Access предоставя няколко начина за добавяне или премахване на колони в лист с данни. Можете да използвате изгледа на лист с данни, за да добавяте или премахвате колони и да задавате типове данни за тези колони. Можете също да добавяте полета от прозорец на задачите или можете да отворите таблицата, която е в основата на листа с данни, и добавите поле в изглед за проектиране. Тази тема обяснява как да използвате всеки метод.
За повече информация относно създаването и използването на листове с данни вижте статиите Създаване на формуляр чрез инструмента за лист с данни и Работа с работни листове.
Какво искате да направите?
Разбиране на колоните в листовете с данни
Лист с данни е визуалното представяне на информацията, която се съдържа в таблица на база данни, или на резултатите, върнати от заявка. Колона в лист с данни представя същото нещо като поле в таблица на база данни. Когато добавяте или премахвате колони от лист с данни, добавяте или премахвате поле от таблицата, която стои в основата на листа с данни. Ако това поле съдържа данни, също така премахвате тази информация.
Работа с колони
Access прави по-бързо и по-лесно добавянето или премахването на поле от таблица, защото можете да изпълнявате тези задачи в изглед на лист с данни. По подразбиране всички таблици в изглед на лист с данни вече съдържат празна колона с етикет Щракнете, за да добавите. За да добавите колона, въвеждате данни в първата празна клетка под това заглавие на колона. Можете също да поставите един или няколко блока с данни в празната колона. Вече не трябва да използвате изглед за проектиране, за да добавяте или да премахвате колони, въпреки че можете да го направите, ако искате.
Освен това вече не трябва да задавате по-често срещаните типове данни за новата колона. По подразбиране полетата в таблицата на база данни трябва да съдържат определени типове данни, като например текст, дата и час, числа и т.н. Обикновено задавате типовете данни, когато проектирате таблици за база данни. Въпреки това Access сега задава по подразбиране повечето типове данни при първото въвеждане на данни в нова колона. Например ако въведете име в първото поле във вашата нова таблица, Access задава това поле на текстов тип данни. Ако поставите дата, Access задава за полето типа данни за дата/час тип и т. н. Ако поставите комбинация от данни, като например пощенски кодове от няколко страни/региона, Access избира типа данни, който върши най-добра работа за запазване на информацията – обикновено текстовия тип данни. За повече информация вижте раздела Разберете как Access присвоява типове данни, когато въвеждате информация по- нататък в тази статия.
За повече информация за задаването на типове данни вижте статията Типове данни за настолни бази данни. Ако не сте запознати с правилата за проектиране на релационни бази данни, вижте статията Основи на проектирането на база данни.
Стъпките в следващия раздел обясняват как да добавяте и премахвате колони в листове с данни с помощта на изгледа на лист с данни и изгледа за проектиране.
Добавяне на колона с помощта на изгледа на лист с данни
Стъпките в този раздел обясняват как да използвате изгледа на лист с данни за добавяне на колона в лист с данни, даване на име на колоната и въвеждане на данни. В процеса на работа помнете, че следването на тези стъпки добавя и променя поле в таблицата, която стои в основата на вашия лист с данни.
-
В навигационния екран намерете и щракнете двукратно върху таблицата, към която искате да добавите полето.
Access отваря таблицата в изглед на лист с данни.
-
Превъртете до дясната или лявата страна на листа с данни (в зависимост от вашите регионални и езикови настройки на Windows) и намерете празната колона.
По подразбиране думите Щракнете, за да добавите се показват в заглавката на празната колона.
-
Въведете данни в първия празен ред под заглавката.
-или-
Поставете някакви данни в полето, започвайки от първата празна клетка.
Запишете промените.
Въз основа на типа на данните, които въвеждате, Access задава типа на данните за полето. Например ако въведете име, Access задава типа на данните на "Текст".
За повече информация за това как Access задава типа данни, вижте раздела Разберете как Access присвоява типове данни, когато въвеждате информация. За информация за ръчно задаване на типовете данни вижте Задаване на типовете данни, които листът с данни не настройва по подразбиране също по- нататък в тази статия.
-
Щракнете двукратно върху заглавката на колоната и въведете име за новото поле.
-или-
Щракнете с десния бутон върху заглавката на колоната и щракнете върху Преименуване на поле в контекстното меню. След това въведете име за полето.
-
Запишете промените.
Премахване на колона с помощта на изгледа на лист с данни
Преди да премахнете колона от лист с данни, не забравяйте някои важни факти:
-
Когато премахнете колона, изтривате всички данни в колоната и не можете да отмените изтриването. Поради тази причина трябва да архивирате таблицата, преди да изтриете колоната.
-
Не можете да изтриете някои типове колони без допълнителна работа. Например не можете да използвате изгледа на лист с данни, за да изтриете поле за първичен ключ. Трябва да използвате изгледа за проектиране, за да изпълните тази задача. Освен това не можете да изтриете поле за първичен ключ или справочно поле, без първо да изтриете релацията между полето и таблиците, от които полето взима данните си. Обяснението как да изтривате свързани полета е извън обхвата на тази статия.
