Работа офлайн в Outlook

Чрез Microsoft Exchange Server или Microsoft 365 акаунт можете да работите офлайн, за да избегнете такси за свързване или да спрете Outlook да се опитва да изпраща и получава съобщения чрез бавна мрежова връзка.

Превключване между работа офлайн и работа онлайн

  • Щракнете върху Изпращане/получаване > работа офлайн.

    Командата "Офлайн" на лентата

Когато Outlook превключва между работа онлайн и офлайн, всички имейл акаунти се променят.

Знаете, че работите офлайн, когато на лентата има осветена работна линия или работна линия се показва в лентата на състоянието в долната част на прозореца на Outlook.

Индикаторът ''Работа офлайн'' в лентата на състоянието на Outlook

Когато сте готови да работите онлайн отново, щракнете върху Изпращане/получаване > работа офлайн. Текстът на бутона не се променя, но е осветен само когато работите офлайн. Работата офлайн в лентата на състоянието също ще изчезне, когато работите онлайн.

Промяна на настройките за това колко поща да се държи офлайн

  1. Щракнете върху Файл > Настройки на акаунти > Настройки на акаунти.

    ''настройки на акаунти'' в изгледа backstage

  2. Изберете акаунт за Exchange или Microsoft 365 и след това щракнете върху Промяна.

    Командата ''Промяна'' в диалоговия прозорец ''Настройки на акаунт''

  3. Под Офлайн настройки, преместете плъзгача до желания период от време, като например Всички, 12 месеца, 6 месеца, 3 месеца или 1 месец. Забележка: Ако използвате Outlook 2016, можете също да изберете период от време, по-кратък от 3 дни.

    Плъзгач за количество на офлайн съхранение на поща

    Ако например преместите плъзгача на 3 месеца, само пощата от последните три месеца ще се синхронизира с вашия файл с офлайн данни на Outlook (.ost) от сървъра на Exchange. Елементите, които са по-стари от 3 месеца, се намират само във вашата пощенска кутия на сървъра. Можете да промените тази настройка по всяко време.

    Трябва да е включен кешираният режим на Exchange, който изтегля копие на съобщенията ви.

    Ако използвате Outlook с акаунт за Microsoft 365, ви препоръчваме да използвате кеширания режим на Exchange.

По подразбиране Outlook конфигурира Exchange и Microsoft 365 акаунти само за синхронизиране на 12 месеца от имейла ви.

Промяната на количеството данни за синхронизиране може да окаже влияние върху времето за отваряне на Outlook, както и на размера на мястото за съхранение, използвано от Outlook на вашия компютър. Ако работите във виртуална среда на работния плот, ви препоръчваме да синхронизирате само един месец данни. 

Използване на офлайн папки със своя акаунт за Exchange

Офлайн папките позволяват да работите със съдържанието на папка на Exchange, докато сте офлайн, тоест не сте свързани към мрежата. Следващия път, когато установите връзка със сървъра, на който се изпълнява Exchange, офлайн папките се синхронизират.

Офлайн папките се съхраняват във вашия файл с офлайн папки (. ost), който е различен от Файл с лични папки (.pst). Файлът. ost започва като огледален образ на папките на сървъра, на който се изпълнява Exchange. Всякакви промени, направени на сървъра, на който се изпълнява Exchange или на компютъра, докато сте офлайн, се синхронизират, когато връзката стане достъпна. А. pst файл, за разлика от това, е само мястото за съхранение на вашия твърд диск. Промените в. pst файл не се синхронизират обратно на сървъра, на който се изпълнява Exchange.

Когато работите офлайн, работите със съдържанието на офлайн папка точно както го правите с папка, която е на сървъра, на който се изпълнява Exchange. Например можете да променяте и местите елементи във вашата папка "Входящи" и да изпращате съобщения, които са поставени във вашата офлайн папка "Изходящи". Ще продължите да получавате нови съобщения във вашата пощенска кутия на сървъра, на който се изпълнява Exchange. Но няма да сте наясно с тези промени на сървъра, докато не се свържете с мрежата.

