Функцията Office @mention ви улеснява много да се свързвате с колеги и необходимите ресурси, докато работите съвместно при създаване на документи, презентации и електронни таблици.
Влезте в Microsoft 365 със своя служебен или учебен акаунт и отворете документ, който е записан в библиотека на SharePoint или OneDrive за работа или училище.
-
Забележка
За да работи тази функция, трябва да сте влезли в Outlook на компютъра си.
Добавете коментар от контекстното меню или от Преглед > на нов коментар.
Въведете @ и първите няколко букви от собственото или фамилното име на лицето и след това изберете желаното от вас име (ако то все още няма разрешение да отваря документа, ще бъдете помолени да го предоставите).
Съвет
За да бъдете по-неофициални, не се колебайте да изтриете всичко освен собственото име на човека в .@mention За да включите още хора, въведете "@ " отново и споменете някой друг.
Възлагане на задачи с помощта на @mentions
В Word, Excel или PowerPoint можете да @mentions използвате за възлагане на задача на друг потребител, когато публикувате коментар или отговор. Когато създавате задача, тя се проследява през всички взаимодействия и преназначения, така че да можете да видите хронологията й. Все още можете да отговаряте на коментари, възложени като задачи, да разрешавате задачи чрез разрешаване на коментара и да отваряте отново задачи като отваряте отново нишката с коментари.
За да създадете задача:
Добавете нов коментар или отговорете на съществуващ коментар.
Използвайте an @mention в коментара. Появява се опцията за присвояване на коментара като задача на споменатото лице.
Поставете отметка в квадратчето Присвояване на .
Публикувайте коментара или отговора. Лицето, на което е възложена задачата, ще получи имейл, който го уведомява, че му е възложена задача. В коментара той ще види възложената му задача.
За да преназначите задача:
Използвайте an @mention в полето за отговор.
Поставете отметка в квадратчето Преназначаване на .
Публикувайте отговора. Лицето, на което е възложена задачата, ще получи имейл, който го уведомява, че му е възложена задачата.
За да разрешите задача, възложена на вас:
В горната част на коментара посочете върху кръга до Присвоено на вас. В кръга се появява отметка.
Щракнете върху кръга с отметката, за да разрешите задачата.
За да отворите отново разрешена задача:
- Отваряне на прозореца за коментари.
- В горната част на разрешения коментар щракнете върху стрелката за повторно отваряне.
Бързо намиране и отговаряне на @mentions
В Word, Excel и PowerPoint, когато някой ви спомене в коментар, ще получите имейл известие, което включва връзка за отвеждането ви към коментара във файла.
Освен това имейл известието ви показва визуализация на текста и нишката за коментари, свързани с коментара, и можете да отговорите на коментара директно от имейл известието.
Ако сте споменати повече от веднъж, е възможно да получите няколко връзки за споменаване в един имейл.
Забележка
Тази функция не е налична за държавни клиенти (GCC/GCC High/DoD) или за клиенти, които използват Microsoft 365, поддържан от 21Vianet.
Изисквания
За да отговорите на коментар от имейла за известяване, трябва да използвате Outlook за Windows, Outlook в уеб или Outlook Mobile.
Как да изключите визуализациите на контекста
Администраторите могат да използват Sharepoint PowerShell cmdlet , за да изключат визуализациите на контекста:
Инсталирайте най-новата версия на модула SharePoint Online Services за Windows PowerShell.
Свържете се с вашия клиент чрез Connect-SPOService.
Изпълнете следната кратка команда: Set-SPOTenant -AllowCommentsTextOnEmailEnabled:$false
Забележка
Имейл известията за коментари, направени във файл, които са защитени с правата или маркирани като чувствителни чрез DLP правила , няма да включват визуализация на контекста или вградени отговори, независимо дали функцията е включена, или изключена.
Как да изключите известията за коментари в OneDrive и SharePoint
По подразбиране създателят на първоначалния документ и всички участници в нишката с коментари се уведомяват всеки път, когато някой създава или актуализира нишка с коментари. Ако предпочитате да не получавате известия за коментари, можете да ги изключите.
Няма глобална настройка за изключване на известията за коментари. Участниците в нишка трябва да направят това за себе си в OneDrive. Настройките в OneDrive засягат файлове както в OneDrive, така и в SharePoint. За да изключите известията за коментари, направете следното:
В нов раздел в браузъра Microsoft Edge изберете иконата за стартиране на приложения, и след това изберете OneDrive.
Отидете в "Настройки">в "Настройки" на OneDrive.
Под Настройки за известияизключете Имейл известяване, когато други хора отговарят на вашите коментари и имейл известяване, когато други хора коментират моите документи,.
Как да изключите известията в Outlook
В долната част на имейла за известие, който получавате в Outlook, има настройка, която ви позволява да изключвате известията за допълнителни коментари или актуализации на нишка с коментари, направени във файла от създателя на първоначалния документ или които и да било участници.
Тази настройка работи само за един файл. Ако получавате известия за коментари в множество файлове, ще трябва да изключите Известия за този файл за всеки файл.
Защита на данните за коментар
Microsoft не съхранява вътрешно никакви данни за коментари. Всички коментари между участниците в дадена нишка се съхраняват само от ваша страна. Microsoft няма достъп да вижда който и да било от вашите коментари.
Споменаване извън вашата организация
Споменаванията са ограничени само до хора от вашата организация. Споменаванията изключва гости и потребители от други клиенти в настройка за много клиенти.