Центърът за записи е предназначен да служи като централно хранилище, в което дадена организация може да съхранява и управлява всички свои записи, например правни или финансови документи. Центърът за записи поддържа целия процес на управление на записи – от събирането на записите, през управлението на записи и разполагането със записи.
Шаблонът за сайт "Център за записи" прилича на останалите сайтове на SharePoint по това, че служи като общо хранилище за документи и позволява съвместна работа между потребителите на сайта. Шаблонът за сайт "Център за записи" обаче е предварително конфигуриран сайт, създаден специално, за да помогне на организациите да реализират своите програми за управление и съхранение на записи. Създаването на версии, проверката, управлението на метаданни, откриването на електронни данни и маршрутизирането на персонализуеми записи са вградени функции, които могат да ви помогнат да управлявате записите по-ефективно.
Забележка
В SharePoint въведохме използването на етикети за съхранение за деклариране на съдържание като записи, което на практика заменя необходимостта от използване на центъра за записи. Ако използвате центъра за записи, можете да продължите да го използвате заедно с етикетите за съхранение. Но вървейки напред, за целите на управлението на записите ви препоръчваме да използвате етикети за съхранение вместо центъра за записи.
Дефиниране на план за управление на записи
На най-високо ниво има две основни стъпки, свързани с проектирането на сайт на център за записи за внедряване на програма за управление на записи:
- Организацията трябва да разработи стратегия за управление на записите и официален план за управление на записите. Това е съвместно усилие, което включва координация между ръководителите на записи, служителите по съответствието, ИТ специалистите и служителите, работещи с информация.
- След това организацията трябва да конфигурира един или повече сайтове на центъра за записи, за да реализира своя план за управление на записите.
Разделите по-долу описват основните елементи, включени във всяка от тези стъпки.
Планиране на управлението на записи
Преди дадена организация да може да конфигурира сайт "Център за записи" като свое решение за управление на записи, тя трябва да разработи официален план за своята стратегия за управление на записите. Конкретните елементи на официалния план за управление на записите вероятно са уникални за отделните организации или фирми. На практика обаче всички планове за управление на записи включват следните документи и процеси:
План за файлове Планът за файлове описва типовете документи или елементи, които дадена организация признава като официални бизнес записи. Тя показва къде се съхраняват тези записи и предоставя информация, която отличава един тип запис от друг. Планът за файловете служи като изчерпателна колекция от правила, процеси и указания за създаване, съхраняване и управление на записи. Планът за файлове трябва да обхваща всички записи, независимо от медиите, включително хартия, блогове, wiki сайтове, имейл и електронни файлове. Той трябва също да укаже как всеки запис се класифицира, защитава и в крайна сметка унищожава. То трябва също така да включва съображения за специални категории досиета, като например поверителни, жизненоважни, търговски тайни или привилегировани досиета. И накрая, планът за файловете трябва да указва хората, които са отговорни за управлението на всеки тип запис.
Библиотеки със записи Библиотеките със записи са основно библиотеки с документи, които създавате, за да класифицирате и съхранявате важни записи. Създавате библиотека със записи за всеки тип запис, който искате да запазите. Записите се маршрутизират автоматично към съответната библиотека въз основа на настройките, конфигурирани в организатора на съдържание.
Типове съдържание Създавате типове съдържание, за да определите типовете записи, необходими на вашата организация, за да съхранява, и да идентифицирате уникалните свойства за всеки тип запис. Чрез дефиниране на типове съдържание за определени видове записи вашата организация може да гарантира, че всяка от тези групи съдържание се управлява по последователен начин. Документите на Office, PDF файловете, TIFF файловете, имейлът, разговорите с незабавни съобщения, видеоклиповете и физическите записи могат да бъдат класифицирани и съхранявани с типовете съдържание, които създавате. Всеки запис, наречен "договор", например, ще бъде третиран по същия начин и по последователен начин в рамките на системата за управление на записи на SharePoint. Използването на типове съдържание за класифициране и съхраняване на записи е алтернативен метод на използването на библиотеки със записи.
График за съхранение Графикът за съхранение указва колко време трябва да бъде запазен всеки тип запис в плана за файлове (периодът му на съхранение) и процеса за премахването му, когато достигне края на този период (процес на неговото ликвидиране). Указанията в графика за съхранение обикновено се базират на законови изисквания, рискове за организацията и бизнес нужди. Освен това графикът за съхранение обикновено описва непредвидените ситуации при управление на риска, които определят периода на съхранение за всеки тип запис.
Документ за изисквания за съответствие Един документ с изискванията за съответствие определя правилата, към които трябва да се придържат ИТ системите за управление на записи, възможностите, които трябва да имат, и видовете редовен мониторинг, който трябва да поддържат, за да се гарантира съответствието.
- Formal process for suspending the disposition of records Този процес, който често се нарича задържане, описва подробно как дадена организация спира разпореждането със записи, когато възникнат събития като съдебни спорове, проверки или разследвания.
- Система за мониторинг и отчитане на работата със записи За да се гарантира, че служителите архивират, осъществяват достъп и управляват записи в съответствие с дефинирани правила и процеси, програмата за управление на записи трябва да има процес или система за наблюдение и отчитане на работата със записите.
Конфигуриране на сайт на център за записи
След като дадена организация се ангажира с подробно планиране на управлението на записи и разработи официален план за управление на записите, тя може да създаде и конфигурира сайт на център за записи, който да й помогне да реализира тази програма.
Трябва да изпълните следните стъпки, за да конфигурирате сайт на център за записи:
Създавате библиотеки със записи или списъци за управление и съхраняване на всеки тип запис, който е зададен в плана на файла.
- Препоръчваме ви да създадете по една библиотека със записи за всеки тип съдържание във вашия план за записи.
- Когато записите се подадат в центъра за записи, те се маршрутизират към съответния списък или библиотека.
Създайте колони за съответните библиотеки с документи, списъци или типове съдържание, които да съдържат и показват метаданните за всеки тип запис, който е зададен в плана за файла.
Задайте правилата за управление на информацията за всеки тип запис в сайта на центъра за записи. Тези правила трябва да отразяват периодите на съхранение и изискванията за проверка, които са указани в плана за съхранение и съхранението на файловете на вашата организация.
Конфигурирайте организатора на съдържание да маршрутизира всеки тип запис до подходящото местоположение. Когато записите се подават в сайта на центъра за записи ръчно или програмно, приложението използва тази функция, за да определи как да класифицира записа в рамките на сайта на центъра за записи и къде да го изпрати.