Изискване на одобрение на елементи в списък или библиотека

Списъци и библиотеки често съдържат поверителна информация, като например бюджети на маркетингови кампании или инициативи за човешки ресурси. Може да е важно да имате само "официални" версии на елементи или файлове, които да се виждат от определени потребители.

Можете да изисквате одобрение на елемент или файл, преди съдържанието да стане видимо за определени потребители. Като изискват одобрение, организациите могат да прилагат значително ниво на качество и защита към чувствителното съдържание.

Придвижете се до списъка, за който искате да изисквате одобрение.
Изберете Настройки и след това Настройки на списъка.
В секцията Общи настройки изберете Настройки на версиите.
В секцията Одобрение на съдържание изберете Да в отговор на Изискване на одобрение на съдържанието за подадените елементи? В секцията Хронология на версиите на елементите задайте дали искате да създавате версии при всяко редактиране на елемент. Можете също да изберете да ограничите броя на версиите, които се запазват.
В секцията Защита на черновите определете кои потребители могат да виждат черновите елементи в списъка.

Съвет: Ако се нуждаете от одобрение на съдържанието за списък или библиотека, които вече съдържат елементи, всички елементи в библиотеката се маркират с Одобрено.
Можете да изберете едно от следните неща:
- Потребители, които могат да четат елементи в списъка.
- Само потребители, които могат да редактират елементи в списъка.
- Само потребители, които могат да одобряват елементи в списъка и автора на елемента.
Изберете OK.

Ако някой подаде елемент към списък или библиотека, изискващи одобрения, той е в състояние "Чакащи", докато някой (който има поне ниво на разрешения "Управление на Списъци") не го одобри. Докато чака одобрение, то остава в състояние "Чакащи ".

Обикновено, когато даден елемент е в състояние "Чакащ", само създателят на елемента и хората, които имат разрешения да управляват списъци и библиотеки, могат да го виждат. След като състоянието му се промени от Чакащи на Одобрени, то става видимо за всеки, който има разрешение да преглежда списъка или библиотеката.

Отхвърлените статии остават в списъка или библиотеката, докато създателят или някой друг, който има необходимите разрешения, ги изтрие. На всички елементи или файлове, които вече съществуват в списъка или библиотеката, автоматично се дава състояние "Одобрено ".

Важно: Ако защитата в библиотеката на сайта е конфигурирана да позволява на всеки потребител да чете елементи, тогава всеки, който има разрешения за четене на сайта, може да вижда всички елементи в списъка или библиотеката, независимо дали елементите са в състояние "Одобрени ".

Забележка: Само потребители с разрешения "Пълен контрол" или "Проектиране" могат да променят настройките на библиотеката на SharePoint.

Отидете в библиотеката на SharePoint, за която искате да изисквате одобрение.
Изберете Настройки и след това Настройки на библиотеката.

Ако не виждате тези елементи от менюто, изберете Библиотека и в групата Настройки изберете

"Настройки на библиотеката".
За да отворите страницата Настройки на версиите , под Общи настройки изберете Настройки на версиите.
В секцията Одобрение на съдържание изберете Да в отговор на Изискване на одобрение на съдържанието за подадените елементи? В хронологията на версиите на документа задайте дали искате SharePoint да създавате версии, когато даден файл се редактира. Можете също да изберете да ограничите броя на версиите, които се запазват.
В секцията Защита на черновите определете кои потребители могат да виждат чернови елементи в библиотеката с документи.

Съвет: Ако се нуждаете от одобрение на съдържанието за списък или библиотека, които вече съдържат елементи, всички елементи в библиотеката се маркират с Одобрено.
Можете да изберете едно от следните неща:
- Потребители, които могат да четат елементи в списъка.
- Само потребители, които могат да редактират елементи в списъка.
- Само потребители, които могат да одобряват елементи в списъка и автора на елемента.
Изберете OK.