Използване на екранен четец за създаване на заявка в настолни бази данни на Access

Тази статия е за хора с визуални или когнитивни увреждания, които използват програма за екранен четец, като например "Разказвач" на Microsoft, JAWS или NVDA с продукти на Microsoft 365. Тази статия е част от набора със съдържание за поддръжка на екранния четец Microsoft 365, където можете да намерите повече информация за достъпността в нашите приложения. За обща помощ посетете началната страница за поддръжка от Microsoft.

Използвайте Access клавиатурата и екранен четец, за да създадете заявка. Тествахме го с Разказвач, JAWS и NVDA, но може да работи с други екранни четци, стига да следват общи стандарти и техники за достъпност.

Заявката улеснява преглеждането, добавянето, изтриването или промяната на данни във вашата Access настолна база данни. Заявките са полезни, когато искате бързо да намерите конкретни данни, да изчислявате или обобщавате данни или да автоматизирате задачи за управление на данни – например периодично да преглеждате най-актуалните данни.

Забележки: 

В тази тема

Типове заявки

В добре проектирана база данни данните, които искате да представите чрез формуляр или отчет, обикновено се намират в няколко таблици. Една заявка извлича информацията от различни таблици и я сглобява за показване във формуляр или отчет. Има два основни типа заявки – заявка за избиране и заявка за действие. Типът на заявката, която създавате, зависи от задачата, която искате да изпълните.

Избиране на заявки

Една заявка за избиране е искане за резултати данни. Заявката за избиране ви помага да получите само данните, които ви трябват, в изглед на лист с данни. Използвайте заявка за избиране, за да направите следното:

  • Преглед на данни само от определени полета в таблица

  • Преглед на данни едновременно от множество свързани таблици

  • Преглед на данни въз основа на определени критерии

  • Изчисления

  • Комбиниране на данни от различни таблици

Например ако в таблицата "Продукт" има няколко полета (колони), можете да създадете заявка за избиране, за да получите неспоменат изглед, който се фокусира само върху полетата (колоните), които ви трябват. Може също да добавите критерии, за да филтрирате броя на върнатите редове, така че например за определяне на разходите на продукти да се връщат само редовете, съдържащи повече от 10,00 лв.

Заявки за действия

Заявка за действие е искане за действие върху данните. Използвайте заявка за действие, за да добавяте, променяте или изтривате данни от вашата база данни. Всяка задача – добавяне или изтриване на данни – има конкретен тип заявка за действие.

Създаване на заявка за избиране

За да изпълните проста заявка, използвайте съветника за заявки. За да добавите критерии към вашата заявка, използвайте конструктор на заявки.

Използване на съветника за заявка

  1. Натиснете Alt+C, Q, Z. Отваря се прозорецът Нова заявка с избран съветник за проста заявка.

    Съвети: 

    • Ако не сте записали вече таблицата, за която искате да създадете заявка, ще бъдете подканени да направите това, преди да се отвори съветникът за заявки.

    • Можете също да използвате съветника за заявки, за да създадете други типове заявки:Кръстосана заявка, Търсене на заявки за дублирани записи, за да намерите записи с дублирани стойности на полета в една таблица и Търсене на несравнима заявка, за да намерите записи (редове) в една таблица, които нямат свързани записи в друга таблица.

  2. Натиснете Enter. Отваря се прозорецът Проста заявка, с фокус върху списъчното поле Налични полета.

  3. За да се придвижите до разгъващия се списък за редактиране Таблици/заявки, натиснете Alt+T или Shift+Tab.

  4. За да отворите падащ списък, натиснете Alt+стрелка надолу. В падащия списък, за да изберете таблицата, на която искате да изпълните заявката, използвайте клавишите със стрелка нагоре и надолу.

  5. За да се придвижите до списъчното поле Налични полета, натиснете клавиша Tab. За да изберете полето, на което искате да изпълните заявката, използвайте клавиша със стрелка надолу.

  6. За да добавите поле към вашата заявка, натиснете Alt+S. Фокусът се премества в списъчното поле Избрани полета.

  7. Натискайте клавиша Tab, докато не чуете "Бутон По-голямо от", и натиснете Enter.

