Управление на информацията, която споделяте чрез "Моят сайт" и профила си

Тази помощна статия описва начините за споделяне на информация чрез "Моят сайт" и профила и предоставя някои стъпки, които да ви помогнат да управлявате количеството информация, което споделяте.

Какво искате да направите?

• Общ преглед
• Споделяне и управление на достъпа до съдържание на вашия "Моят сайт"
• Разбиране как хората добавят колеги и следват дейности
• Работа с етикети, оценки, бележки и съобщения за състоянието
• Разбиране на предложенията за колеги и ключови думи
• Управление на достъпа до част от информацията във вашия профил

Общ преглед

Споделянето на информация за себе си може да ви помогне да се свържете с други хора и да изградите своята професионална мрежа. Важно е обаче да разберете типовете информация, която споделяте, и колко широко я споделяте. Например може да искате да споделяте лични данни, например номера на мобилния си телефон, само с вашата работна група или с ръководителя си, а не с всички в организацията.

Освен това трябва да проверите дали вашата организация има правила за споделяне на информация. Например вашата организация може да има правила за това какви типове информация трябва и не трябва да се съхранява онлайн или може да изисква процес на одобрение за някои типове съдържание.

Ето някои ключови начини, по които информацията се споделя чрез вашия "Моят сайт":

• Съдържание на вашия "Моят сайт", включително документи, списъци и блогове
• Етикети и бележки, които прилагате към страници и документи
• Предложени ключови думи и колеги, които сте одобрили и които могат да се използват за бързо актуализиране на вашия "Моят сайт", така че да можете да се ангажирате с други хора
• Лични данни, като например информация за връзка, интереси, отговорности, колеги и членство в имейл списък във вашия профил, както и всички актуализации, които правите в подробните данни на профила си

Обърнете внимание, че организацията ви може да персонализира вашия "Моят сайт", като например контролира типовете информация, които можете да добавяте или персонализирате. Вашата организация може също да добави информация към вашия "Моят сайт" от други източници на данни, като например база данни за човешки ресурси.

Най-горе на страницата

Споделяне и управление на достъпа до съдържание на вашия "Моят сайт"

Вашият "Моят сайт" вече има три опции за споделяне на документи:

• Споделени документи Използвайте тази библиотека за съхраняване на документи, които искате да споделите с много хора. В зависимост от това как е настроен вашият "Моят сайт", можете да редактирате разрешенията за библиотеката, както и определени папки и елементи.
• Лични документи Използвайте тази библиотека за документи, които не искате да споделяте с други хора. Съхраняването на документи в тази библиотека може да бъде полезно, например, ако често ви се налага достъп до документ от различни компютри, но не възнамерявате да споделяте документа с колеги.

В зависимост от това как е настроен вашият "Моят сайт", можете да добавите и друго съдържание, като например други библиотеки, списъци и сайт на блог, за да споделите идеите си.

Можете да управлявате разрешенията за тези елементи по същия начин, по който хората управляват разрешенията за съдържание в други сайтове. Разрешенията могат да се персонализират на ниво сайт, както и за списъци, библиотеки, папки, определени документи и елементи от списъци.

В раздела " Съдържание " на вашия профил хората могат също да преглеждат публични документи, създадени от вас, в други сайтове на SharePoint, на които сте член, ако имат разрешение за преглед на това съдържание.

Вашата организация може да има допълнителни правила за това какви типове документи можете да съхранявате в своя "Моят сайт".

Най-горе на страницата

Разбиране как хората добавят колеги и следват дейности

Можете да следите дейностите на колеги, за да видите кога те маркират интересна статия, публикуват бележка на някого или сменят длъжностите. Техните дейности се показват във вашия информационен канал в обратен хронологичен ред. И обратното, хората във вашата организация може да ви добавят като колега и да следят дейностите ви в своите информационни канали.

People могат да ви добавят като колеги и да проследяват вашите дейности, независимо дали ги добавяте като колеги или не, и обратно. Ако се интересувате от дейностите на този човек, може да искате да го добавите като колега, за да можете да следите и неговите дейности. Някои дейности, като например прилагане на ключова дума, която някой друг е посочил като интерес, могат да се показват в информационния канал на всеки, който има разрешение да разглежда "Моят сайт".

