Създаване на база данни на Access за споделяне в уеб

В тази статия

• Общ преглед

• Създаване на уеб база данни

• Публикуване и синхронизиране на промените във вашето приложение

Общ преглед

Access 2010 и Access Services (незадължителен компонент на SharePoint) предоставят платформа за създаване на бази данни, които можете да използвате в уеб. Вие проектирате и публикувате уеб база данни с помощта на Access 2010 и SharePoint, а хората, които имат акаунти за SharePoint, използват уеб базата данни в уеб браузър.

Как работи

Когато публикувате уеб база данни, Access Services създава сайт на SharePoint, съдържащ базата данни. Всички обекти на базата данни и данните се преместват в списъци на SharePoint в този сайт. Следващото видео илюстрира процеса.

След като публикувате, посетителите на SharePoint могат да използват вашата база данни въз основа на техните разрешения за сайта на SharePoint.

• Пълен контрол    Това ви позволява да правите промени в данните и проектирането.

• Сътрудничество    Това ви позволява да правите промени в данните, но не и да проектирате промени.

• Четене    Това ви позволява да четете данни, но не можете да променяте нищо.

Можете да отворите уеб базата данни в Access, да коригирате проекта и след това да синхронизирате промените – ефективно да ги запишете в сайта на SharePoint. Следващото видео илюстрира процеса на извършване на промяна в проекта, след като сте публикували вашата уеб база данни.

Можете също да вземете вашата уеб база данни офлайн, да използвате офлайн версията и след това да синхронизирате данните и промените в структурата, когато отново сте онлайн.

Забележка: За да създадете уеб база данни, ви трябват разрешения "Пълен контрол" на сайта на SharePoint, където искате да я публикувате. За повече информация относно разрешенията за SharePoint вж. раздела Вж. също .

Forms и отчети се изпълняват в браузъра

Forms, отчети и повечето макроси се изпълняват в браузъра. Това позволява на Access да обновява данните на екрана, без да се налага да повтаря цялата страница.

Можете да създадете формуляр, който да помогне на хората да навигират във вашето приложение. Нова контрола – контролата за навигация – улеснява добавянето на стандартни бутони за навигация в уеб стил към формуляр за тази цел.

Забележка: Навигационният екран (функцията, която използвате в Access за преглед на обектите в база данни), не е налична в уеб браузър.

Данните се съхраняват в списъци на SharePoint

Всички таблици стават списъци на SharePoint, а записите стават елементи от списъци. Това ви позволява да използвате разрешения на SharePoint, за да управлявате достъпа до вашата уеб база данни, както и да се възползвате от други възможности на SharePoint.

Забележка относно защитата: Низът за свързване за свързани таблици е нешифрован, включително потребителското име и паролата, ако тази информация е записана (а целта на връзката поддържа потребителски акаунти). В база данни, която има връзка към списък на SharePoint и връзката включва потребителско име и парола, злонамерен потребител може да промени кой списък е целта на връзката, като използва записаните идентификационни данни. Дори ако идентификационните данни не са записани с низа за свързване, злонамерен потребител може да промени разрешенията в сайта на SharePoint с помощта на сътрудник, който вече има достатъчно разрешения. Бъдете внимателни, когато споделяте копия на база данни, която съдържа връзки към списъци в публикувана уеб база данни.

Заявките и макросите с данни се изпълняват на сървъра

Цялата SQL обработка се извършва на сървъра. Това помага за подобряване на техническите показатели на мрежата чрез ограничаване на трафика на групите резултати.

Интранет или интернет

Можете да публикувате във ваш собствен интранет сървър на SharePoint или в интернет. Microsoft предлага решение за SharePoint, което е ориентирано към интернет.

Най-горе на страницата

Създаване на уеб база данни

Този раздел описва основните нови функции и предоставя стъпки за основните задачи за проектиране, които трябва да изпълните, за да създадете уеб база данни.

В този раздел

• Преди да започнете

  • Разлики в проектирането между настолни и уеб бази данни

  • Функции само за работния плот без насрещна част за Access Services

• Помислете за използване на шаблон

• Първи стъпки в празна уеб база данни

• Проектиране на уеб таблица

  • Създаване на нова уеб таблица

  • Добавяне на поле от галерията с полета

  • Добавяне на поле чрез щракване върху листа с данни

  • Промяна на свойствата на поле

• Добавяне на изчисляемо поле

• Настройване на правила за проверка на данни

  • Задаване на валидиращо правило за поле и съобщение

  • Задаване на валидиращо правило за запис и съобщение

• Създаване на релация между две уеб таблици

  • Създаване на справочно поле в изглед на лист с данни

• Промяна на справочно поле в изглед на лист с данни

• Поддържане на целостта на данните с помощта на макроси с данни

• Създаване на уеб заявка

• Създаване на уеб формуляр

• Създаване на уеб отчет

• Създаване на формуляр за навигация и задаване като формуляр по подразбиране за показване в "Старт"

Преди да започнете

Има няколко задачи, които трябва да изпълните, преди да започнете да проектирате вашата уеб база данни. Освен това има разлики в проектирането между уеб базите данни и настолните бази данни, за които трябва да знаете, особено ако сте опитен разработчик на Access.

