Тази статия предоставя общ преглед на някои от основните концепции, свързани с работата с новите функции за управлявани метаданни в SharePoint Server. Тя обсъжда как новите функции за управлявани метаданни предоставят поддръжка за изпълнението на официални таксономии чрез управлявани изрази. Тя обяснява също как работят социалните етикети и как те са свързани с функциите на управляваните метаданни, като например управлявани изрази и корпоративни ключови думи.
В тази статия
Функции за управлявани метаданни
Новите функции за управлявани метаданни в SharePoint Server са разрешени от новото сервизно приложение за управлявани метаданни, което предоставя поддръжка за две основни неща:
- Публикуване на типове съдържание Споделяне на типове съдържание в колекции от сайтове и уеб приложения. За повече информация за публикуването на типове съдържание вж. "Въведение в типовете съдържание и публикуването на типове съдържание".
- Класификация Създаване и управление на йерархични колекции от централно управлявани изрази (наречени набори от изрази), които могат да се използват като атрибути за елементите в сайтовете на SharePoint. Тези набори от изрази могат да бъдат споделяни в колекциите от сайтове и уеб приложенията. Наборите от изрази могат да бъдат създавани и управлявани чрез функция, наречена инструмент за управление на хранилище за изрази.
Основни термини и понятия
Има няколко ключови термина и концепции, които е полезно да разберете, когато работите с различните функции за метаданни в SharePoint Server. Разбирането на тези понятия ще ви помогне да разберете концептуалната информация, обяснена по-нататък в тази статия и в други статии за функциите на управляваните метаданни.
Класификация
Класификацията е йерархична класификация на думи, етикети или термини, които са организирани в групи въз основа на сходства. Дадена таксономия може да бъде определена и управлявана централно от един или повече лица. Международната индустриална класификация Standard (ISIC), която е разработена от ООН, е известен пример за индустриална таксономия, която се използва за класифициране на икономически данни. Класификаторите са полезни, защото осигуряват логична, йерархична структура от метаданни, която може да се използва за съгласувана класификация на информацията.
Фолклорна сономия
Фолксономията е класификацията, която се получава, когато потребителите на уеб сайта съвместно прилагат думи, етикети или термини към съдържанието на сайта. Ако някога сте виждали облак от етикети в уеб сайт, тогава сте виждали визуализация на фолксономия. По-долу показва уеб част "Облак от етикети" в сайт на SharePoint. Подходът, базиран на фолксономия, към метаданните може да бъде полезен, защото използва знанията и опита на потребителите на сайта и създателите на съдържание и позволява класификацията на съдържанието да се развива с променящите се бизнес нужди и интереси на потребителите.
Набор от изрази
Наборът от изрази е група от свързани изрази.
В зависимост от това къде е създаден наборът от изрази, неговият обхват може да бъде локален или глобален:
- Локалните набори от изрази се създават в контекста на колекция от сайтове и са достъпни за използване (и видими) само за потребителите на тази колекция от сайтове. Ако например добавите колона "Управлявани метаданни" към списък или библиотека и създадете нов набор от изрази за тази колона, тогава наборът от изрази е локален за колекцията от сайтове, която съдържа този списък или библиотека.
- Глобалните набори от изрази са налични за използване във всички сайтове, които са абонирани за конкретно приложение на услугата за управлявани метаданни.
Наборите от изрази могат да бъдат конфигурирани да бъдат затворени, което означава, че потребителите не могат да добавят нови изрази към тях, когато въвеждат стойност за колона, която съответства на набора от изрази. Те също могат да бъдат конфигурирани да бъдат отворени, което означава, че потребителите могат да добавят нови изрази към набора от изрази, когато актуализират стойността за колона, която съответства на набора от изрази.
Термин
Терминът е отделен елемент в набор от изрази и представлява конкретна дума или фраза, която може да бъде свързана с елемент на сайт на SharePoint Server. Терминът има уникален ИД и може да има много различни текстови етикети (синоними). Ако работите върху многоезичен сайт, той може също да има етикети на различни езици.
Има два вида термини:
Управлявани условия
Управляваните изрази обикновено са предварително дефинирани и организирани в йерархичен набор от изрази, зададени от администратора на хранилището за изрази или друго лице с разрешения за работа с управлявани метаданни.