    Ако искате да добавите всички полета, натиснете Alt+S и след това натискайте клавиша Tab, докато не чуете: "Бутон По-голямо от". Натиснете клавиша Tab веднъж. Ще чуете: „Бутон“. С JAWS ще чуете: "Бутон с двойна стрелка надясно". За да изберете, натиснете Enter.

    За да добавите още таблици към вашата заявка, натиснете Alt+T. Фокусът се премества в полето за редактиране Таблици/заявки. Повторете стъпки 4–7 колкото е необходимо.

  8. Когато сте готови с въвеждането на всички ваши таблици и полета, за да преминете към следващата страница на съветника, натиснете Alt+N.

    Съвет: В зависимост от въведената от вас информация, следващите страници на съветника може да бъдат различни. Може например да бъдете помолени да изберете подробна или обобщена версия на вашата заявка. Направете вашия избор и за да преминете към следващата страница на съветника, натиснете Alt+N.

  9. На страницата на новия съветник ще чуете: "Какво заглавие искате за вашата заявка?" Натиснете Shift+Tab. Фокусът се премества върху полето За редактиране на заглавието. Въведете име за заявката.

  10. Проверявайте, модифицирайте и записвайте заявката си.

    • За да запишете заявката и да я отворите, за да видите информацията, натиснете Alt+O и след това натиснете Enter. За да затворите заявката, натиснете F6.

    • За да запишете заявката и да излезете от съветника, без да показвате резултатите от заявката, натиснете Alt+F, S. Когато съветникът се затвори, заявката се показва в нов раздел с фокус в първата клетка.

    • За да промените структурата на заявката, натиснете Alt+M и след това натиснете Enter. Заявката се отваря в изглед за проектиране.

Използване на конструктора на заявки

  1. Натиснете Alt+C, Q, D. Отваря се диалоговият прозорец Показване на таблица с избран раздел Таблици и чувате "Диалогов прозорец Показване на таблица".

  2. В диалоговия прозорец Показване на таблица, за да изберете таблица и да я добавите към заявката, използвайте клавиша със стрелка надолу и след това натиснете Alt+A, когато чуете името на таблицата, която искате. Таблицата се поставя в работната област, над мрежата за проектиране.

  3. За да затворите диалоговия прозорец Показване на таблица, натиснете Alt+C.

  4. Фокусът е в мрежата за проектиране, в полето за редактиране на ред поле. Ще чуете: "Достъп, ред 1, колона 1". С JAWS чувате: "Проектиране, автономериране, въвеждане и текст". За да добавите поле към мрежата за проектиране, натиснете Alt+стрелка надолу. Отваря се падащ списък с наличните полета.

  5. За да се придвижите до падащия списък с JAWS, натиснете Ctrl+стрелка нагоре. С Разказвач фокусът се премества автоматично в падащия списък.

  6. За да изберете поле от падащия списък, натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете името на полето, което искате, и след това натиснете Enter, за да изберете. Избраното от вас поле се показва в колоната. Фокусът автоматично преминава на следващия ред.

  7. За да добавите друго поле към вашата заявка, повторете стъпки 4–6.

  8. За да добавите критерий към поле:

    1. В колоната на полето, към което искате да добавите критерий, натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете: "Ред 11, колона 1". С JAWS ще чуете: "Критерии".

    2. Въведете критерий. Например за поле Цена в таблица на "Продукти" въведете дясната ъглова скоба, символът е равно на и числото 10 (>=10), за да покажете списък с продукти с цена, по-голяма или равна на 10,00 лв.

  9. За да видите резултатите от заявката, натиснете Alt, J, Q, G.

  10. Натиснете CTRL+S, за да запишете вашата заявка. В диалоговия прозорец Запиши като въведете име за вашата заявка и натиснете Enter.

Забележка: Може да използвате конструктора на заявки за преглед на данни от няколко свързани таблици едновременно. Ако например имате база данни с таблица "Клиенти" и таблица "Поръчки", а всяка таблица има поле ИД на клиента, която формира основата на релация "един към много" между двете таблици, можете да създадете заявка, която връща поръчки за клиенти в определен град. За да създадете заявка, която да преглежда едновременно данни от множество таблици, използвайте процедурата посочено тук, но повторете стъпките от 2 до 8, за да добавите допълнителни таблици, полета и критерии към заявката.

