Организиране на документи и сайтове в Microsoft 365

Организиране на документи и сайтове в Microsoft 365

Видео: споделяне на файлове и папки с Microsoft 365 Една от най-често срещаните предизвикателства за работния ден е организиране на OneDrive за работата или учебното заведение и SharePoint на документи и сайтове. Ето няколко начина, по които можете да организирате документите и сайтовете в OneDrive за работата или учебното заведение.

Съхраняване на документи в OneDrive за работата или учебното заведение или в библиотека на екипния сайт

За повече информация относно използването на OneDrive за работата или учебното заведение и екипни сайтове, което е идеално за малки фирми, вижте Настройване на съхранение и споделяне на файлове в Microsoft 365.

OneDrive за работата или учебното заведение е вашата лична библиотека с документи в Microsoft 365. Файлове, които съхранявате в OneDrive за работата или учебното заведение, са поверителни по подразбиране, но можете да ги споделите, ако е необходимо. Вашият екипен сайт е сайт, споделен от определени хора във вашата организация.

Забележка: OneDrive за работата или учебното заведение е различен от OneDrive, който е предназначен за лично място за съхранение, различно от работното ви място.

Можете да съхранявате до 1 ТБ данни в OneDrive за работата или учебното заведение. За повече информация относно ограниченията за място за съхранение вижте ограничения за SharePoint.

За да отидете на OneDrive за работата или учебното заведение или вашата библиотека на екипен сайт, влезте в Microsoft 365 и след това една от следните опции:

  • Изберете OneDrive в заглавката и след това щракнете върху " файлове " в лентата "бързо стартиране " отстрани на екрана. .

  • Изберете сайтове в заглавката, изберете плочката екипен сайт и след това изберете библиотека с документи в лентата за бързо стартиране отстрани на екрана.

Забележка: Ако вашият сайт на SharePoint е персонализиран, е възможно да нямате лента за бързо стартиране отстрани.

За да стартирате дейности в OneDrive за работата или учебното заведение или в библиотеката с документи на вашия екипен сайт, използвайте опциите в лентата с бързи команди над библиотеката или с Многоточието (...) на отделни файлове:

Използвайте лентата с бързи команди в Office 365, за да започнете дейности в OneDrive за бизнеса или в библиотека с документи на екипен сайт на SharePoint Online.

Можете да:

Ако щракнете с десния бутон върху документ, ще получите списък за прелитания с други опции, като например "споделяне", "изтегляне", "Изтриване", "придвижване" или "Копиране" и получаване на връзка към файла. За повече съвети вижте Организиране на файлове в библиотека.

Намиране на документи

Повечето фирми създават огромен брой документи и може да се окаже голямо предизвикателство да намерите тези, от които имате нужда, дори и тези, които сте създали сами. Microsoft 365 предлага най-различни начини за намиране на документи, които ви трябват бързо.

Начинът, по който търсите документите, обикновено зависи от това, което знаете за тях. Например има определени местоположения, които да търсите, ако следвате документ, ако някой е споделил документ с васили ако знаете, че документът е съхранен в OneDrive за работата или учебното заведение или в библиотека на екипен сайт.

Понякога е възможно да искате да търсите документ по име или дори само по израз, който мислите, че се показва в документа. В този случай можете да използвате полето за заявки в OneDrive за работата или учебното заведение, за да търсите:

  • Документи във вашата OneDrive за работата или учебното заведение.

  • Документи, които някой е споделил с вас.

  • Документи, които са съхранени в сайт, който следвате.

Полето за търсене се намира в горния ляв или десен ъгъл на вашия OneDrive за работата или учебното заведение или сайт на SharePoint.

Екранна снимка на полето за заявки на OneDrive в Office 365.

В SharePoint можете да използвате и търсене на файл над документите или полето търси в този сайт .

За да видите резюме на начините за намиране на документи в Microsoft 365, вижте намиране на файл в Microsoft 365.

Следване на документи за по-лесното им намиране в бъдеще

Когато следвате документ, той се появява във вашия списък с следвани документи в OneDrive за работата или учебното заведение.

Екранна снимка на документите в OneDrive за бизнеса, които следвате в Office 365.

Освен това, ако сте въвели информация за себе си в своя профил, като например ключови думи в полетата Интереси и Питайте ме за, предложения за документи, които може да ви интересуват, се появяват в списъка Следвани документи. Изберете Следване под всеки предложен документ, за да го добавите към списъка си със следвани документи.

