Има цял свят от данни извън програмата Publisher, които можете да използвате с програмата си за Publisher, но как да импортирате данните и да ги защитите? Отговорът е всичко за осъществяване на правилните връзки.
Използвайте съветника за връзка с данни, за да импортирате външни данни
В Publisher импортирате външни данни с помощта на циркулярни документи. Можете да използвате циркулярни документи, за да създадете голям брой на документите, които са предимно идентични, но включвате някои уникални данни, като например съобщение за продукт, което изпращате до вашите клиенти на 100. Можете също да импортирате текстови файлове и работни листове на Excel, както и да получите достъп до таблици или заявки директно, без да използвате файл за свързване. За повече информация вижте Създаване на поща или циркулярен имейл в Publisher.
Импортирането на текстов файл със стойности, разделени със запетаи (. csv), е ясно. Ако текстовият файл е. csv файл, който не използва знака за разделител на списък, който е дефиниран на вашия компютър, или ако вашият текстов файл не е. csv файл, можете да използвате Schema.ini файл, за да зададете правилния файлов формат.
Импортиране на файла
-
Щракнете върху Пощенски съобщения > Избор на получатели > Използвай съществуващ списък.
-
В диалоговия прозорец избор на източник на данни направете едно от следните неща:
-
За да използвате съществуващ. odc файл, щракнете двукратно върху. odc файла. Данните се импортират и сте готови.
-
За да създадете нов. odc файл, щракнете върху нов източники след това следвайте стъпките в процедурата.
Появява се съветникът за връзка с данни.
-
-
В страницата добре дошли в съветника за връзка с данни щракнете върху други/разширени.
Показва се диалоговият прозорец свойства на връзката с данни .
За повече информация за различните опции в различните диалогови прозорци щракнете върху помощ.
-
В раздела доставчик изберете OLE DB доставчик Microsoft Jet 4,0и след това щракнете върху напред.
-
В раздела връзки , в полето избор или въвеждане на име на база данни въведете пълния път до папката, която съдържа текстовия файл.
За да ви помогне да намерите папката, щракнете върху бутона Преглед до полето.
-
Щракнете върху раздела всички , изберете Разширени свойстваи след това щракнете върху Редактиране на стойност.
-
В полето стойност на свойство въведете една от следните опции:
-
Ако текстовият файл има заглавки на колони, въведете текст; HDR = да.
-
Ако текстовият файл няма заглавки на колони, въведете текст; HDR = не.
-
-
Щракнете върху OK.
-
За да се уверите, че сте въведохте правилната информация, щракнете върху раздела връзка и след това щракнете върху тест на връзката.
-
Направете едно от следните неща:
-
Ако получите съобщение за грешка, прегледайте стойностите, които въведохте в предишните стъпки.
-
Ако получите съобщението "тест връзката е успешна", щракнете върху OK.
-
-
Щракнете върху OK.
Появява се съветникът за връзка с данни.
-
В страницата избор на база данни и таблица , под колоната име изберете текстовия файл, който искате да импортирате, и след това щракнете върху напред.
-
В диалоговия прозорец записване на файл за връзка с данни въведете име за. odc файла в полето Име на файл и след това щракнете върху Готово.
За да промените местоположението на папката, което е папката " Моите източници на данни " по подразбиране, щракнете върху Преглед.
-
Ако желаете, за да направите файла на връзката по-откриваем, можете да въведете допълнителна информация в полетата Описание, истинско имеи ключови думи за търсене .
Използване на Schema.ini файл за указване на различен списъчен характер или текстов файлов формат
Schema.ini файл е текстов файл, който съдържа записи, които заменят настройките на драйвера за текст по подразбиране в системния регистър на Windows. Като цяло, за да използвате Schema.ini файл, трябва да направите следното:
-
Съхранете Schema.ini файла в същата папка, в която е текстов файл, който импортирате.
-
Дайте име на файла Schema.ini.
-
На първия ред на Schema.ini файла въведете името на текстовия файл, към който се свързвате, ограден е със скоби.
-
Добавете допълнителна информация, за да зададете различни формати за текстов файл.
Следващите раздели показват често срещани примери за използването на Schema.ini файла.