Създаване на параметризирана заявка.

Ако често изпълнявате варианти на определена заявка, помислете да използвате параметризирана заявка. Когато изпълнявате параметризирана заявка, заявката ви подканва да въвеждате стойности на полета и след това използва тези стойности, за да създаде критерии за вашата заявка.

  1. В екрана Навигация изберете заявката, на която искате да се базира вашата параметризирана заявка.

  2. Натиснете Shift+F10. Отваря се контекстното меню.

  3. Натиснете D. Заявката се отваря в изглед Проектиране с фокус в първия ред на първото поле в мрежата за проектиране на заявки.

  4. За да се придвижите до полето, което искате да промените, натискайте клавиша със стрелка надясно, докато не чуете името на полето, което искате.

  5. За да се придвижите до реда Критерии, натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете: "Ред 11, колона 1". С JAWS ще чуете: "Критерии".

  6. В клетката изтрийте всяка съществуваща информация и въведете низ за параметър. Ако например искате да създадете параметризирана заявка за заявка за намиране на клиенти в Ню Йорк, изтрийте "Ню Йорк" и въведете За кой град?. Не можете да използвате точка (.) или удивителен знак (!) като текст в подкана за параметър.

    Низът За кой град? е подканата за параметър. Скобите показват, че искате заявката да иска въвеждане, а текстът (в този случай За кой град?) е въпросът, който се показва в подканата за параметъра.

  7. За да изпълните заявката, натиснете Alt, J, Q, G. Отваря се прозорецът Въведете стойност на параметъра с фокус в полето за редактиране. Въведете стойност, например Ню Йорк.

  8. Натискайте клавиша Tab, докато не стигнете до бутона OK, и след това натиснете Enter. В този пример се показват поръчките за клиенти във Велико Търново.

Задаване на типове данни за параметри

Можете също да зададете какъв тип данни трябва да приеме параметърът. Можете да зададете типа на данните за всеки параметър, но е особено важно да зададете типа на данните за числови и валутни данни или данни за дата и час. Когато зададете типа данни, който параметърът трябва да приеме, потребителите получават по-полезно съобщение за грешка, ако въвеждат грешен тип данни, като например текст, когато се очаква валута.

Забележка: Ако един параметър е настроен на приема текстови данни, всяка въведена информация се тълкува като текст и не се показва съобщение за грешка.

  1. Отворете параметризираната заявка. За да превключите към изглед за проектиране, натиснете Alt+H, W, D. Отваря се мрежата за проектиране.

  2. Натиснете Alt, J, Q, S, P. Отваря се диалоговият прозорец Параметри на заявката с фокус в колоната Параметър.

  3. Въведете подканата за всеки параметър, за който искате да зададете типа на данните. Уверете се, че всеки параметър съответства на подканата, която използвате в реда за критерии на мрежата за проектиране на заявката. Ако например сте въвели За кой град?, бихте въвели същата подкана в диалоговия прозорец Параметри на заявката.

  4. За да се придвижите до колоната Тип данни, натиснете клавиша Tab.

  5. За да отворите падащ списък, натиснете Alt+стрелка надолу.

  6. За да изберете типа на данните за параметър, натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете този, който искате.

  7. За да запишете и да излезете от диалоговия прозорец, натиснете клавиша Enter.

За повече информация относно използването на параметри отидете на използване на параметри, за да поискате въвеждане при изпълнение на заявка.

Създаване на кръстосана заявка.

Когато искате да преструктурирате обобщени данни, за да ги направите по-лесни за четене и разбиране, може да използвате кръстосана заявка. Една кръстосана заявка изчислява сума, средна стойност или друга агрегатна функция и след това групира резултатите по два набора от стойности – едните отстрани на листа с данни, а другите в горния му край. За бързо създаване на кръстосана заявка може да използвате съветника за заявки.

При използване на съветника за кръстосани заявки трябва да изберете само една таблица или заявка като източник на записи за вашата кръстосана заявка. Ако тази единствена таблица не съдържа всички данни, които искате да включите в кръстосаната заявка, започнете със Създаване на заявка за избиране, която връща нужните ви данни.