Корпоративни ключови думи
Корпоративната ключова дума е дума или фраза, която се добавя към елементи в сайт на SharePoint. Корпоративните ключови думи са организирани в един набор от нейерархични изрази в инструмента за управление на хранилище за изрази, наречен набор от ключови думи. Тъй като потребителите обикновено могат да добавят всяка дума или фраза към даден елемент като ключова дума, корпоративните ключови думи могат да се използват за маркиране в стил фолксономия. Администраторите на хранилището за изрази или други лица с разрешение за управление на метаданни могат да изберат да преместят ключови думи извън набора от изрази "Ключови думи" в конкретен управляван набор от изрази, при което ключовите думи ще станат достъпни в контекста на определен набор от изрази. Администраторите на хранилището за изрази могат също да изберат да направят набора ключови думи затворен, така че потребителите да не могат да въвеждат нови ключови думи и да бъдат ограничени до използването на съществуващи ключови думи.
Групиране
Групите дефинират граници на защита. Групата е набор от набори от изрази, всички които споделят общи изисквания за защита. Само потребители, които са определени като сътрудници на определена група, могат да управляват набори от изрази, които принадлежат на групата, или да създават нови набори от изрази в нея. Организациите трябва да създадат уникални групи за набори от изрази, които ще имат уникални нужди за достъп или защита.
Инструмент за управление на хранилище за изрази
Инструментът за управление на хранилища за изрази е инструментът, който могат да се използват от таксономистите, администраторите и другите лица, управляващи таксономии, за да създават, импортират и управляват набори от изрази и изразите в тях. Инструментът за управление на хранилище за изрази показва всички глобални набори от изрази, както и всички локални набори от изрази, налични за колекцията от сайтове, от която имате достъп до инструмента за управление на хранилище за изрази.
Колона "Управлявани метаданни"
Колоната "Управлявани метаданни" е нов тип колона, която може да се добавя към списъци или библиотеки, така че потребителите на сайта или собствениците на съдържание да могат да избират стойности от определен набор от изрази управлявани термини и да ги прилагат към съдържанието. Една колона "Управлявани метаданни" може да се конфигурира да съпоставя съществуващ набор от изрази, а можете и да създадете нов набор от изрази специално за колоната. Ако създадете нов набор от изрази специално за колона "Управлявани метаданни", този набор от изрази ще бъде локален набор от изрази, който е достъпен за използване в рамките на колекцията от сайтове, където е създаден.
Колона "Корпоративни ключови думи"
Колоната "Корпоративни ключови думи" е колона, която можете да добавяте към типове съдържание, списъци или библиотеки, за да позволите на потребителите да обозначават елементи с думи или фрази, които те избират. По подразбиране това е многозначна колона. Когато потребителите въведат дума или фраза в колоната, им се представят предложения, насочени напред, които може да включват елементи както от управлявани набори от изрази, така и от набора от изрази "Ключови думи". Потребителите могат да изберат съществуваща стойност или да въведат нещо ново (ако наборът от изрази "Ключови думи" е конфигуриран да бъде отворен за добавяния от потребители).
Социални етикети
Социалните етикети са думи или фрази, които потребителите на сайта могат да прилагат към съдържание в сайта на SharePoint, за да им помогнат да категоризират информацията по смислени за тях начини. Социални етикети могат да се прилагат и към URL адреси извън сайт на SharePoint. Социалните тагове поддържат етикети, базирани на фолксономия. Социалният етикет се състои от указатели към три типа информация:
- Потребителска самоличност
- URL адрес на елемент
- Израз
Тези указатели се съхраняват в хранилището за социални етикети, което е част от сервизното приложение за потребителски профили. От техническа гледна точка социалните етикети не са част от функциите за управлявани метаданни в SharePoint Server, но се свързват с функциите за управлявани метаданни по няколко важни начина, които помагат за последователно използване на метаданни в организацията. Частта от израза на социален етикет сочи към израз в набора от ключови думи на хранилището за изрази за едно от приложенията на услугата за управлявани метаданни, към което е свързан сайт.
Например когато създавате нов социален етикет, имате възможност да избирате от съществуващите термини, които може да включват управлявани изрази, както и корпоративни ключови думи. Ако изберете един от тези съществуващи термини, вашият социален етикет ще съдържа указател към този израз. Ако изберете да не избирате съществуващ израз и създадете израз, който никога не е бил използван преди, за него се създава нова ключова дума в набора от изрази "Ключови думи" в хранилището за изрази и вашият нов социален етикет сочи към този израз.
