Резюме Научете как да интегрирате типове съдържание и работни потоци в своето решение за управление на документи на SharePoint 2013.
В тази статия се описват типовете съдържание и работните потоци и се дават насоки как да планирате да ги интегрирате в своето решение за управление на документи в SharePoint Server 2016. Типът съдържание е многократно използваема колекция от метаданни (колони), работен поток, поведение и други настройки за категория от елементи или документи в SharePoint Server 2016 списък или библиотека с документи. Типовете съдържание ви позволяват да управлявате настройките за категория информация в централизиран, многократно използван начин. Работният поток ви позволява да прикачите бизнес процес към елементи в SharePoint Server 2016.
В тази статия:
Преди да използвате работната книга тип съдържание и планиране на работен поток (HTTPS://Go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878), включена в тази статия, за да планирате типовете съдържание и работни потоци, се уверете, че сте прочели идентификацията на потребителите и анализирате използването на документи в SharePoint 2013 и сте завършили работните листове "анализиране на документи" и "участници в документа", свързани с тази статия.
Общ преглед на типа съдържание
Тип съдържание дефинира атрибутите на елемент от списък, документ или папка. Всеки тип съдържание може да указва следното:
-
Свойства, които да асоциирате с елементи от неговия тип.
-
Метаданни, които да асоциирате с елементи от неговия тип.
-
Работните потоци, които могат да бъдат стартирани от елементи от неговия тип.
-
Правила за управление на информацията, за да асоциирате с елементи от неговия тип.
-
Шаблони на документи (за типове съдържание на документи).
-
Функции по избор.
Можете да асоциирате тип съдържание със списък или библиотека. Когато направите това, ще указвате, че списъкът или библиотеката могат да съдържат елементи от този тип съдържание и че новата команда в този списък или библиотека позволява на потребителите да създават нови елементи от този тип.
Забележка: Можете също да асоциирате свойства, работни потоци, правила и шаблони директно със списък или библиотека. Все пак, ако направите това, можете да ограничите тези асоциации към списъка или библиотеката и да не може да се използва многократно в решението ви. В SharePoint Server 2016 работните потоци на ниво сайт могат да се асоциират с множество списъци или библиотеки.
Библиотеките с документи и списъците могат да съдържат множество типове съдържание. Например библиотека може да съдържа и документи, и графики, свързани с даден проект. Когато списък или библиотека съдържа много типове съдържание, се прилага следното:
-
По подразбиране командата Създай в този списък или библиотека позволява на потребителите да избират от всички налични типове съдържание, когато създават нов елемент. Собствениците на типове съдържание могат да конфигурират командата нова , така че да се показват само определени типове съдържание.
-
Показват се колоните, свързани с всички налични типове съдържание.
Можете да дефинирате типове съдържание по избор в галерията с типове съдържание на сайта. Потребителският тип съдържание трябва да бъде извлечен директно или индиректно от основен тип съдържание, като например документ или елемент. След като е дефинирана в сайт, в този сайт се предлага потребителски тип съдържание, а във всички сайтове под този сайт. За да направите типа съдържание най-широко достъпен в цялата колекция от сайтове, дефинирайте го в галерията тип съдържание на сайта от най-високо ниво. В SharePoint Server 2016 можете също да създадете персонализиран тип съдържание в център за тип съдържание, който е дефиниран в екземпляр на услуга за управлявани метаданни. Когато се създава в център за типове съдържание, типът съдържание ще бъде достъпен за други колекции от сайтове, които са част от уеб приложения, свързани с този екземпляр на услугата за управлявани метаданни.
Забележка: Услугата "управлявани метаданни" и Центърът за тип съдържание не са налични в SharePoint Foundation 2013.
Например ако вашата организация използва конкретен шаблон за договор, в галерията тип съдържание на сайта от най-горно ниво в колекцията от сайтове, можете да създадете тип съдържание, който определя метаданните за този договор, шаблона за Договора и работните потоци, които са необходими, за да прегледате и изпълните Договора. След това библиотеката с документи във вашата колекция от сайтове, в която асоциирате типа съдържание за договор, ще включва всички тези функции и ще позволява на авторите да създават нови договори, базирани на шаблона.
В сайтовете, които се базират на SharePoint Server 2016, всеки елемент от списък по подразбиране или елемент от библиотека, като например контакт, задача или документ, има съответен основен тип съдържание в галерията за типове съдържание на сайта. Когато планирате типове съдържание, можете да използвате тези основни дефиниции на типове съдържание като отправни точки и да базирате новите типове съдържание на съществуващите, ако е необходимо.
Типовете съдържание се организират в йерархия, позволяваща един тип съдържание да наследи характеристиките си от друг тип съдържание. Това наследяване позволява класовете документи да споделят характеристиките си в дадена организация и позволява на екипите да персонализират тези характеристики за определени сайтове или списъци.