  1. Натиснете Alt+C, Q, Z. Отваря се диалоговият прозорец Нова заявка с избран съветник за проста заявка.

    Съвет: Ако не сте записали вече таблицата, за която искате да създадете заявка, ще бъдете подканени да направите това, преди да се отвори съветникът за заявки.

  2. Натиснете стрелка надолу. Ще чуете "Съветник за кръстосани заявки".

  3. Натиснете клавиша Enter или Alt+N. Отваря се съветникът за кръстосани заявки с избран радио бутон Таблици и фокус в списичното поле Таблици.

  4. Изберете обектите, които искате да използвате за създаване на кръстосана заявка:

    • За да изберете таблица, използвайте клавиша със стрелка надолу.

    • За да изберете заявка, натиснете Alt+Q. Натиснете Shift+Tab, за да се придвижите до спис списъците. За да изберете заявка, натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете името на заявката, която искате.

    • За да изберете както таблиците, така и заявките, натиснете Alt+O. Натиснете Shift+Tab, за да се придвижите до спис списъците. За да изберете таблиците и заявките, които искате, натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете тези, които искате.

  5. Натиснете Enter или Alt+N, за да се придвижите до следващата страница.

  6. Отваря се следващата страница с фокус върху списъчното поле Налични полета. За да изберете полето, съдържащо стойностите, които искате да използвате като заглавия на редове, натиснете клавиша със стрелка надолу.

  7. За да добавите избраното поле, натиснете клавиша Tab и след това натиснете клавиша Enter. Повторете това за всяко поле, което искате да добавите.

    Съвети: 

    • Можете да изберете до 3 полета, които да използвате като източници на заглавия на редове, но колкото по-малко заглавия на редове използвате, толкова по-лесно ще бъде да четете кръстосания лист с данни.

    • Ако изберете повече от едно поле за заглавия на редове, последователността, в която изберете полетата, определя по подразбиране последователността, в която ще бъдат сортирани резултатите.

  8. Натиснете Enter или Alt+N, за да се придвижите до следващата страница на съветника.

  9. На следващата страница, за да изберете полето, съдържащо стойностите, които искате да използвате като заглавия на колони, натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете полето, което искате.

    Съвет: По принцип трябва да избирате поле, съдържащо малко стойности, за да бъдат резултатите по-лесни за четене. Например използването на поле, което има само няколко възможни стойности (например "Пол") може да бъде за предпочитане пред поле, което може да съдържа много различни стойности (например "Възраст").

  10. Ако полето, което изберете да използвате за заглавия на колони, съдържа данни от тип "Дата/час", съветникът добавя стъпка, която ви позволява да групирате датите в интервали. Можете да зададете Година, Тримесечие, Месец, Дата или Дата/час. Ако не изберете поле за дата/час за заглавия на колони, съветникът пропуска тази страница.

  11. Натиснете Enter или Alt+N, за да се придвижите до следващата страница. Когато страницата се отвори, първото поле е избрано в списъчното поле Полета и фокусът е в списъчното поле Функции.

  12. За да се придвижите до спислното поле Полета, за да изберете друго поле, натиснете Shift+Tab. Ще чуете: "Полета, избрани". С JAWS чувате: "Полета, двоеточие, списчиво поле" и името на първото поле.

  13. За да изберете поле, използвайте клавиша със стрелка надолу.

  14. За да се придвижите до полето Списък с функции, натиснете клавиша Tab. Ще чуете: "Функции, избрани". С JAWS чувате: "Функции, двоеточие, списчиво поле" и името на първата функция.

  15. За да изберете функция, която да се използва за изчисляване на обобщени стойности, използвайте клавиша със стрелка надолу. Типът данни на избраното поле определя кои функции са достъпни.

  16. Когато приключите с избора си, натискайте клавиша Tab, докато не стигнете до квадратчето Да, включете сумите на редовете. Натиснете интервал, за да го изберете или изчистите.

    Ако включите сумите на редовете, кръстосаната заявка ще има допълнително заглавие на ред, което използва същото поле и функция като стойността на полето. Включването на сума на ред вмъква допълнителна колона, която обобщава останалите колони. Ако например вашата кръстосана заявка изчислява средната възраст по местоположение и пол (при заглавия на колоните от "Пол"), допълнителната колона изчислява средната възраст по местоположение за двата пола.