По този начин ключовите думи, използвани в социални етикети, се добавят към набора от изрази "Ключови думи", видим в инструмента за управление на хранилище за изрази (ако те все още не съществуват там), и могат да бъдат управлявани от администраторите на хранилището за изрази. Освен това, когато потребителите прилагат корпоративни ключови думи или управлявани изрази към съдържание, като актуализират колона "Корпоративни ключови думи" или "Управлявани метаданни", могат да бъдат създадени автоматично социални етикети, така че тези изрази да са видими като етикети в информационни канали, облаци от етикети или профили в "Моят сайт". Собствениците на списъци или библиотеки могат да разрешават или забраняват публикуването на метаданни чрез актуализиране на настройките за корпоративни метаданни и ключови думи за списък или библиотека.
Когато добавите социален етикет към елемент, можете да укажете дали искате да направите вашата самоличност и URL адреса на елемента поверителни, но изразът, който се съхранява в хранилището за изрази, винаги е публичен.
Използването на социални етикети е полезно, защото позволява на потребителите на сайта да подобрят откриваемостта на съдържание и информация в сайта.
За повече информация относно последиците от социалното маркиране за поверителността и защитата вижте "Последици от социалното маркиране за поверителността и защитата".
Маркиране
В най-общия си смисъл маркирането може да се отнася просто до акта на прилагане на метаданни към даден елемент, независимо дали е управлявани метаданни, или социален етикет. В тази статия глаголът "tag" се използва в този смисъл и не се ограничава до социални етикети.
Сценарии с метаданни: от класификации до фолксономии
Функциите за управление на метаданни в SharePoint Server поддържат редица подходи към управлението и използването на метаданни. Представете си този диапазон като вид континуум. В единия край на този континуум има таксономии, които са формални, централно управлявани, йерархични групи от термини. В другия край на този диапазон има фолксономии, които са съвместните класификации, които се получават, когато хората прилагат тагове свободно към съдържанието.
SharePoint Server поддържа както крайностите на този континуум, така и точки по пътя. В единия край на континуума можете да реализирате формални таксономии чрез управлявани изрази и набори от изрази. От друга страна има поддръжка за корпоративни ключови думи и социални етикети, като и двете позволяват на потребителите на сайта да маркират съдържание с ключови думи по техен избор.
Между тези крайни точки можете да прилагате гъвкави степени на структура и контрол към метаданните и можете да регулирате обхвата, в който прилагате тази контрола, като изберете да я направите глобална за различните сайтове или локална за определени сайтове. Например имате възможност да конфигурирате наборите от изрази да бъдат затворени или отворени за потребителски приноси. Можете да изберете дали да използвате корпоративни ключови думи и социални етикети заедно с управлявани изрази, или не. SharePoint Server позволява на организациите да комбинират предимствата на официалните, управлявани таксономии с динамичните предимства на социалните етикети по персонализирани начини.
Диаграмата по-долу илюстрира как различните видове решения, базирани на SharePoint, може да изискват различни подходи към метаданните въз основа на бизнес нуждите.
Предимства на управляваните метаданни
Има няколко предимства от използването на управлявани метаданни в различните сайтове в организация:
Съгласувано използване на метаданни Функциите за управлявани метаданни в SharePoint Server ви позволяват да прилагате регулируеми степени на контрол към метаданните, които се добавят към съдържанието. С наборите от изрази и управляваните изрази можете да установите контрол върху типовете изрази, които са налични за добавяне към съдържанието, и можете да контролирате кой може да добавя нови изрази. Можете също да ограничите използването на корпоративни ключови думи до определен списък с ключови думи, като конфигурирате набора от изрази "Ключови думи" като затворен.
Когато едни и същи термини се използват еднакво в различните сайтове, е по-лесно да се изградят стабилни процеси или решения, които разчитат на метаданни. Освен това работата на потребителите с метаданни в сайтове, списъци и библиотеки, както и в клиентските програми на Office, улеснява потребителите на сайтовете при прилагането на съгласувани метаданни към своето съдържание.
Подобрена откриваемост на съдържание Когато съдържанието в сайтовете в организацията има съгласувани метаданни, е по-лесно да намирате и осъществявате достъп до бизнес информация и данни с помощта на търсене. Новите функции за търсене, като например панелът за уточняване, който се показва от лявата страна на страницата с резултатите от търсенето, позволяват на потребителите да филтрират резултатите от търсенето въз основа на метаданни.
