Избиране и използване на шаблон за Access

Ако сте начинаещ в базите данни или просто не искате да губите време за създаване на база данни от самото начало, Microsoft Access 2010 предоставя различни шаблони, които можете да използвате, за да създадете бързо база данни, която е готова за използване. В тази статия са описани шаблоните, които са включени в Access 2010, как се създава база данни от шаблон и как се намират допълнителни шаблони в Office.com.

В тази статия


Какво е шаблон на Access?

Шаблон на Access е файл, който при отваряне създава цялостно приложение за бази данни. Базата данни е готова за използване и съдържа всички таблици, формуляри, отчети, заявки, макроси и релации, които ви трябват, за да започнете да работите. Тъй като шаблоните са предназначени за цялостно решение за базата данни, те ще ви спестят време и усилия и ще ви позволят да започнете да използвате своята база данни незабавно. След като създадете база данни с помощта на шаблон, можете да персонализирате базата данни така, че да отговаря по-добре на нуждите ви, точно както ако сте създали базата данни от самото начало.

Най-горе на страницата

Избиране на шаблон

Всеки шаблон е предназначен да отговаря на конкретни нужди за управление на данни. В този раздел са описани шаблоните, които са включени в Access 2010. Ако вашите нужди не са изпълнени от един от тези шаблони, можете да се свържете с Office.com и да прегледате по-широк избор от шаблони. За повече информация вижте раздела Създаване на база данни с помощта на шаблон.

Шаблон на уеб база данни

Има пет шаблона за уеб база данни, които са включени в Access 2010. Терминът "уеб база данни" означава, че базата данни е предназначена за публикуване в сървър на SharePoint, на който се изпълняват услуги за достъп. Можете също да използвате уеб съвместима база данни като стандартна клиентска база данни, така че те да са подходящи за всяка ситуация.

  • Уеб база данни ''Активи''    Проследяване на активи, включително конкретни данни за активи и собственици. Категоризиране и записване на състоянието на активите, когато те са придобити, където те се намират, и др.

  • Уеб база данни за благотворителни дарения    Ако работите за организация, която приема благотворителни дарения, използвайте този шаблон, за да проследите усилията за набиране на средства. Можете да проследите няколко кампании и да съобщите за коментарите, получени по време на всяко от тях. Проследявайте сътрудници, събития, свързани с кампании, и чакащи задачи.

  • Уеб база данни за контакти    Управляване на информация за хората, с които работите или вашите екипи, като например клиенти и партньори. Проследявайте информация за име и адрес, телефонни номера, имейл адреси и дори прикачване на картини, документи или други файлове.

  • Уеб сайт за проблеми База    Създайте база данни, за да управлявате набор от проблеми, като например задачи по поддръжката, които трябва да бъдат изпълнени. Присвояване, приоритизиране и следване на напредъка на проблема от начало до край.

  • Уеб база данни за проекти    Проследявате редица проекти и свързаните с тях задачи. Възлагайте задачи на хора и наблюдавайте процента на изпълнение.

За информация за създаването, публикуването и използването на уеб бази данни вижте статията Създаване на база данни за споделяне в уеб.

Шаблони за бази данни на клиент

В Access 2010 се включват седем шаблона за клиентска база данни. Те не са предназначени за публикуване в Access Services, но все още могат да бъдат споделяни, като ги поставите в споделена мрежова папка или библиотека с документи.

  • Събития    Проследявайте предстоящи събрания, крайни срокове и други важни събития. Запишете заглавие, местоположение, начален час, краен час и описание и прикачете изображение.

  • Преподаватели    Управление на важна информация за преподавателските членове, като например телефонни номера, адреси, информация за контакт за спешни случаи и данни за заетост

  • Маркетингови проекти    Управлявайте подробностите за маркетингов проект и график и наблюдавайте резултатите от проекта.

  • Northwind    Създайте система за проследяване на поръчки, която управлява клиенти, служители, подробни данни за поръчка и инвентаризация.

    Забележка: Шаблонът за Northwind съдържа примерни данни, които ще трябва да премахнете, преди да използвате базата данни.

