Забележка: За информация за събирането на данни в Access 2016 и по-нови версии вижте Импортиране, експортиране SQL Server.
Можете да събирате или актуализирате информация чрез имейли с помощта на Microsoft Access 2007 или Access 2010 с Microsoft Outlook 2007 или Microsoft Outlook 2010. Access ви превежда през създаването на формуляр за събиране на данни и изпращането на формуляра в имейл съобщение. Когато получателите на имейла ви върнат завършените формуляри, можете да изберете събраните данни да се обработват и съхраняват автоматично в указана база данни на Access. Този метод за събиране на данни може да ви спести време и усилия, които обикновено са включени в процеса на копиране и поставяне или ръчно въвеждане на данни. Ето някои сценарии, при които можете да използвате този процес за събиране на данни:
Проучвания Можете да направите проучване и да съставите резултатите, като първо създадете база данни на Access с необходимите таблици, за да съхраните резултатите, и използвате съветника, за да генерирате формуляр за проучване, и след това ги изпратите по пощата на участниците в проучването. Когато участниците отговорят, данните от проучването се съхраняват автоматично в базата данни.
Отчети за състоянието Независимо дали става въпрос за последното състояние на ниво наличност, или актуална информация за чакащи проблеми, вашият екип може да ви информира, като ви изпраща имейл съобщения, които съдържат текущата информация през определени интервали.
Управление на събития Когато организирате конференция, обучение или други събития, можете да изпратите един или повече формуляри като имейл съобщение, за да съберете информация за връзка, предпочитания за пътуване и хотел и т.н. Ако изберете отговорите да се обработват автоматично, участниците ще могат да променят предпочитанията си по всяко време, без да се налага да Ви уведомяват, като вие винаги имате достъп до най-новите данни с цел вземане на решения.
Тази статия обяснява какво трябва да използвате, как да започнете да използвате съветника и след това ви дава допълнителна информация за различните стъпки, така че да можете да направите най-информирания избор, докато следвате съветника.
Забележка: Няма да можете да добавите събраните данни, ако получателят е използвал Hotmail или Yahoo, за да ви изпрати формуляра за събиране на данни.
Преди да започнете
Ако това е първото ви събиране на данни с помощта на имейл съобщения, изпълнете следните стъпки:
-
Уверете се, че сте инсталирали следните приложения на вашия компютър:
-
Access 2007 или Access 2010.
-
Outlook 2007 или Outlook 2010. Трябва да имате Инсталиран и конфигуриран Outlook на компютъра, който използвате за изпращане на имейл съобщения. Ако outlook е инсталиран, но все още не е конфигуриран, стартирайте Outlook и следвайте инструкциите в съветника за стартиране на Outlook. За помощ със съветника вижте Помощта за Outlook.
-
Ако имате намерение да използвате формуляр на InfoPath, уверете се, че имате инсталирано InfoPath 2007 или по-нова версия и получателите също трябва да имат инсталиран InfoPath на компютрите си.
-
Получателите на имейла трябва да имат или InfoPath, или имейл клиент, който поддържа HTML формат, инсталиран на компютрите им, за да могат да преглеждат и редактират формуляра.
Формулярът, използван за събиране на данни чрез имейл съобщения, не е формуляр на Access. Съветникът генерира специален формуляр във формат HTML или InfoPath.
Идентифициране на база данни местоназначение. Базата данни може да бъде във формат на .mdb или .accdb. Освен това се поддържат .mde и .accde файлове. Ако не искате да използвате съществуваща база данни, трябва да създадете нова.
-
-
Идентифицирайте или създайте таблиците, които искате да се попълват с данните от имейл отговорите. Ако събирате данни за съществуващи таблици, уверете се, че таблиците не са само за четене и че имате необходимите разрешения да добавяте или актуализирате съдържанието им.
Забележка: Типовете полета "Прикачен файл", "Автономериране", OLE и "Многозначни" не могат да се събират с помощта на имейл съобщения
Ако вашата операция за събиране на данни попълва две или повече таблици, трябва да създадете заявка за избиране и да я използвате като източник на записи на формуляра. Уверете се, че заявката включва всички задължителни полета от базовите таблици. Ако използвате съществуваща заявка, уверете се, че заявката не е само за четене и че имате необходимите разрешения да добавяте или актуализирате съдържанието й. За повече информация относно създаването на заявка въз основа на две или повече таблици вж. статията Въведение в заявките.
Съхранявайте данните като нови записи в следните ситуации:
-
Ако данните ще попълнят няколко таблици.
