Преминаване към основното съдържание

Източници на данни, които можете да използвате за циркулярни документи

Получателите на циркулярни документи обикновено идват от списък с имена и данни в съществуващ списък, като например електронна таблица на Excel или вашия списък с контакти на Outlook. Съществуващият списък може да бъде и всяка база данни, с която можете да се свържете. Ако все още нямате списък, можете дори да въведете такъв в Word като част от процеса на циркулярни документи.

Списъкът или базата данни са известни като източника на данни за вашите циркулярни документи.

Изберете типа списък, който ще използвате като ваш източник на данни:

Нов списък

Ако все още нямате източник на данни, изберете Въвеждане на нов списъки след това използвайте формуляра, който се отваря, за да създадете вашия списък. Списъкът се записва като файл на база данни (.mdb), който можете да използвате повторно.

За подробна информация относно създаването на нов списък вижте Настройка на нов списък за циркулярни документи с Word.

Съществуващ списък

Съществуващият списък може да бъде електронна таблица на Excel, база данни на Access или друг тип база данни. За да го използвате като ваш източник на данни, изберете Използване на съществуващ списък.

Важно: Независимо от типа на файла, който използвате като източник на данни, трябва да го запишете на локалния си компютър или в споделяне на файлове. Записването на HTTP местоположение не се поддържа за циркулярни документи.

  1. Отидете на пощенски съобщения > изберете получатели > Използвайте съществуващ списък, след което изберете нов източник , за да отворите съветника за връзка с данни.

    източник на данни за циркулярни документи

  2. Изберете типа на източника на данни, който искате да използвате за циркулярните документи, и след това изберете напред.

    Съветник за връзка с данни

  3. Следвайте указанията в съветника за връзка към данни, за да осъществите връзката с данните към циркулярния документ.

Списък с контакти на Outlook

Можете да извлечете информация за контактите директно от вашия списък с контакти на Outlook в Word. За да го използвате като свой източник на данни, изберете Избор от контакти на Outlook. За повече информация вижте Използване на контакти на Outlook като източник на данни за циркулярни документи.

Нов списък

Ако все още нямате източник на данни, изберете Създаване на нов списъки след това използвайте диалоговия прозорец, който се отваря, за да създадете списъка. Списъкът се записва като файл на документ, който можете да използвате повторно.

За подробна информация относно създаването на нов списък вижте Настройка на нов списък за циркулярни документи с Word.

Съществуващи източници на данни

Ето няколко примера за източници на данни, които можете да използвате за циркулярни документи в Word.

  • Електронна таблица на Excel

    Електронна таблица на Excel работи добре като източник на данни за циркулярни документи. Данните трябва да са на един лист и да са добре форматирани, така че да могат да се четат добре с Word. За повече информация вижте подготовка на вашия източник на данни на Excel зациркулярни документи.

  • Списък с контакти на Outlook

    Можете да извличате информация за контакт директно от вашия списък с контакти на Outlook в Word. Вижте експортиране на елементи на Outlook.

  • Списък с контакти на Apple

    Можете да експортирате контакти от Apple в електронна таблица на Excel и да я използвате като пощенски списък за циркулярни документи.

  • Текстови файлове

    Можете да използвате всеки текстов файл, който има полета за данни, разделени (или с разделители) по знаци за табулация или запетаи и записи на данни, разделени със знаци за край на абзац.

Създаване на нов списък

В диалоговия прозорец Редактиране на полета от списъкаWord автоматично създава полета за основна информация – например "Собствено име", "Фамилно име" и "Адрес". Ако искате да добавите ново поле – например поле "Съобщение" – добавете го сега, така че да можете да попълните полето, когато въвеждате текста.

  1. В Име на ново поле въведете Име на полето, което искате да добавите, и след това щракнете върху + (знак плюс).

    Съвет: За да промените реда на полетата, изберете полето, което искате да прехвърлите, и след това използвайте стрелките нагоре или надолу, за да местите полето.

  2. Когато всички полета са настроени по начина, който искате, изберете Създай, за да създадете нов списък.

Използване на съществуващ списък

  1. Отидете до файла, който искате да използвате, и щракнете върху Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Отваряне на работна книга изберете листа, който искате да използвате, и след това направете едно от следните неща:

    • Оставете празно диапазона от клетки , за да използвате целия работен лист.

      или

    • Въведете диапазон от клетки за данните, които искате да използвате.

  3. Изберете OK.

Избор от контакти в Outlook

  1. Изберете Филтриране на получатели, за да изберете получателите, които искате да включите.

  2. В диалоговия прозорец Опции за заявка до Изброяване на получателите на циркулярни документи по, изберете Завършване на записа.

  3. В списъка с контакти, изберете контактите, които искате да включите в циркулярните документи, и след това изберете OK.

Контакти на Apple

  1. Изберете Филтриране на получатели, за да изберете получателите, които искате да включите.

  2. В диалоговия прозорец Опции за заявка, в Група контакти на Apple, изберете групата, която искате да включите в циркулярните документи, и след това изберете OK.

ВЂў пила Maker Pro

  1. Отидете до файла, който искате да използвате, и щракнете върху Отвори.

  2. В диалоговия прозорец Разделители на заглавни записи изберете разделител на полета за отделяне на всяко поле за данни и разделител на записи за отделяне на всеки запис с данни, а след това изберете OK.

Ето няколко примера за източници на данни, които можете да използвате за циркулярни документи в Word.

  • Електронна таблица на Excel

    Електронна таблица на Excel работи добре като източник на данни за циркулярни документи, ако всички данни са на един лист и данните се форматират добре, така че да могат да се четат добре с Word. За повече информация вижте подготовка на вашия източник на данни на Excel за циркулярни документи

  • Списък с контакти на Outlook

    Можете да извличате информация за контакт директно от вашия списък с контакти на Outlook в Word, вижте експортиране на елементи на Outlook .

  • Списък с контакти на Apple

    Можете да експортирате контакти от Apple в електронна таблица на Excel и да я използвате като пощенски списък за циркулярни документи.

  • Текстови файлове

    Можете да използвате всеки текстов файл, който има полета за данни, разделени (или с разделители) по знаци за табулация или запетаи и записи на данни, разделени със знаци за край на абзац.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×