Изберете "Следване" под всеки предложен документ, за да го добавите към списъка си със следвани документи в Office 365.

За да следвате документ в OneDrive за работата или учебното заведение или библиотека на сайт:

  1. Щракнете с десния бутон върху документа, който искате да започнете да следвате.

    Изберете иконата на многоточие "Още" до името на документ в OneDrive за бизнеса, за да отворите картата за посочване на документа.
  2. В изнесеното означение на документа изберете Следвай. Ако не виждате " Следвай", щракнете с десния бутон върху файла, щракнете върху Разширении след това щракнете върху Следвай.

    Изберете командата "Следване" в менюто на карта за посочване в OneDrive за бизнеса

Преглед на документи, които хората са споделили с вас

Документи, които хората споделят с вас, по-конкретно, са посочени в изгледа " споделено с мен " в OneDrive за работата или учебното заведение. Но документите, които хората "споделят с всеки" или са споделени с помощта на групи за защита, не са в списъка в този изглед.

Документи, които хората са споделили специално с вас и които са посочени в изгледа "Споделено с мен" в OneDrive за бизнеса.
  1. В Microsoft 365 изберете OneDrive за работата или учебното заведение в горния колонтитул.

  2. Щракнете върху споделени с мен в лентата за бързо стартиране отляво.

Преглед на списък с документи, които сте отваряли наскоро

OneDrive за работата или учебното заведение списък с документи, които сте отваряли наскоро през Microsoft 365, независимо дали те се съхраняват във вашата библиотека на OneDrive, или в библиотека на екипен сайт. Щракнете върху Последни в лентата за бързо стартиране отляво, за да видите файловете си.

Забележка: Трябва да изпълнявате най-малко Office 2013, за да видите последните документи.

Задаване на известявания за документи за проследяване на промени

Можете да зададете известяване за документ, за да бъдете уведомявани за всички промени в документа, включително ако бъде изтрит. Можете да зададете дали искате да получавате известяванията по имейл, или в текстово съобщение, както и колко често.

За да зададете известие в SharePoint:

  1. Изберете документа в библиотеката.

  2. Изберете файлове>ме уведомявай>Задайте предупреждение или страница > >ме уведомявай>Задайте предупреждение за този документ.

  3. Изберете желаните опции в диалоговия прозорец Ново предупреждение и след това изберете OK.

За повече информация относно настройката на известяванията вижте Създаване на известяване, за да бъдете уведомявани при промяна на файл или папка в SharePoint.

Следване на сайтове за по-лесното им намиране в бъдеще

Ако сте член на няколко екипни сайта във вашата организация, можете да започнете да ги следвате за лесен достъп. Когато следвате екипен сайт, той се включва в списъка на страницата ви "Сайтове". Когато следвате сайтовете, можете бързо да навигирате до библиотеки на тези сайтове от OneDrive за работата или учебното заведение, както е описано в следващия раздел.

За да започнете да следвате сайт:

  1. Отидете на сайта, който искате да започнете да следвате.

  2. Изберете Следвай от дясната страна на заглавката.

    Следване на сайт на SharePoint Online и добавяне на връзка към вашата страница "Сайтове" в Office 365.

За повече информация вижте Видео: Следване на сайт на SharePoint.

Отиване в библиотеки с документи в екипни сайтове, които следвате

В OneDrive за работата или учебното заведение можете да покажете списък на екипните сайтове, които следвате в Microsoft 365, и след това да се придвижите до библиотеките с документи в тези сайтове.

  1. В лентата за бързи действия изберете Папки на сайт. Виждате списък на всички сайтове, които следвате:

    Изберете "Папки в сайтовете" от лентата "Бързи действия" в Office 365, за да видите списък на сайтовете на SharePoint Online, които следвате.
  2. Изберете сайт в списъка, за да видите библиотеките с документи на сайта.

    Изберете сайт в списъка с папки на сайтове в Office 365, за да видите библиотеките с документи в този сайт.

Вижте също

Преглед и редактиране на вашия профил в Office Delve

Видео: Копиране или преместване на файлове в библиотека чрез опцията "Отваряне с Explorer"

Създаване на папки, библиотеки и подсайтове

Откриване на изгубени или липсващи файлове в OneDrive

Забележка:  Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас? Ето статията на английски за справка.

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×