-
Ако таблицата местоназначение няма поле за първичен ключ. Стойностите на първичния ключ са необходими за нанасяне на всеки отговор на съществуващ запис. Ако вашата таблица местоназначение няма поле за първичен ключ, добавете го сега или присвоете съществуващо поле, което има уникални стойности като първичен ключ.
-
Ако таблицата местоназначение няма никакви записи. Ако таблицата е празна, съветникът предполага, че искате да добавите записи.
-
Ако имейл адресите на получателите не се съхраняват като поле в базата данни. Когато събирате данни за актуализиране на записи, няма да можете да въведете ръчно адресите в съобщението, генерирано от съветника. Адресното поле трябва да бъде в таблицата местоназначение или в таблица, която има релация с таблицата местоназначение.
Първи стъпки
-
Отворете базата данни, в която ще се съхраняват събраните данни.
-
За да добавите данните към една таблица, изберете таблицата в навигационния екран. За да попълните няколко свързани таблици, изберете заявката, която е обвързана с тези таблици.
-
Направете едно от следните неща, за да стартирате съветника:
-
В раздела Външни данни , в групата Събиране на данни щракнете върху Създаване на имейл.
-
Щракнете с десния бутон върху таблицата или заявката и след това щракнете върху Събиране и актуализиране на данни по имейл.
Забележка: Ако таблицата не съдържа полета или има само типове полета AutoNumber, OLE Object, Attachment или multivalued Lookup, Access показва следното съобщение: Избраната таблица или заявка няма полета, които поддържат събиране на данни с помощта на имейл.
-
Ако таблицата съдържа полета, които поддържат събиране на данни, съветникът се стартира. Ако таблицата местоназначение поддържа както добавянето, така и актуализирането на данни, съветникът ви превежда през необходимите стъпки за събиране на данни чрез имейл съобщения.
Използвайте следващите раздели като препратка за всички въпроси, които може да имате чрез следващите седем основни стъпки от процеса.
Изберете типа на формуляра за въвеждане на данни, който искате да изпратите
Изберете типа на формуляра въз основа на лекотата на използване за себе си и вашите получатели.
Избор на HTML формуляр HTML формулярът може да бъде преглеждан и редактиран от всеки потребител, чийто имейл клиент поддържа HTML
Избиране на формуляр на Microsoft InfoPath Ще виждате тази опция само Ако InfoPath е инсталиран на вашия компютър. Изберете тази опция само ако всички получатели имат InfoPath и Outlook инсталирани на компютрите си. Формулярът на InfoPath предлага по-добра среда за въвеждане и редактиране на данни
Следващата страница на съветника, която се показва, зависи от това дали обектът местоназначение поддържа актуализирането на данните. Ако обектът е заявка, базирана на две или повече таблици, или ако е таблица, която няма поле за първичен ключ или не съдържа никакви записи, съветникът предполага, че искате да добавите нови записи, и ви подканва да изберете полетата на формуляра. Във всички останали случаи съветникът ви подканва да укажете дали искате да добавите, или актуализирате данни, преди да поискате да изберете формулярните полета.
Изберете дали да се събират нови данни, или да се актуализират съществуващите данни
Задайте какво искате да направите с данните. Типът формуляр, който използвате, засяга броя на новите записи, които получателят може да ви изпрати в един отговор. При актуализиране на данните броят на записите, които трябва да бъдат актуализирани от получателя, идентифицира броя на предварително попълнените формуляри, които ще бъдат включени в съобщението.
Забележка: За да добавите нови записи, въведете имейл адресите в полето за адрес на имейл съобщението, когато съобщението се създава. За да актуализирате съществуващи данни, имейл адресите на получателите трябва да се съхраняват като поле в базовата таблица или заявка или в свързана таблица.
Задайте данните, които искате да се събират
Когато избирате полетата да бъдат включени във вашия формуляр, не е необходимо във формуляра да включвате във формуляра всяко поле, което съществува в базовата таблица или заявка. Трябва да бъдат изпълнени обаче следните условия:
-
Задължителни полета: Полетата, маркирани със символ звездичка (*), са задължителни полета. Ако събирате нови записи, съветникът автоматично ще включи всички полета, чието свойство Задължително е настроено на Да. Ако задължителните полета на някой запис са празни, Access не успява да добави записа към таблицата.
-
Неподдържани типове полета: Няма да можете да включите определени типове полета във формуляра, като например автономериране, прикачен файл, OLE обект или многозначни справочни полета.
