Най-важни въпроси за извличане, вкарване и създаване на версии

Как да извличате, вкарвате или отхвърляте промени във файлове в библиотека на SharePoint.

Моите файлове записват ли се автоматично, когато ги вкарам?

Не, извличането на файл променя само състоянието на файла, така че да позволява само вие да редактирате файла.

Ако извлечете файл и не го запишете обратно, промените ви няма да бъдат записани. Ако искате да запазите промените, винаги записвайте файла.

Как ще запишете файла зависи от редактора или инструмента, който използвате. Ако редактирате текстов файл онлайн, трябва изрично да щракнете върху "Запиши". Ако обаче редактирате в приложение на Microsoft 365, като например в Word или Excel, можете да затворите документа, и той автоматично ще се запише.

Ако извлечете файл, запишете го и след това отхвърлите извличането, промените ви няма да се запишат обратно в библиотеката.

Защо мога да редактирам файл, без да го извличам?

По подразбиране всеки с разрешение за редактиране в библиотека с документи може да променя файла. Можете обаче да настроите библиотеката така, че да изисква от някого първо да извлече файла, преди да го промените.

Трябва да сте собственик на библиотека с документи или администратор на сайт или да имате подобни разрешения, за да извършите тази настройка.

1. Отворете библиотеката, която искате да изисквате извличане.

2. В SharePoint щракнете върху бутона " и след това щракнете върху "Настройки на библиотеката".

   

   В SharePoint 2016 изберете "Страница" и след това "Настройки на библиотеката".

   

3. На страницата "Настройки" изберете "Настройки за версии".

   

4. В страницата " Настройки за версии " превъртете надолу и изберете "Да " за "Изискване документите да бъдат извлечени, преди да могат да бъдат редактирани".

   

Как да изисквам файловете да бъдат извлечени от библиотеката ми?

По подразбиране библиотеката с документи позволява на членовете с разрешение за редактиране да променят и редактират файлове, без да ги извличат. За да избегнете това, разрешете изискването на извличане в библиотеката. Трябва да сте собственик на библиотека с документи или администратор на сайт или да имате подобни разрешения, за да извършите тази настройка.

1. Отворете библиотеката, която искате да изисквате извличане.

2. В SharePoint щракнете върху бутона " и след това щракнете върху "Настройки на библиотеката".

   

   В SharePoint 2016 изберете "Страница" и след това "Настройки на библиотеката".

   

3. На страницата "Настройки" изберете "Настройки за версии".

   

4. В страницата " Настройки за версии " превъртете надолу и изберете "Да " за "Изискване документите да бъдат извлечени, преди да могат да бъдат редактирани".

   

Как да видите кой е извлякъл файлове?

Бърз начин да видите кой е извлякъл колона, е да задържите курсора над иконата "Извлечено , за да видите съвет, подсказващ ви кой е извлякъл файла.

Можете също да добавите колоната "Извлечено от" към изгледа по подразбиране на библиотеката. По този начин всеки лесно ще може да види кой в момента е извлякъл документ. За да научите как да добавите колона "Извлечено от" в SharePoint, вж. "Създаване на колона в списък или библиотека".

Повече информация

• За SharePoint 2016 вж. "Създаване, променяне или изтриване на изглед на списък или библиотека".
• За SharePoint вижте " Създаване на изглед по избор на библиотека с документи".

Как да разреша създаването на версии?

Създаването на версии е начин да създадете хронология на промените за даден документ, който изисква управляван цикъл на публикуване на основни версии или основни и второстепенни версии.

Включване на създаването на версии

За да научите как да включите създаването на версии, вижте "Разрешаване и конфигуриране на функцията за версии в списък или библиотека".

Какъв е най-добрият начин за качване на файлове?

Използване на плъзгане и пускане

Най-често използваният начин за качване на файлове е чрез плъзгането им от компютър или мрежова папка в библиотеката с документи. Първо, отворете библиотеката в сайта. След това, намерете в компютъра документите, които искате да качите, изберете ги и ги плъзнете до мястото в библиотеката, където пише плъзнете файловете тук.

Ако не виждате опцията да плъзгате и пускате файлове, инсталирайте най-новата версия на браузъра, който използвате, или Microsoft 365. Тази функция изисква минимум Office 2016 или най-новата версия на Microsoft Edge, Firefox или Chrome.

Използване на командата "Отваряне с Explorer" в SharePoint 2016

Тази команда отваря Файлов мениджър на компютъра ви, но показва структурата на папките на сървърния компютър, който стои в основата на сайта. От време на време може да се наложи да копирате или преместите много документи от дадена библиотека в друга библиотека.

Например може да искате да преместите всички документи, създадени преди повече от една година, от една библиотека в друга, за да архивирате информацията. Или може да искате да копирате документи от ваша библиотека в един сайт в друга ваша библиотека в подсайт, когато сменяте работни групи.

Можете също да управлявате файловете в папката, например да копирате, преименувате, изтривате и т.н.