  • Канал за продажби    Наблюдавайте напредъка на перспективните продажби в малка група професионалисти по продажбите.

  • Студенти    Управляване на информация за учениците ви, включително за спешни случаи, медицинска информация и информация за техните пазители.

  • Задачи    Можете да проследявате група от служебни задачи, които вие или вашият екип трябва да изпълните.

Най-горе на страницата

Създаване на база данни с помощта на шаблон

Процесът на създаване на база данни с помощта на шаблон е един и същ за уеб бази данни и клиентски бази данни. Процедурата обаче е малко по-различна, ако изтегляте шаблон от Office.com.

Създаване на база данни с помощта на шаблон, който е включен към Access 2010

  1. Стартирайте Access 2010.

  2. В раздела " Създай " в изгледа Microsoft Office Backstage щракнете върху примерни шаблони.

  3. Под Налични шаблонищракнете върху шаблона, който искате да използвате.

  4. В полето име на файл въведете име на файл.

  5. Ако желаете, щракнете върху иконата на папка до полето име на файл , за да отидете до местоположението, където искате да създадете базата данни. Ако не укажете конкретно местоположение, Access създава базата данни в местоположението по подразбиране, което се показва под полето име на файл .

  6. Щракнете върху Създай.

Access създава базата данни и я отваря за използване.

Създаване на база данни с помощта на шаблон от Office.com

Ако сте свързани с интернет, можете да прегледате или да потърсите шаблони в Office.com от изгледа Microsoft Office Backstage. Използвайте следната процедура:

  1. Стартирайте Access 2010.

  2. В раздела " Създай " в изгледа Backstage направете едно от следните неща:

    • Търсене на шаблон    Под шаблони за Office.comщракнете върху категорията шаблон, от която се интересувате (например бизнес).

    • Търсене на шаблон    В Търсене в Office.com за шаблони въведете една или повече думи за търсене и след това щракнете върху бутона със стрелка, за да търсите.

  3. Когато намерите шаблон, който искате да изпробвате, щракнете върху него, за да го изберете.

  4. В полето име на файл въведете име на файл.

  5. Ако желаете, щракнете върху иконата на папка до полето име на файл , за да отидете до местоположението, където искате да създадете базата данни. Ако не укажете конкретно местоположение, Access създава базата данни в местоположението по подразбиране, което се показва под полето име на файл .

  6. Щракнете върху Изтегляне.

Първи стъпки в използването на вашата нова база данни

В зависимост от шаблона, който използвате, може да се наложи да направите едно или няколко от следните неща, за да започнете с новата база данни:

  • Ако Access показва диалоговия прозорец за влизане с празен списък с потребители, използвайте следната процедура, за да направите първите стъпки:

    1. Щракнете върху нов потребител.

    2. Попълнете формуляра за подробни данни за потребителя .

    3. Щракнете върху Запиши и затвори.

    4. Изберете потребителското име, което току-що въведохте, и след това щракнете върху login.

  • Ако Access показва празен лист с данни, можете да започнете да въвеждате данни директно в този лист с данни, или щракнете върху други бутони и раздели, за да изследвате базата данни.

  • Ако Access показва страница " Първи стъпки ", можете да щракнете върху връзки на тази страница, за да научите повече за базата данни, или щракнете върху други бутони и раздели, за да прегледате базата данни.

  • Ако Access показва съобщение за Предупреждение за защита в лентата за съобщения и се доверявате на източника на шаблона, щракнете върху Разрешаване на съдържание. Ако базата данни изисква влизане, ще трябва да влезете отново.

Най-горе на страницата

Следващи стъпки

Петте шаблона за уеб бази данни на Access разполагат със страницата " Първи стъпки ", която съдържа връзки към видеоклипове, които ви дават бърз преглед на това как да използвате и да променяте шаблон. Можете също да щракнете върху други връзки на страницата " Първи стъпки " и да потърсите в помощната система на Access, за да научите повече.

Ако не намерите шаблон, който отговаря на вашите нужди, можете лесно да създадете нова база данни от самото начало. Използвайте връзките по-долу, за да започнете:

Най-горе на страницата

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

×