Организиране на събитие на Engage

Събитията позволяват на лидерите да споделят своята стратегия и да насърчават културата, като същевременно помагат на служителите да се свързват, да работят в мрежа и да обменят идеи. Разговорите помагат на участниците да бъдат ангажирани преди, по време на и след събитието. Участниците могат да се присъединят от своя компютър или мобилно устройство.

Всеки потребител може да създава Engage събития на своя сюжет, а администраторите на общността могат да създават Engage събития за своята общност. Engage събития поддържат три типа събития: излъчвания, събрания и асинхронно предаване. С тези сценарии комбинираме суперсилите на Teams и Engage в единна среда за събития.

Ролите на организаторите и представящите

Организаторът е създател на събитие. Организаторите имат пълен контрол върху възможностите за редактиране и изтриване на събития.

Екранна снимка, показваща как организаторите избират хората, които попълват роли за събитие.

Engage събития поддържа до 10 съ организатора. Съвместните организатори могат да модерират събития, да променят опциите за ангажираност, като модериране на информационния канал за събития и анонимното ангажиране, и да актуализират записите на събития след събитието.

Организаторите могат да включват хора като лице на събитието. Актуалните потребители се показват на целевата страница на събитието. Събитието се появява в сюжета на актуалните потребители, които имат достъп до събитието.

Организаторите и съвместните организатори не са видими за участниците в страницата на събитието и не се показват на картите за събития.

Организаторите определят представящи, които да споделят съдържание и да говорят по време на събитието. Това е синхронизирано с настройките на представящия на Teams.

Представящите могат да бъдат всеки във вашата организация. Те могат да представят екрана си и да споделят глас и видео по време на събитието.

Важно: Уеб средата за работа с Microsoft Teams не поддържа производството на събития в кметството. Винаги използвайте настолното приложение Teams за достъп до тази функция за Engage излъчвания.

Къде се провеждат събитията?

Engage събития се провеждат на две места: сюжет на ръководителя или в общност в Engage или Microsoft Teams.

Публични и лични сюжет събития

Събитията сюжет предлагат контрол над това кога събитието ви е публично или частно. По-долу е представена разбивка на тези две опции за видимост:

Публични събития за сюжет	Всеки в организацията има достъп и може да се присъедини към събитието.
Лични събития със сюжет	Организаторите, съавторите, представящите и поканените участници (общности, M365 групи, списъци за разпространение, групи за защита или отделни лица) имат достъп и могат да се присъединяват към събитието.

Събития в общността

Събитията в общността спазват стандартните настройки за поверителност за хостващата общност.

Engage събития в публичните общности са видими за всеки в организацията.
Engage събития в частни общности са видими само за членовете на общността.

Събитията в общността следват поверителността на общността по време на създаването. Таблицата по-долу ясно описва поведението на събитията (вече създадени – минали и предстоящи), когато администратор на общност направи промени в настройките за поверителност на общността:

Тип събитие	Промяна в поверителността на общността	Членство на потребител	Достъп до страница за събитие	Ангажимент за информационен канал	Достъп до изглед на живо	VoD достъп
Async	Публичен > частен	Не са членове	Не	Не	Не	Не
Meeting	Публичен > частен	Не са членове	Не	Не	Да	Не
Излъчване	Публичен > частен	Не са членове	Не	Не	Да (включително преглед на Engage)	Не
Async	Private > Public	Не са членове	Да	Да	Не	Да
Meeting	Private > Public	Не са членове	Да	Да	Не	Да
Излъчване	Private > Public	Не са членове	Да	Да	Не (включително преглед на Engage)	Да

Създаване на ново събитие за Engage

За да създадете събитие в сюжет или общност, отидете на вашия сюжет или общност. Изберете раздела Събития > Създаване на събитие.

Можете също да започнете ново събитие от най-високото ниво на Engage:

От лявата навигация изберете Създаване на ново и изберете Събитие.

Навигацията вляво Engage предоставя менюто Създаване на нов.

Попълнете разделите за заглавие, дати, часове и други части на този формуляр. Началната и крайната дата определят времевия прозорец за събитието.
Изберете дали да хоствате това събитие в сюжет , или в общност.