Използване на командата за качване в SharePoint 2016

От библиотеката с документи изберете "Качване", след това изберете "Files" и качете отделни файлове.

Предимството на този подход е, че работи без значение какъв браузър или версия на браузър имате в момента.

Свързани съвети за извличане, вкарване и създаване на версии

По който и начин да качвате, имайте предвид следното за извличането, качването и създаването на версии, когато са позволени:

• Ако качвате файл в библиотека, която изисква файловете да бъдат извлечени, файлът първоначално се извлича при вас. Трябва все пак да вкарате файла обратно, за да могат другите хора да го видят и редактират.
• Ако библиотеката е конфигурирана да проследява версиите на файла, вие обикновено качвате файла като нова версия, която тогава става част от хронологията на версиите на файла.
• Ако библиотеката изисква да добавите стойности към една или повече колони на библиотеката, като например име на отдел или номер на проект, трябва все пак да редактирате стойностите и да вкарате документа, преди качването да е завършено.

Още информация

• За SharePoint 2016 вж. "Качване на файлове и папки в библиотека".
• За SharePoint и Microsoft 365 вижте "Качване, преглед и премахване на файлове или документи по проект".
• За повече информация относно документите вж. видео: Добавяне на документи към библиотека.

Как да добавя нов документ като версия на съществуващ такъв?

Можете да получите нов документ, който да бъде добавен като нова версия, като извлечете съществуващата и заместите цялото съдържание с новата версия. След като извлечената версия бъде променена, я вкарайте отново. SharePoint ще направи ново копие, запазвайки по-старите версии (при условие че сте конфигурирали за това). За повече информация относно създаването на версии вж. "Как работи функцията за версии в списъци и библиотеки".

Мога ли да получа напомняне, че съм извлякъл документ след определен период от време?

Не, за съжаление в средата на SharePoint няма начин да зададете напомняне или да получите датата, на която документът е извлечен. Има приложно-програмни интерфейси (API), които ще го позволят, но изискват да бъде написана персонализирана програма. Консултирайте се със своя администратор или проектант на сайта.

Като визуално заобиколно решение наблюдавайте иконата "Извлечено или добавете колона "Извлечено от" към библиотеката. За да научите как да добавите колона "Извлечено от" в SharePoint, вж. "Създаване на колона в списък или библиотека".

Защо други хора не виждат файловете, които току-що качих?

Ако качвате файлове в библиотека, която изисква файловете да са извлечени, файлът първоначално се извлича при вас. Можете да видите файловете, но другите не могат и това е лесно да не се вземе предвид. Преди другите да могат да видят или редактират файловете, се уверете, че сте попълнили всякакви задължителни свойства, след което вкарайте файловете.

Още информация

• За повече информация за вкарването и извличането на файлове в SharePoint вж. " Извличане или вкарване на файлове в библиотека с документи".
• За повече информация за извличането и отхвърлянето на файлове в SharePoint 2016 вж. " Извличане, вкарване или отхвърляне на промени във файлове в библиотека на SharePoint".
• За качването на файлове в SharePoint 2016 вижте "Качване на файлове и папки в библиотека".
• За качване на файлове в SharePoint вижте "Качване, преглед и премахване на файлове или документи по проект".

Щракнах върху връзка към документ в имейл, но той се отвори в режим само за четене – защо?

Ако някой ви изпрати връзка към файл на SharePoint и вие го изберете, никога не забравяйте да прочетете заглавната лента, за да видите дали не казва "само за четене ", преди да започнете редактирането. Ако това е така и библиотеката има разрешение за извличане, трябва да извлечете файла. Можете винаги да отидете до библиотеката, като проверите URL адреса, за да намерите библиотеката.

Но ако файлът е документ на Office, като например Word, Excel или PowerPoint, е много по-лесно. Първо, поставете документа в режим на редактиране, изберете раздела "Файл " и след това намерете бутона "Управление на версии ", който можете да използвате за извличане на файла.

Но забележете, че също е възможно друг потребител вече да е извлякъл файла, така че в този случай командата " Извличане " няма да е налична.

Трябва ли да използвам моята локална папка за чернови?

Колко често сте виждали това?

Функцията за локални чернови съществува за няколко версии. Отмятането на квадратчето Използвай локалната ми папка "Чернови" ви дава възможност да вземете файла офлайн улеснява намирането на файла на вашия компютър, ако трябва да го отворите по-късно, когато не сте свързани към мрежа. По подразбиране папката се нарича "Чернови на SharePoint" и се намира в папката "Документи " или "Моите документи ". Между другото не виждате този диалогов прозорец, ако изберете два или повече файла за извличане.

Времената обаче се промениха. Ако искате да работите с файлове офлайн, най-добре е да използвате OneDrive за работа или училище, което улеснява страшно много взимането на която и да е библиотека с документи офлайн и автоматичното синхронизиране на промените.

