Планиране на набори от документи в SharePoint Server

За колективните папки за документи

Наборите от документи са функция в SharePoint Server 2016, която позволява на организацията да управлява един продукт, който може да се достави, или да се използва за работас множество документи или файлове. Наборът от документи е специален вид папка, която съчетава уникалните атрибути за колективната работа с документи, атрибутите и поведението на папките и документите и предоставя потребителски интерфейс (ПИ), метаданни и елементи на обектния модел, за да ви помогне да управлявате всички аспекти на работата на продукта.

За екипи и потребители в много организации е нужен набор от документи или служебен продукт, за да се управлява по-добре даден проект или да се достави. Например юридическият екип може да се наложи да събира, създава и управлява различни документи, снимки и аудиофайлове, които са свързани с конкретен казус. Или може да се наложи Екипът по продажбите да събира документи от различни източници, за да създаде и управлява заявка за предложение за потенциален клиент. Наборите от документи предоставят на тези екипи и потребители възможността за управление на тези набори от документи като една колекция, продукт за доставяне или за работа. Собствениците на колективна папка за документи могат да създадат страница по избор, която да показва елементите, включени и важна информация за работата на продукта.

В SharePoint Server 2016 организациите, които искат да създават и управляват колективна папка за документи, последователно могат да конфигурират тип съдържание на колективна папка за документи за всеки продукт, който той обикновено създава. След това даден тип съдържание на колективна папка за документи може да дефинира одобрени типове съдържание, атрибути, елементи по подразбиране, колони, работни потоци и правила. Допълнително персонализираните типове съдържание за колективна папка за документи могат да бъдат създавани от родителския тип съдържание, като всяко от тях наследява свойства и настройки от типа съдържание за родителски колективна папка за документи. След като типът съдържание бъде добавен към библиотека, потребителите могат да създадат колективна папка за документи, която наследява атрибутите на типа съдържание за колективна папка за документи, с помощта на командата " Създай ". Даден тип съдържание за колективна папка за документи предоставя допълнителни настройки, които ви позволяват да указвате разрешени типове съдържание, съдържание по подразбиране, споделени колони, колони с добре дошли и изглед на страница по подразбиране.

За повече информация за типовете съдържание вижте планиране на типове съдържание и работни потоци (SharePoint Server 2010).

За повече информация как да създавате и управлявате колективни папки за документи в SharePoint Server 2016, вижте Създаване и конфигуриране на нов тип съдържание за колективна папка за документи в SharePoint Server 2016 помощ.

Администриране на колективни папки за документи

Наборите от документи в SharePoint Server 2016 споделят много от същите атрибути и свойства като папки. Все пак има някои важни съображения, които трябва да имате предвид, когато планирате решение за колективна папка за документи.

• Няма ограничение за броя на документите, които могат да съществуват в колективна папка за документи. Обаче показването на времето за зареждане може да бъде ограничено до прага на списъчен изглед, който по подразбиране е зададен на 5 000 елементи. Папките са позволени в набори от документи, но навигацията на метаданните не може да се използва в колективна папка за документи. Ето защо е важно да обмислите възможността за превишаване на праговете за списъчен изглед и опасенията относно дизайна на навигацията, когато определяте колко елемента трябва да има в колективната папка за документи. Освен това, когато използвате функцията " Изпрати до " с колективна папка за документи, сумата за всички документи в колективна папка за документи не може да е по-голяма от 50mb. За един продукт за събиране или за работа с много голям брой елементи структурата на папките в библиотеката с документи може да бъде по-добро решение.

• Няма ограничение за броя на наборите от документи, които могат да съществуват в библиотека с документи. Броят на наборите от документи, които могат да се появяват в списъците, обаче ще бъде ограничен от прага на списъчен изглед.

• Когато използвате споделени метаданни, ако има повече от 10 елемента, които използват споделени метаданни в колективна папка за документи, актуализациите на метаданните ще се изпълняват чрез задание на таймер на всеки 15 минути. Например ако имате 10 документа в най-високото ниво на библиотеката и единичен документ в колективна папка за документи със споделени метаданни, заданието за време няма да се изпълни. Но ако добавите друг колективна папка за документи с още 9 документа, заданието за таймер ще се изпълни.

• Когато се използва маршрутизиране на документи, наборите от документи, които се изпращат до организатора на съдържание, ще останат в библиотеката за качване и ще бъдат преместени на подходящото място от заданието на таймера за обработка на съдържание, което по подразбиране се изпълнява ежедневно.

За да използвате колективна папка за документи в колекция от сайтове, функцията за колективна папка за документи трябва да бъде разрешена.

За да разрешите функцията "колективни папки за документи" за колекция от сайтове

1. В страницата " Настройки на сайта ", под Администриране на колекция от сайтовещракнете върху функции на колекцията от сайтове.

2. На страницата функции за колективна папка за документищракнете върху Активирай.

След като функцията за колективна папка за документи е разрешена, можете да създадете типове съдържание за колективна папка за документи.