-
Поле първичен ключ: Потребителят обаче ще може да въведе стойност в полето, когато добавя записи; отговорът няма да бъде обработен, ако зададената стойност вече се използва.
Забележка: За всяко включено поле под Свойства на полето задайте етикет и щракнете върху Само за четене , ако не искате потребителят да променя данните в това поле.
Задаване на автоматична или ръчна обработка на данни
Можете да изберете автоматична или ръчна обработка на отговорите. Автоматичната обработка означава, че когато получите отговорите, Outlook и Access работят заедно, за да експортират данните в таблиците местоназначение във вашата база данни. Автоматичната обработка може да ви спести време и усилия. Ръчната обработка само означава, че можете да започнете операцията за експортиране, за да прехвърлите данните от указана папка в Outlook, към таблицата местоназначение в Access.
Отговорите се експортират успешно в таблицата местоназначение, при условие че са изпълнени следните условия в момента, в който отговорите достигнат до вашата пощенска кутия:
-
Outlook трябва вече да се изпълнява на вашия компютър. Ако Outlook не се изпълнява, обработката започва следващия път, когато стартирате Outlook.
-
Access не трябва да е защитен с парола и не трябва да бъде отворен в монополен режим. Името или местоположението на базата данни не трябва да са променени, след като сте изпратили имейл съобщението.
-
Имената на таблиците и заявките и свойствата на полетата, включени във формуляра, не трябва да са променени, след като сте изпратили имейл съобщението.
-
Трябва да имате необходимите разрешения, за да добавяте или актуализирате съдържанието на базовите таблици и заявки.
Забележка: Ако автоматичната обработка е неуспешна, опитайте да коригирате всички проблеми и след това ръчно експортирайте отговорите, които са неуспешни. Всички отговори, които достигнат до вашата папка "Входящи", след като отстраните проблемите, продължават да се обработват автоматично.
Задаване на свойства за управление на автоматичната обработка на отговори
За да зададете друга папка на Outlook, в която да се съхраняват отговорите, в страницата Задайте как искате да обработите страницата с отговори на съветника щракнете върху името на папката. В диалоговия прозорец Избор на папка или изберете друга папка, или щракнете върху Създай , за да създадете нова папка.
Ако щракнете върху Задаване на свойства, за да управлявате автоматичната обработка на отговорите , за да промените или да направите фина настройка на настройките за импортиране, вижте таблицата по-долу за информация относно наличните опции:
|
Опция |
Result |
|---|---|
|
Отхвърляне на отговорите от тези, на които не сте изпратили съобщението |
Отметнете това квадратче, ако искате да се обработват автоматично само тези отговори, изпратени от първоначалните получатели на вашето съобщение. Отговорите от други хора се съхраняват в папката местоназначение, но не се обработват автоматично. |
|
Приемане на няколко отговора от всеки получател |
Отметнете това квадратче, ако искате автоматично да се обработва само първият отговор от всеки получател. Вторият и следващите отговори се съхраняват в папката местоназначение, но не се обработват автоматично. Забележка: Тази настройка контролира само броя на отговорите, а не броя на записите в рамките на единичен отговор, които се обработват. С други думи, ако изпратите формуляр на InfoPath, потребителят може да ви изпрати множество записи в един отговор и Access автоматично обработва всички записи в отговора дори ако това квадратче за отметка не е отметнато. |
|
Позволявай актуализации само на съществуващи данни |
Когато получателите използват формуляр на InfoPath, за да актуализират данните, те могат да изпращат нови записи в допълнение към актуализациите на съществуващите записи. Отметнете това квадратче, за да обработите само актуализациите на съществуващите записи. |
|
Брой на отговорите, които трябва да бъдат обработени |
Въведете общия брой отговори (от всички получатели), които искате да се обработват автоматично. Ако искате всички отговори да се обработват автоматично, въведете голяма стойност, например 5000, в текстовото поле. Отговорите, получени след достигането на зададената стойност, се съхраняват в папката местоназначение, но не се обработват автоматично. |
|
Дата и час на спиране |
Задайте кога автоматичното обработване на отговорите трябва да спре за това имейл съобщение. Отговорите, получени след тази дата и час, се съхраняват в папката местоназначение, но не се обработват автоматично. |
За да промените тези опции на по-късна дата, в раздела Външни данни , в групата Събиране на данни щракнете върху Управление на отговори. В диалоговия прозорец Управление на съобщения за събиране на данни изберете съобщението, за което искате да промените настройките, и след това щракнете върху Опции за съобщения. Промените, които правите в диалоговия прозорец, засягат всички следващи отговори, които получавате за това съобщение.