• Определяне на предназначението на базата данни    Разполагайте с ясен план, така че да можете да вземате добри решения, когато съставяте подробности за дизайна.

• Намиране и организиране на необходимата информация    Не можете да използвате свързани таблици в уеб база данни. Всички данни, които искате да използвате, които няма да произхождат от базата данни, трябва да бъдат импортирани, преди да публикувате. Ако подравните данните си, преди да започнете проектирането, можете да избегнете преоразмеряването на вашия проект, за да отговори на неочаквани предизвикателства пред данните.

• Идентифициране на сайта на SharePoint, който ще използвате за публикуване    Не можете да публикувате изобщо без SharePoint. Ако искате да тествате проекта си в браузър, докато го проектирате (не е лоша идея), трябва първо да го публикувате.

• Планиране на вашата защита    Можете да се възползвате от защитата на SharePoint, за да управлявате достъпа до вашата уеб база данни. Планирайте защитата по-рано, така че да можете да я вградите в проекта си.

Помислете за използване на шаблон

Когато определите какво трябва да направи вашето приложение, помислете дали шаблонът за база данни ще работи. Шаблоните за бази данни са предварително вградени приложения, които можете да използвате на момента или да модифицирате, за да отговарят на вашите конкретни нужди.

Можете да прегледате наличните шаблони в раздела Създай в изгледа Backstage. За повече информация относно шаблоните, които се предоставят с Access 2010, вж. статията Избор и използване на шаблон на Access.

Първи стъпки в празна уеб база данни

• В раздела Файл щракнете върху Създай.

  

Разделът Файл отваря изгледа Backstage – нова част от интерфейса на Access, където ще намерите команди, които се прилагат към цялата база данни, като например Публикуване в SharePoint.

В изгледа Backstage разделът Създай има команди за създаване на база данни.

1. Под Налични шаблони щракнете върху Празна уеб база данни.

2. Прегледайте предложеното име на файл в име на файл и пътя до файла на базата данни, посочен точно по-долу. Можете да промените името на файла, като въведете в полето Име на файл .

3. За да промените пътя, щракнете върху иконата на папка до име на файл , за да потърсите местоположение за поставяне на файла на базата данни.

4. Щракнете върху Създай. Вашата нова уеб база данни се отваря и показва нова празна таблица.

Проектиране на уеб таблица

Можете да използвате изглед на лист с данни, за да проектирате уеб таблица.

Когато създавате празна уеб база данни за първи път, Access създава нова таблица и я отваря в изглед на лист с данни. Можете да използвате командите в раздела Полета и раздела Таблица, за да добавяте полета, индекси, валидиращи правила и макроси с данни – нова функция, която ви позволява да променяте данни въз основа на събития.

След като редактирате и използвате новата таблица, най-вероятно ще искате да създадете още таблици.

Добавяне на изчисляемо поле

Можете да добавите поле, което показва стойност, която се изчислява от други данни в същата таблица. Данни от други таблици не могат да се използват като източник за изчисляемите данни. Някои изрази не се поддържат от изчисляеми полета.

1. Когато таблицата е отворена, щракнете върху Щракнете, за да добавите.

2. Посочете Изчисляемо поле и след това щракнете върху желания тип данни за полето.

   Отваря се конструкторът на изрази.

3. Използвайте конструктора на изрази, за да създадете изчислението за полето. Не забравяйте, че за изчислението можете да използвате само други полета от същата таблица като източниците на данни. За помощ при използването на конструктора на изрази вж. статията Използване на конструктора на изрази.

Настройване на правила за проверка на данни

Можете да използвате израз за проверка на входните данни за повечето полета. Можете също да използвате израз, за да проверявате входни данни за таблица, което може да е полезно, ако искате да проверите въвеждането за поле, което не поддържа проверка, или ако искате да проверите въвеждането на поле на базата на стойността на други полета в таблицата. За по-подробно обяснение на проверката вж. статията Ограничаване на въвеждането на данни с помощта на валидиращо правило.

Можете също да зададете съобщението, което да се показва, когато валидиращо правило не позволява въвеждане на данни, известно като съобщение за проверка.

Създаване на релация между две уеб таблици

За да създадете релация в уеб база данни, използвайте съветника за справки, за да създадете справочно поле. Справочното поле отива в таблицата, която е от страната "много" на релацията, и посочва таблицата, която е от страната "един" на релацията.

Промяна на справочно поле в изглед на лист с данни

1. Отворете таблицата, съдържаща справочното поле, което искате да модифицирате.

2. Направете едно от следните неща:

   • В раздела Полета, в групата Свойства щракнете върху Модифициране на търсенето.

   • Щракнете с десния бутон върху справочното поле и след това щракнете върху Модифициране на справки.

3. Следвайте стъпките на съветника за справки.

Поддържане на целостта на данните с помощта на макроси с данни

Можете да реализирате каскадни актуализации и изтривания с помощта на макроси с данни. Можете да използвате командите в раздела Таблица, за да създавате вградени макроси, които модифицират данни. Следващото видео ви показва основните неща.

