Колкото повече имейли изпращате и получавате, толкова по-голяма може да нараства вашата пощенска кутия на Outlook. Големите пощенски кутии могат да отнемат повече време, за да се отварят и търсят, а много доставчици на имейл, включително Microsoft 365, ограничават максималния размер на пощенската ви кутия. Ако получите съобщение, че пощенската ви кутия е над ограничението за размер, изтриването на съобщения и папки може да ви помогне, но ако съхранявате информацията си във файл с данни на Outlook (.pst) или офлайн файл с данни на Outlook (.ost), този файл с данни може да не се свива автоматично.
Забележка:Ако използвате POP акаунт, цялата информация за вашия имейл акаунт, включително вашите папки, имейл съобщения, контакти, календар и информация за задача, се съхранява във файл с данни на Outlook (.pst). Ако използвате акаунт за Microsoft 365, Exchange, IMAP или Outlook.com, копие на вашата пощенска кутия се съхранява в офлайн файл с данни на Outlook (.ost).
За да намалите размера на вашия файл с данни на Outlook (.pst) или офлайн файл с данни на Outlook (.ost), можете ръчно да уплътните файла с данни. Изберете вашата версия на Outlook по-долу, за да видите инструкции как да намалите размера на .pst или .ost файл.
Има няколко начина за намаляване на размера на пощенската кутия.
Можете да използвате инструмента за почистване на пощенски кутии, за да видите размера на вашата пощенска кутия и отделни папки. Този инструмент може също да ви помогне да търсите по-стари или много големи съобщения, които може да искате да изтриете или преместите във файл с данни на Outlook (.pst).
Често причината за голяма пощенска кутия е голяма папка "Изтрити". Инструментът предоставя бутон, за да видите размера на папката "Изтрити" и да изпразните папката "Изтрити".
Понякога Outlook ще съхранява конфликтни елементи в папка, наречена Конфликти. Конфликти възникват, когато копие на елемент, съхранено на вашия имейл сървър, не се синхронизира с копие на елемент, съхранен на вашия локален компютър. Инструментът за почистване на пощенски кутии може да изтрие тези конфликти за вас.
Изпълнение на инструмента за почистване на пощенска кутия
-
Щракнете върху раздела Файл.
-
Щракнете върху Инструменти > почистване на пощенска кутия.
-
Изберете Преглед на размера на пощенскатакутия , Търсене на елементи по-стари от , Търсене на елементи, по-големи от , Преглед на размера на изтритите елементи, папка "Празни изтрити елементи", "Прегледна размера на конфликтите" или "Празни конфликти", за да изпълните желаната задача.
Използване на "Почистване на разговори" за премахване на излишни съобщения
В дълга имейл нишка често има множество съобщения, които съдържат цялата информация като предишните съобщения. Почистването на разговорите може автоматично да премахне тези излишни съобщения. За повече информация вижте Използване на почистването на разговори за изтриване на излишни съобщения.
Търсене на големи съобщения
Можете да търсите всички съобщения, по-големи от определен размер, от полето за търсене на Outlook. Щракнете в полето Търсене и въведете: messagesize:>5 mb. Това ще намери всички съобщения, по-големи от 5 МБ. Можете да изтриете някои или всички тези съобщения или да ги преместите в друг файл с данни на Outlook (.pst). За повече информация относно преместването на елементи вижте Преместване или копиране на съобщение между папките.
Ако изтриете елементи от файл с данни на Outlook (.pst) или офлайн файл с данни на Outlook (.ost), Outlook автоматично уплътнява файла във фонов режим по време на недвижно време, когато не използвате компютъра, но Outlook все още се изпълнява.
Забележка:Outlook уплътнява файла само ако във файла има повече от 20% от "бялото пространство" (неизползвано място).
Можете също да използвате следните стъпки, за да стартирате ръчно процеса на уплътняване веднага, което може да отнеме няколко минути, за да завършите.
-
Изтрийте всички елементи, които не искате да запазите, и изпразнете папката Изтрити.
