Функцията за проверка за Microsoft SharePoint и SharePoint Server ви позволява да проследявате дейността на потребителите в типове съдържание, като списъци и библиотеки в рамките на вашата колекция от сайтове. Познаването на потребителите, които са осъществили достъп до конкретно съдържание в даден момент, е от решаващо значение за много бизнес изисквания, като съответствие с нормативните изисквания и управление на записите.
Забележки:
-
Само собствениците на колекции от сайтове могат да изпълняват отчети от регистрационния файл за проверка.
-
Ако връзката Отчети на регистрационните файлове за проверка не е налична под Настройки на сайта, уверете се, че функцията за колекция от сайтове "Отчитане" е активирана.
-
Страниците (например .aspx) не се считат за документи, така че не могат да бъдат проверявани в SharePoint Servers 2019 или 2016.
-
SharePoint отчетите на регистрационните файлове за проверка функционират по различен начин от класическите отчети на регистрационните файлове за проверка.
-
Администраторите на SharePoint могат директно да изтеглят данни от API за дейности на управление на Microsoft 365.
Изберете вашата версия на SharePoint от един от разделите по-долу:
Изпълнение на отчети на регистрационни файлове за проверка в SharePoint:
-
Изберете Настройки > Настройки на сайта. Ако не виждате Настройки на сайта, изберете Информация за сайта и след това изберете Преглед на всички настройки на сайта. Някои страници може да изискват да изберете "Съдържание на сайта" и след това "Настройки на сайта".
-
Ако не сте в корена на вашата колекция от сайтове, под Администриране на колекция от сайтове изберете Към настройките на сайта от най-горно ниво.
Забележки:
-
Секцията "Администриране на колекция от сайтове" няма да е налична, ако нямате необходимите разрешения. Трябва да сте член на групата на администраторите на колекции от сайтове по подразбиране или на администратора на сървърната група.
-
Ако връзката Отчети на регистрационните файлове за проверка не е налична под Администриране на колекция от сайтове, уверете се, че функцията "Отчитане" на колекцията от сайтове е активирана.
-
-
На страницата Настройки на сайта, под Администриране на колекция от сайтове изберете Проверка на отчети на регистрационни файлове.
Активиране на функцията "Съобщаване"
Ако не виждате връзката Отчети на регистрационните файлове за проверка под Администриране на колекция от сайтове, направете следното, за да активирате функцията "Отчитане":
1. Под Администриране на колекция от сайтове изберете Функции на колекцията от сайтове.
2. Изберете Съобщаване > Активиране.
Използване на обединен регистрационен файл за проверка
Microsoft 365 Регистрирането на единна проверка вече поддържа SharePoint и OneDrive. Единното проверка предоставя достъп до регистрите на събитията (като изглед, създаване, редактиране, качване, изтегляне и изтриване) и действия за споделяне, като например искания за покана и достъп, както и дейности по синхронизиране. За повече информация относно това какво предоставя единното регистриране на проверка в Microsoft 365 за SharePoint вж . Проверявани дейности.
Промени в отчета на регистрационния файл за проверка (в сила от 2021 г.):
-
Отчети на регистрационния файл за орязване на проверките: Орязването вече не е функция, но все още имате достъп до файлове, които са били изрязани в миналото, в определената библиотека с документи.
-
Редактиране на конкретни събития: Отчетите на регистрационните файлове за проверка вече не позволяват редактиране на определени събития. Отчетите от регистрационните файлове за проверка все още са налични, но са ограничени до определени типове събития.
-
Персонализиране на отчети: Опцията за местоположение е скрита поради прекратяването на поддръжката за отчети, обхващани на ниво подсайта.
SharePoint Server 2019
SharePoint Servers 2016 и 2013
Като собственик на колекция от сайтове, можете да извлечете хронологията на действията, извършени от конкретен потребител, и действията, предприети по време на определен диапазон от дати. Можете например да определите кога е редактиран конкретен документ и кой потребител.
Можете да управлявате размера на регистрационния файл за проверка в раздела Орязване на регистрационен файл за проверка и да зададете кои събития да се проверяват в разделите Документи и елементи и Списъци, Библиотеки и Сайтове. Можете също да зададете максималния брой дни, които елементите ще бъдат запазени. По подразбиране всички елементи се премахват в края на месеца.
Забележка: Когато множество потребители редактират съвместно документ, проверката на събития от множество автори или редактори може да е трудна за интерпретация. Ако това е проблем, обмислете ограничаване на разрешението за редактиране до минимален брой потребители.
-
Щракнете върху настройки
-
Ако не сте в корена на вашата колекция от сайтове, под Администриране на колекция от сайтове изберете Към настройките на сайта от най-горно ниво.
Забележка: Секцията "Администриране на колекция от сайтове" няма да бъде достъпна, ако нямате необходимите разрешения.
-
На страницата Настройки на сайта, под Администриране на колекция от сайтове изберете Настройки за проверка на колекция от сайтове.
-
На страницата Конфигуриране на настройки за проверка, в секцията Орязване на регистрационен файлза проверка задайте Автоматично изрязване на регистрационния файл за проверка за този сайт? на Да.
Забележки: За SharePoint
-
Орязването не се поддържа за SharePoint.
-
Вече не поддържаме избора на конкретни събития за редактиране. Вижте тозидокумент за пълен списък на проверяваните събития.
-
-
Ако желаете, задайте броя дни, през които да се запазят данните от регистрационния файл за проверка. SharePoint Server няма ограничение.
Забележка: Настройката по подразбиране за запазване на данните от регистрационния файл за проверка е нула дни. Това означава, че ако не зададете друг период на съхранение, всички записи в регистрационния файл за проверка се изтриват в края на месеца. Можете да промените тази настройка, за да запазите записите в регистрационния файл за проверка за по-дълъг период от време. Ако например зададете 30 дни, данните от регистрационния файл за проверка, които са създадени през месец септември, няма да бъдат изтрити до края на октомври. За да запазите данните от регистрационния файл за проверка, можете също да ги запишете в отчет на регистрационния файл за проверка, преди да бъде отрязан регистрационният файл за проверка.
-
Можете също да зададете библиотеката с документи, в която да се записват отчетите от регистрационния файл за проверка, преди да бъде отрязан регистрационният файл за проверка. Задайте тази опция, ако имате нужда от достъп до данните от регистрационния файл за проверка, като използвате отчетите от регистрационния файл за проверка, след като регистрационният файл за проверка е бил изрязан.
-
Изберете OK.
-
Изберете Настройки > Настройки на сайта. Ако не виждате Настройки на сайта, изберете Информация за сайта и след това изберете Преглед на всички настройки на сайта. Някои страници може да изискват да изберете "Съдържание на сайта" и след това "Настройки на сайта".
-
Ако не сте в корена на вашата колекция от сайтове, под Администриране на колекция от сайтове изберете Към настройките на сайта от най-горно ниво.
Забележка: Секцията "Администриране на колекция от сайтове" няма да е налична, ако нямате необходимите разрешения. Трябва да сте член на групата на администраторите на колекции от сайтове по подразбиране или на администратора на сървърната група.
-
На страницата Настройки на сайта, под Администриране на колекция от сайтове изберете Настройки за проверка на колекция от сайтове.
-
На страницата Конфигуриране на настройки за проверка, в разделите Документи и елементи и списък, Библиотеки и Сайт изберете събитията, които искате да проверявате, и след това изберете OK.
Кои събития проверявате зависи от вашите нужди от проверка. Например регулаторно съответствие обикновено има специфични изисквания, които ще определят кои събития трябва да проверите. Препоръчваме да проверявате само събитията, необходими за вашите нужди. Допълнителната, ненужна проверка може да повлияе на производителността и други аспекти на вашата(ите) колекция(и) от сайтове.
Забележка: За SharePoint Server 2013 ви препоръчваме да изберете само събитието Отваряне или изтегляне на документи, преглед на елементи в списъци или преглед на свойствата на елементи , когато това е абсолютно необходимо. Тази опция вероятно ще генерира голям брой събития, които потенциално ще влошат производителността и други аспекти на вашата(ите) колекция(и) от сайтове.