Планиране на типове съдържание на колективна папка за документи

Можете да планирате типовете съдържание на колективна папка за документи за вашето решение, като използвате страницата анализиране на използването на документи, които можете да изпълните с помощта на статията идентифициране на потребителите и анализиране на употребата на документи в SharePoint 2013. След това можете да използвате работния лист за тип съдържание (http://Go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409), за да запишете решенията си за всеки нов тип съдържание за колективна папка за документи, който ще използвате във вашето решение.

За да планирате типовете съдържание за колективна папка за документи с помощта на работен лист за тип съдържание

1. Въведете колективна папка за документи в полето тип съдържание    на работния лист на типа съдържание.

2. Въведете URL адреса на сайта, в който ще бъде дефиниран новият тип съдържание за колективна папка за документи. Имайте предвид, че типовете съдържание са налични в сайта, в който са определени, и във всички сайтове под този сайт.

3. Определяне на родителски тип съдържание    Въведете типа съдържание за родителски колективна папка за документи в полето родителски тип    съдържание на работния лист тип съдържание. Това ще бъде или тип съдържание на колективна папка за документи, или тип съдържание на колективна папка за документи, който вече сте планирали.

4. Определяне на настройките за колективна папка за документи    Определете и след това Задайте следните настройки за колективна папка за документи в работния лист тип съдържание:

   1. Определяне на разрешени типове съдържание    Задайте типовете съдържание по подразбиране, които ще бъдат позволени в този тип съдържание на колективна папка за документи.

   2. Определяне на съдържание по подразбиране    Ако типът съдържание на колективната папка за документи, който създавате, ще бъде конфигуриран за автоматично създаване на съдържание по подразбиране, когато създавате нов екземпляр на колективна папка за документи, можете да добавяте файлове към колективната папка за документи ръчно. Могат да се добавят само файлове от разрешените типове съдържание за колективната папка за документи.

   3. Определяне на споделени колони    Задайте дали стойности на колони за колективната папка за документи трябва да се синхронизират автоматично с всички документи, които се съдържат в набора.

   4. Определяне на колони на страница с приветствие    Задайте кои колони да се показват на страницата добре дошли за всеки колективна папка за документи.

   5. Определяне на изгледа на страница с приветствие    Задайте изгледа, за да се покаже съдържанието на колективната папка за документи на страницата добре дошли.

5. Определяне на колони и ред на колоните    В таблицата " колони за план    " на работния лист за тип съдържание:

   1. Въведете всяка колона, която е наследил от родителския тип съдържание. В колоната Създай    въведете не за всеки запис.

   2. За всяка допълнителна колона въведете името на предварително зададена колона или на колона, която ще създавате. Въведете имената на допълнителните колони, техните типове и укажете дали те са нови.

6. В секцията " шаблон за план    " на работния лист въведете няма.

7. Определяне на работни потоци    Ако има наличен работен поток, който е подходящ за типа съдържание за колективна папка за документи, можете по желание да го асоциирате с типа съдържание. Работният поток може да бъде иницииран по всеки елемент от списъка на този тип съдържание. За пълна дискусия за планирането на работни потоци вижте планиране на работни потоци. След като прегледате работните потоци и определяте кои работни потоци са налични, въведете всеки работен поток, за да асоциирате с типа съдържание в таблицата " работни потоци на плана    " на работния лист на типа съдържание. Ако работният поток не е наследен от родителския тип съдържание, въведете тази информация в колоната Създай?    .

8. Определяне на правилата    Правилата са набор от правила за тип съдържание; функциите за правила предоставят подробности за всяко правило, като например дали елементи от типа съдържание могат да бъдат отпечатани, или кои действия върху елемента трябва да бъдат одитирани. За повече информация относно планирането на политиката вижте план за правилата за управление на информацията в SharePoint Server 2013. След преглед на политиките и определяне кои функции и правила за правилата са налични, в секцията план за правила    на работния лист тип съдържание направете следното:

   1. Ако родителският тип съдържание съдържа настройки на правила, те ще се прилагат непроменени в новия тип съдържание. Това гарантира, че правилата, след като бъдат зададени, се прилагат във всички подходящи типове съдържание. Ако текущият тип съдържание наследява настройките за правилата си от родителския си тип, в секцията план за правила    на работния лист тип съдържание отговорете с да на въпроса "дали правилата са дефинирани в родителския тип съдържание?."

   2. Ако текущият тип съдържание наследява правила, базирани на родителския тип съдържание, в полето запис на име на правила    на секцията план а правила    въведете името на шаблона за правилата. По подобен начин, ако текущият тип съдържание не наследява правила и искате да приложите шаблон за правила, в полето запис на име    на правилата на секцията планиране на правила    въведете името на шаблона за правилата.

   3. Ако текущият тип съдържание е наследник на една или повече отделни функции на правилата от родителския тип съдържание, въведете всяка функция за правила в таблицата с функции    в секцията план за правила    на работния лист. Обратно, ако текущият тип съдържание не наследява правила и искате да свържете функции на правилата с текущия тип съдържание, въведете тези функции за правила в таблицата с функции    . Имайте предвид, че не можете да асоциирате отделни функции за правила и правила по име към тип съдържание.

Работни листове

Използвайте следните работни листове, за да запишете информацията, описана в тази статия:

• Работен лист за тип съдържание (http://Go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409)

• Анализиране на работен лист за използване на документи (http://Go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165873&clcid = 0x409)