Ръчна обработка на отговорите
За да контролирате кога и кои отговори да се обработват, не избирайте опцията Автоматичен процес. Отговорите ще се съхраняват в зададена папка в Outlook, докато не изберете и щракнете с десния бутон върху всеки отговор в папката, след което в контекстното меню щракнете върху Експортиране на данни в Microsoft Access .
В някои случаи може да се наложи да обработите ръчно отговорите, които не са били обработени автоматично.
Не забравяйте следното, преди да експортирате данни
-
Базата данни на Access не трябва да е отворена в монополен режим и името или местоположението на базата данни не трябва да са променени, след като сте изпратили имейл съобщението.
-
Имената на таблиците и заявките и свойствата на полетата, включени във формуляра, не трябва да са променени, след като сте изпратили имейл съобщението.
-
Трябва да имате необходимите разрешения, за да добавяте или актуализирате съдържанието на базовите таблици и заявки.
Изберете как искате да зададете имейл адресите на получателите
Ако събирате само нова информация, можете да зададете имейл адресите по два начина:
-
Въведете имейл адресите поотделно в имейл съобщението на Outlook или изберете адресите от адресната книга.
-
Използвайте полето за имейл адрес в таблицата или заявката на текущата база данни на Access.
Забележка: Когато се събират данни за актуализиране на съществуващи записи, не виждате този диалогов прозорец, защото имейл адресите на получателите трябва първо да са налични като поле в базата данни.
Въвеждане на имейл адресите директно в Outlook
Ако указвате получателите си в Outlook, можете да визуализирате и персонализирате съобщението, преди да го изпратите. В основния текст на имейл съобщението има кратко въведение и формуляр. Препоръчително е да не правите промени във формуляра. Промените в структурата на формуляра може да доведат до това, че отговорът не се обработва.
Използване на имейл адресите, съхранени в поле в базата данни
Опцията за избор на свързана таблица препраща към таблици, които са свързани. За да прегледате или редактирате релации между таблици във вашата база данни, в Инструменти за бази данни. в групата "Релации " щракнете върху " Релации"
За повече информация относно релациите вж. статията Ръководство за релациите между таблици.
Преглед и задаване на списъка с получатели
Последната основна стъпка включва визуализиране и персонализиране на имейл съобщението, фина настройка на списъка на получателите и след това изпращане на вашето съобщение за събиране на данни.
Създаване и изпращане на имейл съобщение
Когато съветникът ви информира, че сега можете да създадете имейл съобщението, и ви показва как да видите състоянието на имейл с помощта на командата "Управление на отговори ", може да се появят някои предупредителни съобщения. Таблицата по-долу описва всяко предупреждение и действието, което можете да предприемете, за да го разрешите:
|
Предупредително съобщение |
Описание |
S olution |
|---|---|---|
|
Някои записи не съдържат валиден адрес в указаното поле за имейл адрес. Няма да бъдат върнати данни за тези редове. |
Полето за имейл адрес, което сте избрали, съдържа стойности Null. |
Ако искате да съберете данни за всеки запис, излезте от съветника и заместете празните стойности с имейл адреси. След това стартирайте съветника отново. |
|
В момента имате монополно заключване на базата данни; автоматичната обработка ще бъде неуспешна, докато заключването не бъде пуснато. |
Базата данни е отворена в монополен режим. |
Ако сте избрали отговорите да се обработват автоматично, обработката е неуспешна, защото Access не може да добави или актуализира база данни, която е блокирана изключително. Затворете и отворете отново базата данни в неизключителен режим веднага след изпращане на съобщението |
|
Тези имейл съобщения може да съдържат данни от поверително или поверително естество. |
Вие събирате данни, за да актуализирате съществуващите записи, а формулярът, който искате да изпратите, ще бъде предварително попълнен със съществуващи данни. |
Ако някои формулярни полета включват конфиденциални данни, върнете се към стъпката на съветника, където сте избрали полетата, и премахнете полетата, съдържащи поверителни данни от формуляра |
След като визуализирате и персонализирате съобщението, можете да филтрирате полето за имейл адрес и да изберете получателите. Изберете имейл адресите, които искате да използвате, като поставите отметки в съответните квадратчета. Ако видите диалогов прозорец с невалидни имейл адреси, обърнете внимание на адресите в списъка и щракнете върху Изход. Проверете невалидните адреси, направете необходимата корекция и след това опитайте да изпратите съобщението отново.