В зависимост от това как администраторът ви е настроил "Моят сайт", можете да промените кои дейности да виждате в информационния си канал, като редактирате секцията "Предпочитания " на профила си. Например можете да изберете дали да получавате известие в информационния си канал, когато колега смени екипа или напише бележка на страницата с профила на някого. Тези настройки не променят кои ваши дейности хората да виждат в своите информационни канали.

В зависимост от това как са настроени вашите страници "Моят сайт", е възможно да получите имейл известие, когато някой ви добави като колега. Съобщението ви информира, че някой ви е добавил като колега и следи дейностите ви, но не ви дава възможност да откажете дали това лице може да ви добави като колега.

Ако не искате да бъдете уведомявани, когато някой ви добави като колега, използвайте следната процедура:

1. Направете едно от следните неща:

   • Ако вече преглеждате профила или страница на някого на вашия "Моят сайт", щракнете върху "Моят профил".
   • Ако преглеждате различен тип страница на вашия сайт на SharePoint, щракнете върху името си в горния десен ъгъл и след това щракнете върху Моят профил.

2. Щракнете върху "Редактиране на моя профил".

3. В секцията "Предпочитания ", до "Имейл известия" изчистете отметката от квадратчето "Уведомявай ме, когато някой ме добави като колега ".

Най-горе на страницата

Работа с етикети, оценки, бележки и съобщения за състоянието

Етикетите, бележките и съобщенията за състоянието са начини за откриване на информация и свързване с други хора във вашата организация.

Етикети

Ако вашият администратор е разрешил използването на социални етикети, можете да маркирате съдържание, така че да можете лесно да го запомните, класифицирате или споделите с други хора. Можете да добавяте етикети към страници и документи на сайт на SharePoint, както и на други интранет и интернет страници. Когато прилагате етикет, можете да укажете дали той да бъде публичен, или частен.

За да помогнете на хората да открият съдържание, което ви интересува, има различни начини да разберете кога някой е приложил публичен етикет към съдържанието, като дадете на хората разрешение да преглеждат съдържанието:

• Можете да получавате актуализации в информационния си канал, когато един от колегите ви приложи етикет към съдържание, което имате разрешение да преглеждате. Вашите колеги също могат да виждат кога прилагате етикети към съдържание, което те имат разрешение да виждат.
• Ако сте добавили ключови думи към секцията " Интереси " на профила си, можете да видите кога хората използват тази ключова дума като етикет, което ви дава разрешение да преглеждате съдържанието, което маркират. Ако например следвате "фотография" като интерес, а някой използва термина "фотография" в публичен етикет, получавате актуализация в информационния си канал.
• И обратното, другите хора могат да видят кога използвате ключова дума, която те са добавили като интерес. Когато хората следват ключова дума като интерес, не е необходимо да са колеги, за да получат актуализация, когато някой маркира съдържание с тази ключова дума или споделя общ интерес.
• Когато наскоро сте маркирали съдържание, разделът " Скорошни дейности " в профила ви се показва, ако зрителят има разрешение да преглежда съдържанието. Ако хората имат разрешение да разглеждат профила ви, те могат да виждат секцията " Скорошни дейности ", независимо дали ви следват като колеги.

Вашите етикети се показват и в колекция от етикети, понякога известна като облак от етикети, която хората могат да виждат в профила ви. People могат също да преглеждат повече информация за даден таг, както и скорошни дейности, свързани с таг, като например кога някой е приложил този маркер. Етикетите, които прилагате, могат също така да взаимодействат с корпоративни ключови думи, които се управляват централно от вашата организация. За повече информация вижте лицето, което управлява набори от изрази и корпоративни ключови думи за вашата организация.

Можете да маркирате един етикет като публичен или личен. Ако създадете етикет като публичен етикет, но след това го маркирате като поверителен или го изтриете по-късно, това няма да повлияе на актуализацията, която хората получават в своите информационни канали, когато етикетът е създаден за първи път. Първоначалната актуализация за етикета ще остане в информационните канали на хората. Когато маркирате етикет като поверителен, URL адресът или документът, към който сочи маркерът, вече не са достъпни за потребителите. Потребителите обаче все още ще могат да виждат текста на етикета, който маркирате като личен.

