записали за събитие. Поредицата за обединяване # правило ви дава броя на записите в циркулярния документ.
-
Поставете курсора там, където искате да се появи номерът на записа.
-
В раздела пощенски съобщения отидете на правила> последователността за обединяване #.
Още информация: кодове на полета: поле MergeSeq
Представете си, че използвате циркулярни документи, за да отпечатате списъка си с контакти на един лист хартия. Използвайте правилото за следващ запис, за да укажете на Word да премине към следващия запис, без да започва нова страница.
Забележка: Лист с пощенски етикети е изложен като таблица в Word. За да поставите следващия адрес в етикета, Word използва следващото правило за запис във всяка клетка от таблицата.
-
Поставете курсора там, където искате да се появят данни от следващия запис.
-
В раздела пощенски съобщения отидете на правила> следващия запис.
-
Вмъкване на поле за обединяване за данните, които искате
да бъдат следващи Например списък с имена на фирми може да изглежда така:«Company_Name»
«Следващ запис» «Company_Name»
«Следващ запис» «Company_Name»
Още информация: кодове на полета: поле Next
Да предположим, че искате списък с участниците в конференцията за местно пътуване на един лист хартия и международни участници, които са описани на друг лист хартия. Полето за страна/регион във вашия източник на данни може да е празно за домашните пътници. Можете да използвате Следващ запис, ако правило, за да не позволите на Word да започне нова страница, докато не стигне до получатели, чието поле за страна/регион не е празно. За да постигнете това, би трябвало първо да сортирате източника на данни по страна/регион.
-
Поставете курсора там, където искате да се появят данни от следващия запис.
-
В раздела пощенски съобщения отидете на правила> Следващ запис, ако.
-
В списъка име на поле изберете името на полето за обединяване, като например " град".
-
В списъка за сравнение изберете начин за сравняване на стойността на данните. Например за да отделите получателите в определен град, изберете Равно на.
-
В полето Сравняване с въведете стойността, която искате да използвате. Например за да обедините получатели в Токио, въведете Токио (пропуснете това, ако сте избрали е празно или не е празно като сравнение).
Още информация: кодове на полета: поле NextIf
Да предположим, че подготвяте покани за конференция, където основният оратор все още не е финализиран. Можете да оставяте контейнерите за името на високоговорителя в целия документ и да включвате набор правила за показалци, където въвеждате името на високоговорителя веднъж и то се появява във всички контейнери.
Контейнерите са полета REF; правилото за набор показалци Вмъква поле, което не се показва в документа (освен ако не натиснете ALT + F9, за да разкриете кодовете на полета).
-
Поставете курсора на произволно място в документа.
-
В раздела пощенски съобщения отидете на правила> Задаване на показалеци въведете име и след това изберете OK.
-
Поставете курсора там, където искате да се появи текстът на показалеца.
-
В раздела Вмъкване отидете на полетобързи части > и изберете реф.
-
Изберете името на показалеца, който току-що създадохте, и изберете OK.
-
Вмъкване на полето REF навсякъде, където искате да се появи текстът на показалеца.
-
Преди да изпълните обединяването, щракнете с десния бутон върху полето SET, изберете Редактиране на полеи въведете текста, който искате, в текстовото поле.
-
Изберете OK.
Още информация: кодове на полета: поле SET
Да предположим, че притежавате Магазин за облекло и намерите презареждане на конкретна тениска, но не и в най-популярния размер. Когато сте готови да изпратите Флаер за продажби, ще изключите клиенти, които носят определен размер. Използвайте командата пропускане на запис, ако е правило за сравняване на съдържанието на данни за размер на клиентите до размера, който искате да изключите.
-
В раздела пощенски съобщения отидете на правила> пропускане на запис, ако.
-
В списъка име на поле изберете името на полето за обединяване, като например размер.
-
В списъка за сравнение изберете начин за сравняване на стойността на данните. Например за да обедините клиенти, които носят определен размер, изберете равно на.
-
В полето Сравняване с въведете стойността, която искате да използвате. Например за да обедините клиенти, които носят размер Екстра-потапя, изберете XS (пропуснете това, ако сте избрали е празно или не е празно като сравнение).
Още информация: кодове на полета: поле SkipIf