Пример: Задаване на знак за точка и запетая (;) като разделител
[Categories.txt] Format=Delimited(;)
Пример: Задаване на знак за табулация като разделител
[Products.txt] Format=TabDelimited
Пример: Задаване на файл с фиксирана ширина
[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24
Импортирането на текстов файл с помощта на ODBC драйвер е минимум процесът от две стъпки. Първо, ако е необходимо, дефинирайте потребителски DSN на компютъра си за драйвера за текст на ODBC. Второ, импортирайте текстов файл, като използвате потребителския DSN. Ако текстовият файл е файл със стойности, разделени със запетая (CSV), който не използва знака за разделител на списък, който е дефиниран на вашия компютър, или ако вашият текстов файл не е. csv файл, можете да използвате Schema.ini файл, за да зададете правилния файлов формат.
Дефиниране на потребителски DSN
-
Отворете контролния панел и след това щракнете върху система и защита > административните инструменти > ODBC източници на данни (32-битова версия) или ODBC източници на данни (64-битова версия).
-
В диалоговия прозорец " администратор на ODBC източник на данни " в раздела " потребителски DSN " щракнете върху " Добави".
-
В диалоговия прозорец Създаване на нов източник на данни изберете драйвер за текст на Microsoft (*. txt; *. csv)и след това щракнете върху Готово.
Показва се диалоговият прозорец Настройка на текст на ODBC .
-
Въведете име в името на източника на данни.
-
Изчистете отметката от квадратчето Използвай текущия указател .
-
Щракнете върху избор на указател.
-
В диалоговия прозорец избор на указател Намерете папката, която съдържа текстовия файл, който искате да импортирате, уверете се, че текстовият файл се показва в списъка под полето име на файл и след това щракнете върху OK.
-
Щракнете върху OK два пъти.
За повече информация за различните опции в различните диалогови прозорци щракнете върху помощ.
Импортиране на файла
-
Щракнете върху Пощенски съобщения > Избор на получатели > Използвай съществуващ списък.
-
В диалоговия прозорец избор на източник на данни направете едно от следните неща:
-
За да използвате съществуващ. odc файл, щракнете двукратно върху. odc файла. Данните се импортират и сте готови.
-
За да създадете нов. odc файл, щракнете върху нов източники след това следвайте стъпките в процедурата.
Появява се съветникът за връзка с данни.
-
-
В страницата добре дошли в съветника за връзка с данни щракнете върху ODBC DSN.
-
В страницата " Свързване към ODBC източник на данни " изберете потребителския DSN, който току-що създадохте, и след това щракнете върху напред.
-
В страницата избор на база данни и таблица изберете текстовия файл под колоната име , след което щракнете върху напред.
-
В диалоговия прозорец записване на файл за връзка с данни въведете име за. odc файла в полето Име на файл и след това щракнете върху Готово.
За да промените местоположението на папката, което е папката " Моите източници на данни " по подразбиране, щракнете върху Преглед.
-
Ако желаете, за да направите файла на връзката по-откриваем, можете да въведете допълнителна информация в полетата Описание, истинско имеи ключови думи за търсене .
Използване на Schema.ini файл за указване на различен списъчен характер или текстов файлов формат
Schema.ini файл е текстов файл, който съдържа записи, които заменят настройките на драйвера за текст по подразбиране в системния регистър на Windows. Като цяло, за да използвате Schema.ini файл, трябва да направите следното:
-
Съхранете Schema.ini файла в същата папка, в която е текстов файл, който импортирате.
-
Дайте име на файла Schema.ini.
-
На първия ред на Schema.ini файла въведете името на текстовия файл, към който се свързвате, ограден е със скоби.
-
Добавете допълнителна информация, за да зададете различни формати за текстов файл.
Следващите раздели показват често срещани примери за използването на Schema.ini файла.
Пример: Задаване на заглавие на колона
[Categories.txt] ColNameHeader=True
Пример: Задаване на знак за точка и запетая (;) като разделител
[Categories.txt] Format=Delimited(;)
Пример: Задаване на знак за табулация като разделител
[Products.txt] Format=TabDelimited
Пример: Задаване на файл с фиксирана ширина
[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24
-
Щракнете върху Пощенски съобщения > Избор на получатели > Използвай съществуващ списък.
-
В диалоговия прозорец избор на източник на данни направете едно от следните неща:
-
За да използвате съществуващ. odc файл, щракнете двукратно върху. odc файла. Данните се импортират и сте готови.
-
За да създадете нов. odc файл, щракнете върху нов източники след това следвайте стъпките в процедурата.
Появява се съветникът за връзка с данни.
-
-
В страницата добре дошли в съветника за връзка с данни щракнете върху Microsoft SQL Server.
-
В страницата Свързване със сървъра за бази данни направете следното:
-
Въведете името на сървъра за база данни в полето име на сървъра .
Ако базата данни е на компютъра ви, въведете (локална).