За повече информация вж. статиите Основи на проектирането на бази данни, Добавяне или промяна на първичния ключ на таблица в Access, Създаване, редактиране или изтриване на релация и Създаване или изтриване на многозначно поле.
Премахване на колоната в изглед на лист с данни
-
Щракнете с десния бутон върху заглавния ред на колоната, която искате да премахнете.
-
В контекстното меню щракнете върху Изтриване на поле.
-
Щракнете върху Да, за да потвърдите изтриването.
-
Запишете промените.
Добавяне на колона с помощта на изгледа за проектиране
Ако сте запознати с по-старите версии на Access, вероятно имате известен опит с използването на изгледа за проектиране. Изгледът за проектиране предоставя по-голяма гъвкавост отколкото изгледа на лист с данни, тъй като можете да зададете всички налични типове данни и можете да създадете справочно поле, без да трябва да излизате от изгледа за проектиране.
Добавяне на колона в изглед за проектиране
-
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, която искате да промените, и щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.
-или-
На лентата на състоянието на Access щракнете върху Изглед за проектиране.
-
В колоната Име на полето изберете празен ред и въведете име за вашето ново поле.
-
В Тип данни, до името на новото поле изберете типа на данните за новата колона.
-
Запишете промените.
Премахване на колона с помощта на изгледа за проектиране
Правилата за изтриване на колона в изглед на лист с данни важат и при работа в изглед за проектиране: Ако изтриете колона, губите всички данни в тази колона. Освен това, преди да можете да изтриете първичен ключ или справочно поле, трябва първо да изтриете релациите за тези полета.
За повече информация вж. статиите Основи на проектирането на бази данни, Добавяне или промяна на първичния ключ на таблица в Access и Създаване или изтриване на многозначно поле.
Премахване на колоната в изглед за проектиране
-
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, която искате да промените, и щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.
-или-
На лентата на състоянието на Access щракнете върху Изглед за проектиране.
-
Изберете полето (реда), което искате да изтриете.
-
В раздела Проектиране, в групата Инструменти щракнете върху Изтрий редовете.
-или-
Натиснете DELETE.
-
Запишете промените.
Разберете как Access присвоява типове данни, когато въвеждате информация
Когато създавате празен лист с данни, Access присвоява тип данни за всяко поле, когато въведете данни за първи път в това поле. Следващата таблица описва различните типове данни, които можете да въвеждате, и типа на данните, които Access прилага към всяко от тях.
Забележка: Не можете да зададете типовете данни "Прикачен файл" или "OLE обект" чрез въвеждане на данни в поле и не можете да разрешите поддръжката за редактиране на RTF текст чрез въвеждане на данни в поле.
Следващата таблица показва как Access задава типа данни за поле, когато въведете данни в изглед на лист с данни.
|
Ако въведете: |
Access създава поле с тип данни: |
|
Явор |
Кратък текст (Текст) |
|
Блок от текст или текст и числа, по-дълги от 256 знака. |
Дълъг текст (Memo) Забележка: Не можете да използвате изгледа на лист с данни, за да разрешите RTF форматиране. Освен това ако разрешите свойство, наречено Само добавяне, за полето "Memo", след това по подразбиране Access скрива всеки текст, когато поставите курсора в това поле. За информация относно разрешаването на RTF форматиране вижте статията Създаване или изтриване на поле с RTF текст. |
|
http://www.contoso.com Access разпознава следните интернет протоколи: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook. Забележка: За да разпознае Access протокола и да зададе типа данни на "Хипервръзка", трябва след протокола да няма знак за интервал. |
Хипервръзка |
|
50000 |
Число, дълго цяло число |
|
50 000 |
Число, дълго цяло число |
|
50 000,99 |
Число, с двойна точност |
|
50 000,389 |
Число, с двойна точност |
|
31.12.2019 Форматите за дата и час, зададени в регионалните и езиковите настройки на Windows, контролират как Access форматира данните за дата/час. |
Дата/час |
|
31 декември 2019 г. Забележка: Трябва да въведете или поставите повече от името на деня, за да може Access да зададе по подразбиране типа данни на "Дата/час". Например ако въведете "Вторник", Access задава типа данни на "Текст". За да може Access да зададе по подразбиране типа данни на "Дата/час", трябва да въведете месец в допълнение към деня. |
Дата/час |
|
10:50:23 |
Дата/час |
|
10:50 ч. |
Дата/час |
|
17:50 ч. |
Дата/час |
|
12,50 лв. Access разпознава символа за валута, зададен във вашите регионални и езикови настройки на Windows. |
Валута |
|
21,75 |
Число, с двойна точност |
|
123,00% |
Число, с двойна точност |
|
3,46E+03 |
Число, с двойна точност |
Задаване на типовете данни, които листът с данни не настройва по подразбиране
По подразбиране не можете да изпълните някои задачи с помощта на изгледа на лист с данни:
-
Не можете да зададете типовете данни "Прикачен файл" или "OLE обект", като поставите данни в празна клетка.
