Редактиране Office 365 документи в Viva Engage

Всеки член на Viva Engage общност може да редактира файлове, които потребителите публикуват там. Viva Engage записва хронологията на версиите за всеки файл.

Забележки:

Viva Engage съхранява файловете на всички свързани общности в SharePoint. Всички файлове са достъпни от Viva Engage. Когато Viva Engage се свързва с Microsoft 365, всяка общност се свързва към група на Microsoft 365. За да проверите дали вашата организация има тази функция, вижте Къде се съхраняват моите Viva Engage файлове?
Наследените инсталации на Viva Engage използват друга схема за съхранение в облака. Повечето от тях са преминали преобразуване в Microsoft 365 с памет на SharePoint. По време на конвертирането всички съществуващи файлове за Viva Engage свързани общности се правят само за четене. В такива случаи ще трябва да изтеглите и качите отново файла, след което да редактирате току-що качената версия, ако е необходимо. За повече информация вж. разделите по-долу.

Методи за редактиране на файлове, преглед на хронологията на версиите и отваряне на предишни редакции зависят от типа на файла и мястото, където се съхранява файлът.

За файлове на Word, PowerPoint или Excel, съхранени в Viva Engage: За да проследите редакциите, от страницата на Viva Engage за файла отворете файла в Office 365.

Работата в Microsoft 365 за уеб прилича наMicrosoft 365 на работния плот. За съвети и помощ при работа в приложения на Microsoft 365 за уеб вижте Основни задачи в Word за уеб, Основни задачи в Excel Online и Основни задачи в PowerPoint за уеб.
За да видите хронология на версиите, проверете Viva Engage страница на всеки файл.
За файлове на Word, PowerPoint или Excel, съхранявани в SharePoint: За да проследявате редакции, можете да правите промени с Microsoft 365 за уеб или директно в Word, PowerPoint или Excel. Хронологията на версиите се преглежда в библиотеката с документи на SharePoint Online за групата.
За други типове файлове: Изтеглете файла, направете промени и качете актуализирания файл. Viva Engage проследява корекциите на файлове за файлове в място за съхранение в облака и в SharePoint за файлове, съхранени в SharePoint.

Визуализация или редактиране на файл от разговор

Изберете файла. Viva Engage отваря страницата на файла, като показва визуализация, ако е налична.

Съвет: За други опции за файлове изберете Още в полето за прикачени файлове на разговора.
В списъка Действия с файлове изберете Редактиране на файл. Отваря се нов раздел за файла.
Направете желаните промени. За да спрете редактирането, затворете раздела в браузъра си. Вашите промени се записват автоматично в прикачения файл.
Ако файлът се съхранява в SharePoint, ще видите опция за редактиране на файла в Word, Excel или PowerPoint в горната част.

Ако няма визуализация или няма връзка Редактиране на файл , изпълнете следните стъпки:
Изберете Щракнете, за да изтеглите (или Изтеглите) и запишете файла на вашия компютър.
Редактирайте файла (не е необходимо за качванията).
Качете го в Viva Engage, като намерите оригиналната версия; след това изберете Действия с файлове> Качване на нова версия. Качването връща файла в състояние на четене/запис.

Визуализация или редактиране на файл от група

В група изберете Файлове и след това щракнете върху името на файла. Файлът се показва в разговора, където е публикуван.
За да визуализирате файла, изберете Щракнете тук, за да видите документа. Ако файлът може да бъде визуализиран, се отваря визуализацията.
За да редактирате файла, изберете Действия с файлове > Редактиране на файл.
Направете желаните промени. За да спрете редактирането, затворете раздела в браузъра си. Вашите промени се записват автоматично в прикачения файл.
Ако файлът се съхранява в SharePoint, можете да редактирате файла в Word, Excel или PowerPoint в горната част.

Ако не можете да изберете Редактиране на файл в списъка Действия с файлове :
В списъка Действия с файлове щракнете върху Изтегляне и запишете файла на компютъра си.
Редактирайте файла, ако е необходимо, и го качете, за да Viva Engage, като намерите оригиналната версия. След това изберете Действия с файлове > Качване на нова версия. Качването връща файла в състояние на четене/запис.

Визуализация или редактиране на файл от списъка Viva Engage Files

За да намерите файл, когато не сте сигурни в коя общност се намира, изберете иконата за настройки , изберете Файлове и след това проучете най-вероятното местоположение за вашия файл.

В този изглед действията с файлове се показват в падащото меню в колоната Последна актуализация на .
За да визуализирате файл, изберете Визуализация.

Ако визуализацията не е в списъка, тя не е налична за този тип файл.
За да редактирате файл, изберете Редактиране.
Редактирайте файла. За да спрете редактирането, затворете раздела в браузъра си. Вашите промени се записват автоматично в прикачения файл.
Ако файлът се съхранява в SharePoint, можете да редактирате файла в Word, Excel или PowerPoint в горната част.

Ако не можете да редактирате, ще трябва да изтеглите и редактирате файла и след това да го качите отново.
Изберете Изтегляне, за да запишете файла на вашия компютър.
Редактирайте файла и го качете в Viva Engage, като намерите оригиналната версия; след това изберете Действия с файлове > Качване на нова версия.

Работа с файлове от SharePoint

За да изпълнявате задачи с файлове в SharePoint, изберете връзката Библиотека с документи на SharePoint на страницата на групата и отидете до папката Приложения.

За информация относно работата с файлове от SharePoint вижте следните статии:

Често задавани въпроси

В: Как мога да съм сигурен, че моите промени в Office 365 файл са записани?

О: Промените се записват, докато ги правите в Office 365. За да проверите дали вашите промени са във файла, обновете браузъра си и погледнете във визуализацията на файла.

В: Защо някои Office 365 файлове са само за четене?

О: Ако връзката Редактиране липсва за файлове на Word, PowerPoint или Excel, това просто означава, че инсталацията на Viva Engage на вашата организация е преминала към Office 365 и Viva Engage файлове сега се съхраняват в SharePoint. Ще трябва да изтеглите и качите отново документа. Това нулира файла, за да бъде четлив и записваем.

В: Когато работя с тип файл, който не мога да редактирам в Viva Engage, мога ли да заменя по-старата версия с актуализираната?

О: Да за типове файлове, различни от Word, PowerPoint и Excel. Намерете оригиналната версия на файла в Viva Engage и изберете Качване на нова версия в списъка Действия с файлове. Качването на нова версия не е налично за документи на Word, Excel или PowerPoint: проследяването на версии за тези типове файлове е възможно само ако промените са направени с помощта на Office 365.

В: Как да се уверя, че никой не променя моя файл?

О: Ако файлът ви се съхранява в Viva Engage, помолете администратор на група да щракне върху името му и след това в списъка Действия с файлове вляво изберете Маркирай официалните промени и Заключи промените.

Файлът се показва с жълта звезда.
Ако файлът ви е в SharePoint, можете да извлечете файла, за да сте сигурни, че никой друг не може да го отвори, или можете да промените разрешенията на SharePoint за файла.
1. За да намерите файла в SharePoint, щракнете върху връзката Библиотека с документи на SharePoint на страницата на свързаната група и отидете до папката Приложения.
2. Следвайте инструкциите на SharePoint в Извличане, вкарване или отхвърляне на промени във файлове в библиотека или Редактиране и управление на разрешения за списък или библиотека на SharePoint.