Например всички документи, които могат да бъдат доставяни от потребителя в дадено предприятие, може да изискват набор от метаданни, като например номер на партньор, номер на проект и Диспечер на проекти. Чрез създаване на тип съдържание от най-горно ниво, от което се наследяват всички други типове документи, които могат да бъдат доставяни от клиента, се уверете, че изискваната информация, като например номера на сметки и номера на проекти, ще бъде свързана с всички варианти на документи, които могат да бъдат доставяни в организацията ви. Имайте предвид, че ако собственикът на типа съдържание добави друга задължителна колона към типа съдържание от най-горно ниво, собственикът на типа съдържание може да разпространи промените към всички типове съдържание, които наследяват от това, което ще добави новата колона към всички документи за доставяне на клиенти.
Интегриране на свойства с Office 2016
В Microsoft Office system, когато потребител редактира документ от сървър за управление на SharePoint Server 2016 документи, в горния край на документа се показва информационен панел на документа. Информационният панел на документа показва редактируем формуляр за свойствата на документа на сървъра.
SharePoint Server 2016 улеснява персонализирането на формуляра за свойството за тип съдържание. Когато конфигурирате тип съдържание, можете да започнете да InfoPath 2016, което генерира формуляр на свойство по подразбиране, базиран на свойствата на типа съдържание. Формуляра по подразбиране включва същите контроли, оформление и схема, които InfoPath 2016 би използвал, ако не е дефиниран потребителски формуляр. След това можете да персонализирате и разположите формуляра, както всеки друг InfoPath 2016 формуляр. Например можете да добавите емблемата на вашата фирма, шрифтове и цветова схема към формуляр; свържете го към потребителски източник на данни; Добави условната логика; функции за проектиране на формуляри, които са достъпни за потребители на базата на тяхната роля.
Заедно с свойствата за редактиране в информационния панел на документа, авторите, които използват Word 2016, могат да вмъкват свойства, които са дефинирани на сървъра в техните документи. Например, ако свойствата на документа включват име на диспечера на проекти, това име може да бъде вмъкнато в заглавната страница, долния колонтитул или някъде другаде, където се използва името на документа. Ако на даден проект е присвоен нов Диспечер на проекти, свойството Диспечер на проекти може да се актуализира на сървъра за управление на документи. Този актуализиран име на диспечер на проекти ще бъде отразен във всеки екземпляр на това свойство, което е вмъкнато в документ.
Използване на метаданни с типове съдържание
Метаданните са информация за документ, който се използва, за да категоризирате и класифицирате вашето съдържание. Метаданните се асоциират с тип съдържание като колона. Метаданните могат да предоставят контекстна информация за вашия документ, като я асоциират с автора, темата, аудиторията, езика и т. н. За разлика от свойствата, метаданните се съхраняват като колони и могат да бъдат индексирани и претърсвани от търсачката на SharePoint.
Метаданните, добавени на ниво колекция от сайтове, могат да бъдат свързани с типове съдържание. Чрез използване на метаданни с типове съдържание, всички по-нови типове съдържание могат да наследят някои или всички метаданни от родителския тип съдържание на ниво колекция от сайтове. Допълнителни метаданни могат да бъдат добавени към по-ниско ниво, като например един документ.
Шаблони на колони
Всеки елемент от метаданни, който е свързан с тип съдържание, е колона, което е място в списъка за съхраняване на информацията. Списъците или библиотеките често се показват графично като колони с информация. В зависимост от изгледа, асоцииран със списъка, обаче колоните могат да се появяват в други формуляри, като например дни в календарен дисплей. Във формуляри, свързани със списък или библиотека, колоните се показват като полета.
Можете да дефинирате колони, които да се използват в много типове съдържание. За да направите това, създайте ги в галерия с шаблони за колони. Има галерия с шаблони на колони във всеки сайт в колекция от сайтове. Както при типовете съдържание колоните, дефинирани в галерията с шаблони за колони на сайт, са налични в този сайт и във всички сайтове под него.
Типове съдържание на папка
Типовете съдържание на папките дефинират метаданните, които са свързани с папка в списък или библиотека. Когато прилагате тип съдържание на папка към списък или библиотека, командата нова в този списък или библиотека ще включва типа съдържание на папката, което позволява на потребителите да създават папки от този тип.
Можете да дефинирате изгледи в списък или библиотека, които са налични само в папки с определен тип съдържание. Това е полезно, когато искате папка да съдържа определен вид документ и искате изгледите в тази папка да показват само колоните, които са подходящи за типа документ, който се съдържа в тази папка.
Като използвате модела на обекти на Продукти на SharePoint, можете да персонализирате командата нова папка за тип съдържание, така че когато потребителят създаде нова папка от този тип, папката да е предварително запълнена с множество файлове и документи, базирани на шаблони, които се съхраняват на сървъра. Това е полезно например за изпълнение на съставен тип документ, който изисква множество файлове, за да допринесе за един документ за доставяне.