Освен това можете да конфигурирате навигацията на метаданни за списъци и библиотеки, за да позволите на потребителите да създават динамични изгледи на информация въз основа на конкретни полета за метаданни. Потребителите могат да навигират в библиотеките по папки или по обобщени метаданни, а след това да прецизират резултатите с помощта на допълнителни ключови филтри.
Повишена гъвкавост Функциите "Управлявани метаданни" улесняват администраторите на хранилището за изрази (или други лица с разрешения за актуализиране на управлявани метаданни) да поддържат и адаптират вашите метаданни с развитието на бизнес нуждите. Можете лесно да актуализирате набор от изрази в инструмента за управление на хранилище за изрази, и нови или актуализирани изрази автоматично ще станат достъпни за използване навсякъде, където има колона "Управлявани метаданни", свързана с този набор от изрази. Ако обедините няколко израза в един израз, съдържанието, обозначено с етикет с тези изрази, се актуализира автоматично, за да отрази тази промяна. Можете да зададете няколко синоними (или етикета) за отделни термини. Ако вашият сайт е многоезичен, можете също да зададете многоезични етикети за отделни термини.
Управление на метаданни
Планиране и конфигуриране на управлявани метаданни
Вашата организация може да иска да се ангажира с известна степен на планиране, преди да започнете да използвате функциите за управлявани метаданни. Степента на планиране, която се изисква, е повече или по-малко пропорционална на степента на официалност и контрол, които искате да наложите на метаданните.
Ако искате да позволите на потребителите да помогнат за разработването на вашата класификация, можете просто да накарате потребителите да добавят ключови думи към елементите и след това да ги организират в набори от изрази, ако е необходимо.
Ако вашата организация иска да използва управлявани набори от изрази, за да реализира формални предварително дефинирани класификации, тогава ключовите заинтересовани лица с пряк интерес към структурата на класификацията, трябва да си сътрудничат за планирането и разработването на наборите от изрази и термините, които да се използват. За повече информация за този процес на планиране вж. "Условия на план" и "набори от срокове". За повече информация относно конфигурирането на сервизно приложение за управлявани метаданни вж. "Администриране на управлявани метаданни".
След като ключовите заинтересовани лица в организацията се споразумеят за задължителните набори от изрази, можете да използвате инструмента за управление на хранилище за изрази, за да импортирате или създадете вашите набори от изрази и да управлявате и поддържате наборите от изрази, докато потребителите започнат да работят с метаданните. Ако за вашето уеб приложение е конфигурирано сервизно приложение за управлявани метаданни и вие сте администратор на колекция от сайтове или назначен администратор на хранилище за изрази, можете да отидете до инструмента за управление на хранилище за изрази, като щракнете върху "Настройки на сайта " в менюто "Действия за сайта " и след това върху "Управление на хранилище за изрази " под "Администриране на сайта".
Създаване и управление на набори от изрази
Инструментът за управление на хранилище за изрази предоставя дървовидна контрола, която можете да използвате, за да извършвате повечето задачи. Вашата потребителска роля за този инструмент определя какви задачи можете да изпълнявате. За да работите в инструмента за управление на хранилище за изрази, трябва да сте администратор на сървърна група, администратор на хранилище за изрази или някой, който е бил определен като ръководител на група или сътрудник за набори от изрази. За подробна информация относно тези роли вж. "Роли на управлявани метаданни".
За да извършите действия с елемент в рамките на йерархията, посочете името на приложението, групата, набора от изрази или термина, които искате да модифицирате, щракнете върху стрелката, която се показва, и след това използвайте менюто, за да изберете желаните действия.
Например:
Ако сте администратор на хранилище за изрази, можете да създавате или изтривате групи в приложение на услугата за управлявани метаданни.
Ако сте администратор на хранилище за изрази или ръководител на група, можете да създавате, импортирате или изтривате набори от изрази в група. Сътрудниците на набори от изрази могат да създават нови набори от изрази.
Ако сте администратор на хранилище за изрази, мениджър на група или сътрудник с набор от изрази, можете да създавате или да използвате повторно изрази в набор от изрази, както и да копирате, премествате или изтривате избран набор от изрази.
