Има различни опции, които можете да използвате, когато настройвате, присъединявате се към и представяте в събрание на Lync. Тези най-добри практики ви помагат да се възползвате от услугите, които правят работата ви по-лесна и осигуряват по-приятно провеждане на събранието.
Организиране на събрание на Lync
Планиране на събранието
-
За малко и неофициално събрание с хора от вашата фирма използвайте опциите по подразбиране на събранието, вместо да променяте настройките. Не забравяйте, че опциите по подразбиране позволяват на всеки да представя и директно да се присъединява към събранието.
-
Ако имате специфични изисквания, например за по-голяма аудитория, защитени данни или външни клиенти, непременно променете опциите на събранието, така че да отговарят на изискването. За информация вж. Задаване на опции за събрания на Lync.
Забележка: Максималният брой участници в събранието е 250.
-
Ако ще имате и участници на живо, и онлайн участници, можете да проведете вашето събрание на Lync в зала за конференции. Щракнете върху Търсене на стаи в Outlook, за да намерите и добавите стая за конференции в желаната сграда. Можете да ангажирате залата отделно и да добавите информацията за нея в полето Местоположение в искането за събрание.
Определяне на резервен представящ
Изберете резервен представящ, в случай че не можете да се присъедините или закъснявате. Резервният представящ може също да започне да записва, да помага на и да управлява аудиторията или да следи въпросите, подадени в събранието, за да можете да се концентрирате над представянето си. Това е особено важно, ако имате голямо събрание или събитие.
Запомняне на ПИН кода
В повечето случаи не ви трябва персонален идентификационен номер (ПИН), когато се обаждате на събранието по телефона. Вие се свързвате директно и вашият телефонен номер се вижда в списъка на участниците. Ако обаче искате да се обадите като водещ или като удостоверен повикващ, ще получите подкана за вашия ПИН и/или служебен номер или вътрешен номер.
Забележка: Набирането като удостоверен повикващ просто значи, че събранието е защитено и трябва да бъдете идентифицирани, преди да се присъедините към събранието.
Добре е да имате вашия ПИН под ръка, ако ви потрябва. Ако не помните вашия ПИН, щракнете върху Забравили сте си ПИН кода за набиране? в искането за събрание и следвайте инструкциите за нулиране на страницата.
Включване на документ или връзка за обучение в искането за събрание
Ако каните участници, които не са запознати с Lync, включете документ за обучение "Как да" или връзка към обучението за Lync в искането за събрание, за да им помогнете да се запознаят с функциите за събрание, преди да се присъединят.
Присъединяване към събрание на Lync
-
Влезте в събранието 10 до 15 минути по-рано, за да се приготвите и да имате време за отстраняване на неизправности, ако се наложи.
-
Преди събранието вземете решение дали ще използвате аудиото на компютъра (интегрирано аудио и видео на Lync), или телефон за аудиочастта на събранието.
-
Ако използвате аудиото на компютъра, настройте аудио- и видеоустройствата си и проверете качеството. Можете да използвате микрофона и тонколоните на компютъра или да включите слушалки. За повече информация вж. Настройване, тестване и отстраняване на неизправности на аудиото в Lync
-
Ако използвате телефон за аудио на събранието, се възползвайте от услугата на Lync Повикване от сървъра. В прозореца Присъединяване към аудиото на събранието изберете Повикване на и въведете телефонния номер, на който искате да ви се обадят. Когато използвате тази услуга, няма да има нужда да въвеждате ИД на събранието или ПИН.
-
Ако е възможно използвайте слушалки вместо микрофона и тонколоните на компютъра за по-високо качество на аудиото.
-
Качеството на аудиото зависи в голяма степен от състоянието на мрежата. Използвайте кабелна връзка и непременно изключете безжичната връзка на вашия компютър.
-
След като се присъедините към събрание, изключете микрофона си, ако не говорите.
Представяне в събрание на Lync
-
Помолете колега да влезе в събранието с вас, за да проверите качеството на аудиото и визуализацията на събранието.
-
Проверете опциите в събранието, за да се подсигурите, че сте включили или изключили правилните функции за аудиторията, като разрешения за присъстващите, преглед на съдържание или разрешения за анотации.
-
Ако използвате PowerPoint:
-
Поддържайте броя на слайдовете до 15, с по-големи шрифтове (над 30 пункта) и прост фон, за да избегнете отвличане на вниманието.
-
Качете презентацията си предварително и се упражнете с контролите да премествате слайдовете или да анотирате. Например можете да наблегнете на важни точки, като използвате лазерната показалка или щемпели.
-
Използвайте бележките на представящия, за да запомните пунктовете на речта си. Вж. Споделяне на слайдове на PowerPoint в събрание на Lync за повече информация.
-
-
Ако споделяте работния си плот или програма:
-
Имайте предвид, че когато споделяте програма, само програмите и файловете, които споделяте, са видими за присъстващите. Ако отидете в други програми, те няма да се виждат в събранието.
-
Използвайте споделяне на работен плот, ако имате нужда да превключвате между различните програми.
-
Щракнете върху Визуализация в събранието на Lync, за да видите какво виждат присъстващите, когато споделяте работен плот или програма.
-
Покажете на аудиторията си, че могат да увеличат видимата си площ, като отидат на режим на цял екран.
За повече информация вж. Споделяне на работен плот или програма в събрание на Lync.
-
-
Оставете достатъчно време за въпроси и покажете на аудиторията, че могат да въведат въпросите или коментарите си в областта за незабавни съобщения.
-
Изключвайте си микрофона, когато не говорите, и се уверете, че знаете как да включвате и изключвате микрофоните на други участници, ако е необходимо, като използвате и Lync, и тоналните команди на телефона. Ако използвате телефон, натиснете *1 на клавиатурата за набиране на телефона ви, за да чуете командите.
-
Напомнете на участниците как да си включват и изключват микрофоните в началото на събранието.
-
Протичане на събрание в конферентна зала
Добре е да си дадете време за подготовка на залата, преди събранието да започне, за да се уверите, че Lync е настроен да работи с аудио- и видеоустройствата на залата.
-
Свържете преносимия си компютър към проектора и телефона на залата на конференцията, ако е необходимо.
-
Ако има ехо, изключете звука на микрофона и тонколоните на компютъра ви. Помолете другите в залата също да изключат звука на техните микрофони и тонколони, ако са влезли в Lync.
-
Можете да свържете телефона в залата към компютъра си или да използвате телефона, за да наберете аудиото на събранието.
-
Ако използвате проектора в залата, свържете кабела към компютъра си и изберете правилния дисплей. На клавиатурата си натиснете клавиша Windows +P, за да извикате дисплея и след това щракнете върху една от следните опции:
-
Дублиране, за да покажете работния плот и на монитора на компютъра, и на проектора в залата.
-
Разширяване, за да разширите работния плот от монитора на компютъра и проектора в залата.
-
Само проектор, за да покажете работния плот само на проектора в залата.
-
Препоръчваме избирането на Дублиране, за да можете да виждате събранието и на монитора си, и на дисплея в залата.