За повече информация относно създаването на макроси с данни вж. статията Създаване на макрос с данни.

Създаване на уеб заявка

Можете да използвате заявка като източник на данни за формуляри и отчети. Заявките се изпълняват на сървъра, което помага за намаляване на мрежовия трафик.

Да предположим например, че използвате уеб база данни за проследяване на благотворителни дарения. Искате да видите кой е дарил пари по време на събитие. Можете да използвате заявка, за да изберете данните и да ги подготвите за използване във формуляри и отчети.

1. В раздела Създаване , в групата Заявки щракнете върху Заявка.

2. В диалоговия прозорец Показване на таблица щракнете двукратно върху всяка таблица, която искате да включите, и след това щракнете върху Затвори.

   В този пример щракнете двукратно върху Съставки, Дарения, Събития и EventAttendees.

3. Създайте всички необходими съединения, като плъзнете полета от един обект в друг в прозореца за проектиране на заявки.

   В този пример плъзнете полето ID от Constituents в полето DonorConstituentID в Donations и след това плъзнете полето DonorConstituentID от Donations в полето ConstituentID в EventAttendees.

4. Добавете полетата, които искате да използвате. Можете да плъзнете полетата в мрежата или да щракнете двукратно върху поле, за да го добавите.

   В този пример добавете Събитие от таблицата Events, DonationDate от таблицата Donations, and Greeting, FirstName и LastName от таблицата Constituents.

5. Добавете всички критерии, които искате да приложите.

   В този пример искате да ограничите Дарението, така че да попада между началната дата и крайната дата на събитието. В мрежата за проектиране на заявки, в реда Критерии под Дарението въведете >=[Начална_дата] И <=[Крайна_дата].

Създаване на уеб формуляр

Forms са основният начин за въвеждане и редактиране на данни във вашата уеб база данни и са полезни за преглеждане на данни. Forms изпълнявате в браузъра, което помага за оптимизирането на производителността. Когато отворите формуляр, вашият браузър извлича необходимите данни от сървъра на SharePoint. Можете да филтрирате и сортирате данните във формуляра, без да се налага отново да извличате данни от сървъра.

1. Изберете таблица или заявка, която да се използва като източник на данни.

   Забележка: Ако искате да създадете необвързан формуляр, пропуснете тази стъпка.

2. В раздела Създаване, в групата Forms щракнете върху един от следните бутони:

   • Формуляр    Създайте прост формуляр, който показва записите един по един, като използвате обекта, който сте избрали като източник на данни.

     Забележка: Ако създавате необвързан формуляр, този бутон не е наличен.

   • Множество елементи    Създайте формуляр, който показва множество записи едновременно, като използвате обекта, който сте избрали като източник на данни.

     Забележка: Ако създавате необвързан формуляр, този бутон не е наличен.

   • Празен формуляр    Създайте формуляр, в който няма нищо.

   • Лист с данни    Създайте формуляр, който изглежда и се държи като лист с данни, като използвате обекта, който сте избрали като източник на данни.

     Забележка: Ако създавате необвързан формуляр, този бутон не е наличен.

Създаване на уеб отчет

Отчетите са основният начин за преглеждане или отпечатване на данни от вашата уеб база данни. Отчетите се изпълняват в браузъра, което помага за оптимизирането на производителността. Когато отворите отчет, вашият браузър извлича необходимите данни от сървъра на SharePoint. Можете да филтрирате и сортирате данни в отчета, без да се налага отново да извличате данни от сървъра.

1. Изберете таблица или заявка, която да се използва като източник на данни.

2. В раздела Създаване , в групата Отчети щракнете върху един от следните бутони:

   • Доклад    Създайте базов отчет, като използвате обекта, който сте избрали като източник на данни.

   • Празен отчет    Създайте отчет, в който няма нищо.

Създаване на формуляр за навигация и задаване като формуляр по подразбиране за показване в "Старт"

Хора се нуждаете от начин да навигирате в приложението си. Не забравяйте – навигационният екран не е наличен в уеб браузър. За да могат хората да използват обектите на вашата база данни, трябва да им предоставите средство. Можете да създадете формуляр за навигация и да укажете той да се показва всеки път, когато някой отвори вашето приложение в уеб браузър. Освен това, ако не зададете формуляр, който да се показва при стартиране на приложението, няма да се отвори формуляр, което ще затрудни всеки да използва приложението.

1. В лентата щракнете върху раздела Създаване .

2. В групата Forms щракнете върху Навигация и след това изберете оформление за навигация от списъка.

3. За да добавите елемент, плъзнете го от навигационния екран до контролата Навигация.

   Забележка: Можете да добавяте формуляри и отчети само към контрола за навигация.

4. Добавете всички други контроли, които искате, към основния текст на формуляра навигация. Например може да искате да предоставите функционалност за търсене във всички формуляри, като добавите някои контроли към вашия формуляр за навигация.

Публикуване и синхронизиране на промените във вашето приложение