Проверяваните събития се записват в отчети за проверка, които се базират на Microsoft Excel 2013, и са достъпни от страницата Отчети от проверка. Можете също да създадете потребителски отчет, който включва редица от тези събития за определен диапазон от дати, в определена област на колекцията от сайтове или филтриран до отделен потребител. Не можете да променяте събития, след като са регистрирани, но администраторите на колекцията от сайтове могат да изтриват елементи от регистрационния файл за проверка и да конфигурират автоматично орязване на данните от регистрационния файл за проверка.
Регистрационният файл за проверка записва следната информация за събитията, които са избрани за проверка:
-
Сайт, от който произлиза събитие
-
ИД, тип, име и местоположение на елемента
-
Потребителски ИД, свързан със събитието
-
Тип събитие, дата, час и източник
-
Действие, предприето по елемента
По-долу е даден пример за данните в отчета на регистрационния файл за проверка на изтриването. С този отчет можете да определите кой е изтрил и възстановил данните в колекцията от сайтове. Можете да използвате функциите на Excel, за да филтрирате, сортирате и анализирате данните.
Когато изберете събитие за проверка за колекция от сайтове, отчетът ще проверява всеки елемент в колекцията от сайтове всеки път, когато възникне събитието. Проверката може потенциално да генерира голям брой събития за проверка, създавайки голям регистрационен файл за проверка, който може да запълни твърдия диск, влияещ върху производителността и други аспекти на колекция от сайтове.
Важно: За да предотвратите запълването на твърдия диск от регистрационния файл за проверка и потенциално да влошите производителността на колекцията от сайтове, ви препоръчваме да разрешите орязване на регистрационния файл за проверка за колекции от сайтове със задълбочена проверка.
За да управлявате размера на отчета за регистрационния файл за проверка, можете да го конфигурирате за автоматично изрязване и по желание да архивирате текущите данни от регистрационния файл за проверка в библиотека с документи, преди данните да бъдат изрязани. Графикът за орязване на регистрационния файл за проверка е конфигуриран от администратора на сървъра в централното администриране. По подразбиране е краят на месеца.
За да видите отчет от регистрационния файл за проверка:
-
Щракнете върху Настройки
Забележка: Секцията "Администриране на колекция от сайтове" няма да е налична, ако нямате необходимите разрешения. Трябва да сте член на групата на администраторите на колекции от сайтове по подразбиране или на администратора на сървърната група.
-
Щракнете върху Отчети на регистрационни файлове за проверка в секцията Администриране на колекция от сайтове .
-
Изберете отчета, който искате, на страницата Преглед на отчети от проверка.
-
Въведете URL адрес или Отидете до библиотеката, където искате да запишете отчета, и след това изберете OK.
-
На страницата Операцията завърши успешно изберете щракнете тук, за да видите този отчет. Ако получите съобщение за грешка, причината може да е, че регистрационните файлове за проверка не са разрешени или че няма данни за показване.
Забележки:
-
Най-малкото трябва да е инсталирана версия 2013 на Excel, за да виждате отчетите от регистрационния файл за проверка, като щракнете върху "Щракнете тук", за да видите този отчет.
-
Като алтернатива, ако отварянето на документи в браузъра е разрешено за библиотеката, отидете в библиотеката, където сте записали отчета от регистрационния файл за проверка, посочете отчета за регистрационния файл за проверка, изберете стрелката надолу и след това изберете Изглед в браузъра.
-
Можете да използвате стандартните функции на Excel, за да стесните отчетите до желаната информация. Някои начини, по които можете да анализирате и преглеждате регистрационните данни, са:
-
Филтриране на отчета на регистрационния файл за проверка за конкретен сайт.
-
Филтриране на отчета от регистрационния файл за проверка за определен диапазон от дати.
-
Сортиране на отчета на регистрационния файл за проверка.
-
Определяне кой е актуализирал съдържанието.
-
Определяне кое съдържание е изтрито, но не и възстановено.
-
Преглед на промените в разрешенията за даден елемент.
Слушаме ви
Актуализирано през ноември 2019 г.
Беше ли полезна тази статия? Липсваше ли съдържание? Ако е така, кажете ни какво е объркващо или липсва в долната част на тази страница. Включете вашата версия на SharePoint, операционна система и браузър. Ще използваме вашата обратна връзка, за да проверим внимателно фактите, да добавим информация и да актуализираме тази статия.
