Циркулярните документи ви позволяват да създадете поредица от документи, които са персонализирани за всеки получател. Например формулярно писмо може да е персонализирано за адресиране на всеки получател по име. Източник на данни, като списък, електронна таблица или база данни, е свързан с документа. Контейнери – наречени полета за циркулярни документи – казват на Word къде в документа да включи информацията от източника на данни.
Работите по основния документ в Word, като вмъквате полета за обединяване за персонализираното съдържание, което искате да включите. Когато циркулярните документи са завършени, циркулярният документ ще генерира персонализирана версия на себе си за всяко име в източника на данни.
Източници на данни
Първата стъпка в настройването на циркулярни документи е да изберете източника на данни, който ще използвате за персонализираната информация. Електронните таблици на Excel и списъците с контакти на Outlook са най-често срещаните източници на данни, но всяка база данни, която можете да свържете с Word, ще свърши работа. Ако все още нямате източник на данни, можете дори да гo въведете в Word, като част от процеса на циркулярни документи.
За подробна информация за източниците на Данни вж. източници на данни, които можете да използвате за циркулярни документи.
Excel или Outlook
Ако знаете, че ще използвате Excel или Outlook като източник на вашите данни, вж.:
Типове документи
Word предоставя инструменти за включването на вашите данни в следните видове документи. Следвайте връзките за подробности за всеки тип:
-
Писма , които включват персонализиран поздрав. Всяко писмо ще се отпечата на отделен лист хартия.Създайте и отпечатайте група от персонализирани писма
-
Имейл , където адресът на всеки получател е единственият адрес в реда за адресата. Ще изпратите имейла директно от Word.
-
Пликове или Етикети , където имената и адресите идват от източника на данни.
Създаване и отпечатване на група пликове за изпращане по пощата
-
Указател, който показва партида информация за всеки елемент във вашия източник на данни. Използвайте го, за да отпечатате списъка си с контакти или да изброите групи информация, като например всички ученици от всеки един клас. Този тип документ се нарича също обединяване за каталог.
Създаване на справочен указател за имена, адреси и друга информация
Ако отворите циркулярен документ, който сте създали с настолното приложение Word, Word Web App ще запази всички настройки за циркулярни документи в него, но не можете да създадете циркулярен документ или да редактирате настройките за циркулярни документи.
Ако имате настолното приложение Word, отворете документа там и извършете там циркулярни документи.