-
Щракнете върху Файл > настройки на акаунт > настройки на акаунт.
-
В раздела Файлове с данни щракнете върху файла с данни, който искате да уплътните, и след това щракнете върху Настройки.
Забележка:Ако използвате имейл акаунт за Exchange или Outlook.com, трябва допълнително да щракнете върху раздела Разширени, за да > настройки на файл с данни на Outlook. -
В диалоговия прозорец Файл с данни на Outlook щракнете върху Уплътняване сега и след това щракнете върху OK.
Забележка: Не е необходимо да излизате от Outlook, след като уплътните файл с данни на Outlook.
Инструментът за почистване на пощенски кутии се използва за преглед на размера на вашата пощенска кутия и отделни папки. Можете също да архивирате по-стари елементи в архивен Файл с данни на Outlook (.pst) и да изпразните папката "Изтрити".
-
Щракнете върху Файл.
-
Щракнете върху Инструменти > почистване на пощенска кутия.
-
Изберете Преглед на размера на пощенскатакутия , Търсене на елементи по-стари от , Търсене на елементи, по-големи от , Преглед на размера на изтритите елементи, папка "Празни изтрити елементи", "Прегледна размера на конфликтите" или "Празни конфликти", за да изпълните желаната задача.
Ако изтриете елементи от файл с данни на Outlook (.pst), файлът автоматично се уплътнява във фонов режим, когато не използвате компютъра и Outlook се изпълнява. Можете също да стартирате ръчно компактната команда веднага. Може да отнеме няколко минути, за да уплътните файл с данни на Outlook (.pst).
-
Щракнете върху раздела Файл.
-
Щракнете върху Настройки на акаунт и после щракнете върху Настройки на акаунт.
-
В раздела Файлове с данни щракнете върху файла с данни, който искате да уплътните, и след това щракнете върху Настройки.
-
Щракнете върху Уплътняване сега.
Забележка: Не е необходимо да излизате от Outlook, след като уплътните файл с данни на Outlook (.pst).
Можете да използвате инструмента за почистване на пощенски кутии, който ви позволява да преглеждате размера на пощенската кутия и отделните папки. Можете също да архивирате по-стари елементи в архивен файл с лични папки (.pst) и да изпразните папката "Изтрити".
-
В менюто Инструменти щракнете върху Почистване на пощенска кутия.
-
Изберете Преглед на размера на пощенскатакутия , Търсене на елементи по-стари от , Търсене на елементи, по-големи от , Преглед на размера на изтритите елементи, папка "Празни изтрити елементи", "Прегледна размера на конфликтите" или "Празни конфликти", за да изпълните желаната задача.
Ако изтриете елементи от файл с лични папки (.pst), файлът автоматично се уплътнява във фонов режим, когато не използвате компютъра и Outlook се изпълнява. Ако искате незабавно да намалите размера на файла, можете да направите уплътняване. Процедурата за уплътняване на файла с данни може да отнеме няколко минути.
-
В менюто Файл щракнете върху Управление на файл с данни.
-
Щракнете върху файла с данни, който искате да уплътните, и след това щракнете върху Настройки.
-
Щракнете върху Уплътняване сега.
Забележка: Не е необходимо да излизате от Outlook, след като уплътните .pst файл.
Намаляването на размера на файла с офлайн папки (.ost) може да подобри производителността, ако сте изтрили голямо количество елементи. Тази процедура не изтрива елементите, които са записани на сървъра.
-
Изтрийте всички елементи, които не искате да запазите, и след това изпразнете папката Изтрити.
-
В менюто Инструменти щракнете върху Настройки на акаунт.
-
В списъка изберете Microsoft Exchange Server и следтова щракнете върху Промяна.
-
Щракнете върху Още настройки.
-
Щракнете върху раздела Разширени и след това щракнете върху Настройки на файл с офлайн папки.
-
Щракнете върху Уплътняване сега.
Забележка: Не е необходимо да излизате от Outlook, след като уплътните .ost файл.