Рейтинги

Ако функцията за оценки е разрешена в библиотека, хората с разрешение за достъп до съдържанието могат да я оценят със звездна система. В зависимост от това как е настроена библиотеката, авторът и хората, които имат разрешение да преглеждат съдържанието, ще виждат общия брой оценки за документа, но не и данните кой е приложил оценката (например имената на потребители не се показват до оценките). Microsoft SharePoint Server обаче съхранява потребителски имена и потребителските имена са достъпни за съвместими с SharePoint програми и решения.

Ако хората са ви добавили като колега, те ще получават актуализация в своя информационен канал, когато оценявате съдържанието, при условие че имат разрешение да преглеждат съдържанието. Те могат да видят връзка към съдържанието, което сте оценили, и оценката, която сте приложили към него. Актуализация се появява също и в секцията "Скорошни дейности" на вашия профил, която може да бъде преглеждана от всеки, който има разрешение да разглежда вашия "Моят сайт" и съдържанието, което сте оценили.

Бележки

Можете да пишете бележки за документи и страници, които хората ще могат да видят, когато посетят документите и страниците, на които са приложени бележките. Можете също да пишете бележки в профилите на други хора, както и в своя собствен профил.

People, които следят дейностите ви като колеги, ще получават актуализация в своя информационен канал за бележките, които пишете. Секцията " Скорошни дейности" в профила ви показва бележките, които сте написали наскоро за различни части от съдържанието, ако зрителят има достъп до съдържанието.

Бележките, които публикувате, ще бъдат видими за всички. Можете да редактирате или изтриете бележка, след като я създадете, но това няма да повлияе на актуализацията, която хората получават в своите информационни канали или която се показва във вашите скорошни дейности , когато бележката се създава за първи път.

Съобщения за състоянието

Можете да споделите мислите си чрез кратко съобщение за състоянието, което се показва до името и снимката ви, когато хората посещават профила ви.

People, които следят дейностите ви като колеги, ще получат актуализация в информационния си канал, когато промените съобщението за състоянието. Актуализации на съобщението за състоянието ви се появяват и в секцията "Скорошни дейности" на профила ви. Можете да редактирате или изтриете съобщение за състоянието, но това няма да повлияе на първоначалната актуализация, която хората получават в своите информационни канали или която се показва във вашите скорошни дейности.

Най-горе на страницата

Разбиране на предложенията за колеги и ключови думи

В зависимост от това как е настроен вашият "Моят сайт" и кои програми са инсталирани, може да получавате предложения за колеги и ключови думи, които да ви помогнат по-бързо да се свързвате с хора и информация.

Тези предложения могат да се базират на начина, по който използвате съвместими с SharePoint програми, като например Microsoft Outlook 2010.

Функцията за добавката колега на SharePoint Server в Outlook 2010 например сканира папката с изпратените имейли, за да потърси конкретни имена и ключови думи и честотата на тези имена и ключови думи. Списъкът се актуализира периодично и се съхранява на твърдия диск на вашия компютър.

Можете да видите списъка с възможни колеги на страницата "Добавяне на колеги" на профила ви, където можете да одобрите или отхвърлите колегите.

Можете да видите списък с предложени ключови думи, когато редактирате профила си, и можете да одобрите или отхвърлите ключовите думи. Одобрените ключови думи се добавят към секциите "Питайте ме за" или "Интереси " на вашия профил.

Управление дали изпратените ви имейли се анализират за предложения от колеги и ключови думи

Може да се отпишете от анализирането на вашия имейл, като управлявате настройките в някои програми за електронна поща. Можете например да използвате следната процедура в Outlook 2010, за да изключите анализа на имейли. Ако използвате друга програма, която може да анализира изпратения имейл за предложения от колеги и ключови думи, вижте помощта във вашата програма.

1. В Outlook 2010 щракнете върху менюто "Файл " и после щракнете върху "Опции".
2. Щракнете върху "Разширени" и превъртете до секцията "Други ".
3. Изчистете отметката от "Позволявай анализ на изпратени имейли", за да идентифицирате хората, на които често изпращате имейли, и теми, които често обсъждате, и качете тази информация в квадратчето за отметка на SharePoint Server по подразбиране .
4. Щракнете върху OK.