Когато трябва да актуализирате съдържанието на офлайн папката, трябва да синхронизирате папката със сървъра и след това да продължите да работите офлайн. Командата за Изпращане/получаване се свързва със сървъра, копира направените промени и след това прекъсва връзката. Всеки елемент, който изтриете от офлайн папката или съответната папка на сървъра, се изтрива и от двете папки, когато се случи синхронизиране.

Забележка: Ако използвате кеширан режим на Exchange, винаги работите с. ost файл дори когато имате активна връзка със сървъра, на който се изпълнява Exchange. Кешираният режим на Exchange ви позволява да работите без прекъсване, ако връзката на сървъра ви е изгубена или не е налична мрежова връзка. Процедурата, която следва в този раздел, не се отнася за вашата конфигурация. За повече информация за кеширания режим на Exchange вижте секцията Използвай кеширан режим на Exchange на тази статия или секцията Вижте също .

  1. В менюто файл щракнете върху работа офлайн.

  2. Изберете или изчистете отметката от квадратчето подкана ме при стартиране, така че да мога да избирам да работя офлайн или онлайн , и след това щракнете върху OK.

    Ако изчистите отметката от квадратчето, Microsoft Outlook автоматично ще се стартира офлайн, ако връзката със сървъра е недостъпна.

  3. Щракнете върху да , за да копирате данните от сървъра във вашия нов файл с офлайн папки (. ost).

    Забележка: Започвайки с Microsoft Office Outlook 2003, въведен е нов файлов формат за офлайн папки, който предлага по-голям капацитет за съхранение за елементи и папки и поддържа многоезични Unicode данни. Файлове, които са създадени в този формат, не са съвместими с по-стари версии на Outlook и не могат да бъдат отворени в по-ранна версия на Outlook. Outlook автоматично определя формата, в който се създава файлът с офлайн папки, базиран на версията на Microsoft Exchange, настройките на администратора и форматите на файловете с данни, които са конфигурирани за профила. Ако настройките не разрешават създаването на файла в новия формат, Outlook създава файла във формат, който е съвместим с по-ранните версии на Outlook, които не поддържат Unicode и които предлагат същия капацитет за съхранение, който е наличен в по-ранните версии на O utlook.

  4. Изберете папките, които искате да са налични за офлайн използване.

    Папките "Входящи", " изходящи", " Изтрити", " изпратени", " Календар", " Контакти" и " задачи " се правят автоматично достъпни офлайн при настройването на офлайн папки. За да използвате друга папка извън линия, трябва да я изберете за офлайн употреба, като направите следното:

    1. В менюто инструменти посочете Изпращане/получаване, посочете Настройки за изпращане/получаване и след това щракнете върху Дефиниране на групи за изпращане/получаване.

    2. В списъка щракнете върху група за изпращане/получаване, която съдържа акаунт за Exchange, и след това щракнете върху Редактиране.

    3. Под акаунтиизберете своя акаунт за Exchange.

    4. Под Опции за папкитеизберете папките, които искате да използвате офлайн.

    5. Направете едно от следните неща:

      • Изберете Изтегляй само заглавките.

      • Изберете изтегляне на завършен елемент, включително прикачени файлове.

        Можете да ограничите изтеглянията на елементи, които надвишават определен размер, само за заглавки. Изберете квадратчето за отметка Изтегляй само заглавките за елементи, които са по-големи от и след това въведете желаното от вас ограничение за размера в килобайтове (КБ).

Използвайте кеширания режим на Exchange

По подразбиране Microsoft Office Outlook 2007 използва кеширан режим на Exchange. Кешираният режим на Exchange ви предоставя по-добра среда за работа, когато използвате акаунт за Microsoft Exchange с помощта на копие на пощенската ви кутия, която се съхранява на вашия компютър. Това копие предоставя бърз достъп до вашите данни и често се синхронизира с пощенския сървър.

