Задаване на правила за циркулярни документи

Когато изпращате писма до пощенския си списък, съобщението може да бъде персонализирано – например включва думите "просрочени" за някои получатели – базирани на стойности в определени полета на източника на данни. Персонализацията се базира на правила, които се изпълняват, когато извършвате обединяването.

Примерът "просрочени" ще използва IF... След това... Друго правило е да укажете да включвате текста, "просрочени" за получатели, където стойността на полето за крайна дата е в миналото.

Настройването на правилата идва след избиране на получатели за циркулярните документи и след вмъкване на полета за обединяване в документа.

Отидете на пощенски съобщения> правилои изберете правило, базирано на описанията по-долу.

Да предположим, че изпращате една и съща покана за тримесечно събрание. Вашият източник на данни не съхранява датите на събранието и датата на събранието се появява повече от веднъж в поканата.

Чрез поставяне на показалци във вашия документ и включително поле ASK можете да изпълните едно и също обединяване за всяко събрание. Единственото нещо, което ще трябва да въведете, е датата на събранието и ще я въведете само веднъж.

  1. В циркулярния документ натиснете CTRL + F9 и след това въведете име, за да създадете показалец. Повторете това, като използвате едно и също име, на всяко място, където искате да се появи отговорът на полето ASK за документа.

  2. Поставете курсора някъде в документа, преди да се създаде първият показалец, който току-що създадохте.

  3. В раздела пощенски съобщения отидете на правила , за> попитате.

  4. Изберете показалеца, който току-що създадохте (или въведете името му), и въведете подкана, като например "дата на събитието", в полето подкана.

  5. Изберете OKи след това OK отново.

  6. В края на процеса, когато натиснете Finish & merge, изберете Редактиране на отделни документи. Ще получите подкана за отговор за всеки получател. Тази реакция ще бъде вмъкната в зададените от вас отметки в документите, които са резултат от обединяването.

Още информация: кодове на полета: поле ASK

Да предположим, че изпращате една и съща покана за тримесечно събрание. Вашият източник на данни не съхранява датите на събранието и датата на събранието се показва само веднъж в поканата.

Чрез поставяне на поле за запълване в документа можете да изпълните едно и също обединяване за всяко събрание. Единственото нещо, което ще трябва да въведете, е датата на събранието.

  1. Поставете курсора там, където искате да се намира текстът за запълване.

  2. В раздела пощенски съобщения отидете на правила> Fill-in.

  3. Въведете подкана, като например "дата на събитието", в полето подкана.

  4. Изберете OKи след това OK отново.

  5. В края на процеса, когато натиснете Finish & merge, изберете Редактиране на отделни документи. Ще получите подкана за отговор за всеки получател. Този отговор ще бъде вмъкнат в полето Fill-in в документите, които са резултат от обединяването.

Още информация: кодове на полета: поле Fill-in

Да предположим, че изпращате кореспонденция към списък на присъстващите на конференцията, които пътуват на национално и международно ниво. Полето за страна/регион във вашия източник на данни може да е празно за местните участници. Можете да използвате IF... След това... Друго... правило за персонализиране на съобщението за всички получатели. Например получателите, чието поле за страна/регион е празно, може да видят "ще бъдете добре дошли при пристигането ви на портата", докато всички други получатели могат да видят ", ще бъдете посрещнати в бюрото близо до митници."

  1. Поставете курсора там, където искате да се намира условният текст.

  2. В раздела пощенски съобщения отидете на правилата> Ако... След това... Друг.

  3. В списъка име на поле изберете полето от вашия източник на данни, който ще определи условния текст.

  4. В списъка за сравнение изберете начин за сравняване на стойността на данните.

  5. В полето Сравняване с въведете стойността за сравнение (пропуснете това, ако сте избрали е празно или не е празно като сравнение).

  6. В полето Вмъкване на този текст въведете текста, който се намира в документа, когато са изпълнени критериите за сравнение.

  7. В иначе Вмъкване на това текстово поле въведете текста, който е в документа, когато не е спазен критерия за сравнение.

  8. Изберете OK.

Още информация: кодове на полета: поле If

Да предположим, че искате да се показва кореспонденцията за всеки получател в waitlist. Можете да сортирате списъка на получателите в хронологичния ред на регистрациите, а след това да използвате циркулярен документ # Rule, за да покажете номерираната позиция на получателя в списъка.

Номерът на запис отразява всяко сортиране или филтриране, които сте приложили към източника на данни преди обединяването.

Съвет: Използвайте обединяване за Rec # Rule до поле за дата за печат, за да създадете уникални номера на фактури.

  1. Поставете курсора там, където искате да се появи номерът на записа.

