Можете да добавите специален тип колона към присъщ списък или библиотека, наречена колона с външни данни. Тази колона ви позволява да комбинирате колона с данни от външен източник на данни с други колони в основен списък или библиотека. Тъй като колоната с външни данни се добавя към собствен списък или библиотека, всички свързани функции за списък или библиотека работят, включително създаването на версии, одобрението, вкарването и извличането и прикачените файлове.
За повече информация вж. "Намиране на съдържание за външни данни".
Какво искате да направите?
- Преди да започнете
- Разбиране на примери за използване на колони с външни данни
- Създаване на колона с външни данни в списък или библиотека
- Актуализиране на колона с външни данни
- Обновяване на колона с външни данни
Преди да започнете
Работата с външни данни изисква няколко задължителни задачи, за да се разреши защитен достъп до данните. Информацията по-долу може да ви помогне да планирате следващите си стъпки. Освен това, ако имате проблеми при опит за работа с външни данни, тази информация може да ви помогне да идентифицирате проблема. За достъп до външни данни вие или администратор трябва да направите следното:
Подготовка на външния източник на данни Може да се наложи администратор да създаде акаунт и да предостави разрешения за източника на данни, за да се гарантира, че правилните хора имат достъп до данните и че данните няма да попаднат в чужди ръце. Във външна база данни администраторът може също да иска да създаде конкретни таблици, изгледи, заявки и т.н., за да ограничи резултатите само до това, което е необходимо, и да помогне за подобряване на производителността.
Конфигуриране на услуги и акаунти на SharePoint Администраторът трябва да активира услугите за свързване на бизнес данни и услугата за защитено хранилище.
Конфигуриране на услуги за защитено хранилище Администраторът трябва да направи следното: да определи най-добрия режим на достъп за външния източник на данни, да създаде целево приложение и да зададе идентификационните данни за целевото приложение.
Конфигуриране на услуги за свързване на бизнес данни Администраторът трябва да гарантира, че потребителят, който създава външния тип съдържание, има разрешение за хранилището на метаданни за свързване на бизнес данни и че съответните потребители имат достъп до външния тип съдържание, на който се базира външният списък.
Създаване на външен тип съдържание Потребителят трябва да дефинира външен тип съдържание, който съдържа информация за връзки, достъп, методи на работа, колони, филтри и други метаданни, използвани за извличане на данните от външния източник на данни.
Разбиране на примери за използване на колони с външни данни
Следващите раздели описват някои практически приложения на добавянето на колона с външни данни към списък или библиотека.
Договори с клиенти и информация за връзка Имате библиотека с документи, която съдържа договори с клиенти. Цялата информация за клиентите обаче се поддържа в специализирано приложение (например SAP или Microsoft CRM), което има източник на данни, който е външен за продуктите на SharePoint. Бихте искали да проследявате договорите на клиентите в библиотеката с документи, но се уверете, че свързаната с тях информация за клиентите е актуална и не се дублира ненужно нужно. Можете да направите това, като добавите една или повече колони с външни данни към библиотеката, за да свържете подходящото име и телефонен номер на клиента с всеки договор, съхранен в библиотеката. Колоната с външни данни улеснява въвеждането или актуализирането на правилната информация и автоматично извлича информацията за клиентите от външния източник на данни. В този случай можете също да създадете структуриран документ на Word, който повишава стойностите на колоните с външни данни в документ на Word, така че да можете да редактирате стойностите в информационния панел на документа или с помощта на контролите на съдържание на Word.
Основни данни за продукта с картини Създадохте библиотека с картини, която съдържа снимки на продуктите, продавани от вашата организация. Можете да добавите колона с външни данни към библиотеката, която осъществява достъп до името на продукта, кода на продукта и текущата цена от външна база данни. Вие обаче гарантирате, че когато се създаде външен тип съдържание, външните данни са само за четене. Правилата и процесите на вашата фирма изискват всички промени в информацията за продуктите да бъдат извършвани чрез системата за база данни. Но сега повече хора във вашата организация могат лесно да виждат цялата обща информация за продуктите заедно в един изглед на библиотека.
Създаване на колона с външни данни в списък или библиотека
Забележка
Създаването на колона с външни данни изисква разрешение "Сътрудничество " или по-високо в списъка или библиотеката.
Придвижете се до сайта на SharePoint и след това до списъка или библиотеката.
Забележка
Не можете да добавите колона с външни данни към външен списък.
Щракнете върху "Настройки на списък или списък с библиотеки>" или "Настройки на библиотеката".
В секцията "Колони" щракнете върху "Създаване на колона".
Въведете името на колоната, например "Клиент", и след това под "Типове колони" щракнете върху "Външни данни".
Под външен тип съдържание щракнете върху избирача за външен тип съдържание и след това изберете съответния елемент от списъка с външни типове съдържание, например CustomerCRM.
Решете как искате да се обработват действията, дефинирани за външния тип съдържание, като направите едно или повече от следните неща:
- За да покажете меню с едно или повече действия, щракнете върху "Показване на менюто с действия".
- За да накарате колоната с външни данни да изпълнява действието по подразбиране, когато е избрана, щракнете върху "Свържи тази колона с действието по подразбиране" за външния тип съдържание.
Под "Добавяне на колона", за да се покаже всяко от тези допълнителни полета, щракнете върху Избери всички полета или изберете едно или повече конкретни имена на полета, като например CustomerName и PhoneNumber.
Съвет
По подразбиране към всяко име на колона се добавя префикс на базата на името на колоната с външни данни. Добра идея е да дефинирате кратко име на колона, например CustID, особено ако добавяте много допълнителни колони. Ако бързото редактиране е разрешено за списъка или библиотеката, можете да използвате бързото редактиране, за да промените имената на колоните.
Актуализиране на колона с външни данни
Забележка
Актуализирането на колона с външни данни изисква разрешение "Сътрудничество " или по-високо в списъка или библиотеката.
- Придвижете се до сайта на SharePoint и след това до списъка или библиотеката.
- Добавете или редактирайте елемент в списъка или свойствата на библиотеката с документи.
- В текстовото поле за колоната с външни данни, например име на клиента, щракнете върху Избор на елемент с външни данни.
Авторът на външния тип съдържание трябва да дефинира как работи инструментът за избор на елемент на външни данни , като избере подходящо поле за самоличност и създаде един или повече филтри, така че да можете бързо да намерите правилната стойност. Ако това не е така, обърнете се за съдействие към автора на външния тип съдържание или към вашия администратор. - В диалоговия прозорец изберете подходящия запис, например Вяра Маринова, и след това щракнете върху OK.
Данните се актуализират във външния списък и външния източник на данни.
Обновяване на колона с външни данни
По причини, свързани с техническите показатели, данните в колоната с външни данни се кешират на сървър или услуга и може да не показват най-новите стойности от външната система за данни. За да гарантирате, че външните данни са актуални, можете да обновите колоната с външни данни. Бъдете обаче внимателни при операция за обновяване, тъй като тя може да отнеме много време в зависимост от това как са настроени външните данни.
Забележка
Обновяването на колона с външни данни изисква разрешение за сътрудничество или по-високо в списъка или библиотеката.
- Придвижете се до сайта на SharePoint и след това до списъка или библиотеката.
- В заглавката на колоната с външни данни щракнете върху "Обнови".
- На страницата за обновяване решете дали искате да обновите само текущата папка, или текущата папка и всички нейни подпапки.
- Щракнете върху OK.