Наборите от документи е функция в SharePoint Server 2016, която ви позволява да използвате Office 2016 за управление на резултати, които обхващат множество документи. Наборите от документи са специални видове папки, които се използват за управление на един продукт за доставяне или за работа, които могат да включват множество документи на множество местоположения. Създавате колективни папки за документи с помощта на разширени шаблони, които са предоставени с SharePoint Server 2016. Можете също да персонализирате шаблоните за колективна папка за документи, за да представяте работата на продуктите, които са подходящи за вашата организация. Наборите от документи включват и контрола на версиите, което ви позволява да заснемете състоянието на завършения колективен документ на различни места в неговия жизнен цикъл. За повече информация за колективните папки за документи вижте планиране на колективни папки за документи (SharePoint Server 2010).
Планиране на типове съдържание на документ
Първият етап в планирането на типове съдържание на документ е да се прегледа всеки тип документ, който е показан в работния лист за анализиране на използването на документи (HTTPS://Go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873), за да се определи дали съществуващ тип съдържание ще работи за този тип документ. Всеки тип съдържание на документ трябва да наследява настройките си директно от основния тип съдържание на документ или от тип съдържание, който е слязъл от типа съдържание на документа. Това гарантира, че основните колони за типовете документи, като например заглавие и създадени от, са налични и че можете да асоциирате шаблон с типа съдържание. Ако е достатъчен основен тип съдържание (например документ), въведете името на типа съдържание в колоната тип съдържание на работния лист "анализиране на използването на документи".
Забележка: Поддържаните основни типове съдържание не включват PDF файловете.
За информация относно промяната на основните типове съдържание Изтеглете Бялата книга "ръководство за редактиране на предварително дефинирани типове съдържание и колони на сайт" (HTTPS://Go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).
Типове съдържание за списък с планове
Елементите на тип съдържание на списък включват колоните с метаданни, които са свързани с типа съдържание и работни потоци, които могат да се изпълняват на елементи от този тип съдържание. Използвайте тип съдържание на списък, за да дефинирате тип елемент от списък, който е уникален за вашето решение. Например в решение за център за обаждания на клиенти, в което специалистите по поддръжка проучват и разрешават технически проблеми на клиентите, може да се използва тип съдържание на списък, за да се стандартизират данните за всеки инцидент при поддръжка и да се проследи инцидента с помощта на работен поток.
Планиране на работни потоци
Работните потоци реализират бизнес процеси върху документи, уеб страници, формуляри и елементи от списъци в SharePoint Server 2016. Те могат да се асоциират с библиотеки, списъци или типове съдържание.
В управлението на документи Използвайте работни потоци за маршрутизиране на документи от човек на човек, така че всеки да може да изпълни задачите си за управление на документи, като например преглеждане на документи, одобряване на тяхната публикация или управление на тяхното разпределение. Също така използвайте потребителски работни потоци, за да местите документи от един сайт или библиотека на друг. Например можете да проектирате работен поток, за да копирате документ от един сайт в друг, когато документът е планиран за архивиране.
SharePoint Server 2016 включва работния поток с три състояния, който можете да използвате за управление на бизнес процеси, които проследяват състоянието на даден елемент през три състояния или фази. SharePoint Server 2016 също включва следните работни потоци, за които се нуждае управлението на документи:
-
Събиране на обратна информация Изпраща документ за преглед.
-
Одобрение Изпраща документ за одобрение, често като предварително условие за публикуването му.
-
Ликвидиране Управлява изтичане на срока на документ и разпределение.
-
Събиране на подписи Маршрутизира документ за подписи.
Свързване на работен поток с тип съдържание, когато искате този работен поток да е достъпен, когато се използва този тип съдържание. Например един тип съдържание за поръчки за покупки може да изисква одобрение от ръководителя, преди да може да бъде изпълнена транзакцията. За да се уверите, че работният поток "одобрение" винаги е достъпен при иницииране на поръчка за покупка, създайте тип съдържание на поръчка за покупка и асоциирайте работния поток за одобрение с него. След това добавете типа съдържание за поръчки за покупки към всички библиотеки с документи, в които ще се съхраняват поръчки за покупка.
За да планирате работни потоци за вашето решение за управление на документи, анализирайте всеки тип съдържание на документ, който планирате да реализирате и идентифицирате бизнес процесите, които трябва да бъдат налични за изпълнение по съдържание от този тип. След това определете работните потоци, които ще трябва да направите достъпни за това съдържание.
Следва примерна таблица, която анализира работните потоци за тип съдържание на договор.
|
Процес на Договора |
Работен поток за договор |
|---|---|
|
Преглеждате черновите. |
Събиране на обратна връзка |
|
Получаване на одобрение от ръководителя и Юридическия адвокат. |
Одобрение |
|
Отстраняване на проблеми с отворената страница. |
Проследяване на проблеми |
|
Получаване на подписи. |
Събиране на подписи |
За повече информация вижте работен поток в SharePoint 2013.
Работен лист
Използвайте следния работен лист, за да запишете информацията, описана в тази статия:
-
Работен лист за планиране на типа съдържание и работен поток (HTTPS://Go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)