    Съвет: Можете да промените функцията, която се използва за създаване на суми на редове, като редактирате кръстосаната заявка в изгледа за проектиране.

  17. Натиснете Enter или Alt+N, за да се придвижите до следващата страница на съветника.

  18. На следващата страница, за да зададете име на вашата заявка, натиснете Shift+Tab и след това въведете име. Името по подразбиране съдържа долна черта, последвана от суфикса "кръстосана".

  19. Прегледайте, модифицирайте и запишете заявката.

    • За да видите кръстосаната заявка, натиснете клавиша Enter.

    • За да промените проекта на заявката, натиснете Alt+M и след това натиснете Enter.

    • За да запишете заявката и да излезете от съветника, натиснете Alt+F.

Създаване на заявка за изтриване

Когато искате да премахнете едновременно цели записи (редове) от таблица или от две свързани таблици, използвайте заявка за изтриване. Една заявка за изтриване е полезна, защото ви позволява да зададете критерии за бързо намиране и изтриване на данните. Тя също може да ви спести време, защото можете да използвате повторно една записана заявка.

Забележки: 

  • Преди да изтриете данни или да изпълните заявка за изтриване, се уверете, че имате архивно копие на вашата настолна база данни на Access. Една заявка за изтриване ви дава възможност да прегледате редовете, които ще бъдат изтрити, преди да извършите изтриването.

  • Ако искате да изтриете само няколко записа, нямате нужда от заявка. Просто отворете таблицата в изглед на лист с данни, изберете полетата (колоните) или записите (редовете), които искате да изтриете, и след това натиснете клавиша Delete. Ще бъдете помолени да потвърдите окончателното изтриване.

Създаване на заявка за изтриване, за да изтриете всички празни редове в таблица или поле

  1. Натиснете Alt+C, Q, D. Отваря се диалоговият прозорец Показване на таблица.

  2. За да изберете таблица, натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете името на таблицата, която искате. Натиснете Alt+A. Повторете това за всяка таблица, от която искате да изтриете записи.

  3. За да затворите диалоговия прозорец Показване на таблица, натиснете Alt+C. Таблицата се показва като прозорец в горната лява секция на мрежата за проектиране на заявки с всички полета в списъка.

  4. Натиснете Alt+J, Q, X. Отваря се мрежата за проектиране с фокус в първото поле. В мрежата за проектиране редовете Сортиране ипоказване вече не са налични, но редът Изтриване вече е наличен.

  5. Натиснете Alt+стрелка надолу, за да отворите падащия списък.

  6. Натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете полето, което искате, и след това натиснете Enter. Фокусът се премества върху следващата колона.

  7. За да се придвижите до предишната колона, натиснете клавиша със стрелка наляво.

  8. За да се придвижите до реда Изтриване, натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете "Изтриване на двоеточие", и след това натиснете Alt+стрелка надолу, за да отворите падащ списък.

  9. За да изберете "Къде", натиснете клавиша със стрелка нагоре и след това натиснете Enter. Фокусът се премества върху следващата колона.

  10. За да се придвижите до предишната колона, натиснете клавиша със стрелка наляво.

  11. За да се придвижите до редаКритерии, натиснете клавиша със стрелка надолу.

  12. Когато чуете "Критерии" или "Ред 11, колона 1", въведете IsNull(true).

  13. За да проверите дали заявката връща записите, които искате да изтриете, натиснете Alt+H, W, H.

  14. За да изпълните заявката:

    1. За да превключите към изглед за проектиране, натиснете Alt+H, W, D.

    2. В изгледа Проектиране натиснете Alt+J, Q, G. Отваря се прозорец за потвърждение, който ви подкани да потвърдите изтриването на редове.

    3. За да изтриете редовете, натиснете клавиша Enter.

  15. Натиснете Ctrl+S, за да запишете заявката. В диалоговия прозорец Запиши като въведете име и натиснете Enter.

Създаване на заявка за изтриване с определени критерии

  1. Натиснете Alt+C, Q, D. Отваря се диалоговият прозорец Показване на таблица.