Управление дали SharePoint Server да изпраща предложения за колеги и ключови думи в имейл

В зависимост от това как е настроен вашият "Моят сайт", може да получавате предложения по имейл за колеги и ключови думи, които да добавите. Можете да се отпишете от получаването на такива имейли с помощта на следната процедура в SharePoint Server.

1. Направете едно от следните неща:

   • Ако вече преглеждате профила или страница на някого на вашия "Моят сайт", щракнете върху "Моят профил".
   • Ако преглеждате различен тип страница на вашия сайт на SharePoint, щракнете върху името си в горния десен ъгъл и след това щракнете върху Моят профил.

2. Щракнете върху "Редактиране на моя профил".

3. Превъртете до секцията " Предпочитания " и до "Имейл известия" изчистете отметката от квадратчето "Изпращай ми предложения за нови колеги и ключови думи ".

Най-горе на страницата

Управление на достъпа до част от информацията във вашия профил

В зависимост от това как е настроен профилът ви, можете да използвате категории за поверителност, за да укажете, че само определени хора могат да виждат някои от подробните данни във вашия профил, членството в сайта и списъка ви за разпространение, както и списъка ви с колеги. Може например да поискате всеки, който може да види профила ви, да вижда всички уеб сайтове, на които членувате.

Подробните данни във вашия профил може да съдържат информация от вашия администратор, но може да можете да редактирате кой вижда някои от личните данни, като например вашия личен телефонен номер.

Страницата за членство във вашия профил съдържа списък със сайтове и списъци за разпространение, към които принадлежите. В зависимост от това как е настроен вашият "Моят сайт", можете да приложите категорията за поверителност към всяко членство.

Вашите колеги обикновено включват членове на вашия екип, както и други хора, чиито дейности искате да следвате. Можете да организирате колегите си в групи, но можете да управлявате само кой може да вижда вашите колеги, като приложите следните категории за поверителност:

• Всеки
• Моите колеги
• Моят екип
• Моят ръководител
• Само аз

Прилагане на категории за поверителност към вашите данни на профила, членства и списък с колеги

Можете да промените категориите за поверителност за подробните данни за вашия профил, членства и списъка с колеги във вашия профил.

1. Направете едно от следните неща:

   • Ако вече преглеждате профила или страница на някого на вашия "Моят сайт", щракнете върху "Моят профил".
   • Ако преглеждате различен тип страница на вашия сайт на SharePoint, щракнете върху името си в горния десен ъгъл и след това щракнете върху Моят профил.

2. За да редактирате някои от данните в профила си, под нашата снимка щракнете върху Редактиране на моя профил.

3. За да редактирате членства, щракнете върху "Членства". Поставете отметка в квадратчето до членствата, които искате да промените, и след това щракнете върху Редактиране на членства.

4. За да редактирате списъка с колеги, щракнете върху "Колеги", поставете отметки в квадратчетата до колегите, чиито настройки искате да промените, и след това щракнете върху "Редактиране на колеги".

5. Направете желаните промени и щракнете върху OK.

Добавяне на колега към вашия екип

Можете да приложите настройката за поверителност на "Моят екип " за някои данни във вашия профил, членства или списък с колеги, ако искате да управлявате кой има достъп да ги преглежда. Например можете да споделите даден елемент само с вашия екип, вместо с всички ваши колеги или всеки, който има достъп да вижда профила ви.

Можете да добавите някого към екипа си, стига той или тя да има разрешения да вижда "Моят сайт", независимо дали е някой директно от вашия отдел, или някой, с когото работите в тясно сътрудничество.

1. Направете едно от следните неща:

   • Ако вече преглеждате профила или страница на някого на вашия "Моят сайт", щракнете върху "Моят профил".
   • Ако преглеждате различен тип страница на вашия сайт на SharePoint, щракнете върху името си в горния десен ъгъл и след това щракнете върху Моят профил.

2. Щракнете върху Колеги, изберете колегата, когото искате да добавите към екипа си, и след това щракнете върху Редактиране на колеги. Можете да изберете няколко колеги, ако искате.

3. В секцията "Добавяне към група ", под "Добавяне към моя екип", щракнете върху Да.

4. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата