Можете да събирате или актуализирате информация, но е-поща, като използвате Microsoft Access 2007 или Access 2010 с Microsoft Outlook 2007 или Microsoft Outlook 2010. Можете да получите достъп до ръководства чрез създаване на формуляр за събиране на данни и изпращане на формуляра в имейл съобщение. Когато получателите на имейл връщат завършените формуляри, можете да изберете дали събраните данни да се обработват автоматично и да се съхраняват в посочена база данни на Access. Този метод за събиране на данни може да ви спести време и усилия, които обикновено се включват в копиране и поставяне или ръчен процес на въвеждане на данни. По-долу са описани някои сценарии, при които можете да използвате този процес за събиране на данни:
Проучвания Можете да направите проучване и да съберете резултати, като първо създадете база данни на Access с необходимите таблици, за да съхраните резултатите, и да използвате съветника, за да генерирате формуляр за проучване, и след това да ги изпратите на участниците в проучването. Когато участникът отговори, данните в проучването се записват автоматично в базата данни.
Отчети за състоянието Дали това е най-новото състояние на нивото на запасите или актуализираната информация за висящи проблеми, вашият екип може да ви информира, като ви изпраща имейл съобщения, които съдържат актуалната информация през определени интервали от време.
Управление на събития Когато организирате конференция или обучение или други събития, можете да изпратите един или повече формуляри като имейл съобщение, за да съберете информация за контакт, предпочитания за пътуването и хотела и т. н. Ако изберете да имате автоматично обработени отговори, участниците могат да променят своите предпочитания по всяко време, без да се налага да ви уведомяват и винаги имате достъп до последните данни за целите на вземането на решения.
Тази статия обяснява какво трябва да използвате този процес, как да започнете да използвате съветника, а след това ще ви даде допълнителна информация за различните стъпки, така че да можете да направите най-информирания избор при следване на съветника.
Забележка: Няма да можете да добавяте събраните данни, ако получателят ви е използвал Hotmail или Yahoo, за да ви изпрати формуляра за събиране на данни.
Преди да започнете
Ако това е първият път, когато събирате данни с помощта на имейл съобщения, изпълнете следните стъпки:
-
Уверете се, че сте инсталирали следните приложения на вашия компютър:
-
Access 2007 или Access 2010.
-
Outlook 2007 или Outlook 2010. Трябва да имате инсталиран и конфигуриран Outlook на компютъра, който използвате за изпращане на имейл съобщения. Ако имате инсталиран Outlook, но все още не сте конфигурирали, стартирайте Outlook и следвайте инструкциите в съветника за стартиране на Outlook. За помощ със съветника вижте помощта за Outlook.
-
Ако планирате да използвате формуляр на InfoPath, уверете се, че сте инсталирали InfoPath 2007 или по-нова версия, и получателите ще трябва също да имат инсталиран InfoPath на компютрите си.
-
За да можете да преглеждате и редактирате формуляра, получателите на имейл трябва да имат или InfoPath, или имейл клиент, който поддържа HTML формат, инсталиран на компютъра си.
Формулярът, използван за събиране на данни чрез имейл съобщения, не е формуляр на Access. Съветникът генерира специален формуляр във формат HTML или InfoPath.
Идентифициране на база данни местоназначение. Базата данни може да бъде в. MDB или. accdb формат. Освен това се поддържат файловете. MDE и. accde. Ако не искате да използвате съществуваща база данни, трябва да създадете нова.
-
-
Можете да идентифицирате или създавате таблиците, които искате да са попълнени с данните от имейл отговори. Ако събирате данни за съществуващи таблици, се уверете, че таблиците не са само за четене и че имате необходимите разрешения, за да добавите или актуализирате тяхното съдържание.
Забележка: Типовете полета "прикачен файл", "автономериране", "OLE" и "много стойности" не могат да се събират с помощта на имейл съобщения
Ако вашата операция за събиране на данни е попълнена с две или повече таблици, трябва да създадете заявка за избиране и да я използвате като източник на записи на формуляра. Уверете се, че заявката включва всички задължителни полета от основните таблици. Ако използвате съществуваща заявка, уверете се, че заявката не е само за четене и че имате необходимите разрешения, за да добавите или актуализирате съдържанието. За повече информация относно създаването на заявка на базата на две или повече таблици вижте статията Въведение в заявките.
Съхранете данните като нови записи в следните ситуации:
-
Ако данните ще попълват множество таблици.
-
Ако в таблицата местоназначение няма поле за първичен ключ. Стойностите на първичния ключ са необходими, за да съпоставите всеки отговор на съществуващ запис. Ако вашата таблица местоназначение няма поле за първичен ключ, или да я добавите сега, или да присвоите съществуващо поле, което има уникални стойности като първичен ключ.
-
Ако в таблицата местоназначение няма записи. Ако таблицата е празна, съветникът предполага, че искате да добавите записи.
-
Ако имейл адресите на получателите не се съхраняват като поле в базата данни. Когато събирате данни за актуализиране на записи, няма да можете да въвеждате ръчно адресите в генерираното от съветника съобщение. Полето Address трябва да бъде в таблицата местоназначение или в таблица, която има релация с таблицата местоназначение.
Първи стъпки
-
Отворете базата данни, в която ще се съхраняват събраните данни.
-
За да добавите данните към една таблица, изберете таблицата в навигационния екран. За да попълните няколко свързани таблици, изберете заявката, която е обвързана с тези таблици.
-
Направете едно от следните неща, за да стартирате съветника.
-
В раздела външни данни , в групата събиране на данни щракнете върху Създаване на имейл.
-
Щракнете с десния бутон върху таблицата или заявката и след това щракнете върху събиране и актуализиране на данни по имейл.
Забележка: Ако таблицата не съдържа никакви полета или има само автономериране, OLE обект, прикачен файл или мултиоценен тип справочно поле, Access показва следното съобщение: избраната таблица или заявка няма полета, които поддържат събиране на данни с помощта на имейл.
-
Ако таблицата съдържа полета, които поддържат събиране на данни, съветникът започва. Ако таблицата местоназначение поддържа и добавяне, и актуализиране на данни, съветникът ще ви преведе през необходимите стъпки за събиране на данни чрез имейл съобщения.
Използвайте разделите по-долу като препратка за всички въпроси, които може да имате през следващите седем основни стъпки на процеса.
Изберете типа на формуляра за въвеждане на данни, който искате да изпратите
Изберете типа на формуляра, базиран на лекотата на използване за вас и получателите.
Избиране на HTML формуляр HTML формулярът може да бъде преглеждан и редактиран от всеки потребител, чийто клиент за електронна поща поддържа HTML
Изберете формуляр на Microsoft InfoPath Ще видите тази опция само ако InfoPath е инсталиран на вашия компютър. Изберете тази опция само ако вашите получатели имат InfoPath и Outlook, инсталирани на компютрите си. Формуляр на InfoPath предлага по-добра среда за въвеждане и редактиране на данни
Следващата страница на съветника, която се показва, зависи от това дали обектът местоназначение поддържа актуализирането на данните. Ако обектът е заявка на базата на две или повече таблици или ако е таблица, която няма поле за първичен ключ или не съдържа никакви записи, съветникът предполага, че искате да добавите нови записи, и ви подканва да изберете полетата на формуляра. Във всички други случаи Съветникът ще ви подкани да укажете дали искате да добавите или актуализирате данни, преди да ви подкани да изберете полетата на формуляра.
Изберете дали да събирате нови данни, или да актуализирате съществуващи данни
Задайте какво искате да направите с данните. Типът на формуляра, който използвате, засяга броя нови записи, който даден получател може да ви изпрати в един отговор. Когато актуализирате данни, броят на записите, които трябва да бъдат актуализирани от получателя, определя броя на предварително завършените формуляри, които ще бъдат включени в дадено съобщение.
Забележка: За да добавите нови записи, въведете имейл адресите в адресното поле на имейл съобщението, когато се създаде съобщението. За да актуализирате съществуващи данни, имейл адресите на получателите трябва да се съхраняват като поле в базовата таблица или заявка или в свързана таблица.
Задаване на данните, които искате да се събират
При избиране на полета, които да се включат във формуляра ви, не е необходимо да включвате всяко поле, което съществува в основната таблица или заявка във формуляра. Обаче трябва да бъдат изпълнени следните условия:
-
Задължително поле: Полетата, маркирани със символа звездичка (*), са задължителни. Ако събирате нови записи, съветникът автоматично ще включи всички полета, чието задължително свойство е зададено на да. Ако всички необходими полета са празни, Access не успява да добави записа в таблицата.
-
Неподдържани типове полета: Няма да можете да включвате определени типове полета във формуляра, като например "автономериране", "прикачен файл", "OLE обект" или "многостойностини справочни полета".
-
Поле за първичен ключ: Потребителят ще може да въведе стойност в полето, когато добавяте записи, но не и отговорът няма да бъде обработен, ако зададената стойност е вече използвана.
Забележка: За всяко включено поле, под свойства на полеЗадайте етикет и щракнете върху само за четене , ако не искате потребителят да променя данните в това поле.
Указване на автоматична или ръчна обработка на данни
Можете да изберете автоматична или ръчна обработка на отговорите. Автоматичната обработка означава, че когато получите отговорите, Outlook и Access работят заедно, за да експортирате данните в таблиците местоназначение във вашата база данни. Автоматичната обработка може да ви спести време и усилия. Ръчна обработка само означава, че започвате операцията за експортиране, за да прехвърлите данните от зададена папка в Outlook, към таблицата местоназначение в Access.
Отговорите се експортират успешно в таблицата местоназначение, при условие че са изпълнени следните условия в момента, в който отговорите достигнат вашата пощенска кутия:
-
Outlook трябва вече да се изпълнява на вашия компютър. Ако Outlook не се изпълнява, обработката започва следващия път, когато стартирате Outlook.
-
Access не трябва да бъде защитен с парола и не трябва да бъде отворен в монополен режим. Името или местоположението на базата данни не трябва да се променя, след като сте изпратили имейл съобщението.
-
Имената на таблиците и заявките и свойствата на полетата, включени във формуляра, не трябва да се променят, след като сте изпратили имейл съобщението.
-
Трябва да имате необходимите разрешения, за да добавите или актуализирате съдържанието на основните таблици и заявки.
Забележка: Ако автоматичната обработка е неуспешна, опитайте да поправите всякакви проблеми и след това ръчно Експортирай отговорите, които са неуспешни. Всички отговори, които достигнат до вашата папка "Входящи", след като решите проблемите, продължават да се обработват автоматично.
Задаване на свойства за управление на автоматичната обработка на отговорите
За да зададете различна папка в Outlook, където се съхраняват отговорите, на страницата Задайте как искате да обработите отговорите на съветника щракнете върху името на папката. В диалоговия прозорец избор на папка изберете друга папка или щракнете върху Създай , за да създадете нова папка.
Ако щракнете върху Задаване на свойства, за да управлявате автоматичната обработка на отговорите , за да промените или прецизирате настройките за импортиране, вижте таблицата по-долу за информация относно наличните опции:
|
Опция |
Резултат |
|---|---|
|
Отхвърляне на отговори от тези, на които не сте изпратили съобщението |
Отметнете това квадратче, ако искате само онези отговори, които са изпратени от първоначалните получатели на съобщението ви, да бъдат обработени автоматично. Отговори от други хора се съхраняват в папката местоназначение, но не се обработват автоматично. |
|
Приемайте множество отговори от всеки получател |
Отметнете това квадратче, ако искате да се обработват автоматично първите отговори от всеки получател. Второто и следващите отговори се съхраняват в папката местоназначение, но не се обработват автоматично. Забележка: Тази настройка само управлява броя на отговорите, а не броя на записите в един отговор, които се обработват. С други думи, ако изпратите формуляр на InfoPath, потребителят може да ви изпраща множество записи в един отговор и Access автоматично обработва всички записи в отговора, дори ако това квадратче не е отметнато. |
|
Позволявай само актуализациите на съществуващите данни |
Когато получателите използват формуляр на InfoPath за актуализиране на данни, те могат да изпращат нови записи в допълнение към актуализирането на съществуващите записи. Отметнете това квадратче, за да обработвате само актуализациите за съществуващите записи. |
|
Брой на отговорите, които трябва да бъдат обработени |
Въведете общия брой отговори (от всички получатели), които искате да се обработват автоматично. Ако искате всички отговори да се обработват автоматично, въведете голяма стойност, като например 5000, в текстовото поле. Отговорите, които са получени след достигане на зададената стойност, се съхраняват в папката местоназначение, но не се обработват автоматично. |
|
Дата и час за спиране |
Задайте кога автоматичната обработка на отговорите трябва да спре за това имейл съобщение. Получените отговори след тази дата и час се съхраняват в папката местоназначение, но не се обработват автоматично. |
За да промените тези опции на по-късна дата, в раздела външни данни , в групата събиране на данни щракнете върху управление на отговори. В диалоговия прозорец управление на съобщения за събиране на данни изберете съобщението, за което искате да промените настройките, и след това щракнете върху Опции за съобщения. Промените, които правите в диалоговия прозорец, засягат всички следващи отговори, които получавате за това съобщение.
Ръчно обработване на отговори
За да контролирате кога и кои отговори да се обработват, не избирайте опцията за автоматичния процес. Отговорите ще бъдат съхранени в посочена папка в Outlook, докато не изберете и щракнете с десния бутон върху всеки отговор в папката, след което щракнете върху експортиране на данни в Microsoft Access в контекстното меню.
В някои случаи може да се наложи и ръчно да обработвате отговорите, които не са обработени автоматично.
Помнете следното, преди да експортирате данни
-
Базата данни на Access не може да се отвори в монополен режим, а името или местоположението на базата данни не трябва да се променя, след като сте изпратили имейл съобщението.
-
Имената на таблиците и заявките и свойствата на полетата, включени във формуляра, не трябва да се променят, след като сте изпратили имейл съобщението.
-
Трябва да имате необходимите разрешения, за да добавите или актуализирате съдържанието на основните таблици и заявки.
Изберете как искате да зададете имейл адресите на получателите
Ако събирате нова информация само, можете да укажете имейл адресите по два начина:
-
Въведете имейл адресите поотделно в имейл съобщение на Outlook или изберете адресите от адресната книга.
-
Използвайте полето за имейл адрес в таблицата или заявката на текущата база данни на Access.
Забележка: Когато събирате данни, за да актуализирате съществуващи записи, не виждате този диалогов прозорец, тъй като получателите на имейл адресите трябва първо да бъдат налични като поле в базата данни.
Въвеждане на имейл адресите директно в Outlook
Ако указвате получателите си в Outlook, можете да визуализирате и персонализирате съобщението, преди да го изпратите. В основния текст на имейл съобщението включва кратко въведение и формуляр. Препоръчително е да не правите никакви промени във формуляра. Промените в структурата на формуляра може да доведат до това, че отговорът не е обработен.
Използване на имейл адресите, съхранени в поле в базата данни
Опцията за избор на свързана таблица препраща към таблици, които са свързани. За да преглеждате или редактирате релации между таблици във вашата база данни, в инструменти за бази данни. Tab, в групата релации щракнете върху релации .
За повече информация относно релациите вижте статията ръководство за релациите между таблиците.
Преглед и указване на списъка с получатели
Окончателната основна стъпка включва визуализиране и персонализиране на имейл съобщение, фино настройване на списъка с получатели и след това изпращането на съобщението за събиране на данни.
Създаване и изпращане на имейл съобщение
Когато Съветникът ви информира, че вече можете да създадете имейл съобщението, и ви показва как да преглеждате състоянието на имейл с помощта на командата управление на отговори , може да се покажат някои предупреждаващи съобщения. Таблицата по-долу описва всяко предупреждение и действието, което можете да предприемете, за да го решите:
|
Предупреждаващо съобщение |
Описание |
S olution |
|---|---|---|
|
Някои записи не съдържат валиден адрес в полето за имейл адрес. Няма да бъдат върнати данни за тези редове. |
Полето за имейл адрес, което сте избрали, съдържа нулеви стойности. |
Ако искате да съберете данни за всеки запис, излезте от съветника и заместете празните стойности с имейл адреси. След това стартирайте съветника отново. |
|
В момента имате ексклузивно заключване на базата данни; автоматичната обработка ще е неуспешна, докато не бъде издадена ключалката. |
В момента имате отворена база данни в монополен режим. |
Ако сте избрали да има автоматично обработени отговори, обработката е неуспешна, защото Access не може да добави или актуализира база данни, в която има изключителна ключалка. Затворете и отворете отново базата данни в режим, който не е изключителен, веднага след изпращането на съобщението |
|
Тези имейл съобщения може да съдържат данни, които са поверителни или с чувствителна природа. |
Събирате данни, за да актуализирате съществуващи записи, а формулярът, който искате да изпратите, ще бъде попълнен предварително със съществуващи данни. |
Ако някои полета на формуляра включват поверителни данни, върнете се в стъпката на съветника, където сте избрали полетата и премахнете полетата, които съдържат поверителни данни от формуляра |
След като визуализирате и персонализирате съобщението, можете да филтрирате полето за имейл адрес и да изберете получателите. Изберете имейл адресите, които искате да използвате, като изберете съответните квадратчета за отметка. Ако видите диалогов прозорец, в който се изброяват невалидни имейл адреси, отбележете адресите в списъка и щракнете върху изход. Проверете невалидните адреси, направете необходимото корекция и след това опитайте да изпратите повторно съобщението.