  2. За да изберете таблица, натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете името на таблицата, която искате. Натиснете Alt+A. Повторете това за всяка таблица, от която искате да изтриете записи.

  3. За да затворите диалоговия прозорец Показване на таблица, натиснете Alt+C. Таблицата се показва като прозорец в горната лява секция на мрежата за проектиране на заявки с всички полета в списъка.

  4. Натиснете Alt+J, Q, X. Отваря се мрежата за проектиране с фокус в първото поле. В мрежата за проектиране редовете Сортиране ипоказване вече не са налични, но редът Изтриване вече е наличен.

  5. Натиснете Alt+стрелка надолу, за да отворите падащия списък.

  6. За да изберете полето с критериите, които искате да изтриете, натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете полето, което искате, и след това натиснете Enter.

  7. За да се придвижите до реда Изтриване, натиснете клавиша със стрелка надолу. Натиснете Alt+стрелка надолу и след това, за да изберете "Къде", натиснете клавиша със стрелка надолу и след това натиснете Enter. Фокусът се премества върху следващата колона.

  8. За да се придвижите до предишната колона, натиснете клавиша със стрелка наляво.

  9. За да се придвижите до реда Критерии, натиснете клавиша със стрелка надолу.

  10. Въведете вашите критерии. За примерен списък с критерии в заявки, обърнете се към Създаване и изпълняване на заявка за изтриване.

  11. За да се придвижите до реда Покажи, натиснете клавиша със стрелка нагоре.

  12. Натиснете интервал, за да изчистите квадратчето за отметка Покажи за всеки критерий.

  13. За да проверите дали заявката връща записите, които искате да изтриете, натиснете Alt+H, W, H.

  14. За да изпълните заявката:

    1. За да превключите към изглед за проектиране, натиснете Alt+H, W, D.

    2. В изгледа Проектиране натиснете Alt+J, Q, G. Отваря се прозорец за потвърждение, който ви подкани да потвърдите изтриването на X брой редове.

    3. За да изтриете редовете, натиснете клавиша Enter.

  15. Натиснете Ctrl+S, за да запишете заявката. В диалоговия прозорец Запиши като въведете име и натиснете Enter.

Архивиране на вашата база данни

  1. Натиснете Alt+F, A. Отваря се екранът Запиши като, като е избрана "Запиши базата данни като".

  2. За да архивирате базата данни, натиснете B и след това натиснете Enter. Отваря се диалоговият прозорец Запиши като с избрано текстово поле Име на файл. Ако желаете, въведете ново име на базата данни и след това натиснете клавиша Enter.

Ако използвате файл само за четене или база данни, създадена в по-стара версия на Access, може да получите съобщение, че не е възможно да създадете архивно копие на базата данни.

Връщане към архивно копие

  1. Затворете и преименувайте първоначалния файл, така че архивното копие да може да използва името на първоначалната версия.

  2. Задайте името на първоначалната версия на архивното копие.

  3. Отворете преименуваното архивно копие в Access.

Вж. също

Използване на екранен четец за стартиране на Access

Използване на екранен четец за създаване на заявка в настолни бази данни на Access

Клавишни комбинации за Access

Техническа поддръжка за клиенти с увреждания

Microsoft иска да осигури възможно най-добрата среда за работа за всички свои клиенти. Ако имате увреждане или имате въпроси, свързани с достъпността, се обърнете към Центъра за отговори за хора с увреждания на Microsoft за техническа помощ. Екипът за поддръжка от Центъра за отговори за хора с увреждания е обучен в използването на много популярни технологии за хора с увреждания и може да предложи помощ с английски, испански, френски и американски език на знаците. Отидете в сайта на центъра за отговори за хора с увреждания на Microsoft, за да намерите данните за връзка за вашия регион.

Ако сте потребител от държавна организация или фирма, обърнете се към корпоративния център за отговори за хора с увреждания.

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си

Преглед на обучението >

Получавайте първи новите функции

Присъединете се към Microsoft приобщени >

Беше ли полезна тази информация?

Доколко сте доволни от качеството на езика?
Какво е повлияло на вашия потребителски опит?

Благодарим ви за обратната връзка!

×