Ако сте администратор на хранилище за изрази, мениджър на група или сътрудник с набор от изрази, можете да създавате, копирате, използвате повторно, обединявате, отхвърляте, премествате или изтривате отделни изрази в набор от изрази.
На всяко ниво на йерархията можете да конфигурирате конкретни свойства за група, набор от изрази или израз с помощта на екрана за свойства , който се показва вдясно от контролата на дървото на хранилището за изрази.
Ако например конфигурирате набор от изрази, можете да използвате екрана " Свойства ", за да укажете подробни данни, като например име, описание, собственик, контакт и заинтересован човек. Можете да укажете дали искате набор от изрази да бъде отворен, или затворен за нови заявки от потребители. Можете също да укажете дали искате наборът от изрази да бъде наличен за маркиране с етикети. Ако решите да направите даден набор от изрази недостъпен за маркиране с етикет, той няма да е видим за повечето потребители. Ако например даден набор от изрази все още е в процес на разработка, може да изберете да го направите недостъпен за маркиране.
Прилагане на метаданни
Маркиране на съдържание с управлявани изрази
Ако колона "Управлявани метаданни" е добавена към тип съдържание, списък или библиотека, собствениците на съдържание могат да обозначават своето съдържание с контролирани изрази от определен набор от изрази, като редактират свойствата за списък или елемент от библиотека и след това актуализират съответните полета във формуляра за редактиране на свойствата за елемента или документа. Колоните с управлявани метаданни са лесни за идентифициране, защото показват икона на етикет, която може да се използва за стартиране на диалоговия прозорец за избор на изрази.
Можете да използвате инструмента за избор на изрази, за да изберете израз от йерархията на набор от изрази. Това е полезно, ако не сте запознати с условията, които може да са налични. Ако даден набор от изрази е конфигуриран да бъде отворен и колоната "Управлявани метаданни" за него позволява попълване на стойности, може да имате възможност да добавите нов израз към набор от изрази. Или може просто да имате опцията да изпратите обратна връзка на посочения контакт за набора от изрази.
Когато можете да започнете да въвеждате думата, която искате, автоматично ви се предлагат наличните изрази въз основа на това, което сте започнали да въвеждате, и можете да изберете този, който искате. Може да видите информация в скоби след члена, която показва името на набора от изрази и йерархията за израза. Това може да ви помогне да избирате измежду подобни термини.
Ако се предлагат дублирани или подобни изрази, може също да виждате описателен текст, който администраторът на хранилището за изрази е конфигурирал за израза, за да помогне на потребителите да направят подходящ избор.
Маркиране на съдържание с корпоративни ключови думи
Ако колона "Корпоративни ключови думи" е добавена към тип съдържание, списък или библиотека, тогава собствениците на съдържание (или всеки с разрешения за сътрудничество за списъка или библиотеката) могат да обозначават съдържание с налични управлявани термини или ключови думи, като редактират свойствата на елемент на списък или библиотека и въведат ключовите думи, които искат, в полето " Корпоративни ключови думи ". Ако съществува съвпадащ или подобен израз, той ще бъде предложен и можете да го изберете. Или можете да добавите нова ключова дума, ако наборът от изрази "Ключови думи" е конфигуриран да бъде отворен за нови изрази. Полето "Корпоративни ключови думи" е с множество стойности, така че можете да добавите няколко ключови думи към елемент.
Маркиране на съдържание със социални етикети
Ако функцията за маркиране от социални мрежи е разрешена, можете да маркирате съдържание на сайт на SharePoint, което намирате за смислено или интересно. За да маркирате страница с етикет, можете да използвате иконата на етикет, която се показва в горния край на страницата.
За да обозначавате с етикети документи или елементи от списък, можете да използвате командата за етикет, която се показва в раздела "Библиотека " или "Списък " на лентата.
Когато започнете да въвеждате етикета или етикетите, които искате да приложите, можете да избирате от съществуващи ключови думи или управлявани термини или можете да добавите нови ключови думи, ако наборът от изрази "Ключови думи" е отворен.
Имате също опцията за маркиране на съдържание на външни сайтове, като например други интранет сайтове или интернет сайтове, като добавите инструмента за етикети и бележки на SharePoint към своя браузър. За повече информация относно маркирането на външни сайтове вж. "Първи стъпки в "Моят сайт".
За повече информация относно функциите за маркиране със социални мрежи вж. темите "Използване на етикети и бележки за споделяне на информация с колеги ".