Това определя кой може да присъства на събитието и къде се съхранява съдържанието.
1. За да създавате събития в общността, трябва да сте администратор на общност.
2. За да създадете събития със сюжет, то трябва да бъде ваш собствен сюжет или да сте представител за ръководител и да имате достъп до сюжета на водещите.
Изберете от трите типа събития: Асинхронно, Събрание или Излъчване. Асинхронна е настройката по подразбиране.
1. Оставете превключвателя Разрешаване на излъчването или събранието ИЗКЛЮЧЕНО, за да създадете асинхронно събитие без възможности за видео. За следващите стъпки вижте Асинхронни Engage събития.
2. Разрешете превключвателя Разрешаване на излъчване или събрание, за да изберете избора на излъчване или събрание. За следващите стъпки вижте Събрания в Engage събития или за да конфигурирате излъчване, вижте Излъчвания в Engage събития.

След като създадете събитие, обозначените организатори, съавтори и представящи получават покана в календара.

Важно: Не правете никакви редакции на събитието в Outlook или в календара на Teams. Всички редакции на събития трябва да се извършват в Viva Engage.

Наблюдаване на събитие на Engage

Организаторите и коорганизаторите на събития могат да управляват обсъждания и отговори по време на събитие.

Когато е разрешено наблюдаване, организаторите могат да преглеждат публикации за въпроси и обсъждания, преди да бъдат публикувани за всички потребители. Отговорите не могат да бъдат наблюдавани. Организаторите могат също така да отговарят насаме на непубликувани въпроси от участниците. Организаторът може да коментира защо даден въпрос е отхвърлен или да поиска допълнително разяснение преди публикуването. Тези отговори не са видими за другите участници и когато разговорът е публикуван, отговорите вече не са видими за никого.

Анонимните публикации и коментари са наистина анонимни, което означава, че те не са свързани с потребителя изцяло чрез съответствие и няма да се показват в раздела "Моите публикации " на публикуващия потребител.

Отлагане или изключване на въпросите

За да започнете събитие без въпроси и обсъждания, изключете въпросите, обсъжданията за участниците, когато планирате събитието. Участниците няма да имат среда за работа с издателя, но организаторите и представящите все още могат да публикуват. Тези опции за ангажираност на участниците могат да бъдат променени по всяко време.
За да промените опциите за ангажираност на участниците преди, по време на или след събитието, отидете на бутона Редактиране на подробни данни , променете настройките на ангажимента и запишете събитието.

Въпроси за монитора

Филтрирайте разговорите за въпроси без отговор, за да намерите въпроси без най-добър отговор.
Маркирайте най-добрия отговор (изберете иконата с отметка под отговора).
Заместете най-добрия отговор, като изберете нов най-добър отговор или като маркирате текущия най-добър отговор като грешен (иконата X).
Помолете определени хора да отговорят на въпрос, като ги @mentioning в отговора си.
За всеки най-добър отговор вижте местоположението или разговора във видеото (в Engage или Teams), където е отговорено на въпроса.

Calendar покани

Когато запишете новосъздадено събитие, организаторите, съ организаторите и представящите автоматично получават покани в календара. Всички актуализации на събития в Engage от организатора се отразяват в тази покана. Подробните данни за операцията включват:

Получената покана не може да бъде редактирана или препратена.
Ако трябва да направите някакви промени в събитието, направете ги на страницата на събитието Engage. Промените, направени в поканата, няма да отразят събитието в Engage.

Променете информацията за тази покана на страницата за създаване на Engage събитие.

Участниците могат бързо да добавят или получават покани в календара за всяко събитие:

Създаване на нова покана: организаторът създава нова покана с подробностите и я изпраща в избран момент до участниците;
Добавяне към календара: Потенциалните участници могат да изберат Добавяне към календара на страницата на събитието, за да добавят събитие към календара си.

Важно: Действието Добави към календара на получателя добавя статичен .icsфайл към календара на участника. Бъдещите актуализации, направени в събитието от организатора (например дата/час/описание), не актуализират автоматично поканите на участниците.

Забележка: Участниците в лични събрания на сюжет автоматично получават покана в календара.