-
Не можете да разрешите редактирането на текст в RTF формат за поле "Дълъг текст (Memo)", като поставите данните. За да разрешите поддръжката за текст в RTF формат, трябва да зададете опция за полето в изглед за проектиране.
Стъпките в този раздел обясняват как да изпълните тези задачи.
Задаване на типовете данни за прикачен файл
-
Ако все още не е избрана, изберете празната колона (тази с етикет Щракнете, за да добавите) във вашия лист с данни.
-
В падащия списък изберете Прикачен файл.
-
Запишете промените.
Добавяне на поле "Дълъг текст (Memo)" към таблица с редактиране на RTF текст
-
Ако все още не е избрана, изберете празната колона (тази с етикет Щракнете, за да добавите) във вашия лист с данни.
-
В падащия списък изберете RTF текст.
-
Запишете промените.
Конвертиране на колона в справочно поле
По подразбиране не можете да използвате изгледа на лист с данни, за да превърнете нова колона в справочно поле. Ако сте начинаещи в Access, справочното поле показва данни от друг източник, – таблица или списък с елементи – в списък. По подразбиране Access използва падащ списък за показване на справочни данни, но също така може да използва списъчно поле (списък, който не се отваря или затваря) във формуляр.
Можете да създадете два вида справочни полета – базирани на таблица списъци и списъци със стойности. Списъкът, базиран на таблица, използва заявка за извличане на данни от друга таблица, а списъкът от стойности показва набор от програмно фиксирани стойности. Следващата процедура обяснява как да създадете двата типа списъци.
Добавяне на справочно поле
-
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, която е в основата на вашия нов лист с данни, и щракнете върху Изглед за проектиране.
-или-
На лентата на състоянието на Access щракнете върху Изглед за проектиране.
Таблицата се отваря в изглед за проектиране.
-
Изберете полето, което искате да преобразувате.
-или-
Изберете празен ред в колоната Име на поле и въведете име за новото поле.
-
В раздела Проектиране, в групата Инструменти щракнете върху Справочна колона.
-или-
В изглед за проектиране, в колоната Тип данни щракнете върху стрелката надолу и изберете Съветник за справки.
Съветникът за справки се стартира.
-
Направете едно от следните неща:
-
Създаване на списък, базиран на таблица
-
Изберете Искам колоната за справки да търси стойностите в таблица или заявка и щракнете върху Напред.
-
Под Изглед изберете опция, изберете таблица или заявка от списъка и след това щракнете върху Напред. Ако искате например да използвате стойностите от таблица в справочното поле, изберете Таблици. Ако искате да използвате заявка, щракнете върху Заявки. За да видите списък на всички таблици и заявки в базата данни, щракнете върху И двете.
-
Премесете полетата, които искате да се показват във вашия справочен списък, от екрана Налични полета в екрана Избрани полета и след това щракнете върху Напред.
-
Ако желаете, изберете една или повече опции за сортиране за полетата, които сте избрали в предишната стъпка, и след това щракнете върху Напред.
-
Ако желаете, настройте ширината на всяка колона в справочния си списък и след това щракнете върху Напред.
-
Ако желаете, под Какъв етикет искате за вашата справочна колона въведете име в текстовото поле.
-
Ако желаете, изберете квадратчето за отметка Позволяване на множество стойности. Избирането на тази опция ви позволява да изберете и да съхраните повече от един елемент от списъка.
-
Щракнете върху Готово. Ако Access ви подкани да запишете таблицата, щракнете върху Да. Access добавя заявката за търсене към новата ви таблица. По подразбиране заявката извлича полетата, зададени от вас, както и стойностите на първичните ключове за таблицата източник. Access след това задава типа данни за справочното поле така, че да съответстват на типа данни, зададен за полето за първичен ключ в таблицата източник. Например ако полето за първичен ключ в таблицата източник използва типа данни "Автономериране", Access задава типа на данните за справочното ви поле на типа данни "Число".
-
Върнете се към изгледа на лист с данни, отидете на справочното си поле и изберете елемент от списъка.
Или
-
-
-
Създаване на списък, базиран на стойност
-
Щракнете върху Ще въведа стойностите, които желая и след това щракнете върху Напред.
-
В полето Брой колони въведете броя на колоните, които искате да се показват в списъка, след което отидете до първата празна клетка и въведете стойност.
Когато въвеждате своята първа стойност, друга празна клетка се показва под текущата клетка.
-
Когато приключите с въвеждането на първата си стойност, използвайте клавиша TAB или клавишите стрелка надолу, за да преместите фокуса към следващата клетка, и въведете втората стойност.
-
Повтаряйте стъпки 2 и 3, докато сте готови със създаването на списъка, и след това щракнете върху Напред.
-
Ако желаете, въведете име за новото поле и след това щракнете върху Готово.
-