Когато използвате кеширания режим на Exchange, всички ваши папки на Exchange са налични автоматично.

  1. В менюто Инструменти щракнете върху Настройки на акаунт.

    Командата Настройки на акаунт липсва

    Командата Настройки на акаунт е в менюто инструменти в Microsoft Office Outlook 2007. Ако използвате по-стара версия на Outlook, следващите инструкции не важат. Използвайте помощта, която е включена към този продукт. Ако заглавната лента на програмата, която използвате, показва Microsoft Outlook Express, използвате програма, която не е същата като Outlook. Вижте помощ за Outlook Express за помощ.

  2. Изберете своя акаунт за Exchange и след това щракнете върху Промяна.

  3. Под Microsoft ExchangeПоставете отметка в квадратчето Използвай кеширан режим на Exchange .

  4. Затворете и след това рестартирайте Outlook.

Всички папки се синхронизират; Можете обаче да зададете папките, които искате да бъдат включени в незабавното синхронизиране, когато стартирате командата ръчно изпращане/получаване, за да изпълните, като натиснете F9.

  1. В менюто инструменти посочете Изпращане/получаване, посочете Настройки за изпращане/получаване и след това щракнете върху Дефиниране на групи за изпращане/получаване.

    Клавишна комбинация за да отворите диалоговия прозорец групи за изпращане/получаване, натиснете CTRL + ALT + S.

  2. В списъка щракнете върху групата изпращане/получаване, която съдържа вашия акаунт за Exchange, и след това щракнете върху Редактиране.

  3. Под акаунтиизберете своя акаунт за Exchange.

  4. Под Опции за папкитеПоставете отметка в квадратчето за всяка папка, която искате да включите, когато инициирате ръчно Изпращане/получаване на всички.

  5. Направете едно от следните неща:

    • Изберете Изтегляй само заглавките.

    • Изберете изтегляне на завършен елемент, включително прикачени файлове.

      Можете да ограничите изтеглянията на елементи, които надвишават определен размер, само за заглавки. Изберете квадратчето за отметка Изтегляй само заглавките за елементи, които са по-големи от и след това въведете желаното от вас ограничение за размера в килобайтове (КБ).

      Забележка: Можете да изтегляте заглавки само когато акаунтът ви за Exchange се свърже с Microsoft Exchange 2003 или по-нова версия. Горните колонтитули не са налични в папките, които не съдържат пощенски елементи, например папки на календари.

Промяна на папките и съдържанието, които са налични офлайн

Всеки път, когато използвате офлайн папки, независимо дали използвате кеширания режим на Exchange, можете да промените папките, които се копират и синхронизират на вашия компютър.

  1. В менюто инструменти посочете Изпращане/получаване, посочете Настройки за изпращане/получаване и след това щракнете върху Дефиниране на групи за изпращане/получаване.

    Клавишна комбинация за да отворите диалоговия прозорец групи за изпращане/получаване, натиснете CTRL + ALT + S.

  2. В списъка щракнете върху групата изпращане/получаване, която съдържа вашия акаунт за Exchange, и след това щракнете върху Редактиране.

  3. Под акаунтиизберете своя акаунт за Exchange.

  4. Под Опции за папкитеПоставете отметка в квадратчето за всяка папка, която искате да използвате офлайн.

  5. Направете едно от следните неща:

    • Изберете Изтегляй само заглавките.

    • Изберете изтегляне на завършен елемент, включително прикачени файлове.

      Можете да ограничите изтеглянията на елементи, които надвишават определен размер, само за заглавки. Изберете квадратчето за отметка Изтегляй само заглавките за елементи, които са по-големи от и след това въведете желаното от вас ограничение за размера в килобайтове (КБ).

Съвет: За да обозначите бързо папка за офлайн използване, щракнете върху папката в навигационния екрани в менюто инструменти посочете Изпращане/получаване, посочете Настройки за изпращане/получаванеи след това щракнете върху направи тази папка налична офлайн.

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×