Повече информация

• Можете да синхронизирате своите библиотеки в OneDrive или други библиотеки на SharePoint със своя компютър с OneDrive.
• Изтеглете безплатния клиент за OneDrive Sync.

Как да вкарам обратно файловете в папките?

Библиотека, организирана в папки, често има изглед по подразбиране, който показва всички папки. Ако искате да вкарате много файлове в много папки, създайте нов изглед, който "изравнява" библиотеката, така че да можете да виждате всички файлове в един изглед без папки. За да направите това, изберете Показване на всички елементи без папки под Папки в страницата за редактиране на изглед. Докато сте там, можете да увеличите ограничението за файлове, за да можете да виждате всички файлове наведнъж, като също така увеличите броя на елементите, които да се показват при максималния брой елементи. Това улеснява в една операция да изберете всички файлове, които трябва да вкарате.

Още информация

• За SharePoint 2016 вж. "Създаване, променяне или изтриване на изглед на списък или библиотека".
• За SharePoint вижте " Създаване на изглед по избор на библиотека с документи".

Защо не виждам икона "Извлечено" в моята локална папка на OneDrive за работа или училище?

Ако сте синхронизирали библиотека с OneDrive за работата или учебното заведение, все още можете да извличате файлове в браузъра. Можете да видите иконата "Извлечено в браузъра, за да укажете, че файлът е извлечен. Обаче няма икона "Извлечено" на файла в локалната папка на вашето устройство, защото локалната папка не знае какво е състоянието за извличане/вкарване на файла в SharePoint.

Въпреки това в локалната папка можете да направите следното:

1. Да щракнете с десния бутон върху име на файл.
2. Изберете "Преглед онлайн " или изберете OneDrive за работа или учебно заведение, след което изберете "Отиване в браузъра".

Сега можете бързо да видите библиотеката на SharePoint и състоянието за извличане/вкарване на всеки файл в библиотеката.

Някой е излязъл в отпуска и е оставил извлечен файл. Какво следва?

Не е нужно да чакате да се върнат.

Администратор на сайт или библиотека може да използва разрешението Замяна на извличане, което позволява вкарване на документ или отхвърляне на извличане на документ от друг потребител. Но внимавайте от последиците от това действие. Вашият колега, който е във ваканция, може да иска да добави локалното копие с промените обратно в документа в библиотеката и двете версии трябва да се съгласуват или ръчно, или чрез използване на инструменти за сравнение, като например предоставените от Word и Excel.

Повече информация

• Запознаване с нивата на разрешение в SharePoint.
• Сравняване на две версии на работна книга с помощта на Spreadsheet Compare.
• Комбиниране на редакции на документи.

Трябва ли да разреша извличането и вкарването на файлове?

Просто казано, извличането и вкарването на файлове е начин да заключите даден файл за ексклузивно редактиране и след това да освободите заключването за другите. Имайте предвид своя стил на сътрудничество, когато създавате библиотеки, организирате файловете си и решавате как най-добре да сътрудничите. Има няколко начина да сътрудничите с останалите по отношение на документи. Таблицата по-долу може да ви помогне да решите кой е най-добрият за вас.

Стил на сътрудничество	Типични проблеми	Най-добра практика
Неформален	Ежедневни екипни документи, слабо или рядко редактиране и редки конфликти при редактиране.	Забранете изискването за извличане (това е настройката на библиотеката по подразбиране), но все още ще можете да извличате отделни файлове според нуждите си.
Съавторство	Лесно сътрудничество в реално време върху документи с продукти на Office на клиентски компютри и с използване на Office за уеб	Забранете изискването за извличане и избягвайте извличането на даден файл, тъй като е несъвместим със съавторството.
Формален	Непрекъснато коментиране и преглед и одобрение на документ.	Разрешете изискването за извличане.

Ето някои допълнителни съвети и трикове, ако разрешите извличането в дадена библиотека:

• Избягвайте да държите файловете извлечени за твърде дълго време.
• Добавете колона Извлечено от към изгледа по подразбиране на библиотеката. По този начин другите лесно ще могат да видят кой в момента е извлякъл документ. Ако тази колона не е в изгледа, все пак ще можете да поставите курсора над иконата "Извлечено , за да видите съвет, подсказващ ви кой е извлякъл файла.
• Попитайте, преди да заместите извличането на друг човек.
• Избягвайте да редактирате файлове, които вече са извлечени.
• Не забравяйте, че промените не са видими за другите, докато не ги вкарат.

Повече информация

• Настройване на библиотека за задължително извличане на файлове.
• Сътрудничество и съавторство при работа с документи.
• Създаване на колона в списък или библиотека.
• Създаване, промяна или изтриване на изглед на списък или библиотека.

Прочетох и опитах всичко, но все още съм в задънена улица – какво да правя сега?

Ако все още имате проблеми или срещате неочаквано поведение, може би е време да заведете искане за обслужване.

Свързване с поддръжката за бизнес продукти – помощ за Администрация