Важно: За всички събрания групите на общността не получават покани в календара. Добавете ги поотделно или като списък за разпространение, за да получавате покани.

Присъединяване към събитието

На целевата страница на събитието организаторите на събития могат да намерят най-добрите практики за повишение на събитие и да започнат да събират въпроси за участниците в събитието, преди да се проведе частта на живо от събитието.

В деня на събитието, когато събитието е "на живо", поканените избират Присъединяване към събрание или Присъединяване към излъчване" от целевата страница на събитието или от поканата в календара на събитието, ако организаторът отделно е изпратил покани.

Освен да преглеждате и да се присъединявате към събития чрез Engage уеб и мобилни устройства, преглеждайте събитията директно в общностите в Teams. Независимо дали потребителят има Engage уеб, Microsoft Teams, мобилното приложение Engage, или мобилното приложение Teams, потребителите могат да преглеждат и участват в Engage събития.

Забележка: Ако копирате връзка от събитие в общностите в Teams, връзката насочва потребителите директно към Teams.

Управление на записи на събития при поискване (VoD)

Екранна снимка на видео при поискване, което е на място за събрание на живо След приключване на частта на събранието на живо от събитието, ако събитието е записано, записът (видео при поискване) се показва в горната част на целевата страница на събитието за лесен достъп.

Важно: За да се уверите, че записът на събитието се появява на страницата на събитието, не забравяйте да запишете събитието. По подразбиране записването е ВКЛЮЧЕНО за случаи на излъчване и използване на събрания. Организаторите трябва предварително да потвърдят настройката за видеозапис за всяко събитие чрез опциите за събрание на Microsoft Teams.

Събрания и излъчване на видеозаписи от общност се съхраняват автоматично в sharePoint устройството на хостващата общност. Тя наследява разрешенията за достъп на общността.
- За събрания на публични общности всеки в мрежата може автоматично да вижда VoD.
- При събрания на частни общности всички поканени участници могат автоматично да виждат VoD.
Сюжет събранието и излъчваните записи се съхраняват в OneDrive на организатора и следват разрешенията за достъп на Microsoft Teams, определени от списъка за чат. Организаторът трябва да избере Актуализиране на записа, за да се гарантира, че всички поканени участници могат да виждат VoD за лични събрания и всеки в мрежата може да вижда VoD за публични събрания.

За да актуализирате запис на събрание с нова версия, изберете Актуализиране на записа от заглавката за препълване на страницата на събитието, заместете връзката и изберете Актуализирай. Записването се актуализира и предоставя достъп въз основа на настройките на връзката за записване.

След като събитието приключи, не забравяйте да проверите дали записът ви е разделен на няколко видеоклипа от Teams. Това се случва, когато видеоклиповете са дълги и надвишават ограничението за съхранение на записите в Teams. Всички записи ще бъдат качени в правилното Engage местоположение. За събития на общността в SharePoint устройството на хостващата общност, & за събития със сюжет в One Drive на организатора, може просто да се наложи да ги обедините и да актуализирате връзката за записване.

Най-добри практики за хостване на събития

За да осигурите възможно най-добро присъствие за събитието, използвайте следните най-добри практики за планиране.

Рекламирайте събитието поне 24 часа по-рано. Споделяйте връзката към събитието чрез публикации, съобщения или покани в календара от Viva Engage, Microsoft Teams, Outlook или SharePoint в Microsoft 365.
В поканата си напомнете на хората, че могат да се присъединят от всяко устройство или да гледат записа по-късно.
Изберете час, който побира повечето участници в различни часови зони.
Изпращайте напомняния деня преди и непосредствено преди събитието – то работи!
Настройте темпото, като помолите участниците да задават въпроси в седмицата преди събитието.
Мотивирайте сътрудниците, като ги насърчавате да отговарят на въпроси:
- Филтрирайте и отговаряйте на въпроси без отговор.
- Маркирайте най-добрите отговори, като изберете иконите за отметка по-долу.
- @Mention определени хора, за да отговорят на въпрос.
След като събитието приключи, продължете разговорите с последващите действия на въпроси без отговор.