-
Под идентификационни данни за влизаненаправете едно от следните неща:
-
За да използвате потребителското име и паролата си в Windows, щракнете върху използване на удостоверяване на Windows.
-
За да използвате потребителско име и парола за база данни, щракнете върху Използвай следното потребителско име и паролаи след това въведете потребителското име и паролата за базата данни в подходящите полета.
-
-
-
Щракнете върху Напред.
-
В страницата избор на база данни и таблица изберете базата данни в полето база данни , изберете таблицата, изгледа или дефинирани от потребителя функции под колоната Name и след това щракнете върху напред.
-
В диалоговия прозорец записване на файл за връзка с данни въведете име за. odc файла в полето Име на файл и след това щракнете върху Готово.
За да промените местоположението на папката, което е папката " Моите източници на данни " по подразбиране, щракнете върху Преглед.
-
Ако желаете, за да направите файла на връзката по-откриваем, можете да въведете допълнителна информация в полетата Описание, истинско имеи ключови думи за търсене .
Импортирането на данни от база данни на SQL Server с помощта на ODBC драйвер е процес от две стъпки. Първо, ако е необходимо, дефинирайте потребителски DSN на компютъра си за драйвера за ODBC. Второ, импортирайте данните от базата данни на SQL Server.
Дефиниране на потребителски DSN
-
Отворете контролния панел и след това щракнете върху система и защита > административните инструменти > ODBC източници на данни (32-битова версия) или ODBC източници на данни (64-битова версия).
-
В диалоговия прозорец администратор на ODBC източник на данни изберете РАЗДЕЛА потребителски DSN и след това щракнете върху Добави.
-
В диалоговия прозорец Създаване на нов източник на данни изберете SQL Serverи след това щракнете върху Готово.
Появява се диалоговият прозорец Създаване на нов източник на данни към SQL Server .
-
Въведете име на източник на данни в полето име .
-
Ако желаете, въведете описание на източника на данни в полето Описание .
-
В полето сървър въведете името на сървъра на базата данни.
Ако базата данни е на компютъра ви, въведете (локална).
-
Щракнете върху Напред.
-
Под как трябва SQL Server да провери автентичността на ИД на влизане?направете едно от следните неща:
-
За да използвате потребителското име и паролата си в Windows, щракнете с удостоверяване на Windows NT с помощта на ИД за влизане в мрежата.
-
За да използвате потребителско име и парола за база данни, щракнете върху удостоверяване на SQL Server, като използвате ИД за влизане и парола, въведена от потребителя, и след това въведете ИД и парола за влизане в базата данни в подходящите полета.
-
-
Щракнете върху напред два пъти и след това щракнете върху Готово.
-
За да се уверите, че сте въведохте правилната информация, щракнете върху тестов източник на данни .
-
Направете едно от следните неща:
-
Ако получите съобщение за грешка, прегледайте стойностите, които въведохте в предишните стъпки.
-
Ако получите съобщението "ТЕСТОВЕТЕ ЗАВЪРШИха успешно!", щракнете върху OK.
-
-
Щракнете върху OK два пъти.
За повече информация за различните опции в различните диалогови прозорци щракнете върху помощ.
Импортиране на данни от база данни на SQL Server
-
Щракнете върху Пощенски съобщения > Избор на получатели > Използвай съществуващ списък.
-
В диалоговия прозорец избор на източник на данни направете едно от следните неща:
-
За да използвате съществуващ. odc файл, щракнете двукратно върху. odc файла. Данните се импортират и сте готови.
-
За да създадете нов. odc файл, щракнете върху нов източники след това следвайте стъпките в процедурата.
Появява се съветникът за връзка с данни.
-
-
В страницата добре дошли в съветника за връзка с данни щракнете върху ODBC DSN.
-
В страницата " Свързване към ODBC източник на данни " изберете името на източника на данни, което сте задали в предишния раздел, и след това щракнете върху напред.
-
В страницата избор на база данни и таблица изберете базата данни в полето база данни , изберете таблицата, изгледа или функцията под колоната име , след което щракнете върху напред.
-
В диалоговия прозорец записване на файл за връзка с данни въведете име за. odc файла в полето Име на файл и след това щракнете върху Готово.
За да промените местоположението на папката, което е папката " Моите източници на данни " по подразбиране, щракнете върху Преглед.
-
Ако желаете, за да направите файла на връзката по-откриваем, можете да въведете допълнителна информация в полетата Описание, истинско имеи ключови думи за търсене .
Вж. също
Общ преглед на връзките за данни на Office
Използвайте съветника за връзка с данни, за да импортирате данни в Word