  2. В раздела пощенски съобщения отидете на правила> обединяване на запис #.

Още информация: кодове на полета: поле MergeRec

Да предположим, че искате кореспонденцията да показва на всеки получател общия брой хора, които са се записали за събитие. Поредицата за обединяване # правило ви дава броя на записите в циркулярния документ.

  1. Поставете курсора там, където искате да се появи номерът на записа.

  2. В раздела пощенски съобщения отидете на правила> последователността за обединяване #.

Още информация: кодове на полета: поле MergeSeq

Представете си, че използвате циркулярни документи, за да отпечатате списъка си с контакти на един лист хартия. Използвайте правилото за следващ запис, за да укажете на Word да премине към следващия запис, без да започва нова страница.

Забележка: Лист с пощенски етикети е изложен като таблица в Word. За да поставите следващия адрес в етикета, Word използва следващото правило за запис във всяка клетка от таблицата.

  1. Поставете курсора там, където искате да се появят данни от следващия запис.

  2. В раздела пощенски съобщения отидете на правила> следващия запис.

  3. Вмъкване на поле за обединяване за данните, които искате
    да бъдат следващи Например списък с имена на фирми може да изглежда така:

    «Company_Name»
    «Следващ запис» «Company_Name»
    «Следващ запис» «Company_Name»

Още информация: кодове на полета: поле Next

Да предположим, че искате списък с участниците в конференцията за местно пътуване на един лист хартия и международни участници, които са описани на друг лист хартия. Полето за страна/регион във вашия източник на данни може да е празно за домашните пътници. Можете да използвате Следващ запис, ако правило, за да не позволите на Word да започне нова страница, докато не стигне до получатели, чието поле за страна/регион не е празно. За да постигнете това, би трябвало първо да сортирате източника на данни по страна/регион.

  1. Поставете курсора там, където искате да се появят данни от следващия запис.

  2. В раздела пощенски съобщения отидете на правила> Следващ запис, ако.

  3. В списъка име на поле изберете името на полето за обединяване, като например " град".

  4. В списъка за сравнение изберете начин за сравняване на стойността на данните. Например за да отделите получателите в определен град, изберете Равно на.

  5. В полето Сравняване с въведете стойността, която искате да използвате. Например за да обедините получатели в Токио, въведете Токио (пропуснете това, ако сте избрали е празно или не е празно като сравнение).

Още информация: кодове на полета: поле NextIf

Да предположим, че подготвяте покани за конференция, където основният оратор все още не е финализиран. Можете да оставяте контейнерите за името на високоговорителя в целия документ и да включвате набор правила за показалци, където въвеждате името на високоговорителя веднъж и то се появява във всички контейнери.

Контейнерите са полета REF; правилото за набор показалци Вмъква поле, което не се показва в документа (освен ако не натиснете ALT + F9, за да разкриете кодовете на полета).

  1. Поставете курсора на произволно място в документа.

  2. В раздела пощенски съобщения отидете на правила> Задаване на показалеци въведете име и след това изберете OK.

  3. Поставете курсора там, където искате да се появи текстът на показалеца.

  4. В раздела Вмъкване отидете на полетобързи части > и изберете реф.

  5. Изберете името на показалеца, който току-що създадохте, и изберете OK.

  6. Вмъкване на полето REF навсякъде, където искате да се появи текстът на показалеца.

  7. Преди да изпълните обединяването, щракнете с десния бутон върху полето SET, изберете Редактиране на полеи въведете текста, който искате, в текстовото поле.

  8. Изберете OK.

Още информация: кодове на полета: поле SET 

Да предположим, че притежавате Магазин за облекло и намерите презареждане на конкретна тениска, но не и в най-популярния размер. Когато сте готови да изпратите Флаер за продажби, ще изключите клиенти, които носят определен размер. Използвайте командата пропускане на запис, ако е правило за сравняване на съдържанието на данни за размер на клиентите до размера, който искате да изключите.

  1. В раздела пощенски съобщения отидете на правила> пропускане на запис, ако.

  2. В списъка име на поле изберете името на полето за обединяване, като например размер.

  3. В списъка за сравнение изберете начин за сравняване на стойността на данните. Например за да обедините клиенти, които носят определен размер, изберете равно на.

  4. В полето Сравняване с въведете стойността, която искате да използвате. Например за да обедините клиенти, които носят размер Екстра-потапя, изберете XS (пропуснете това, ако сте избрали е празно или не е празно като сравнение).

Още информация: кодове на полета: поле SkipIf

Забележка:  Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас? Ето статията на английски за справка.

Абонамент, с който да извлечете максимума от времето си

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×