Можете да проследявате и управлявате информацията в течение на времето с версиите в списъци и библиотеки, както и да преглеждате и възстановявате предишни версии от хронологията на елемента.
Когато е разрешена, към хронологията на елемента се добавят нови версии след записване на промените. Броят на съхранените версии и видимостта на черновите или второстепенните версии могат да бъдат променени за всеки списък и библиотека.
Разрешаване и конфигуриране на версии в списък или библиотека
Отворете списъка или библиотеката, за които искате да разрешите създаването на версии.
Изберете бутона "
и след това изберете "Настройки на списък" или "Настройки на библиотеката".
На страницата " Настройки " изберете "Настройки за версии".
От страницата с настройки на версията имате налични следните настройки:
За библиотека с документи:
Изискване на одобрение на съдържанието за изпратените елементи.
Създавайте версия при всяко редактиране на файл в тази библиотека с документи, като използвате или само основни версии, или основни и второстепенни версии.
Ограничете броя на версиите и черновите, които трябва да бъдат запазени.
Задаване кой може да вижда черновите на елементите.
Изисквате документите да бъдат извлечени, преди да могат да бъдат редактирани.
За списък:
Изискване на одобрение на съдържанието за изпратените елементи.
Създавайте версия при всяко редактиране на елемент в списъка.
Ограничете броя на версиите и черновите, които трябва да бъдат запазени.
Задайте кой може да вижда черновите в списъка.
Изберете OK.
За да прегледате, възстановите или изтриете по-стара версия в списък или библиотека
Отворете списъка или библиотеката с елемента или документа, чиято хронология искате да прегледате.
До елемента, за който искате да прегледате хронологията, изберете бутона ... (многоточие).
Изберете Хронология на версиите.
Ако не виждате хронологията на версиите, изберете "Още" и след това изберете "Хронология на версиите".
В диалоговия прозорец Хронология на версиите посочете с мишката връзката за дата на по-стара версия и за да покажете менюто, изберете стрелката надолу.
В менюто можете да направите следното:
- Преглед на текущия документ. Показва се диалогов прозорец, в който можете да възстановите или изтриете предишна версия, както и да видите текущото състояние на одобрение. От този диалогов прозорец можете също да редактирате текущата версия.
- Възстановете документа. Показва се диалогов прозорец, който ви подканва дали искате да го направите текущо одобрен документ. Той ще го добави като нова версия.
- Изтрийте документа. Показва се диалогов прозорец, който ви подканва дали сте сигурни, че искате да изпратите елемента в кошчето.
- Отхвърлете тази версия. Показва се само в одобрени документи, вместо Delete.
Когато сте готови, в горния десен ъгъл изберете X.
Други настройки, които засягат създаването на версии
Можете да конфигурирате други настройки, които засягат създаването на версии. В списъци и библиотеки можете да изискате съдържанието да бъде одобрено. В библиотеките можете да изисквате файловете да бъдат извлечени.
За информация относно тези настройки и други вижте "Как работи създаването на версии в списък или библиотека"?